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はじめてのZoom会議で失敗しない参加方法や使い方は?

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年3月30日(火)
目次
  • Zoomの使い方の基礎
  • Zoom会議で必要なもの
  • これだけで大丈夫!Zoom機能の基礎
  • 知っておきたいZoom会議のマナーや注意点
  • Zoomの各プランを紹介
  • 使い方をマスターしてZoom会議を使いこなそう

コロナ禍の影響でテレワークを実施する会社も増え、Web会議も以前よりもずいぶん浸透してきたのではないでしょうか

とはいえ、新入社員の中には、Web会議に参加したことがなくて、「Web会議の参加方法が分からない」「自宅で職場の会議に参加するイメージが湧かない」といった悩みを抱えている方もいらっしゃるかもしれません。

そこで、この記事では日本のシェア率35%を誇るZoomを例にWeb会議の参加方法をお伝えします

Zoomのメリットは、なんといってもシェア率の高さです。そのため、Zoomを使いこなせるようになると会社の会議ばかりでなく、クライアントとの商談やスキルアップのための勉強会、セミナーにも有効活用できます。

Zoomの使い方の基礎を学びたい場合は、ぜひこの記事をご覧ください。

Zoomの使い方の基礎

ここでは、Zoomに参加するための基礎をお伝えします。

Zoom会議用のURLさえあれば、アカウントを作成したり、アプリをダウンロードしたりしなくても、会議に参加することができます

とはいえ、アカウントやアプリを持つメリットもありますので、詳細を理解したうえで会議に参加すると良いでしょう。

Zoomに参加する方法 

Zoom 使い方

Zoomに参加するもっとも分かりやすい方法は、事前に会議の主催者から伝えられているミーティングIDをZoomのホームページに入力することです。入力の際は、間違いがないようにIDをコピペするのがおすすめです。

ただし、IDを使えるのはアプリをダウンロードしているときのみです。

もし、アプリなしでZoomに参加する場合は、主催者にURLで招待を受ける必要があります。そして、招待用のURLにアクセス後、ブラウザからZoom会議に参加することになります。

Zoomアプリのダウンロード 

Zoom 使い方

Zoomアプリを自分でダウンロードするには、Zoomサイトのトップページ最下部『ミーティングクライアント』をクリックすると、Zoomのダウンロード用ページに移動することができます。

Zoomアプリの方が通信速度や使いやすさの面で、ブラウザ版よりも利点が大きいです。今後もZoomを使う予定であれば、アプリをダウンロードしておくのがおすすめです。

アカウント作成について

Zoom 使い方

Zoomのアカウントは、トップページ右上のサインアップから取得可能です。はじめに誕生日を入力後に、続いてメールアドレスを入力します。

Zoomアカウント作成のメリットは、会議を主催できることです。今後、Zoom会議を自分で開催する可能性がある場合は、アカウントも作成すると良いでしょう。

Zoom会議で必要なもの

ここでは、Zoom会議に必要な機器を紹介します。会議の直前だと機器が手に入らないこともあるため、会議の1週間前にはチェックしておきたいところです。

パソコンのWebカメラの有無を確認しよう

Zoom会議に参加するために必要なものは、カメラマイクスピーカーです。3点はパソコンに内蔵されていることも多いため、パソコンの説明書などで確認すると良いでしょう。

説明書が見当たらない場合は、メーカーとパソコン名をネット検索すると調べることができます。

事前にテストしてみよう

Zoom 使い方

Zoomでは、カメラやマイク、スピーカーが正常に起動するかを事前にテストすることができます。

トップページの最下部にある『Zoomをテストする』をクリックするとテストが可能です。

インカムはあった方が良いのか?

インカムやヘッドセットといった機器は、あった方が便利ではありますが、必須ではありません

たとえば、周りの音が気になる場合に使用すると、会議の参加者の声が聞こえやすかったり、発言中に自宅の雑音が会議の参加者に聞こえなかったりするメリットがあります。

これだけで大丈夫!Zoom機能の基礎

ここでは、Zoom会議の前に知っておきたい必要最低限の機能をお伝えします。前項でお伝えしたテスト画面でZoomの機能も、確認しておくことをおすすめします。

名前の設定

会議の前に、名前を設定しておきましょう。

職場の会議では、本名を記入するのが望ましいです。会議の途中で変更可能ですが、参加メンバーが混乱するので統一するようにしましょう。

ミュート機能 

ミュート機能は、こちらの音声を会議の参加者に聞こえなくする機能です。会議でミュートを使う場面は多いため、使い方を確認しておきましょう。

画面の共有 

画面共有は、発言者のパソコンの表示画面を会議参加者の画面に表示させる機能です。発言者が自分の伝えたいことを、分かりやすくするために使います。

発言者が画面共有を使えば、他の参加者の画面も自動で共有画面に切り替わります。自分が発表するときにために、画面共有も確認しておくと良いでしょう。

動画の表示と非表示

動画の非表示は、自分の姿を会議の画面で映らなくする機能です。

会議の進行中は、自分が映る動画を表示しておくのが通例です。非表示を利用する場面は、休憩中や少し席を外す際が考えられます。

動画の表示と非表示は、ワンクリックで切り替えられて簡単です。念のために、会議の前にチェックしておくと良いでしょう。

知っておきたいZoom会議のマナーや注意点

週報 日報 月報 違い

服装を整えよう

社内の同僚や気心の知れた仲間との会議であれば、ラフな格好でも構わないこともあるでしょう。しかし、取引先が出席するような会議では、襟付きの服を着るなどして身なりを整えた方が良いです。

背景はスッキリさせておこう

部屋が散らかり、背景にいろいろなものが映り込んでいると、会議に集中できないというメンバーも出てきます。

なるべく背景をスッキリさせると、会議のメンバーも気分よく会議に参加できますよ。

どうしても、背景を変えられない場合は、Zoomのバーチャル背景を使ってみましょう。

雑音がないところで会議に参加しよう

自宅の場合は、子どもの騒ぎ声や生活音に注意しましょう。音がどうしても入ってしまう場合は、インカムの利用を検討してみてください。

外出中の場合は、静かなカフェの片隅やコワーキングスペースを利用すると良いでしょう。

基本はミュートを使う

会議の発言者以外は、ミュートにしておくことが暗黙の了解とされることも多いです。

ミュートにしておく理由は、雑音を排除して発言者の声に集中するためです。特に指示がなければ、自分の発言時以外はミュートにしておきましょう。

Zoomの各プランを紹介

Zoom 使い方 基本 プロ ビジネス Unitedプロ 

Zoomの基本プロビジネスUnitedプロの各プランのスペックは、ご覧の通りです。

また、Zoomの無料プランは、ホワイトボード機能や画像の録画、チャット機能も使えて小規模ミーティングには十分の機能を備えています。

ただし、3人以上だと会議の時間が40分に制限されてしまいます。面倒ではありますが、会議の参加者が一度退出して入りなおすと、再び40分の会議をおこなうことが可能です。

使い方をマスターしてZoom会議を使いこなそう

リモートワーク コツ

Zoomは日本のシェア率35%を誇るため、多くの会社で使われています

そのため、使い方の基本をマスターしておくと、商談やセミナー時にも役立ちます。今後もZoomを利用する場合は、アカウントやアプリを取得しておくのもおすすめです。

そして、Zoom利用の際に最低限知っておきたい機能は以下の4つです。

  • 名前の設定
  • ミュート機能
  • 画面の共有
  • 動画の非表示や表示の切り替え

そのほか、会議の参加前はカメラやマイク、スピーカーの状態をテスト動画で確認しておくことをおすすめします。

今回お伝えした内容を参考にして、はじめてのWeb会議にはマナーを守って万全の状態で臨むようにしてください。

リモートの会議で使える日程調整ツールについて、こちらの記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。

【2021年版】会議・ミーティングを効率的に進めるための日程調整ツール6選!

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Jicooはカレンダーベースのミーティングの日程調整、Web会議、議事録・ノート作成を自動化し効率化するコラボレーションプラットフォームです。Google Calendar、Microsoft Office、Zoom、Slack、Trelloなど広く使われているサービスと連携し、個人・チームともに生産性の向上に貢献します。
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