2026年最新！おすすめの日程調整ツール18選｜ビジネスで使える機能を徹底比較

日程調整ツールの選び方に悩んでいませんか？調整さんと伝助のどちらを使うか迷っている方も、商談予約を自動化できるビジネス向けツールを探している方も、最初に確認したいのは「候補日に出欠を回答してもらう型」と「カレンダーの空き枠から予約してもらう型」のどちらが目的に合うかです。

近年の日程調整ツールは、単なる空き時間の調整にとどまりません。AIを使った調整、条件に応じた担当者の自動割り当て（ルーティング）、商談の自動録画やAIによる会話分析まで備え、会議の前後をまとめて支援する製品も増えています。一方で、無料で手軽に使えるシンプルなサービスも根強く使われています。製品ごとに特徴や使いやすさが大きく異なるため、利用目的や組織のフェーズに合わせて比較することが大切です。

まず決めたいのは「出欠回答型」か「空き枠予約型」か

※比較基準日：2026年9月25日（各サービスの公式情報をもとに作成。料金・機能は変更されることがあります）

	出欠回答型（候補日への投票）	空き枠予約型（カレンダー連携）
仕組み	主催者が候補日を並べ、参加者が○△×などで回答する	主催者のカレンダーの空き枠を公開し、相手が選ぶと予定が確定する
向く場面	飲み会・社内の集まり・サークルなど、複数人の都合を集めたいとき	商談・面談・社外打ち合わせ・問い合わせ後の予約など
代表例	調整さん、伝助、トントン、LINEスケジュール	Jicoo、Timerex、Spir、eeasy、Calendlyなど
確定後の作業	主催者が回答を見て日程を決め、参加者に連絡する	カレンダー登録や会議URLの発行まで自動化できる製品が多い（対応範囲は製品ごとに確認）

「調整さん」と「伝助」は、どちらも候補日への出欠を集める用途で広く使われているサービスです。調整さんはURLをメンバーに送るだけで調整を始められ、法人向けには広告非表示やセキュリティ機能を備えた有料版「調整さんビジネス」があります。伝助は会員登録やログインなしで使える老舗サービスです。いずれも候補日を集めるには便利ですが、カレンダーの空き枠を公開して自動で予約を確定するビジネス向けツールと同じ機能を備えているわけではありません。調整さんに類似したサービスを探している場合は、伝助・トントン・LINEスケジュールといった出欠回答型から選び、社外との商談予約が目的なら空き枠予約型を検討するのが近道です。

国内外のおすすめ日程調整ツールを徹底比較

この記事では、ビジネス向けで多機能かつセールス領域にも強い国内ツール「Jicoo」「Timerex」「Spir」、導入ハードルが低い「調整さんビジネス」、グローバルで実績のある海外ツール「Calendly」「YouCanBook.me」、プライベート利用に向くシンプルなツール「調整さん」「伝助」「LINEスケジュール」「トントン」など、18種類の日程調整ツールを紹介します。あわせて、CRMやWeb会議サービスに組み込まれた予約機能として「HubSpot Meetings」「Zoom Scheduler」も参考掲載しています。

自分の利用シーンに合ったツールを見つけ、日程調整を効率化しましょう！

日程調整ツールとは

日程調整ツールは、電話やメールによる手動のやり取りを減らし、日程調整を効率化するためのシステムです。「日程調整ソフト」「スケジュール調整アプリ」などと呼ばれることもあります。

日程候補の提示、確定後のカレンダー登録、リマインドメールの送信など、手間のかかる作業を自動化できるのが特徴です。多くのツールはPCのブラウザとスマートフォンの両方から設定・利用でき、相手はアプリをインストールしなくても回答や予約ができる場合が一般的です。

代表的な日程調整ツール

日程調整ツールには、さまざまなニーズに対応した製品があります。例えば、プライベートの予定調整に適した「調整さん」、AI商談分析やチャット型アシスタントなど有料版で強力なセールス機能が使える「Jicoo」、条件分岐による自動振り分け（ルーティング）が得意な「Timerex」、そして海外で圧倒的な人気を誇る「Calendly」などが挙げられます。

この記事では、これらの代表的な日程調整ツールを紹介し、自分に最適なツールを見つける手助けをします。

日程調整ツールを使うメリット

自動化による効率向上

日程調整ツールを使うと、候補日程の抽出やカレンダーへの登録、リマインド送信といった作業を自動化できます。どの程度の時間削減につながるかは、調整の件数や相手、使うツールによって異なります。導入効果を確かめたい場合は、導入前後で「調整を始めてから日程が確定するまでの時間」や「再調整の件数」を自社で計測しておくと、判断材料になります。

相手とのやり取りを省略できる

空き枠予約型のツールなら、相手に予約用のURLを送るだけで、相手が都合のよい日時を選んで予定を確定できます。候補日を何度もメールで往復させる必要がなくなり、確定後の案内もツールから自動送信できます。

ミスの削減と再調整の簡易化

手作業で候補日を転記する際の入力ミスや確認漏れを防ぎやすくなります。予約の変更・キャンセルを相手側で操作できるツールであれば、再調整のやり取りも減らせます。

大人数の調整も進めやすい

複数人の日程調整では、参加者全員とメールでやり取りするよりもツールを使った方が効率的です。ただし、作業の中身はツールの型によって異なります。出欠回答型では回答を集めたあとに主催者が日程を決める必要があり、空き枠予約型では参加者全員のカレンダーを照合して共通の空き枠を提示します。大人数の調整で使う場合は、どちらの型が合うかに加え、外部カレンダーとの同期や予約変更時の挙動も事前に試しておきましょう。

PC・スマホなど複数の環境で使える

Webブラウザとスマートフォンの両方で使えるツールなら、外出先や移動中でも候補日の確認や回答、予約の確定ができます。相手の利用環境を問わず調整を進めやすいのも利点です。

リード獲得の加速と会議のナレッジ化

CRMやマーケティングツール（HubSpot、Pardotなど）のフォームと連携させれば、Webサイトからの問い合わせ直後に予約画面を提示し、デモや商談の日程をその場で確定させることができます。

予約への誘導方法には、大きく分けて「予約リンクをメールなどで送る方法」と「閲覧中のWebページやフォーム上で予約へ誘導する方法」があります。例えばVIVIT LINKは2026年9月、「日程調整ツール」から「Web商談獲得ツール」へ位置付けを刷新し、問い合わせ後の予約に加えて、サイト上のポップアップやAIチャットボットによる接点づくりを打ち出しています。海外でも、CalendlyがTypeformとの連携を案内しており、フォーム内に予約ステップを置けるほか、予約しなかった回答者も連絡先として登録できるとしています。

こうした仕組みを比較するときは、「どこに予約導線を設置できるか」「予約までに何回画面が切り替わるか」「離脱や商談化を計測できるか」を確認しましょう。また、「フォーム回答→対象者だけに予約枠を表示→予約しなかった人へのフォロー」はそれぞれ別の工程です。フォームの送信数と予約の確定数を混同せず、国内の問い合わせフォームと組み合わせる場合も、連携の可否と個人情報の扱いを確認しておくことが大切です。

さらに、最新のツールでは商談の録画・文字起こし機能により、やりっぱなしになりがちな会議内容を自動で資産化できる点もメリットです。

日程調整ツールのデメリット・導入前の注意点

便利な日程調整ツールにも、導入前に押さえておきたい注意点があります。

• 相手によってはURL送付に抵抗がある：いきなり予約用URLだけを送ると、承諾前提で話を進められていると感じる人もいます（詳しくは後述の「日程調整にメールが必要となる場合には」を参照）。
• 無料プランには制限がある：調整回数や予約件数、連携できるカレンダー・会議ツールの数、広告表示などに制限がある場合があります。
• 同期の設定次第で二重予約が起こりうる：外部カレンダーとの同期範囲が不十分だったり、予約の変更・キャンセルが正しく反映されなかったりすると、ダブルブッキングにつながります。
• 社内ルールの整備が必要：誰がどの予約ページを作るか、退職・異動時に設定をどう引き継ぐかなど、運用ルールを決めておかないと管理が煩雑になります。

日程調整ツールを使うシーン

会議や打ち合わせのスケジュール調整

多数の参加者がいる会議や打ち合わせの日程調整は複雑になりがちです。空き枠予約型のツールを使えば、参加者のカレンダーから共通の空き時間を確認でき、スケジュールを迅速に確定しやすくなります。

採用面接も代表的な利用シーンです。例えば、採用管理システム「MyTalent Hire」は2026年9月、候補者のメールから希望日時を抽出し、空き枠がない場合は面接官や会議室の予定主催者への変更依頼・再調整までを対象とする「AI日程調整機能」を発表しました（採用管理システム内の機能のため、本記事の18選には含めていません）。面接調整でツールを選ぶ際は、通常の予約だけでなく、空き枠がないときの例外処理、変更依頼を誰が承認するか、候補者への確定通知まで実際に試しておくと安心です。

イベントの日程調整

イベントを開催する際は、参加者の都合を考慮して日程を決める必要があります。出欠回答型のツールを使えば、参加者の都合を一覧で確認でき、手間を大幅に省けます。

チームスケジュールの調整

チームで仕事を進める際には、メンバーのスケジュールをそろえることが求められます。日程調整ツールを活用すれば、チーム全員の予定を見やすく管理でき、スムーズなスケジュール調整が可能です。
※注意：Googleカレンダーでは、二次カレンダー（セカンダリカレンダー）の所有者アカウントが削除された場合のライフサイクルが変更されます。個人のGoogleアカウントでは2026年4月27日から、Google Workspaceでは同年10月5日から段階的に適用されます。ツール連携で社内の共有カレンダーを使っている場合は、カレンダー作成者が退職・異動してアカウントを削除する前に、所有権を別のメンバーへ移しておきましょう。

プライベートな予定の調整

日程調整ツールはビジネスシーンだけでなく、プライベートでも役立ちます。友人との食事や旅行など、複数の人が関わる予定の調整も簡単に行えます。

日程調整ツール選びのポイント

まずは次のチェック表で、候補のツールを絞り込みましょう。

※比較基準日：2026年9月25日（各サービスの公式情報をもとに作成。料金・機能は変更されることがあります）

確認項目	チェックすること
利用目的	出欠回答型と空き枠予約型のどちらが合うか。社外向けか、社内・プライベート向けか
操作性（Web／スマホ）	主催者と相手の双方が、PCでもスマホでも迷わず回答・予約できるか。相手側にアプリのインストールや会員登録が必要か
料金・無料枠	無料プランの調整回数・予約件数、連携先の制限、広告表示の有無。自社の調整回数に見合っているか
連携	カレンダー・Web会議・CRM・フォームと連携できるか。予約時だけでなく、変更・キャンセル時や予約に至らなかったフォーム送信時も連携されるか
同期と例外処理	予約の変更・キャンセルがカレンダーへ正しく反映されるか。空き枠がない場合の再調整はどうするか
セキュリティ・運用	参加者情報の表示範囲、SSOやIP制限などの管理機能、退職者が作成した予約ページや連携設定の棚卸し方法

ビジネスかプライベートかの利用目的

利用シーンに応じて、ビジネス向けかプライベート向けかを選ぶことが重要です。飲み会や社内イベントのように候補日を集めたいなら出欠回答型、商談や面談のように相手に日時を選んでもらいたいなら空き枠予約型が向いています。

無料プランと有料プランの機能

必要な機能が無料で使えるか、有料プランを導入するか、用途と調整回数に合わせて検討しましょう。無料プランでは月あたりの調整回数や連携できるツールの数に上限がある場合があるため、日常的に多くの調整を行う部署ではすぐに上限に達することがあります。

また、完全無料をうたうツールの中には、参加者のメールアドレスが他の参加者に見えてしまったり、ビジネスに不適切な広告が表示されたりするものもあります。取引先に不信感を与えないよう、企業利用を見据える場合は、広告非表示の設定や、IP制限・パスワードポリシーといったセキュリティ機能を備えた有料プランへの移行を検討することが大切です。

デバイス対応（Webとスマホ）

PCやスマートフォンなど、普段使用しているデバイスで利用できるかどうかも確認すべきポイントです。主催者が外出先から予約状況を確認できるか、相手がスマホのブラウザだけで回答・予約を完結できるかを実機で確かめておきましょう。

操作のシンプルさ

直感的に操作できるか、覚えやすいかどうかも、ツール選びの重要な基準です。社内で展開する場合は、ITに詳しくないメンバーや、ツールを初めて使う相手でも迷わないかを無料プランやトライアルで試しておくと安心です。

各種ツールとの連携

GoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダー、Zoom・Google Meet・TeamsなどのWeb会議ツール、CRMやフォームとの連携は、業務効率を大きく左右します。比較する際は「予約が入ったときに連携されるか」だけでなく、キャンセル時や、予約に至らなかったフォーム送信時にも連携されるかまで確認しましょう。

例えばCalendlyのWebhookでは、予約の作成・キャンセルに加え、ルーティングフォームの送信（予約が成立しなかった送信を含む）も通知の対象になっています。Webhookの利用には対象プランの条件があり、作成者が組織から削除されてもWebhookは手動で削除するまで残るとされています。こうした連携を使う場合は、CRMへの重複登録を防ぐ設定、予約変更・再調整時の動作テスト、退職者が作成した連携設定の定期的な棚卸しを運用のチェック項目に加えておきましょう。

AI・セールス機能との連携

昨今では、Google Workspaceの「Gemini」が複数ゲストのグループ会議とタイムゾーン調整に対応したり、Microsoft 365の「Copilot」がスケジュール提案を強化したりするなど、プラットフォーム純正のAI機能も進化しています。まずは既存の純正機能で事足りるかを確認し、不足があれば専用ツールの導入を検討するのも一つの手です。

日程調整ツール側でも、アンケート結果に応じて担当者を振り分ける「ルーティング機能」や、Calendlyの「AI Notetaker」、Jicooの「ミーティングAI」のような商談の自動録画・文字起こし・定量分析（Revenue Intelligence）機能が搭載されるようになっています。また、2026年9月にはコレタ for Salesが「スケジュール」機能の提供を開始し、提案資料を閲覧するデジタルセールスルーム内に予約導線を置き、Google／Outlookカレンダーへの予定登録やZoom・Teams・Google Meetの会議URL発行まで行えるようになりました。

営業活動の効率化を目的とする場合は、「資料閲覧→予約→会議URL発行」のように実際の商談フローに沿った検証シナリオを用意して試すのがおすすめです。担当者の自動割り当てやCRMへの記録まで自動化できるかは製品によって異なるため、一律に対応していると考えず、個別に確認しましょう。

これらの観点で比較したうえで、カレンダー連携による空き枠予約から担当者の自動割り当て、商談後の分析までをひとつのツールで完結させたい場合は、Jicooの日程調整ツールの機能もあわせて確認してみてください。

仕事・ビジネスに使える国内の日程調整ツール【無料・有料】

ビジネスシーンや新規の予約受付など、幅広いシーンに対応できる有料プランを備えたツールを紹介します。

無料でも十分に使えるツールが多いですが、有料プランを活用すれば、社内外の打ち合わせやミーティングの調整業務をさらに効率化できます。カレンダー連携を正しく設定し、予約の変更・キャンセル時の同期まで確認しておけば、ダブルブッキングの防止にも役立ちます。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予定調整を効率化できるだけでなく、商談の分析までを一気通貫で行うことができるミーティングプラットフォームです。

Jicooには以下の特徴があります。

• チャット形式で空き日程の提示や予定の要約をしてくれる「Jicoo AI」
• Google Workspace等の会議室などの「設備」連携機能に対応（2026年4月アップデート）
• Salesforce Account Engagement（Pardot）とのフォーム連携により、Web問い合わせ直後の即予約提案が可能
• 有料版でのSMS通知による強力なリマインド機能
• 複雑な条件設定や稼働上限の考慮が可能な「割当リスト（担当者自動割当）」機能
• 「ミーティングAI」による商談の自動録画、文字起こし、40項目にわたる指標での定量評価
• 無料プランあり(フリープラン)
• 有料プランは月額880円(税込)から

単なる日程調整を超え、複数人の高度な自動割当や商談のAI分析によるセールスイネーブルメントを実現できるため、営業組織の効率化に大きく寄与します。チームで利用する場合は有料プランを検討しましょう。

Timerex

Timerex(タイムレックス)は2025年に累計利用者50万人を突破した人気の日程調整ツールで、さまざまなビジネスシーンにおける日程調整を効率化してくれます。

Timerexには以下の特徴があります。

• Googleカレンダー、Outlook予定表と連携可能（2026年初頭より精度の高い空き時間判定「新方式」へ完全移行）
• フォームの回答内容によって最適な担当者へ自動で振り分ける「ルーティング機能」
• 対応件数の少ないメンバーへ自動で割り振る「均等」割当モードに対応
• 外部フォームとのAPI連携によるスムーズな商談獲得フローの構築
• 無料プランあり(フリープラン)
• 有料プランは月額825円(税込)から

カレンダー連携に加え、インサイドセールスのトリアージを自動化するルーティング機能があるため、問い合わせ対応のリードタイム短縮に成功した事例もあり、営業部門には大変便利です。

Timerexを紹介している記事をあわせてご確認ください。
日程調整ツールTimeRexの使い方・導入方法を初心者にわかりやすく徹底解説！

調整さんビジネス

調整さんビジネスは、出欠回答型の定番サービス「調整さん」の法人向け有料版です。

以下の特徴があります。

• 候補日への出欠回答という調整さんの使い勝手のまま、ビジネス利用向けの機能を追加
• ビジネスシーンに不適切な広告の非表示化と、シンプルで使いやすいUI
• シングルサインオン（SSO）、IP制限、パスワードポリシー設定などのセキュリティ機能
• 優先サポートの提供

社内で調整さんをすでに使っていて、広告やセキュリティ面が気になっている企業が、出欠回答型の調整を安全に続けるための選択肢として有用です。なお、カレンダーの空き枠を公開して自動で予約を確定するタイプのツールとは用途が異なる点に注意しましょう。

eeasy

eeasy(イージー)は東証一部から有名ベンチャーまで1万社もの企業に利用されている日程調整ツールです。

eeasyは以下の特徴があります。

• Googleカレンダー、Outlook予定表と連携可能
• Web会議ツールはZoom、Google Meet、Teamsと連携可能
• APIでシステム連携も可能
• 無料プランあり
• 有料プランは月額935円(税込)から

eeasyを紹介している記事をあわせてご確認ください。
eeasyが便利！複数人との日程調整を効率化！日程調整ツールの使い方を初心者向けに解説！

Spir

Spir(スピア)は、「リモートワークの日程調整を簡単に」をモットーに日程調整から予定の管理を容易にしてくれるツールです。

Spirは以下の特徴があります。

• Googleカレンダー、Outlook予定表と連携可能
• Web会議ツールはZoom、Google Meetと連携可能
• 自社・代理店・顧客の「3社間調整」を効率化する機能
• 無料プランあり(個人プラン)
• 有料プランは月額6,600円(税込)から

各種カレンダーツールとの連携に加え、パートナーセールス特有の複雑な調整業務に強いのが特徴です。

Spirを紹介している記事をあわせてご確認ください。
無料で調整タイプが多様なSpirで日程調整を効率化しよう！日程調整ツールの使い方を解説！

調整アポ

調整アポは、「日程調整がコピペで終わる」をモットーに、Web会議・打ち合わせ前の日程調整を効率的におこなってくれる法人向けツールです。

アイテマス

アイテマスは、すぐに利用を開始することができるビジネス向けの日程調整ツールです。

bookrun

bookrunはformrunを運営している株式会社ベーシックが提供しているツールです。フォーム作成サービス「formrun」と連携できるため、フォームの入力からスムーズに日程調整を進めることができます。

nitte

nitteは手間と時間を削減することができる日程調整ツールです。人材紹介に特化した機能も提供しているため、幅広い業種で利用することができます。

VIVIT LINK

VIVIT LINKはチームで利用可能な日程調整ツールです。Googleカレンダー、Outlookと連携して日程調整を自動化し、3者間の調整やウェビナー機能などさまざまな機能を提供しています。2026年9月には「Web商談獲得ツール」へと位置付けを刷新し、問い合わせ後の予約に加えて、Webサイト上のポップアップやAIチャットボットから商談予約へつなげる使い方を打ち出しています。予約リンクを送るだけでなく、サイト訪問者を商談につなげたい営業・マーケティング部門で比較候補になるツールです。

海外の日程調整ツール【無料・有料】

最近では主要な海外ツールも日本語UIや日本語サポートを提供し始めており、日本企業でも導入が増えています。なお、このうちHubSpotとZoom Schedulerは、CRMやWeb会議サービスに組み込まれた予約機能として参考掲載しています。

Calendly

Calendly(カレンドリー)は世界中で1,000万人以上のユーザーがいて、2億もの日程調整に使われているという実績ある海外の日程調整ツールです。

Calendlyは以下の特徴があります。

• Googleカレンダー、Outlook予定表などと連携可能（iCloudカレンダーは2024年8月20日以降、新規接続に非対応）
• シングルサインオン（SSO）やSCIM連携など、大企業向けのセキュリティ・管理機能
• AIによる「Notetaker (ベータ)」でZoomやGoogle Meet会議を自動で録画・文字起こし・要約・タスク抽出
• 問い合わせ内容や担当者の負荷に基づき最適なメンバーへアサインするルーティング機能
• Typeformとの連携で、フォーム内への予約ステップの設置や、予約しなかった回答者の連絡先登録に対応
• 予約作成・キャンセル、ルーティングフォーム送信などを外部システムへ通知するWebhook（対象プランの条件あり）
• 無料プランあり（Freeプラン）
• 有料プランは月額10ドル（エンタープライズ機能は上位帯）から

Calendlyは単なる日程調整から、AIを活用した「包括的なミーティングプラットフォーム化」を進めており、商談創出から会議後のフォローアップまでを一貫して支援する機能が魅力です。

なお、2026年9月時点で新しい画面（Meet the new Calendly）が一部のユーザーに限定提供されています。新UIでは「Routing forms」が「Scheduling」内へ、「Meetings」が「Calendar」へ、「Workflows」が「Automations」へ移動しており、既存の設定は維持される一方、切り替え後は旧UIに戻せないとされています。社内の操作手順書を作る際は、新旧の名称を併記し、PCとスマホの実際の画面と照らし合わせて確認しましょう。

You can book me

「You can book me」は2011年からサービスを開始している実績ある海外の日程調整ツールで、AIサポート自動化のCapacity社に買収され、さらなる機能強化が進んでいます。

Hubspot

CRMプラットフォームとして有名なHubspotでは、営業支援ツールの「Sales Hub」内に日程調整機能（HubSpot Meetings）が組み込まれています。見込み顧客がWeb上で営業担当の空き時間を直接予約できるため、すでにHubSpotを使っている企業ではリード獲得から商談化までを一つの環境で管理しやすくなります。

Zoom Scheduler

Zoom Schedulerは、ビデオ会議プラットフォームのZoomが提供する予約サービスです。GoogleやMicrosoftのカレンダーと連動して候補日時を提示し、ミーティングURLの発行から日程調整までを一連の流れで行えます。社外との打ち合わせ調整をZoomに一本化したい場合に便利です。

Cal.com

Cal.comはオープンソースのツールで、メールのやりとりを省いて、簡単にアポイントメントを予約したり、ミーティングをスケジュールしたりすることができます。

Clockwise

ClockwiseはAIによりスケジュールを最適化してくれるツールです。会議やタスクを考慮しながら、時間の使い方の効率化を提案してくれます。

個人・プライベート利用におすすめの日程調整ツール【無料】

ミーティングや飲み会、イベントなど、複数人の候補日を集める出欠回答型の調整に活躍するツールです。調整さんに類似したサービスを探している方は、このカテゴリから比較してみてください。

無料で手軽に使い始められますが、企業利用する場合は参加者のメールアドレスの露出や広告表示、SSL通信の有無など、セキュリティ面の懸念があります。自社の情報管理ポリシーに合わせて利用を検討してください。

調整さん

調整さんは、リクルートホールディングスから2006年にリリースされて以降、2,500万人ものユーザーが利用してきた実績を有する日程調整ツールです。候補日を登録したURLをメンバーに送るだけで、出欠の回答を集められます。広告非表示やセキュリティ機能が必要な法人向けには、前述の「調整さんビジネス」があります。

LINEスケジュール

LINEスケジュールは、チャットツールで有名なLINEが提供する機能で、LINE内でイベントを作成・回答・確認でき、別途ツールをインストールする必要がありません。

トントン

トントンは、「打合せや飲み会の予定がトントン拍子に決まる」をモットーに、手軽に日程調整ができるツールです。

伝助

伝助は、株式会社インフォアローが10年以上にわたり運営している老舗の日程調整サービスです。会員登録やログインの必要がないので、個人情報を入力することなく気軽に利用を始めることができます。調整さんと同じく候補日への出欠を集める用途に向いています。

日程調整にメールが必要となる場合には

ビジネスでやりとりをする相手によっては、ツールが不向きな場合があります。その場合には、日程調整をメールで直接やりとりする必要が出てきます。

ちなみに、「面識の浅い相手にいきなり調整用URLを送るのは失礼か？」という議論について、調査では92.6%の人が「失礼ではない」と回答しており、ビジネスパーソンの間でオンライン日程調整の利便性は広く認知されています。しかし、残りの7.4%の人は「アポイントの承諾前提で話が進むこと」に不快感を示しています。
そのため、ツールを使う場合でも「もしお打ち合わせ可能でしたら、以下より日時をご指定ください」といった一言をメール本文に添える配慮が推奨されます。社内展開時には、相手がツール未経験でも迷わず不快に感じないようなテンプレート文面を用意し、チーム内で運用ルールを共有しておくことが重要です。

【文例あり】日程調整メールの書き方と返信のコツとは？ビジネスを成功させる日程調整について解説！

日程調整ツールが向かない日程調整とは

ツールが向かない日程調整の利用シーンとしては、以下のようなものがあります。

個人的な都合が優先する場合

ツールは多数の人の都合を調整するためのものであるため、個人的な都合が優先される場合には向いていません。例えば、個人的な予定が重なっている場合には、自分自身の都合を考慮して調整する必要があります。

優先順位が決まっていない場合

ツールは空き時間や回答をもとに日程を決めるためのものであり、どの予定を優先すべきかまでは判断してくれません。優先順位の整理が必要なタスクやプロジェクトのスケジュール調整には、別の手段が必要となります。

緊急を要する場合

出欠回答型のツールでは、全員の回答がそろうまでに時間がかかる場合があります。緊急を要する場合には、直接参加者と連絡を取り、調整を行う必要があります。

機密性が高い場合

ツールはインターネット上での情報共有を前提としているため、機密性が高い情報の扱いには注意が必要です。例えば、社外秘のプロジェクトのスケジュール調整など、予定名や参加者が外部に知られてはならない場合には、ツールの利用を避けるか、社内の情報管理ポリシーに沿った設定ができるかを確認しましょう。

以上のような利用シーンでは、ツールの利用が向かない場合があります。その場合には、メールなど別の手段を利用する必要があります。

まとめ

今回は、国内・海外の人気日程調整ツール18選に加え、CRMやWeb会議サービスに組み込まれた予約機能も紹介しました。

選ぶ際は、まず「候補日に出欠を回答してもらう型（調整さん・伝助など）」と「カレンダーの空き枠から予約してもらう型（Jicoo・Timerex・Calendlyなど）」のどちらが目的に合うかを決めましょう。そのうえで、操作性（Web・スマホ）、無料枠の調整回数や広告の有無、カレンダー・Web会議・CRMとの連携、予約変更やキャンセル時の同期を実際に試して比較するのがおすすめです。多くのツールは無料プランや無料枠から試せるので、導入前後で調整にかかる時間や再調整の件数を計測しておくと、効果を判断しやすくなります。

ツールによって使いやすさや機能に差があるので、しっかり比較検討したうえで選ぶことが大事です。特にビジネスにおいては、商談の自動分析（収益インテリジェンス）に貢献するAI機能や、セキュアな運用に向けた機能・プラン、画面や名称の変更といった最新情報を定期的にチェックすることをおすすめします。商談予約から担当者の自動割り当て、会議後の分析までを一つにまとめたい場合は、Jicooの日程調整ツールの製品ページで機能や料金を確認してみてください。

選択肢はたくさんありますので、本記事を参考に、自分に合ったツールを選んでみてください。