初めての日程調整ツール「調整さん」の使い方を徹底解説！仕事の生産性を高められる3つの理由とは？

みなさんは普段日程調整にどの程度時間を掛けていますか？

コロナ禍の影響もあり、多くの企業は、より成果重視のジョブ型の働き方へとシフトしてきています。

このような時代を生き残るためには、これまで以上に生産性の高い働き方が求められます。

そのためには日程調整のようなルーティン業務にかける時間を最小化し、よりプロダクトを作るための業務に時間を割く必要があります。

この記事では、日程調整ツールである「調整さん」を活用して、あなたの仕事の生産性を高める方法を紹介します。初めての方もこの記事を読めば「調整さん」を理解できますよ。

日程調整に時間をかけすぎて、思ったように仕事を進められないと悩んでいる方や、使いやすい日程調整ツールを探している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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メンバーシップ型から成果主義型への移行

「終身雇用を守っていくのは難しい」

これは2019年にトヨタ自動車の豊田社長が発言した言葉です。

この発言の背景には、近年の「日本の生産性の低さ」があります。

これまでの日本の雇用形態は、終身雇用を前提として、社員がジョブローテーションを経ながら、会社を支えていくメンバーシップ型が主流でした。

しかし、メンバーシップ型の雇用形態は、成果を出せない社員に対しても、長期的に報酬を支払う必要があり、これが日本の会社の生産性を下げている要因の1つとなっています。

その証拠として、直近30年間、日本はほとんど経済成長をしておらず、デフレが続いている状態です。

また大企業の約2割が早期退職制度の導入または検討しているというデータもあり、終身雇用が崩壊する日がそう遠くない未来に訪れる可能性があります。

このような背景を踏まえると、会社に入ってしまえば、将来安泰という考えで仕事をしていては、これからの時代を生き残ることは難しいです。

そのため、より仕事の生産性を高めることが、これまで以上に重要になってきます。

仕事の生産性を高める方法の1つとして、ルーティン業務のようなプロダクトを生まない時間を最小化することが挙げられます。

そこで今回は、ルーティン業務の1つである日程調整を、より効率化するためのツールである「調整さん」について紹介します。

ビジネスをしている方であれば、打ち合わせ等の日程調整をするのは、日常茶飯事だと思います。

うまく「調整さん」を活用して、仕事の生産性を高めていきましょう。

「調整さん」とは

「調整さん」とは、リクルートがサービスを開始（2018年以降はミクステンド株式会社に事業譲渡）した日程調整ツールです。

数ある調整ツールの中でも、ログイン無し、かつ無料で利用できるのが、大きな特徴です。

操作も非常にシンプルなので、だれでも気軽に使用できます。

また基本的にブラウザでの操作で、パソコン、スマートフォン、タブレット等、デバイスを選ばず使用できるのが、非常に便利な点です。

過去6年間で2500万人に使用された実績があり、たくさんの人に愛用されているサービスと言えます。

「調整さん」の活用で生産性を高められる3つの理由

つぎに、「調整さん」を活用することで、生産性を高められる理由を3つ紹介します。

１．ルーティン業務の削減

まず、なんといっても、日程調整というルーティン業務に掛ける時間が圧倒的に減ります。

もし、メールだけで日程調整をしている場合は、複数人に候補日のメールを送り、その返信をまとめて、最適な候補日を自分で考えないといけません。

「調整さん」はブラウザ上のカレンダーから、候補日を選択して、URLを関係者に送付するだけで、最適な候補日を自動的に表に落とし込んでくれます。

自分で出席者のスケジュールを表に落とし込む作業が無くなるので、かなりの時短効果が見込まれます。

２．スケジューリングミスが無くなる

毎回、自分でスケジューリング情報をまとめ、候補日を選択するといった作業をしていると、人間だれにでも必ずミスは付き物ですので、間違った日程を選択してしまう可能性があります。

特に営業の方だと、クライアントとの打ち合わせを誤って設定してしまうと、信用問題につながりかねません。

「調整さん」を使えば、出席者が一番多い最適な候補日を、色付きで教えてくれるので、間違って日程調整してしまう確率を大幅に減らすことができます。（詳細は後述します。）

３．ログインが不要で、誰でも使える。

「調整さん」は会員登録やログインなどが不要で、だれでも気軽に使えるので、初めての方に対して日程調整をする場合でも、使用上のトラブルになることが少ないです。

どんなに高性能な日程調整ツールを使ったとしても、送付先のユーザーが使用できず、その説明に時間を掛けてしまうと、本末転倒となってしまいます。

シンプルなシステムで構成されていることも、「調整さん」の大きなメリットの一つと言えます。

「調整さん」の具体的な使い方

つぎに「調整さん」の具体的な使い方について説明します。

具体的には、以下の4ステップです。

1. 出欠表の作成
   
2. 出欠表の共有・入力
   
3. 候補日一覧表の確認、日程調整
   
4. 修正したい時

1つずつ解説していきます。

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１．出欠表の作成

まず「調整さん」にアクセスすると、下図の画面が出てきます。

つぎにイベント名と、メモを入力します。

メモには、打ち合わせの趣旨を書くとともに、必ず締め切りの日時を書いておくようにしましょう。

そして、カレンダー上で、希望の日付をクリックすると、自動的にカレンダー左側の入力欄に日時が記載されます。

ここで注意点ですが、日付をクリックした時に、〇月〇日「19:00～」とデフォルトの時間が19時となっているので、19時以外の時間を候補日とする場合は、書き直す必要があります。

希望の日程を全て入力したら、「出欠表をつくる」をクリックします。

２．出欠表の共有・入力

出欠表が出来たら、以下の画面に移るので、URLをコピーして、メールまたはチャットで関係者に共有します。

URLをクリックすると、下図のようなページに飛びます。

ここで、先ほど入力したイベント名、メモの内容を確認できます。

つぎに、「出欠を入力する」をクリックします。

すると、下図のページに飛ぶので、名前と自分の予定を入力します。

出席可能なら〇、出席不可なら×、未定なら△を選択しましょう。

任意でコメントを残すこともでき、何か特記事項等があれば、入力してください。

全て記入が完了したら、「入力する」をクリックします。

3.候補日一覧表の確認、日程調整

関係者の記入が全て完了したら、再度URLに飛び、日にち候補を確認します。

下図のように、最も出席者が多い日時を色付きで示してくれるので、スケジューリングミスを減らすことができます。

また右上のダウンロードボタンをクリックすれば、CSVファイル形式でダウンロードすることも可能です。

4.修正したい時

うっかりイベント名や詳細内容、候補日程を間違えてしまった場合でも、修正可能です。

もう一度URLに飛んで、下図の「イベント編集」をクリックします。

すると、以下の画面となるので、間違えた箇所を修正しましょう。

日程を追加する場合も、デフォルトの時間は「19:00～」なので、注意してください。

「調整さん」をうまく活用して、仕事の生産性を高めよう

いかがでしたでしょうか。

今回は「調整さん」を使うことで生産性が高められる3つの理由と、具体的な使い方について、解説しました。

「調整さん」を用いることで、日程調整に掛ける時間を大幅に短縮することができます。

終身雇用が崩壊しつつある、現代の日本では、より個人が成果を出すことが求められます。

「調整さん」をうまく活用し、ルーティン業務を最小化することで、仕事の生産性を高めていきましょう。