ゴルフスクールには予約システムがなぜ必要？　予約システム導入の必要性とメリット

近年は個人やフリーランス、スモールチームによるゴルフレッスンやゴルフスクールの運営が増加しつつあります。

またこうした教室運営で欠かせない業務のひとつが予約管理です。

しかしながら予約管理の多くは手作業でおこなわれていて、決して効率的とはいえません。

そこでここでは、特にゴルフスクールの予約管理効率化することができる予約システムについて、その機能や導入メリットなどをご紹介します。

ゴルフスクール向けの予約システムとは

ゴルフスクールをはじめ塾やヨガ、語学レッスンなど、レッスンスクールにはさまざまな種類があり月謝や入金管理といった決済部分は共通するものもあります。

しかしながらこれ以外に求められる機能は、業界によって同様ではありません。

このためレッスンスクール向けの予約システムには日付時間で予約する時間・カレンダー型、日付とスタッフを指名する日付・スタッフ指名型、時間割りやコマ表示などで細かく予約指定するスクール予約型、イベント・セミナー予約型などさまざまなタイプがあります。

これらのうちゴルフスクールではインターネットを介して講座予約や受講者管理などをおこうなうことができ、かつ月謝徴収などが一元管理できるような予約システムが必要です。

適切な機能を持つ予約システムを導入することで、予約管理はもとより、顧客管理やリピーター促進が可能になります。

ゴルフスクールにおける予約システム導入に求められること

ゴルフスクールの予約管理では予約だけでなく、そこから派生する顧客管理や契約内容による顧客ごとの制限、カリキュラム、月謝の回収、講師の報酬やスタッフ給与管理などさまざまな業務が発生します。

しかしながらレッスンスクール向けと謳ってはいてもより多くの業種で利用できる一般的な機能が優先され、多くの業種のうちの1パターンとして提供されている予約システムでは機能が不足してしまうことも考えられます。

このためゴルフスクールで導入すべき予約システムにはゴルフスクールに特化し、本当に必要な機能を豊富に備えていなくてはなりません。

これらを踏まえゴルフスクールでは運営に必要なマーケティングやコンサルティングといった横断的なサービスを展開し、将来の発展も見据えた予約システムの選定が必要です。

ゴルフスクール向けの予約システムの機能

ではゴルフスクールの運営において、予約システムには具体的にどんな機能が求められるのでしょうか。そこでゴルフスクールで運用に必要な予約システムの機能を挙げていきます。

予約フォームの作成機能

ホームページ上でゴルフスクールのレッスンの予約やそのためのフォームを作成する機能です。

定員を設定するなどし、予約が自動で受付けられるようになります。また出席簿を作成したりすることもできます。

スケジュール管理機能

出席簿などをもとに、ゴルフスクールの受講者となる顧客の出席状況を管理するほか、振替出席などのスケジュール管理、欠席連絡などを受付ける機能です。

スタッフの業務量を軽減し、スタッフ間の伝達ミスなども防げます。

受講プラン管理機能

ゴルフスクールの顧客となる入会者の入会管理をおこなう機能です。

定員の管理のほか、入会前の無料体験プランの実施などにも活用できます。

顧客管理機能

顧客から入手した会員データを管理する機能です。

ゴルフスクールの受講状況の確認だけでなく、受講促進に役立てることもできます。

メール配信機能

顧客に対する連絡網の役割を果たし、電話などによる通知の手間を軽減できる機能です。

ゴルフスクールからのメルマガ配信やアプリへのキャンペーン情報の通知などによりマーケティングにも活用できます。

決済管理機能

口座振替データを自動で管理し、会費の自動引落や未納月の管理などをおこなう機能です。

ゴルフスクールが発行するチケットや回数券など支払い、受講方式に応じた管理にも対応し、経理作業の負担を軽減します。

ゴルフスクールにおける予約システムの導入メリット

予約システムに搭載されるさまざまな機能を活用すればゴルフスクールの運営に多くのメリットがもたらされます。

予約管理の負担を軽減できる

ゴルフスクールにおける従来の予約受付の手段は、電話やメール、ダイレクトメッセージなどによるものでした。しかしながらこうした手段では予約確定までに時間がかかり、人的なコストもかかります。

また予約件数が増えるにつれ、スケジュールの確認漏れやダブルブッキングなども起こりやすくなってしまいます。

その点、予約システムを導入すれば予約の受付は自動で処理されるので業務負担が軽減され、顧客に対してはゴルフスクールからリマインドメールを送信することで予約忘れや直前のキャンセルいわゆる「ドタキャン」も抑制できます。

スケジュール管理が容易

予約システムはゴルフスクールの予約受付を自動で処理できるだけでなく、定員数を登録するなどしておけばこれを超過した場合、キャンセル待ちの対応も可能です。

このほか承認制の予約にも対応していたり、講師ごとのスケジュールに合わせて予約受付が可能な予約システムもあります。

これにより、その都度スケジュール調整をおこなうわずらわしさがありません。

顧客の利便性が向上する

予約システムの導入はゴルフスクールの顧客に対してもメリットをもたらします。

インターネット経由で予約が可能な予約システムはわざわざ電話やゴルフスクールに赴いて予約する必要がないばかりでなく、予約する時間も問われません。

このため顧客は通勤時間や家事の合間あるいは夜間などでも予約が可能です。

また、気軽に予約ができる予約システムは新規顧客の受講までの心理的ハードルを下げる効果もあります。

決済や売上管理が効率化できる

予約システムに事前決済や月額決済ができる機能が搭載されていれば集金や会計などが簡単になり、月謝の受け取りの管理をする必要がなくなります。

顧客にとっても予約同様ゴルフスクールで会計をする煩わしがありません。

ゴルフスクールにおける予約システム導入のポイント

では実際にゴルフスクールの運営ではどのような基準で予約システムを選定すればよいのでしょうか。そのポイントを押さえておけばより効果的な運用が可能になります。

会員専用の予約ページが作成できるか

予約システムは顧客となる会員それぞれの専用ページがつくれると便利です。

これによりゴルフスクールの顧客ごとのレッスン状況を顧客自身で確認できるようになります。

また予約の間違いや顧客本人以外からのいたずらなどによる予約も防ぐことができます。

決済機能が搭載されているか

ゴルフスクールには毎回自由に参加できるかたちでレッスンをおこなっているケースが少なくありません。

こうしたスクールでは予約システムに決済機能が搭載されていると非常に便利です。

これにより、レッスンのたびに料金を受取ったりその都度支払いの確認をする必要がなくなります。

リマインドメールは送信可能か

ゴルフスクールの予約管理、さらには運営において課題となるのは無断欠席です。

こうした事態は予約忘れやドタキャンによって起こります。

これらを効果的に「予防」するにはリマインドメールの送信が有効です。

このため、予約システムにはメール配信機能が搭載されていることも重要なポイントです。

ゴルフスクール向けのおすすめ予約システム

では、導入のメリットを最大限に享受でき、専門領域のニーズや課題を的確にとらえている予約システムとはどのようなものでしょうか。

そこでゴルフスクールに適した予約システムをいくつかご紹介します。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予約や日程調整を自動化する無料サービスです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな予約体験が可能となっています。

また、予約ページのデザインカスタマイズ、セミナー型の予約、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できます。

日程調整ツールがベースとなっているため、シンプルで簡単な予約システムとしてすぐに利用することが可能となっています。

FreeLesson

FreeLessonは、ゴルフスクールをはじめとしたスクールでの運用を前提とした予約システムです。

スクールでは一般的なサービスの予約よりもキャンセルが多い点に着目し、従量課金ではなくアクティブな生徒の数と、教室数を基準とした料金システムになっています。

このためスタッフや講師の人数が多い場合や複数のスクールを運営している場合に魅力的なシステムです。

レッスンファースト

レッスンファーストはゴルフスクールをはじめとしたスクールの顧客管理や売上管理に特化した予約システムです。

スクール運営に必要な機能を集結し、効率化とコストダウンをスマートに実現できます。

1店舗から200店舗以上の多店舗展開まで規模に応じて、必要な機能を段階的に拡張することができるのも魅力です。

EDISONE

EDISONEはクラウドサービスでありながら独自の仕様や機能、予算に応じてカスタマイズが可能な予約システムです。

とはいえ、プログラミングのような複雑な操作や知識・スキルは必要ありません。

カスタマイズプランを利用すれば専用サーバーのインフラ設計から構築までオールインワンで提供されます。

予約システムを導入してゴルフスクールの予約管理を円滑化しよう

ゴルフスクールにおいて予約システムの導入は人為的なミスを減らし、予約管理をスムーズにします。ただし、予約システムにはゴルフスクールに適したものとそうでないものがあります。

そこで導入の際にはなるべくシンプルなものを選び、徐々にカスタマイズしてプランなどを加えていくのがおすすめです。

これにより、よりスムーズで効率的な予約システムの運用が実現します。