英会話教室の予約管理を効率化！　その機能や導入のポイントをご紹介

英会話教室さまざまな運営形態があり、最適な予約システムを見つけるのが難しい業態といえます。

これは時間割に基づいて開かれる教室や定期開催される教室などに応じて予約の仕方も多岐にわたるためです。

そこでここでは、特に英会話教室の予約管理効率化することができる予約システムについて、その機能や導入のメリット、ポイントなどをご紹介します。

英会話教室向けの予約システムとは

予約システムはさまざまな業種において予約業務の効率化を目的に導入するもので、24時間365日いつでも予約受付を可能にし、顧客側の利便性を高め、運営側の予約に関わる煩雑な業務負担を軽減します。

特に最近では新型コロナウイルスの蔓延により、予約システムは店舗などの滞在時間を減らし、混雑を緩和することで混雑を緩和し感染リスクを減らす取り組みの一環としても活用されます。

そしてこのうち英会話教室向けの予約システムは、予約管理が必要な場合に予約受付の管理から月謝管理までを一元管理できるシステムであることが理想です。

また英会話のオンラインレッスンの需要増加に伴い、ビデオ会議システムなどとの連携にも対応していることなども求められます。

英会話教室における予約システム導入の必要性

英会話教室では小規模から中規模のグループ講習をメインとしてマンツーマンでのレッスンなどを織り交ぜたシステムをとっていることが一般的です。

このため、 限られた数の教室をレッスンごとのコマにわけ、複数のレッスンを運営する必要があります。

この際、予約システムが導入されていれば運営者は予約受付を可能にするスロットを用意することでレッスンや講師、月謝などを設定することができます。

また予約システムがあれば顧客側はオンラインでいつでも希望のレッスンの選択やキャンセルが可能で、運営者は予約数の制限設定や予約の変更の期限なども自由に設定することができます。

このように予約管理が煩雑な英会話教室では、その業務負担の軽減するために予約システム導入が有効です。

また予約管理に関する業務が軽減されることは結果的にリソースの増大を意味し、新たなビジネスチャンスの拡大にもつながります。

英会話教室向けの予約システムの機能

英会話教室でも運用を想定した場合、特にこの業界に適した予約システムには次のような機能が搭載されています。

予約フォーム作成機能

ホームページ上でレッスンや予約を可能にするフォームを作成する機能です。

自動で受付ができるほか、出席簿を作成するなど英会話教室運営の基本となります。

スケジュール管理機能

顧客となる受講生の出席状況を管理するのをはじめ、振替出席や欠席連絡による予約を自動的に調整する機能です。

これにより予約に関するスタッフ間の伝達ミスがなくなり、業務量も軽減できます。

入会管理機能

入会者に対する入会管理をおこなう機能です。顧客はインターネット経由で無料体験や短期プランへ入会することができます。

メール・アプリへの配信機能

メールやアプリへの情報通知により顧客への緊急連絡網として利用したり、休講連絡をする機能です。

従来の電話による連絡よりも業務負担が軽減できるだけでなく、キャンペーン情報の通知やメルマガ配信などによるマーケティングにも活用できます。

決済管理機能

口座振替データを管理したり、会費の自動引き落としをする機能です。未納月の管理もできるので経理作業の軽減に貢献します。

受講管理機能

受講生の各種データを管理し受講状況を確認する機能です。受講促進にも役立ちます。

英会話教室における予約システムの導入メリット

上記のような機能を活用し、英会話教室にもたらされるメリットとはどんなものなのでしょうか。具体的には次のような点が挙げられます。

予約管理を効率化できる

英会話教室における予約システム導入の最大のメリットは予約管理を効率化できるという点です。

予約システムは、24時間オンラインで予約ができるため、従来の電話などによる予約方法とは違い、予約可能時間が営業時間内に限定されることがありません。

これにより顧客は自身の都合にあわせていつ、どこからでも予約か可能なので集客が効率化でき、予約の機会損失防止にもつながります。

決済の手間を削減できる

決済機能が搭載された予約システムであれば、従来現金だけで対応していた集金の手間もなくなり、決済業務を効率化できます。

さらにクレジットカード決済とも連携している予約システムなら回数券やチケット制、定期課金といったさまざまな支払い方法にも対応可能です。

当日キャンセルが抑止できる

英会話教室において大きなリスクとなるのは直前のキャンセル、いわゆる「ドタキャン」です。

その点予約システムには事前予約決済機能を搭載したものもあるため顧客に事前告知をおこなうことでキャンセルを抑制できます。

マーケティングツールとしても活用できる

顧客の受講記録を管理することができる予約システムは受講状況にあわせクーポン情報の配信をおこなうといったことも可能です。

これにより予約システムはマーケティングツールとしても活用することができます。

外部システムと連携できる

予約システムは外部システムと連携することによって英会話教室の運営をより効率化できます。

特に新型コロナウィルスの蔓延によって直接の指導が難しくなりウェビナーの実施が増加している現在、ビデオ会議システムなどと連携できる予約システムは英会話教室運営に大きな効果をもたらします。

英会話教室における予約システム導入のポイント

さまざまなメリットが期待できる予約システムですが、システムによって機能や特徴、料金は異なります。このため、導入にあたっては運営する英会話教室に適しているかを判断するためのポイントを押さえておく必要があります。

システムの導入は簡単か

予約システム自体が高機能であっても、その導入が難しかったり運用に高いスキルが求められるのでは実際に運用するスタッフにとってむしろ負担になってしまいます。

それでは迅速な顧客対応ができず、結果として顧客の利便性を損なうことになりかねません。

このため予約システムの導入にあたっては運用にともなう難易度をチェックしておく必要があります。

導入実績は豊富か

導入実績はその予約システムが評価を得ているかどうかの判断基準となります。

また予約システムにはシステムごとに「得意分野」があります。

特に英会話教室での導入実績が豊富であれば運営している教室でも有効なノウハウが凝縮されているシステムだと判断できます。

そこでこれらを知る方法としては、各システムが公式サイトで公開している導入組織や団体名を確認してみるがおすすめです。

月額課金機能はあるか

決済管理機能の一部として月額課金機能を備えているかも英会話教室における予約システム導入ではポイントとなります。

月単位で売上が確保できる月額の課金ができれば教室の運営が安定します。

このため予約システムに搭載されている月謝管理機能は、月額課金ができることがベターです。

回数券機能はあるか

月額課金機能のほか、決済管理機能には回数券機能が含まれる予約システムもあります。

英会話教室ではこの「回数券」が売上げ確保に大きく貢献します。これは回数券が顧客となる受講生の英会話教室へ通うモチベーションとなるからです。

また多くの受講生は回数券の残数や使用期限を意識しています。これは回数券による割引が受講生にとって魅力となるからです。

そこで導入を検討する予約システムには回数券を発行できる回数券機能が搭載されているかもチェックしておく必要があります。

英会話教室向けのおすすめ予約システム

ここまでのように英会話教室に適した予約システムとは、スクール・レッスンにかかわる専門的なニーズを満たしていなければなりません。

そうした点を踏まえ、次のような予約システムであれば、英会話教室の運営において必要な機能が十分に備わっているといえます。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予約や日程調整を自動化する無料サービスです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな予約体験が可能となっています。

また、予約ページのデザインカスタマイズ、セミナー型の予約、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できます。

日程調整ツールがベースとなっているため、シンプルで簡単な予約システムとしてすぐに利用することが可能となっています。

WTE

WTE（ワールドトークエンジン）は自社でオンライン英会話サイトの運営経験のある株式会社ライトアップが展開する予約システムです。

すでに160社以上で導入実績があり、システムの納品だけではなく運用のノウハウも同時に提供されます。もちろん機能も充実しており、予約管理をはじめ決済管理やオンラインレッスン管理まで統合的におこなうことが可能です。

FreeLesson

FreeLessonは、英会話教室をはじめとした教室やスクールの予約に特化した予約システムです。

またWebサイトの制作からマーケティング、コンサルティングといった予約管理にとどまらない横断的なサービスが提供されます。

これにより教室運営や経営のトータルサポートを実現し、多彩な運用方法にも対応します。

マイクラスリモート

マイクラスリモートは予約管理だけでなくオンラインレッスン配信にも対応した予約システムです。

システムに登録されたレッスンはビデオ会議システムと自動で連携し、顧客へのURLの連絡も自動でおこなわれます。一方、キャンセル管理やリマインド通知など英会話教室の業務を想定した予約管理の機能も充実しています。

予約システムを導入して英会話教室の予約管理を円滑化しよう

英会話教室の運営では予約管理をはじめ決済管理や顧客管理などを予約システムで一元管理することで、スタッフは本来業務に専念できるようになります。

また導入の際にはその予約システムが運営する英会話教室のスタイルに適していることも大切です。これにより予約管理をはじめとした英会話教室の業務全体の円滑化が実現します。