【2026年版】Outlook予定表の共有方法｜予定の内容を隠して「空き時間のみ」見せる設定も解説

打ち合わせのアポイントなどで、いくつかの候補日の予定をメールに書いて送付する業務をしたことがある方は多いのではないでしょうか。

ある国内の調査によると、6割以上（62.5%）の人が社外関係者とのスケジュール調整にストレスを感じると回答しています。主な理由として、「社内関係者（上司・同僚）の予定確認に時間がかかる」こと（約42%）や「相手への候補日メールのやりとりが煩雑」なこと（約31%）が挙げられました。海外でも、従業員の43%が週に3時間以上を会議日程の調整だけに費やし、82.5%がダブルブッキングで予定の変更を余儀なくされたというデータがあり、スケジューリング業務の負担は国際的な課題となっています。

こうした不満から、自分のOutlook予定表を他人と共有し、お互いの空き時間を直接参照できるようにするニーズが高まっています。実際、日本企業でも部署階層ごとにアクセス権を設定し、空き時間情報のみ共有して「誰がいつ忙しいか」を透明化する取り組みが進んでおり、あるグローバル企業ではカレンダー共有システムの導入により日程調整時間を約40%短縮できた事例も報告されています。リモートワーク普及後の生産性向上を支えるマストアイテムと位置づけられています。

メリットが大きいと分かっていても、見せたくない予定がある場合や、相手がOutlookを使っていない、などの理由で共有をためらっている方もいると思います。

本記事では、その不安を解消したうえで予定表を効果的・安全に共有する方法を紹介します。

Outlook予定表を共有すると他人からはどう見える？

Outlookの予定表をどこまで見せるか選択できます。
アクセス許可には5つのレベルがあります。

権限 レベル	アクセス権	説明
低	空き時間情報を表示可能	予定の有無のみ確認できる
↓	タイトルと場所の表示が可能	予定の件名と場所のみ確認できる
↓	すべての詳細を表示可能	予定の情報をすべて確認できる
↓	編集可能	予定の情報をすべて確認でき、予定の内容を編集できる
高	委任	予定表の持ち主と同等の操作権限

「空き時間情報を表示可能」にした場合の見え方

予定が入っている時間は「予定あり」と表示されます。
予定の件名や詳細情報を見ることはできません。

「すべての詳細を表示可能」にした場合の見え方

予定の件名や詳細情報を確認できます。

Outlook予定表を他人に見せるときに注意したいポイント

予定表を他人と共有する場合、いくつか注意するポイントがあります。

予定にプライバシー情報が含まれていますか？

予定にプライバシーに関する情報が含まれている場合は、慎重に共有しましょう。海外の調査では、同僚に個人の予定詳細（例：通院、家庭の用事など）が見えると知った従業員の約7割が行動を変えてしまった（不必要に就業時間外に予定を移すなど）という報告もあります。そのため、見られたくない情報漏洩や過度な監視感を防ぐ目的で「原則として『空き時間（Time Only）』のみを共有し、件名や詳細は伏せる」運用がグローバル企業を中心にベストプラクティスになりつつあり、日本でもこの設定を用いるケースが増えています。

また、MicrosoftはOutlook on the web (OWA) において、個人用・仕事用のカレンダーを並べて表示する「TrueTime」機能や、個人用メールアカウントを接続する「OneView」機能を、2026年3月〜6月にかけて廃止します。これにより、既に接続済みの個人アカウントも順次強制的に切断されます。今後、業務PCでプライベート予定を管理したい場合は、Outlookデスクトップ版で複数アカウントを併用するか、ブラウザのプロファイルを分けて同時ログインするといった代替策が推奨されています。どうしても職場のOutlook上に家族の予定など私的な予定を入れる必要がある場合は、仕事用アカウント内にプライベート用の予定表フォルダーを新規作成し、家族など限られた相手とだけ「空き時間の表示」権限のみで共有する方法を検討しましょう。

共有の意図を明確にしましょう。

なぜ共有するか、相手に何をしてもらうかを明らかにして、共有相手やアクセス権を適切に設定しましょう。たとえば「閲覧のみ」の共有に留め、必要最小限のメンバーにのみ限定的な編集権限を与える工夫が求められます。

運用ルールを共有者と決めましょう。

Outlookには誰が予定を編集したか履歴を残す仕組みがないため、共有相手に編集を許可する場合は、誰が更新したか分かるように「編集者の名前と日時を予定の備考に追記してもらう」といった取り決めが有効です。

また、共有リンクを用いて社外の人と予定表を共有した場合、相手が退職・異動した後も権限を持ち続けていると情報漏洩のリスクがあります。日本企業でも、「○ヶ月ごとに共有状況を棚卸しし、不要になった共有先は速やかにアクセス権を解除する」といった定期的な見直しルールを設けることが重要視されています。

さらに近年は、ゼロトラスト戦略を推進する企業が増えており、Entra ID（旧Azure AD）のテナント間アクセス設定で外部からのアクセスを既定で遮断しているケースがあります。Exchange Online側で共有権限を設定しても相手に予定表が見えない場合は、ID基盤のレイヤーでブロックされている可能性があるため、Exchange管理者だけでなくEntra ID管理者にも確認を取りましょう。根本的な解決策として、社外のゲストユーザーを自社テナントに招待せずに、API経由で空き時間だけを安全に公開できるサードパーティーの日程調整ツール（Calendlyや調整さん等）の活用も検討に値します。自社のセキュリティポリシーを変更することなく外部連携を実現でき、情シス部門の定期的な権限棚卸し作業も削減できます。

方法①Outlook予定表の「共有機能」を使う

共有機能を使って共有する方法には次の特徴があります。

• 共有相手を指定できる
  指定した共有者以外は、予定表を閲覧編集することはできません。

• 編集権限を与えることができる
  予定表を編集、委任は共有機能による共有のみ可能です。

• 主にOutlookのユーザー間で利用する機能である
  Outlookアプリまたは、Outlook on the webで利用できます。Googleカレンダーなど他のカレンダーアプリを利用している相手に予定を見せたい場合は、後述の「方法③（HTML/ICSリンク）」を使うことで閲覧・購読させることが可能です。

なお、新Outlook（Web版および順次展開されるデスクトップ版）では組織内カレンダー共有の強化が行われています。管理者が自動配布する共有カレンダー（会議室予約や社内行事など）がサポートされるほか、左ナビゲーション欄には「チームメンバーの予定表（直属の上司・同僚・部下）」のビューが自動表示されるようになります。同じ組織テナント内であれば個別に共有権限を設定する手間が省け、空き時間検索がよりシームレスになります。さらに、予定表の複数選択・一括操作、複数カレンダーの一括オン/オフ表示、非連続の離れた日付をCtrl/Shiftキーで選択してまとめて表示・操作する機能なども2026年5月中に順次提供される見通しで、操作性が大きく向上しています。

手順1.他人に自分の予定表の閲覧を許可する

共有元の予定表をOutlookで開きます。

ホームタブにある［予定表の共有］をクリックすると、予定表の一覧が表示されます。

一覧の中から、共有する予定表をクリックして選択してください。

予定表プロパティが開きます。
アクセス権タブの［追加］をクリックします。

グローバルアドレス一覧が表示されます。

ここに共有したい連絡先がない場合は、アドレス帳欄の下向き矢印をクリックしてください。
Outlookアカウントの直下にある連絡先をクリックします。

連絡帳に登録されている連絡先が表示されました。

共有相手の連絡先をダブルクリックすると、赤枠部分に追加されます。

複数選択する場合は、続けて連絡先をダブルクリックしてください。
※「；（セミコロン）」は自動で挿入されるので、手入力する必要はありません。

予定表プロパティ画面に戻りました。
先ほど追加したアカウントが「現在の共有相手」に表示されています。

アカウント名の右側にアクセス許可レベルが表示されています。

アクセス権を変更する場合は、変更したいアカウントをクリックして選択状態にし、アクセス権にチェックを入れます。

アクセス権についての詳しい説明は、「（補足）アクセス権の違い」をご確認ください。

アクセス権を変更したら、［適用］または［OK］をクリックします。

手順2.閲覧許可された予定表を自分の予定表に表示する

アクセス権を与えられたアカウントには、予定表の共有を知らせるメールが届きます。

メールの［承諾］をクリックすると、設定が始まります。

［承認］がグレーアウトしたら、メール画面を閉じて予定表を確認しましょう。

予定表が追加されました。

手順3.予定表の閲覧許可を取り消す

共有元のOutlookを開きます。

ホームタブの［予定表の共有］をクリックし、共有を停止する予定表を選択します。

共有を停止したいアカウントを選択し［削除］をクリックすると、現在の共有相手からアカウントが消去されます。

設定が完了したら［OK］を押してプロパティを閉じましょう。

（注意点）共有予定表における不具合とトラブル対応

従来版（クラシック版）Outlookの環境において、共有予定表の機能強化（内部構造刷新）に伴う一部不具合が残存しています。例えば、「定期会議シリーズの1つの回（インスタンス）を編集すると、シリーズ全体に変更が伝播してしまう」問題や、「共有予定の添付ファイルを削除しても再表示されてしまう」問題です。マイクロソフトは、会議資料等の添付ファイルについてはSharePointやOneDriveに保存してリンクとして共有する運用を推奨し、回避策として提示しています。万が一不具合に遭遇した場合は、修正アップデートが展開されるまでWeb版（Outlook on the web）で編集作業を行うなど、柔軟に対処しましょう。

また、予定表を共有する際、招待メールに自動添付されるシステムファイル「sharing_metadata.xml」が、社内のメールセキュリティ（添付ファイル暗号化ツール等）によって不審な添付として削除・改変されるトラブルも報告されています。これが原因で、受信者が「承諾」ボタンを押しても予定表が表示されないことがあります。招待を送る情シス担当者は当該XMLファイルの除外設定を行うか、共有相手に対して一時的に暗号化を解除するなどの対応が必要です。共有を受ける側でも、招待メールをデスクトップアプリではなくOWA（Web版）で開いて承諾する、あるいは問題発生時に一度OWAで予定表を確認する回避策が有効です。OWA上で正常に見える場合、データ自体には問題がなくクライアント側のキャッシュ不整合が疑われます。

※なお、企業向けの「新しいOutlook for Windows」への強制移行時期は当初の計画から延期され、2027年3月となりました。これにより、当面（2027年3月まで）は従来版のデスクトップアプリを引き続き利用できます。移行準備期間中は必要に応じて従来版やOutlook on the webを活用して既存の運用を維持することをお勧めします。

（補足）アクセス権の違い

アクセス権によって、可能な操作が異なります。

	予定の表示方法	場所	詳細	編集	予定表機能すべて
空き時間情報を表示	予定あり	×	×	×	×
タイトルと場所の表示	予定の件名	〇	×	×	×
すべての詳細	予定の件名	〇	〇	×	×
編集可能	予定の件名	〇	〇	〇	×
委任	予定の件名	〇	〇	〇	〇

方法②Outlook「メール」で予定データを送る

アポイント調整のために、特定の期間の予定だけ共有したい、という場合はメールで送る方法がおすすめです。

この方法では、予定の内容を「テキスト文＋icsファイル」で送付します。icsファイルとは、カレンダー形式のデータのことです。

共有相手はicsファイルを自分のカレンダーに取り込むと、自分のカレンダーに共有の予定を表示することができます。

メールで送る方法では、メールを送付後に元の予定表を更新しても共有相手の予定は変更されませんのでご注意ください。（icsファイル取り込みの方法でも更新されません。）

なお、Microsoftは2026年5月、新Outlook（Web版など）において特定の予定を「.icsファイル」として直接保存・エクスポートできる機能のリリースを発表しています。従来のデスクトップ版では予定表全体や特定期間を「名前を付けて保存」で出力可能でしたが、新Outlookでもようやく予定単位での出力がサポートされることになり、Googleカレンダーなど異なるサービスを利用する相手への共有操作がさらにスムーズになります。

共有元のOutlookメールを開きます。

［新しいメール］をクリックして新規メール画面を表示します。

挿入タブを開き、［予定表の挿入］ボタンをクリックしてください。

どの期間の予定を送付するか選択します。

次に、共有した予定を相手にどのように見せるか選択します。

稼働時間内のみの予定を見せる場合は、チェックを入れましょう。

稼働時間を変更・確認したい場合は、［稼働時間の設定］をクリックすると設定画面が開きます。

設定が完了したら［OK］を押します。

メール文に予定が入力され、添付ファイルにicsファイルが挿入されました。

宛先を入力し、メールを送信します。

メールを受け取った側は、icsファイルを自分のカレンダーにインポートすると、「自分の予定」として書き込みされます。

方法③Outlook予定表を「ブラウザ」で見られるようにする

Outlook予定表をブラウザで閲覧できるようにするには、HTMLリンクを取得する方法を使います。

HTMLリンクやICSリンクによる共有には次の特徴があります。

• Outlookだけでなく、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリからでもリンク（ICS）をインポートして予定を購読・閲覧できる
• 元の予定表を更新すると同期して最新の予定を表示する
• 編集権限を与えることができない（閲覧のみ）
• リンクを知っていれば誰でも閲覧できる

組織外のメンバーに予定を共有したい場合には便利ですが、誰でもアクセスできるためプライバシーに関する情報などは注意が必要です。

なお近年は、セキュリティやリアルタイム性を重視し、より直結したカレンダー共有へ誘導する傾向にあります。Microsoftでも、2026年にMicrosoft PlannerのiCalエクスポート廃止が予定されるなど、ICSフィードを介した連携は徐々に縮小傾向にあります。将来的な運用としては、専用の日程調整ツール（Microsoft Bookingsなど）への移行も視野に入れておくとよいでしょう。

前述の通り、新Outlookでは2026年5月より予定単位でのICSエクスポートが可能になりますが、予定表全体の公開用リンク（HTML/ICS）の発行機能については引き続き未対応です。そのため、社外向けにカレンダー購読リンクを提供したい場合は当面Classic版やOutlook on the web（OWA）を使用する必要があります。

Outlook on the webにアクセスし、［サインイン］をクリックします。

共有元のアカウント、パスワードを入力します。
サインインの状態を維持するかを選択しましょう。

画面左側の［予定表］アイコンをクリックして、予定表を開きます。

次に画面右上の歯車マーク［設定］をクリックして開きます。
［Outlookのすべての設定を表示］をクリックします。

予定表メニューから、［共有予定表］をクリックして開きます。

予定表を公開するメニューにある［予定表を選択］をクリックしてください。

共有する予定表を選択します。

次に、［アクセス許可を選択］をクリックして、共有相手に与えるアクセス権を選択します。

• 自分の予定が入っている時間を閲覧可能…予定が入っている時間には「予定あり」と表示（プライバシー保護のため推奨）
• すべての詳細を閲覧可能…予定表の内容をすべて表示

アクセス権を選択すると［公開］ボタンが表示されますので、クリックします。

リンクが表示されました。

今回はHTMLリンクでの共有を行うので、HTMLリンクをクリックします。
［リンクをコピー］をクリックし、メール文などに貼り付けて共有してください。

［指定のページへ移動］をクリックすると、自分が今使用しているブラウザで公開された予定表を閲覧することができます。
共有する前にどのように見えているか確認するとよいでしょう。

公開を中止するときは［公開取り消し］をクリックすると、リンクが無効になります。
［リンクをリセット］すると別のリンクを取得します。

よくある質問：一部の予定だけ詳細を隠す方法が知りたい

プライベートな予定や、機密性の高い予定は予定があることは知らせたいけれど、予定の詳細は知らせたくない場合があります。
その場合は、予定を非公開にしましょう。

非公開にしたい予定をダブルクリックして開きます。

メニューにある［非公開］をクリックします。
［保存して閉じる］をクリックしてください。

非公開にした予定だけ「非公開の予定」になっています。
非公開の予定は編集権を持っている共有相手でも編集することはできません。

よくある質問：仮の予定であることを共有相手にも分かるようにしたい

登録されている予定は仮の予定なので、他のアポイントを入れたい場合は入れても問題ないことを共有者に知らせたい場合は、予定の「公開方法」機能を利用しましょう。

予定の公開方法には、「仮の予定」以外にも次のステータスがあります。

• 空き時間
• 他の場所で作業中
• 仮の予定
• 予定あり
• 外出中

予定の公開方法には次の機能があります。

• 予定表示が変更されるため、予定を開かなくてもステータスが確認できる
• スケジュールアシスタントにステータスが反映される（ステータスが空き時間の場合は、予定が入っていても空き時間として扱う）
• アクセス権が「空き時間情報を表示」の場合、予定のタイトルにステータス名が表示される（仮の予定の場合は、予定に「仮の予定」と表示される）
• 非公開予定の場合でもステータスは変更される

設定方法を解説します。

ステータスを変更したい予定をクリックして選択します。

メニューバーの［公開方法］をクリックし、ステータスを選択します。

表示が切り替わりました。

（表示例）ステータスごとの見え方

（表示例）アクセス権が空き時間情報表示の場合

公開方法を設定することで、より緻密に予定を共有することができます。

よくある質問：参加できない会議の内容を把握するには？

出張や時差などでどうしても会議に参加できない場合、モバイル版Outlookに新たに導入される「会議フォロー（Follow a meeting）」機能が便利です（2026年4月中旬〜下旬にかけて順次展開）。この機能を使うと、参加できない会議の主催者に対して録画を依頼したり、会議終了後に議事録やアクションアイテムの自動配信を受け取ったりすることができ、予定表の画面からスムーズにフォローアップを完結させられます。

Outlookの予定表を他人と共有するメリットは大きい

Outlook予定表を他人に見せる方法を紹介しました。

• Outlookの共有機能を使う方法
  共有者を指定できるため、セキュリティが高い
  共有者に編集権限を持たせることができる
• Outlookメールの添付ファイル機能を使う方法
  特定の期間だけの予定を共有できる
  テキストで予定を共有できる
  組織外のメンバーと予定を共有できる
• HTML/ICSリンクを取得して共有する
  カレンダーアプリなし、またはGoogleカレンダー等の他社アプリからでも予定表を同期・表示できる
  組織外のメンバーと予定表を共有できる

予定表を共有することで、予定確認のメール往復や手作業が減り、お互いの時間を短縮する大幅な業務効率化を叶えることができます。さらに最近では、AI（Copilot）によるスケジューリング支援が着実に進展しています。最新のMicrosoft 365 Copilot統合により、過去のメール履歴や会議データ、カレンダーの傾向などを文脈として取り込み、受信トレイ全体や予定表を横断スキャンして「今週中に対応すべき未返信メールは？」「来週の会議予定を要約して」といった問いかけにも答えられるようになっています。実際、従来版Outlookにも2026年1月にCopilotによる会議設定支援機能が追加されました。今後は会議の出席者の空き時間の自動検索や、メール内容に基づく候補日提案といった、より高度な日程調整の自動化が進むと予想され、会議調整に費やす時間を削減して本来業務に充てる動きがますます加速していくでしょう。

一方で、Outlook内のリンクをクリックすると自動的にEdgeブラウザのサイドバーでCopilotが起動する新機能なども試験導入されていますが、UIの煩わしさやプライバシーの観点から賛否が分かれており、企業によってはポリシー（M365LinksAutoOpenCopilotEnabled）を用いて組織内で無効化する対応も検討されています。AIの恩恵を受けつつも、新しい仕様の運用には注意が必要です。

また、Microsoft Teamsとの連携強化によるワンクリック共有や、Calendly、TimeRexなどの外部ツールを使った日程調整も一般化しており（ビジネスパーソンの9割以上が日程調整リンクの送付に肯定的との調査結果もあります）、最新テクノロジーを取り入れることで飛躍的な業務効率化が期待できます。

Outlook予定表には様々な共有機能があるので、組織のセキュリティポリシーやプライバシーに配慮した、最適な運用方法を見つけてみてください。