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日程調整がビジネスの成否を左右する!上手な選択肢の提示方法とは

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年8月28日(土)
目次
  • 日程調整の重要性
  • 日程調整メールのコツ
  • 日程メールを送る際の失敗事例
  • 日程調整メールが来た際の返信方法
  • 仕事を成功させるために、スムーズな日程調整を

日程調整についてどのようにお考えでしょうか。

日程調整は簡単に誰でもできるものですが、侮ってはいけません。日程調整がうまくいかないとビジネスでは大失敗してしまうこともあります。

特にスピードが重視される現代ビジネスでは日程調整が上手くいかないことで、日程が延びてしまい、他社に先を越されたり、案件がなくなったりする可能性もあります。

当記事では日程調整をスムーズにおこなうための心がけやメールでの日程調整方法を具体的に解説します。

日程調整の重要性

まずは日程調整が何故重要か解説します。

ビジネスでは人と人が話しあいをすることによって進んでいきます。多くの場合、社内の決裁者や顧客と調整をしながら仕事を進めていくでしょう。

日程調整がうまくいかなければ、作成した資料や提案を見せることすらできません。ビジネスの世界では日程調整ができなければ、成果が0になってしまうことが多いのです。

日程調整がうまくいかなければ、スピードも落ち込みます。

説明するための準備を早く終えたとしても、日程が調整できなければ、披露することができないため、準備が遅いのと同じことです。スピードが重視される現代のビジネス社会では、日程調整は非常に重要と言えるでしょう。

日程調整メールのコツ

日程調整 選択肢

日程調整は電話よりもなるべくメールですることをオススメします。

その理由は電話であれば、相手方の時間を瞬間的に拘束することになるからです。メールであれば、相手方の都合のいい時間に返すことができます。

また、メールであれば、お互いに聞き間違えて日程を間違えるリスクもありません。以上の理由から日程調整はなるべくメールでおこなうほうがよいでしょう。

それでは、具体的に日程調整をメールでおこなう際のコツを解説していきます。

明確に選択肢を示す

日程調整をメールで依頼する際は明確に選択肢を示す方がよいでしょう。

例えば、〇月×日(月)の13時から、場所は御社でいかがでしょうか?など具体的に日程を提示すると先方も返信がしやすいでしょう。

ある程度幅広く日程を提示したい場合も〇月×日(月)~〇月×日(金)までの間でいかがでしょうか?などなるべく具体的に示すことが重要です。

逆にこちら側の都合が悪い日程のみを示す方法も有効です。〇月×日(月)以外は大丈夫です。など、具体的に調整不可の日程だけ伝えて、先方の都合がよい日程を聞くのも良いでしょう。

相手が返信しやすいようにする

日程調整のメールをする際は相手が返信しやすいように工夫することで、すぐに返信してもらえる可能性が高まります。

例えば、具体的日程を提示し、調整可能な日に〇をつけてもらう方法などです。

【文例】

以下の日程で調整可能な時間帯の⇒の右に〇をつけて返信していただけますでしょうか。

〇月×日13時~ ⇒
〇月×日16時~ ⇒
〇月△日10時~ ⇒
〇月△日14時~ ⇒

このようにすることで、相手がたの返信の負担が減るため、早く返信してもらえる可能性が高くなります。

複数にメンバーと日程調整をする際は⇒の右に名前を入れて全員に返信をしてもらう方法も有効です。全員に返信をすることで、どの時間帯が空いているか全員で共有することができます。

返信期限を決めておく

日程調整のメールをする際は返信期限を決めておくことも大切です。期限を決めておかなければ、先方に提示した日程をいつまで開けておけばいいかわかりません。

返信期限を設けて日程調整の依頼をすることで、他の仕事も円滑におこなうことができます

日程メールを送る際の失敗事例

日程調整 選択肢


日程調整をメールでする際の失敗事例を紹介します。具体的な失敗事例を学んで同じ失敗を繰り返さないようにしましょう。

あいまいな日程を示してしまう

あいまいな日程を示してしまうことで、結果として何度もメールをやり取りすることになるケースがあります。例えば、中旬ごろでいかがでしょうか。という問い合わせをした場合、何日~何日が中旬なのか、人によって感じ方は少し異なります。

時間帯を指定することも夕方はいかがですか。という問い合わせをした時に、何時以降であれば夕方なのか、遅い時間としては何時までいいのか不明確です。

日程調整をする際は受け取る人によって異なる時間を想像しないように、明確な日程と時間帯を設定するようにしましょう。

所要時間がわからない

初めての打ち合わせや久しぶりの打ち合わせの場合、どれくらいの時間がかかるかわからない場合も多くあります。

終了時間が分からなければ、その日程がよいのかどうか判断することができない場合があります。

日程調整をする際はどれくらいの時間がかかるのかあわせてメールで知らせておくようにしましょう

アポイントの重要性が伝わらない

日程調整をする際はアポイントの重要性や緊急性を伝えることも重要です。理由を伝えずに、日程調整をしても先方は重要ではないと考え、後回しにする可能性もあります。

重要性や緊急性が高い場合は要件を伝え、日程を調整した方がよいでしょう。

特に重要性や緊急性が高い場合はメールを送った後に電話をすることも有効です。

メールではなかなか伝わりにくいことも直接電話で伝えることで、相手に重要性や緊急性を伝えることができます。

日程調整メールが来た際の返信方法

日程調整のメールを受信したら、どのように返信するのがよいのでしょうか。日程調整メールの返信方法について具体的に解説します。

相手方が調整してくれたことに感謝する

まずは相手方が日程調整を主体的に行ってくれたことに感謝し、メールでそのことを伝えましょう。

メール本文の1行目に、日程調整のご連絡をいただきありがとうございます。など一文加えるだけで、十分に誠意は伝わります。

ビジネスの世界では人と人の感情によって成否が左右されることも多くあります。このような感謝の一言を伝えるだけで、円滑にビジネスを進めることができるでしょう。

すぐに返信する

日程調整のメールを受信したらなるべく早く返信することが重要です。返信期限が設けられていなかったとしても先方は、選択肢として提示した日程の予定を空けているはずです。

なるべく先方に迷惑をかけないためにも、すぐに返信するようにしましょう

また、なんらかの事情でいますぐ返信できない時は、すぐに返信できないことを伝えることも重要です。

例えば、会議のあとでなければ、日程が決まらない場合は、〇月×日の会議で、〇〇プロジェクトの日程が決まりますので、日程決定後、返信させていただきます。など、返信のめどを伝えておくことで、先方もスケジュールが立てやすくなります。

不明点はあわせて確認しておく

日程調整のメールを受信したら、打ち合わせをおこなう際の不明点を明確にしておきましょう。

メールで日程や時間帯以外の不明点を明確にし、事前に解消しておくことで円滑に打ち合わせをおこなうことができるでしょう。

また、メールの時点で確認しておくことで、事前の準備をすることも可能です。

仕事を成功させるために、スムーズな日程調整を

仕事を進めるうえで、一人で進めることは多くありません。社内外の人と連携しながら仕事を進めていく必要があるでしょう。

他の人と連携するうえで、日程調整は非常に重要です。日程調整が遅くなれば、それだけ仕事が進むのが遅くなってしまいます。

日程調整はちょっとしたコツをつかむだけで円滑におこなう事が可能です。先方のことも考えながら日程調整をすることで、円滑にビジネスを進めることができるでしょう。

日程調整自動化サービス「Jicoo」とは?

Jicooはカレンダーベースのミーティングの日程調整、Web会議、議事録・ノート作成を自動化し効率化するコラボレーションプラットフォームです。Google Calendar、Microsoft Office、Zoom、Slack、Trelloなど広く使われているサービスと連携し、個人・チームともに生産性の向上に貢献します。
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