【図解】Outlookアドレス帳のエクスポート・インポート方法｜バックアップと移行の完全ガイド
- 1. Outlookのアドレス帳をエクスポートする方法
- 2. Outlookのアドレス帳をインポートする方法
- 3. データの保存方法にも気を付けよう
- 4. エクスポートする際の注意点
- 5. インポートする際にはスリム化が効率的
- 6. バックアップとして定期的にエクスポートしよう
- 7. Jicoo（ジクー）について
PCの入替や Microsoft 365 のクライアント切替時には、使用しているメールソフトの連絡先データを移行する必要があります。その際、まずは自分の連絡先が端末にローカル保存（このコンピューターのみ）されているか、Exchange や Microsoft 365 でクラウド同期されているかを確認しましょう。クラウド同期の場合は新しい端末でサインインするだけで同期されますが、ローカル保存の場合は手動での移行が必要です。
現在、従来の「classic Outlook（従来のデスクトップ版）」と新しい「new Outlook」が混在しており、移行手順に注意が必要です。new Outlook では、ローカル連絡先の移行は CSV を使うのが基本であり、classic Outlook のような PST（.pst）前提の連絡先移行はできません。そのため、classic Outlook のローカル連絡先を移す場合は「classic Outlook で CSV に書き出し、new Outlook に取り込む」という流れが実運用の基本ルートとなります。
今回は、Outlookの連絡先（アドレス帳）をエクスポート・インポートする手順について紹介します。なお、本記事で移行対象となるのは個人の「連絡先（Contacts）」であり、組織全体で共有されるグローバルアドレス一覧（GAL）は対象外です。文字化け等の起こりやすいエラーや最新の注意点についても解説しますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
Outlookのアドレス帳をエクスポートする方法
Outlookの連絡先データは、［.pstファイル］と［CSVファイル］のいずれかに保存（エクスポート）することが可能です。
.pstファイルは、メールや予定表も含めたOutlookデータ全体をバックアップ・退避する用途に向いています。一方、CSVファイルは連絡先のみを書き出す形式であり、他メールソフトへの移行にも使えます。「全体バックアップ用途なら PST、連絡先の移行用途なら CSV」と用途を分離して考えると、移行時の迷いが減ります。
特に、classic Outlook のローカル連絡先を new Outlook や Web版のOutlook（Outlook on the web）へ移行する場合は、共通の取り込み形式である CSVファイル に書き出す手順が基本となります。
以下では、classic Outlook（従来のデスクトップ版）のアドレス帳をエクスポートする2通りの方法を紹介します。
- ［.pstファイル］でエクスポートする方法（データ全体のバックアップ）
- ［CSVファイル］でエクスポートする方法（連絡先の書き出し・新Outlook/他ソフト移行用）
［.pstファイル］で連絡先を含むOutlookデータをエクスポートする方法
※連絡先だけを移行・バックアップしたい場合は、次項の「CSVファイル」でのエクスポートを推奨します。メールや予定表も含めた退避が必要な場合に、この PSTファイル を用いたエクスポートをご利用ください。
- ［ファイル］タブを選択する
Outlookを起動し、ウィンドウ上部の［ファイル］をクリックします。
- ［インポート/エクスポート］を選択する
左メニューの［開く/エクスポート］を選択し、［インポート/エクスポート］をクリックします。
- ［ファイルにエクスポート］を選択する
［ファイルにエクスポート］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［Outlook データファイル（.pst）］を選択する
［Outlook データファイル（.pst）］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［連絡先］を選択する
［連絡先］フォルダーを選択し、［次へ］をクリックします。
※Sansanなどの名刺管理ツールと連携している場合、自動で「Sansan」などの専用フォルダーが作成されていることがあります。必要な連絡先が漏れないよう、連携ツールが作成した追加フォルダーも含めてエクスポート対象に指定してください。
- ［参照］を選択する
［参照］をクリックします。
- ［ファイルの保存先］を選択する
［ファイルの保存先］を決め［ファイル名］を入力。
［ファイルの種類］では［Outlook データ ファイル］を選択し、［OK］をクリックします。
- ［完了］を選択する
［完了］をクリックします。
- ファイル作成用のパスワードを設定する
ファイルの作成用に任意のパスワードと確認用を入力し、［OK］をクリックします。
※ここで設定するパスワードは簡易的な保護機能です。機微情報を含む連絡先をバックアップする場合は、WindowsのBitLockerや端末暗号化など、保管ルールの併用を推奨します。
- ファイル用のパスワードを設定する
再度、ファイル用に任意のパスワードを入力し、［OK］をクリックします。
- データがエクスポートされる
以上で、［.pstファイル］で連絡先を含むOutlookデータがエクスポートされました。
［CSVファイル］で連絡先をエクスポートする方法
次に、連絡先データのみを抽出できる［CSVファイル］のエクスポート方法をご紹介します。なお、Outlook on the web（Web版）からも連絡先を CSV としてダウンロード可能です。Windows クライアントに依存しない回避策として、Web 側に同期された連絡先のバックアップに有用です。以下は classic Outlook でのローカル書き出し手順です。
- ［ファイル］タブを選択する
Outlookを起動し、ウィンドウ上部の［ファイル］をクリックします。
- ［インポート/エクスポート］を選択する
左メニューの［開く/エクスポート］を選択し、［インポート/エクスポート］をクリックします。
- ［ファイルにエクスポート］を選択する
実行する処理の［ファイルにエクスポート］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［テキストファイル（コンマ区切り）］を選択する
［テキストファイル（コンマ区切り）］をクリックし、［次へ］をクリックします。
- ［連絡先］を選択する
［連絡先］フォルダーを選択し、［次へ］をクリックします。
※ローカルに保存されている連絡先を移行する場合は、「連絡先 (このコンピューターのみ) / Contacts (This computer only)」を選択してください。
- ［参照］を選択する
保存先を決めるため、［参照］をクリックします。
- ［ファイルの保存先］を選択する
［ファイルの保存先］を決めファイル名を入力。
［ファイルの種類］は［テキストファイル（コンマ区切り）（.CSV）］を選択し、［OK］をクリックします。
- ［次へ］を選択する
［次へ］をクリックします。
- ［フィールドの一致］を選択する
［フィールドの一致］をクリックします。
- フィールドを一致させる
［インポート/エクスポート元］の［連絡先］と［インポート/エクスポート先］の［連絡先］のフィールドを一致させ、［OK］をクリックします。
- ［完了］を選択する
［完了］をクリックします。
- データがエクスポートされる
以上で、［CSVファイル］で連絡先データがエクスポートされました。
【重要】文字化け対策（UTF-8形式での保存）
CSVは「形式が同じならOK」というわけではなく、文字コードの整合性が重要です。Microsoft公式でも、多言語・日本語環境での文字化け（氏名や会社名、部署名の崩れ）を防ぐため、インポート時に UTF-8 エンコード であることが強く推奨されています。出力されたファイルをメモ帳などのテキストエディタで開き、エンコードを「UTF-8」に指定して保存し直してください。Excelで開いて上書き保存するだけでは不十分な場合があり、インポートで文字化けした場合は「取り込みのやり直し」より先に、CSV を UTF-8 化して再作成することをおすすめします。
Outlookのアドレス帳をインポートする方法
次に、エクスポートした連絡先データをインポートする方法について紹介します。
- ［.pstファイル］でインポートする方法
- ［CSVファイル］でインポートする方法
それぞれのファイルごとに手順を解説します。
［.pstファイル］でインポートする方法
- ［ファイル］タブを選択する
Outlookを起動し、ウィンドウ上部の［ファイル］をクリックします。
- ［インポート/エクスポート］を選択する
左メニューの［開く/エクスポート］を選択し、右メニューの［インポート/エクスポート］をクリックします。
- ［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択する
［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［Outlook データファイル（.pst）］を選択する
［Outlook データファイル（.pst）］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［参照］を選択する
［参照］をクリックします。
- インポートしたい［ファイル］を選択する
インポートしたい［ファイル］を選択します。
- オプションを選択する
重複した場合の処理（重複するアイテムを置き換える/重複してもインポートする/インポートしない）のオプションを選択し、［次へ］をクリックします。インポート時に名寄せのトラブルを防ぐため、重複時はどのルールを採るかをあらかじめ決めておくのが実務上のポイントです。
- ファイル用のパスワードを入力する
ファイル用のパスワードを入力し、［OK］をクリックします。
- 再度ファイル用のパスワードを入力する
再度、ファイル用のパスワードを入力し、［OK］をクリックします。
- ［完了］を選択する
［完了］をクリックします。
- データがインポートされる
［.pstファイル］のOutlookデータがインポートされました。
［CSVファイル］でインポートする方法
以下は、従来版（classic Outlook）でのインポート手順です。
- ［ファイル］タブを選択する
Outlookを起動し、ウィンドウ上部の［ファイル］をクリックします。
- ［インポート/エクスポート］を選択する
左メニューの［開く/エクスポート］を選択し、右メニューの［インポート/エクスポート］をクリックします。
- ［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択する
［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［テキストファイル コンマ区切り］を選択する
［テキストファイル コンマ区切り］を選択し、［次へ］をクリックします。
- ［参照］を選択する
［参照］をクリックします。
- インポートしたい［ファイル］を選択する
例）［ドキュメント］のフォルダーから、［連絡先.CSV］ファイルを選択。
- オプションを選択する
重複した場合の処理オプションを選択し、［次へ］をクリックします。
- ［連絡先］を選択する
［連絡先］フォルダーを選択し、［次へ］をクリックします。
- ［フィールドの一致］を選択する
［”●●●.CSV”を次のフォルダーにインポートします。］にチェックし、［フィールドの一致］をクリックします。
- フィールドを一致させる
［インポート/エクスポート元］と［インポート/エクスポート先］のフィールドを一致させ、［OK］をクリックします。
- ［完了］を選択する
［完了］をクリックします。
- データがインポートされる
［CSVファイル］の連絡先データがインポートされました。
※新Outlook（new Outlook）や Web版のOutlook（Outlook on the web）でインポートする場合
new Outlook や Outlook on the web では、操作画面やインポート導線が異なります。両者とも CSV が共通の取り込み形式となります（端末移行中などは、Web版に先に戻しておく運用も便利です）。画面左側の「People（連絡先）」アイコンを選択し、［連絡先の管理（Manage contacts）］＞［連絡先をインポート（Import contacts）］の手順で、必ず UTF-8 形式であることを確認した CSV ファイルをアップロードしてください。このとき、会社名、姓、名、メールアドレスなどの列が正しく対応しているか、事前のフィールド一致確認も忘れずに行いましょう。
データの保存方法にも気を付けよう
エクスポートしたデータは、さまざまな媒体に保存可能です。代表的な保存媒体は、以下の3通りです。
- CD/DVD
- USBメモリ/外付けHDD
- オンラインストレージ上に保存
インポートしたいデバイスによって、保存する媒体が変わってくるでしょう。USBやオンラインストレージは、インポートしやすさが特徴です。しかしながら、間違って違うデバイスにインポートしやすいので、取り扱いは十分注意しましょう。
エクスポートする際の注意点
エクスポートする際に、良く起こる問題点や仕様変更に伴う注意点について紹介します。
新Outlook環境への移行と制限事項
新Outlook（new Outlook）では、従来のclassic Outlookと操作画面が異なるだけでなく、データ移行の前提となる仕組みが変わっています。前述の通り、new Outlook では .pst ファイルによる連絡先のインポート・エクスポートが利用できません。旧Outlookで「連絡先 (このコンピューターのみ)」としてローカル保存されていた連絡先は、新Outlookへ自動移行されないことがあります。そのため、ローカルの連絡先はあらかじめ CSVファイル で書き出し、新Outlookや Outlook on the web 側でインポートする対応が必須です。
また、Outlookの連絡先移行は、ユーザー操作だけでなくIntuneなどのMAM（モバイルアプリケーション管理）ポリシーの影響を受ける場合があります。端末管理が有効な環境（MDMなど）では、連絡先の保存や外部への書き出しがセキュリティポリシーによって制限・ブロックされていることがあるため、エラーや保存できない問題が起きる場合は、社内の情シス部門へ設定を確認してください。
エクスポートするときは、一旦ローカルに保存
エクスポートする際に、ファイル保存先を直接外付けハードディスクやネットワークドライブにすると「権限がない」とエラーになる場合があります。その際は一旦PCのデスクトップ等（ローカル）に保存してから、データ移動をしましょう。
なお、インポートもローカルにバックアップデータを持ってきた上で実行すると良いでしょう。クラウド全盛の現在でも、PC交換やクラウド障害に備えたローカルバックアップは非常に有効です。
エクスポートしたデータが破損した場合
Microsoft Outlook 2013 と Microsoft Outlook 2016などでは、破損したデータを修復可能です。「Scanpst.exe」を起動させると修復できます。
なお、「Scanpst.exe」でも、何も回復できない場合もあることに留意してください。
インポートする際にはスリム化が効率的
データ容量が多い場合、インポートに時間がかかる可能性があります。連絡先が多い場合には、エクスポートするときにデータをスリム化や分割することをおすすめします。
バックアップとして定期的にエクスポートしよう
PCの移行をする場合以外にも、Outlookの連絡先は定期的なバックアップをし、他の場所にデータを保存することがおすすめです。
万が一データが消えても、バックアップを取得しておけば復旧でき、リスク分散になります。クラウドへのデータ移行時なども予期せぬ欠落が起こり得るため、できるだけ二重にバックアップをとるように心がけましょう。
Jicoo（ジクー）について
セールスや採用などのミーティングに関する業務を効率化し生産性を高める日程調整ツール。どの日程調整ツールが良いか選択にお困りの方は、まず無料で使い始めることができサービス連携や、必要に応じたデザインや通知のカスタマイズなどの機能が十分に備わっている日程調整ツールの導入がおすすめです。
チームで使える日程調整ツール「Jicoo」とは？
