【図解】Outlookアドレス帳のエクスポート・インポート方法｜バックアップと移行の完全ガイド

PCの入替やMicrosoft 365のクライアント切替でOutlookの連絡先（アドレス帳）を移行するときは、最初に連絡先の保存場所を確認することが重要です。Exchange ServerやMicrosoft 365の組織アカウントに保存されている連絡先は、新しい端末で同じアカウントにサインインすれば同期されることがあります。一方、POP/IMAP環境やclassic Outlookの「連絡先（このコンピューターのみ）」「Contacts (This computer only)」に保存された連絡先は自動同期されないため、CSVなどで手動移行します。

Outlookには、従来のデスクトップ版であるclassic Outlook、新しいnew Outlook、ブラウザで使うOutlook on the webがあります。画面や操作方法は異なりますが、連絡先を別の環境へ移す場合はCSVファイルを使う方法が基本です。PSTファイルも利用できますが、主な用途はメール・予定表・連絡先をまとめて保管・バックアップすることです。new OutlookではPSTを扱える機能がありますが、classic Outlookと同じ感覚ですべての移行を行えるとは限りません。特に連絡先だけを確実に移すなら、CSVを作成してnew OutlookまたはOutlook on the webのPeople画面から取り込む方法をおすすめします。

本記事では、Outlookの個人用連絡先をエクスポート・インポートする手順を解説します。組織全体で共有されるグローバルアドレス一覧（GAL）は対象外です。classic Outlook、new Outlook、Outlook on the webの使い分け、日本語CSVで起こりやすい文字化け・列ずれ、重複連絡先の確認方法もあわせて紹介します。

Outlookのアドレス帳をエクスポートする方法

Outlookの連絡先データは、主に［.pstファイル］または［CSVファイル］として書き出せます。

• PSTファイル：メール・予定表・連絡先をまとめて退避するバックアップや保管向け
• CSVファイル：連絡先だけを移行する用途向け。new Outlook、Outlook on the web、Outlook.com、他のメールソフトでも使いやすい

実務では、「旧環境全体のバックアップはPST」「連絡先の移行はCSV」と役割を分けると判断しやすくなります。特にclassic Outlookのローカル連絡先をnew Outlookへ移す場合は、classic OutlookからCSVにエクスポートし、new OutlookでCSVをインポートする流れが基本です。

［.pstファイル］で連絡先を含むOutlookデータをエクスポートする方法

PSTは、classic Outlookのメール、予定表、連絡先をまとめて退避したい場合に便利です。連絡先のみをnew OutlookやWeb版へ移行する目的なら、次項のCSV形式を選んでください。

1. classic Outlookで［ファイル］を選択します。
2. ［開く/エクスポート］から［インポート/エクスポート］を選択します。
3. ［ファイルにエクスポート］を選び、［次へ］をクリックします。
4. ［Outlook データファイル（.pst）］を選びます。
5. ［連絡先］を選択します。連絡先フォルダーの配下に、名刺管理ツールなどが作成したフォルダーがある場合は、必要なデータが含まれるか確認してください。
6. ［参照］から保存先とファイル名を指定し、［完了］をクリックします。
7. 必要に応じてパスワードを設定します。

PSTのパスワードは簡易的な保護と考え、強固なセキュリティ対策として過信しないことが大切です。顧客情報などを含む場合は、端末暗号化、アクセス権管理、社内承認済みの保管場所の利用を優先してください。

［CSVファイル］で連絡先をエクスポートする方法

連絡先のみを移行する場合はCSV形式が適しています。classic Outlookでローカル連絡先をCSVに書き出す手順は、次のとおりです。

1. ［ファイル］を選択します。
2. ［開く/エクスポート］から［インポート/エクスポート］を選択します。
3. ［ファイルにエクスポート］を選び、［次へ］をクリックします。
4. ［テキストファイル（コンマ区切り）］を選びます。
5. エクスポートする［連絡先］フォルダーを選択します。
6. ［参照］から保存先とファイル名を指定し、ファイルの種類がCSVであることを確認します。
7. ［フィールドの一致］で、姓、名、表示名、会社名、部署名、メールアドレス、電話番号など、必要な項目が出力対象になっているか確認します。
8. ［完了］をクリックしてCSVを作成します。

ローカルに保存された連絡先を新端末へ移す場合は、フォルダー選択時に「連絡先（このコンピューターのみ）」または「Contacts (This computer only)」を選びます。Microsoft 365やExchangeに同期済みの連絡先を再度エクスポート・インポートすると、重複の原因になります。新端末で同じアカウントにサインインした後、連絡先がすでに表示されていないか確認してから作業しましょう。

CSVの文字化け・列ずれを防ぐポイント
Outlook on the webやOutlook.comへCSVを取り込む場合、MicrosoftはUTF-8エンコーディングのCSVを推奨しています。日本語、英語以外の文字、海外住所などを含むデータでは特に重要です。CSVをExcelで編集した場合は、保存形式を確認し、UTF-8で保存し直してからインポートしてください。

• CSVがUTF-8で保存されているか確認する
• 氏名、会社名、部署名、メールアドレス、電話番号の列に文字化けや欠損がないか確認する
• 住所などに含まれるカンマで列がずれていないか確認する
• 大量データを取り込む前に、数件だけのCSVでテストする

Excelで開いたときに正しく表示されても、保存し直す際に文字コードが変わることがあります。文字化けや取り込みエラーが起きた場合は、Outlookの設定変更を試す前に、CSVの文字コード、列名、区切り文字、データ内容を確認してください。

Outlook on the webで連絡先をエクスポートする方法

Microsoft 365の連絡先がWeb側に同期されている場合は、Outlook on the webからもCSVをエクスポートできます。リモートワーク、VDI、共有端末など、端末にclassic Outlookをインストールしていない環境でも利用しやすい方法です。

1. Outlook on the webにサインインし、左側の［People］または［連絡先］を選択します。
2. ［連絡先の管理］または［Manage contacts］を選択します。
3. ［連絡先をエクスポート］または［Export contacts］を選択します。
4. エクスポートする連絡先フォルダーを選び、CSVを保存します。

Web版から書き出せるのは、原則としてそのアカウントで利用できるクラウド側の連絡先です。旧PCにのみあるローカル連絡先は、classic OutlookでCSVに書き出してください。

Outlookのアドレス帳をインポートする方法

移行先のOutlookの種類に応じて、取り込み方法を選びます。classic OutlookはPSTとCSVの両方を扱えます。new OutlookとOutlook on the webで連絡先を移す場合は、CSVを中心に運用すると分かりやすく安全です。

• ［.pstファイル］：classic Outlookでメール・予定表・連絡先を復元・参照したい場合
• ［CSVファイル］：classic Outlook、new Outlook、Outlook on the webへ連絡先を移す場合

［.pstファイル］でインポートする方法

以下はclassic OutlookでPSTをインポートする手順です。new OutlookでもPSTを追加・インポートできる機能は案内されていますが、利用できる機能や挙動はclassic Outlookと異なることがあります。連絡先移行を主目的にする場合は、CSVを利用してください。

1. ［ファイル］を選択します。
2. ［開く/エクスポート］から［インポート/エクスポート］を選択します。
3. ［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選びます。
4. ［Outlook データファイル（.pst）］を選択します。
5. ［参照］からPSTファイルを指定します。
6. 重複アイテムの処理を選択し、［次へ］をクリックします。
7. パスワードを設定している場合は入力し、インポート先を確認して［完了］を選択します。

重複処理は、既存データを置き換えるか、重複を許可するか、重複分を取り込まないかを事前に決めてから実行しましょう。判断に迷う場合は、元のPSTを複製して保管し、少量のデータで検証してから本番移行するのが安全です。

［CSVファイル］でインポートする方法

classic OutlookでCSVファイルを取り込む手順は、次のとおりです。

1. ［ファイル］を選択します。
2. ［開く/エクスポート］から［インポート/エクスポート］を選択します。
3. ［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選びます。
4. ［テキストファイル コンマ区切り］を選択します。
5. ［参照］から取り込むCSVファイルを指定します。
6. 重複アイテムの処理を選びます。
7. インポート先の［連絡先］フォルダーを選択します。
8. ［フィールドの一致］でCSVの列とOutlookの連絡先項目を対応付けます。
9. ［完了］をクリックして取り込みます。

インポート先がMicrosoft 365またはExchangeの連絡先なのか、端末ローカルの連絡先なのかを確認してください。新しいPCや別の端末でも利用したい連絡先は、組織アカウントの連絡先フォルダーへ取り込むと同期できる場合があります。

new Outlook・Outlook on the webでCSVをインポートする方法

new OutlookとOutlook on the webでは、classic Outlookの［ファイル］タブにあるインポート/エクスポートウィザードではなく、People画面からCSVを取り込みます。

1. new OutlookまたはOutlook on the webで［People］または［連絡先］を開きます。
2. ［連絡先の管理］または［Manage contacts］を選択します。
3. ［連絡先をインポート］または［Import contacts］を選択します。
4. UTF-8で保存したCSVファイルをアップロードし、画面の案内に従って取り込みます。

メニュー名や位置はMicrosoft 365の契約や画面更新により多少異なる場合があります。重要なのは、ローカル連絡先を移す場合にCSVを使うこと、取り込み前にUTF-8とデータ内容を確認することです。

データの保存方法にも気を付けよう

エクスポートしたPSTやCSVは、USBメモリ、外付けHDD、社内で承認されたオンラインストレージ、バックアップ領域などに保存できます。ただし、連絡先には氏名、メールアドレス、電話番号、勤務先などの個人情報が含まれます。

暗号化されていないUSBメモリでの持ち出しや、誰でも閲覧できる共有リンクでの保管は避けましょう。ファイル名には作成日、移行元端末、対象フォルダーなどを記載すると管理しやすくなります。例として「contacts_20260710_oldpc.csv」のように命名しておくと、誤って古いファイルを取り込む事故を減らせます。

エクスポートする際の注意点

新Outlook環境へ移行する前に保存先を棚卸しする

new Outlookはclassic Outlookと画面や機能が異なり、連絡先管理はPeople画面を中心に行います。classic Outlookのローカル連絡先をnew Outlookで使う場合は、CSVで移行する手順を標準にするとよいでしょう。

移行前には、classic Outlookの「連絡先」「連絡先（このコンピューターのみ）」、Outlook on the webのPeople、名刺管理ツールの同期フォルダーなどを確認し、どこにどの連絡先があるか整理します。同じMicrosoft 365アカウントで同期済みの連絡先は、新端末でサインインするだけで表示されることがあります。同期済みのデータをCSVで再投入しないよう注意してください。

企業環境では、IntuneなどのMAM・MDMポリシーにより、連絡先の書き出し、コピー、外部ストレージへの保存が制限されることがあります。操作できない場合は、アプリの不具合と決めつけず、情報システム部門にポリシーを確認しましょう。

エクスポート時は一度ローカルに保存する

外付けHDD、USBメモリ、ネットワークドライブ、クラウド同期フォルダーへ直接保存すると、権限や同期の影響で失敗することがあります。まずPCのドキュメントなどローカル領域に保存し、ファイルが正常に作成されたことを確認してから、所定の保管先へ移動する方法が安全です。

インポート時も、対象ファイルをいったんローカルディスクにコピーして実行すると、ネットワーク切断や同期競合の影響を受けにくくなります。

CSVの文字化けやフィールド不一致を確認する

CSVインポートのトラブルは、Outlook側よりもCSVの形式・内容に原因があることが少なくありません。特に日本語や多言語の氏名、会社名、住所を含む場合はUTF-8を前提にしましょう。

• CSVがUTF-8で保存されているか
• 1行目に項目名があり、列の意味を判断できるか
• メールアドレス列が空欄または誤った列に入っていないか
• 氏名、会社名、電話番号などが正しいフィールドに対応しているか
• 数件で試験インポートを実施したか

問題が起きたCSVを何度も取り込むと、重複連絡先が増えて整理が難しくなります。まず元ファイルを修正し、テスト用の少量データで結果を確認してから取り込み直してください。

取り込み後は重複・欠損・表記ゆれを確認する

インポートが完了したら、連絡先の件数だけでなく、氏名、会社名、メールアドレス、電話番号、住所が正しく入っているかを確認します。同一人物が複数登録されている場合は、不要な重複を削除・統合します。

特に、Microsoft 365の同期済み連絡先とCSVから取り込んだ連絡先が混在すると重複しやすくなります。会社名＋氏名、またはメールアドレスを基準に名寄せするルールを決め、名刺管理ツールやCRMと連携している場合は連携先にも重複が発生していないか確認しましょう。

エクスポートしたデータが破損した場合

PSTファイルが破損した場合、classic Outlookでは受信トレイ修復ツール（Scanpst.exe）で修復できることがあります。ただし、すべてのデータを完全に復元できるとは限りません。重要な連絡先はPSTだけに依存せず、必要に応じてCSVも保管し、Microsoft 365側で同期されているか確認するなど、複数の手段で保全することをおすすめします。

インポートする際にはスリム化が効率的

連絡先が多いほど、インポート後の確認や重複整理に時間がかかります。移行前に不要な連絡先、使用していないメールアドレス、重複した人物を整理しておくと、移行後の管理が楽になります。

大量のCSVを扱う場合は、部署別、拠点別、顧客種別などでファイルを分ける方法も有効です。日本語と海外拠点の連絡先が混在する場合も、少量ずつテストしながら取り込むことで、文字化けや列ずれが発生した範囲を特定しやすくなります。

バックアップとして定期的にエクスポートしよう

PC移行の直前だけでなく、Outlookの連絡先は定期的にバックアップしておくと安心です。ExchangeやMicrosoft 365で同期されている場合でも、誤削除、同期トラブル、移行時の重複、CSV編集ミスが起こる可能性はあります。

実務では、同期状態を確認したうえで、連絡先の移行・確認用にはCSVを利用し、メールや予定表を含む旧環境の退避にはPSTを利用するという使い分けが有効です。new Outlookへの移行を予定している場合は、CSVの作成、UTF-8での保存、少量テスト、取り込み後の重複確認までを移行計画に含めましょう。