いまさら聞けない！ビジネスの日程調整における方法や複数人を調整するコツについて解説！

日程調整とは、会議や商談、面接などについて、参加者・所要時間・場所（対面かオンラインか）と各自の空き時間を確認し、日時を確定して関係者に共有するまでの一連の作業です。「スケジュール調整」と呼ばれることもあります。

地味で地道な仕事に見えますが、複数人との調整は気も労力も使います。苦手意識があったり、できればやりたくないと思っていたりする方も多いはずです。

この記事では、日程調整の基本的な流れ、方法の選び方、複数人や人数調整のコツ、日時が決まった後の確認までを順に解説します。遊びや飲み会などプライベートの場面でも使える考え方なので、ぜひ最後までご覧ください。

日程調整とは？スケジュール調整・人数調整の意味

日程調整は、大きく次の4つの手順に分けられます。

1. 目的・所要時間・参加者を決める
2. 候補日時を提示する、または予約できる空き枠を公開する
3. 回答を集めて日時を確定する
4. 確定内容を共有し、カレンダー登録や会議URL、リマインドを確認する

多くの方が苦労するのは2と3ですが、実は1を曖昧にしたまま候補日を出すことが、やりとりが長引く原因になりがちです。

人数調整とは

人数調整とは、日程調整のなかで「誰が出席すれば会議が成立するか」、つまり必須参加者を決める作業です。全員の出席が必要なのか、担当者のうち誰か1人がいればよいのかによって、選ぶべき日時も調整の方法も変わります。具体的な考え方は、後述の「複数人出席の必要性を把握しておく」で解説します。

実は重要なビジネスの日程調整

日程調整は、ベテランよりも若手や部下が任されることが多い仕事です。

「雑用」のように思われがちですが、実はかなり重要な仕事です。その理由を解説していきます。

複数人との「日程調整」はマネジメントの重要なスキルの1つ

日程に限った話ではありませんが、「調整」は関わる人の思惑やニーズを汲んで最適解をみつける作業です。

この「最適解をみつける」力は、日程以外の調整にも活きます。

また、誰の予定を先に押さえるべきかという優先順位づけや、どの方法で調整するかという手段の選択など、副次的な能力も求められます。

つまり日程調整は、マネジメントという組織において重要度の高いスキルを使う仕事なのです。

コミュニケーション能力が試される

日程調整の相手は、取引先などの社外の方、上司や先輩など目上の方、同僚や後輩など、さまざまな立場の人です。

立場の違う人たちに機械的に同じ連絡をしていては、調整はうまくいきません。

それぞれの立場に合ったタイミング、言い回し、連絡手段を考える必要があります。相手の立場に立ったコミュニケーション能力が、日程調整でも必要になります。

調整がつかないと進まないことがある

日程調整がうまくいくかどうかは、仕事の成果に直結します。

複数の人を集めて実現したいことがあるから日程調整が必要なのであり、その場が実現できなければ何も生み出せません。調整が遅れれば、実現したいことそのものを遅らせてしまいます。

たとえば採用面接では、候補者の希望日時に面接官や会議室の空きがない場合、誰が代替案を出して承認し、誰に変更を依頼するかが決まっていないと選考そのものが止まってしまいます。空き枠がないときの再調整の担当とルールを、あらかじめ決めておくと安心です。

日程調整が必要となるシーンと方法の選び方

日程調整は社内・社外を問わずさまざまな場面で発生します。ここでは代表的なシーンと、それぞれに合う進め方を確認します。

1on1

上司と部下が1対1でおこなうミーティングです。

信頼関係を築くために週1回や月1回など定期的に実施することが多く、繰り返しの予定としてカレンダーに登録する場合もあれば、その都度日程を調整する場合もあります。

定例会議

会社の現状や社員間の情報を共有するために定期的に開催する会議です。

日程調整のほか、アジェンダの準備や議事録の作成なども含まれます。参加者が多いほど開催日の決定が難航しやすいため、所要時間と必須参加者を先に決めておくことが大切です。

セールス

インサイドセールス・フィールドセールスでは、クライアントとのアポイント調整が頻繁に発生します。新規・既存の顧客を複数担当し、日程変更やキャンセルも多いため、調整に多くの時間を取られがちです。

セールスの日程調整には、主に次の進め方があります。

• メールで候補日時を送る：相手との関係性に合わせて丁寧に提案できる一方、往復が増えやすい
• 予約リンクを送る：相手が空き枠から選ぶだけで確定でき、往復を減らせる
• 問い合わせ後の画面や資料の近くに予約導線を置く：関心が高いタイミングで商談につなげやすい

方法を選ぶときは、担当者の割り当て方、同席が必要なメンバーの条件、会議URLの発行、予約確定後のカレンダー登録まで一連の流れで確認しましょう。

カスタマーサクセス

顧客満足度の向上を目的として顧客との打ち合わせが必要になり、そのための日程調整が発生します。社内メンバーとの調整も伴うことが多く、顧客の負担にならない進め方が求められます。

たとえば、フォームで状況を回答してもらう→個別のフォローが必要な顧客だけ予約へ案内する→予約しなかった顧客にもメールなどでフォローするという流れにすると、必要な相手に絞って時間を確保できます。このとき、予約の成立と顧客情報の登録は別の処理になる場合があるため、重複登録や担当者への引き継ぎが正しくおこなわれるかを事前に確認しておきましょう。

社外向けに予約ページを公開する場合は、所要時間と事前に聞きたい質問を予約前に決めておくこと、そして誰でも予約できるようにするか、対象者を限定するかを決めておくことも大切です。

なぜビジネスの日程調整は難しいのか

日程調整を難しくしている要因として、3つの「ズレ」があります。

人のズレ

前述のとおり、日程調整ではさまざまな立場の人とやりとりする必要があります。

相手によって都合やニーズはまったく違うため、必須参加者全員、もしくはできるだけ多くの人の都合がつく日程にする必要があります。時には誰かに無理をお願いすることもあるでしょう。

人のズレを減らすには、参加可否だけでなく「事前に共有してほしい資料」「相談したい内容」などの質問も一緒に集めておくのが有効です。当日の準備がそろい、日程確定後の追加のやりとりも減らせます。

時間、空間のズレ

たとえば、定期的におこなわれる会議を想像してみてください。

全員が一堂に会している場で次回の日程を決めるのは、とても簡単です。時間も空間も共有しているため、その場でズレを調整できるからです。

一方、時間も空間もバラバラな場合は、「Aさんにはさっき〇日でOKをもらったが、Bさんに今確認したら〇日は埋まっていた」というように、時間差によるズレが生まれ、改めてAさんにも調整が必要になります。

海外の参加者がいる場合は、タイムゾーンのズレにも注意が必要です。自分の画面上の時刻だけでなく、相手に届く招待メールやカレンダー招待、会議URLが正しい時刻・内容になっているかを、ゲスト側の視点で確認しましょう。

手段のズレ

便利な日程調整ツールはありますが、相手によってはツールに慣れていない、社内ルールで外部のリンクを開けないといったケースもあります。

そのため、相手に合わせて調整の手段を変える必要があります。予約リンクが使えない相手にはメールで候補日時を送る、といった代替手段を用意しておきましょう。

上手なビジネスの日程調整におけるコツ

難しい日程調整を少しでも進めやすくするためのコツを、実行する順に紹介します。

複数人出席の必要性を把握しておく

まずは人数調整です。調整対象の全員について、出席の必要性を把握しておきましょう。考え方は主に次の3つです。

• 全員必須：意思決定に関わるメンバーなど、全員がそろわないと成立しない
• 担当者のうち誰か1人でよい：サポート窓口や説明会など、対応できる人がいれば成立する
• 回答を集めてから決める：Aさんは必須、Bさんは出席してくれると望ましい、といったレベルの差がある

これを整理しておくと、誰の予定を優先すべきかが明確になります。

日程調整ツールのJicooでは、複数人の日程調整で全員の空きが合う時間だけを候補にする「AND条件」と、いずれかの担当者が空いていれば候補にする「OR条件」を設定できます。たとえば、営業担当とエンジニアの両方が同席する技術相談はAND条件、サポート担当のうち誰かが対応できればよい導入説明会はOR条件、といった使い分けです。なお、OR条件では担当者の自動割当の設定によって予定の入り方が変わるため、運用前に予約を試して確認しておきましょう。

アジェンダを用意する

アジェンダとは、会議などでおこなうことの必要事項をリスト化したもので、どこで何をおこなうのかを記載します。相手も何をするかわからないまま予定を押さえたくはないはずなので、参加してほしい理由づけにもなります。

ただし、日時が決まっていない段階で完成版のアジェンダを用意する必要はありません。日程調整の依頼時には、まず次の内容を伝えましょう。

• 目的・表題
• 必要な参加者
• 所要時間
• 主な議題
• 回答期限

日時が確定したら、日時、場所（会議URL）、参加者・担当者、議題ごとの時間配分、配布資料を加えて完成版として共有します。

候補日時は方法に合わせて提示する

特に調整する人数が多い場合は、相手の都合を一から聞くのではなく、こちらで用意した候補から選んでもらう形式のほうが、相手の手間が少なく親切です。

候補の出し方は、調整方法によって変わります。

• メールなど手動で調整する場合：日付だけでなく時間帯まで指定した具体的な候補を、少数（目安として3～5件程度）に絞って提示する
• 予約ページを使う場合：受付期間と予約可能な空き枠を設定し、相手に選んでもらう

Jicooでは、固定URLで繰り返し使える予約ページと、選んだ候補日時だけを相手に提案する個別日程調整の2つの方式を使い分けられます。不特定の顧客からの予約は予約ページ、特定の相手との1回限りの調整は個別日程調整、といった選び方が目安です。

返答の締切日を設ける

締切日を設けるメリットは、返答忘れを減らせることに加え、催促がしやすくなることです。

締切を過ぎた時点で改めて確認しやすくなるので、返答がない場合は早めに連絡しましょう。

確定後の通知とリマインドを確認する

自分では完璧に調整できたつもりでも、参加者が予定を登録し忘れている可能性はあります。

日時が確定したら、確定の通知が全員に届いているか、カレンダーに予定が登録されているか、会議URLが含まれているかを確認しましょう。そのうえで、開催前にリマインドが届く仕組みにしておけば、毎回手動で連絡する手間を減らせます。Jicooでは、予約ページのワークフローでリマインドメールの送信タイミングを変更できます。

初めての相手との商談や重要な会議では、前日にアジェンダや資料を添えて連絡するのも有効です。

定期的なものは次回の予定をその場で決める

前述のとおり、全員が一堂に会する場での日程調整ほど簡単なものはありません。

定例会議や1on1など定期的におこなうものは、解散する前に次回の日時、または次回の決め方（繰り返し予定にする、誰がいつまでに調整するか）をその場で確認しましょう。何も決めずに解散すると、日程調整の難易度が一気に上がってしまいます。

日程調整におけるメール活用と方法の比較

電話での日程調整は相手の時間を拘束するうえ、認識の違いから日時を取り違えるおそれもあります。記録が残るメールは有効な手段の1つですが、相手や人数によっては投票形式や予約ページのほうが効率的です。

比較基準日：2026年10月1日

ここからは、メールで日程調整を進める場合のコツを紹介します。

日程調整メールのコツ

メールで日程調整を進める場合は、明確な選択肢を提示します。

「〇月×日（月）13時から1時間、場所は御社でいかがでしょうか？」など、日時・所要時間・場所を具体的に示すと、先方も返信しやすくなります。複数の候補を並べて、都合のよい日に〇をつけてもらう方法もあります。

あわせて返信期日を提示すると、調整中の案件を管理しやすくなります。

日程調整メールにおける失敗事例

よくある失敗を把握しておくと、同じミスを防げます。

時期や時間帯をあいまいに提示すると、やりとりの往復が増えてしまいます。また、所要時間や終了時刻がわからないと、相手も判断がつきません。

日程調整メールの返信が来た際のコツ

まずは調整してくれた相手に感謝を伝えましょう。ビジネスでは相手への敬意ある対応が求められます。

そして、日程を確定するためにできるだけ早く返信します。相手もこちらの返信を待っている可能性があるためです。

不明な点は事前に確認しておくと、当日をスムーズに進行できます。メールの書き方や返信の文例は、【文例あり】日程調整メールの書き方と返信のコツとは？ビジネスを成功させる日程調整について解説！で詳しく紹介しています。

英語での日程調整メール

海外のゲストと日程調整をする場合は、英語でのやりとりが発生します。件名や文面を英語で考える必要があるため、日本語より時間と手間がかかります。

また、タイムゾーンの表記を明記し、相手側の時刻でも日時を併記しておくと、取り違えを防げます。

場面に合わせた例文を参考にするとスムーズに進められますので、【コピペ可】ビジネス英語の日程調整メールに使える文例を紹介もご確認ください。

日程調整にエクセルを活用することとは？

社内の調整では、エクセルを活用する方法もあります。

枠線や日付を入力すれば、大人数や長期にわたる日程を一覧表として確認できるのがエクセルの利点です。

計算式を使えば、出席者が数十人、数百人でも「〇日は何人が参加できるか」を簡単に確認できます。関数を組み合わせれば、「参加必須のマネージャーとリーダーの出席数」や「出席・仮出席・遅れて出席・欠席それぞれの人数」も自動で集計でき、人数調整にも役立ちます。

詳しくは日程調整のエクセル活用とは？効果的な方法を徹底解説でご確認ください。

日程調整ツールを活用

日程調整ツールを使えば、社内・社外のミーティングの調整を自動化して効率化できます。Zoomなど会議URLの送り忘れや、ダブルブッキングといったミスも防ぎやすくなります。

ツールごとに操作感や連携できるサービス、料金プランが異なるため、比較検討したうえで自分に合ったツールを選ぶことが大切です。

日程調整ツールのメリット

日程調整ツールには、次のようなメリットがあります。

• カレンダーの空き時間から候補日程を自動で抽出
• キャンセルや日程変更を自動で反映
• ダブルブッキングの防止
• 確定通知やリマインドの自動化

電話やメールでおこなっていたやりとりをツールに一元化でき、業務効率化につながります。

日程調整ツールのデメリット

メンバーによっては操作を難しく感じる可能性があり、慣れるまでに一定の期間が必要です。

有料ツールの場合はコストが発生するため、導入の判断に迷うこともあるでしょう。

日程調整ツールの選び方

選び方を誤ると、ツールが使われないままコストだけがかかることもあります。操作が難しすぎたり機能が多すぎたりすると、利用が定着しにくくなります。

選ぶ際は、この記事で紹介したシーンに照らして次の点を確認しましょう。

• 複数人の条件：全員必須（AND）と、担当者の誰か1人でよい（OR）の両方に対応できるか
• 担当者の割り当て：問い合わせや予約を担当者に自動で振り分けられるか
• 予約前の設定：所要時間、受付期間、事前質問を設定できるか。予約できる相手を限定できるか
• 確定後の処理：カレンダー登録、会議URLの発行、確定通知、リマインドまで自動化できるか
• 相手への配慮：社外の相手がアカウント登録なしで使えるか。タイムゾーンが正しく表示されるか

無料で試せるツールも多いので、まずは実際の予約を想定して試すことをおすすめします。たとえばJicooを試す場合は、次の手順で確認するとスムーズです。

1. 担当者ごとにアカウントを作成し、それぞれのカレンダーを連携する
2. 必須同席者がいる予約ページ（AND条件）と、代理対応できる予約ページ（OR条件）をそれぞれ作成する
3. 社外の相手の立場で予約し、カレンダー登録、会議URL、確定通知、リマインドの届き方を確認する

おすすめ無料で使える日程調整ツール（有料プランも選べる）

Jicoo

Jicoo（ジクー）は、電話やメールでの予定調整を効率化し、チームの日程調整を自動化できるサービスです。

Jicooには次の特徴があります。

• Googleカレンダー、Outlook（Office365）予定表とのカレンダー連携
• Zoom、Google Meet、Teamsなどの会議ツールや、Slackなどのアプリとの連携
• 固定URLの予約ページと、候補を選んで送る個別日程調整の2方式
• 予約ウィジェットの埋め込み、ロゴやメッセージのカスタマイズ、リマインドメールの送信タイミング設定
• 複数人日程調整（AND条件・OR条件）、担当者自動割当（ラウンドロビン）などのチーム向け機能
• 無料プラン（フリープラン）あり

無料プランで使える機能の範囲や有料プランの料金（元記事公開時点では月額980円から）は、公開時点で要確認です。個人で予約ページを試す場合はまず無料プランから始め、複数人の日程調整や担当者自動割当をチームで使う段階で有料プランを検討するとよいでしょう。

おすすめ完全無料の日程調整ツール

アイテマス

アイテマスは、ビジネス向けの日程調整ツールです。元記事公開時点では、次の特徴が案内されていました。

• アカウント作成不要で利用可能
• Googleカレンダーと連携可能
• Web会議ツールはZoom、Teamsと連携可能
• 無料プランのみ

上記の機能・料金や運営体制は元記事公開時点の情報であり、最新の内容は公開時点で要確認です。サポート体制やセキュリティ対策を重視する場合は、導入前に公式サイトで確認しましょう。

その他のおすすめ日程調整ツール

ビジネスの現場で使われている日程調整ツールは、ほかにもたくさんあります。機能や料金はツールごとに異なるため、前述の選び方の観点で比較してみてください。

2026年最新！おすすめの日程調整ツール18選｜ビジネスで使える機能を徹底比較

まとめ

日程調整とは、参加者・所要時間・場所と空き時間を確認し、日時を確定して関係者に共有するまでの作業です。この記事では、その重要性、難しくなる理由、方法の選び方、複数人・人数調整のコツ、確定後の確認までを解説しました。

難しい仕事であることは確かですが、コツを1つずつ実践すれば、スムーズに調整できるようになっていきます。ビジネスに欠かせない調整力やコミュニケーション力を身につけられる仕事でもあります。

まずは次に予定している会議や商談を1件選び、「必須参加者」「所要時間」「事前に聞きたい質問」を決めたうえで、Jicooの無料プランで予約ページを作って試してみてください。