リモートワーク環境で効率化するツール！環境構築のポイントを徹底解説

リモートワークの環境構築をするうえでのポイント

本章では、リモートワークの環境構築をするうえでのポイントについて説明していきます。

セキュリティ対策を実施する

リモートワーク移行時には、セキュリティーに関するルールを細かく設定していくことが大事です。

一例として以下のようなルールを策定できます。

• 公共のネットワークを使用しない
• 不要なアプリケーションはインストールしない
• 業務と関係ないサイトは閲覧しない
• 業務用端末の持ち出しルールの設定

上記は基本的なルールですが、1人1人のメンバーのセキュリティ意識を高めていくことが大事です。

メンバーを管理する仕組みを作る

リモートワーク上では、上司と部下のコミュニケーションが減り、仕事の進捗や目標などが個々のメンバーに任せっきりとなってしまうことがあります。

個々のメンバーを放置して、チーム内がバラバラとならないためにも、上司が率先してメンバーを管理していく仕組み作りが大事です。

定期的にWeb会議で面談などをして、個々のメンバーに目標・課題設定をし、進捗の確認・共有をしていける仕組みを作りましょう。

各種ツールの導入を検討する

リモートワーク上における各種業務を電話やメールだけでおこなうのは非効率的ですので、各種オンラインツールの利用をおすすめします。

例えば、オンライン会議をしたいならWeb会議ツール、日々のコミュニケーションを活発にしたいならチャットツールや仮想オフィスツール、勤務時間を正確に把握したいなら勤怠管理ツールといったようにリモートワーク向けのオンラインツールはたくさんあります。

リモートワークによって、既存の業務の負担が大きくなりそうな場合は、各種オンラインツールの導入を検討しましょう。

リモートワークに必要な環境

本章では、リモートワークに必要な環境・ものについて説明していきます。

パソコン

リモートワーク用のパソコンとしてはデスクトップよりも持ち歩けるノートパソコンを使うことが一般的かと思いますが、スペック的に業務が耐えられるのかが大事です。

例えば、ノートパソコンによってWeb会議をする場合、Web会議ツールが推奨するスペック以上であるかチェックしましょう。

また、Webカメラ搭載のノートパソコンならば、別途Webカメラを購入する必要がなくなります。

インターネット環境

インターネットの速度が速いとWeb閲覧や各種アプリケーションの動作などは早くなり、業務効率がアップします。

Web会議をする場合は、インターネットの速度が遅いと頻繁に途切れてしまいますので、ある程度速度の出るインターネット環境を用意する必要があるでしょう。

具体的には、光回線が速度は速くて、接続の安定性があるのでおすすめです。

Webカメラ・ヘッドセット

Webカメラが搭載されているノートパソコンは多いですが、より高画質の映像にて会議や打ち合わせをしたいなら外付けのWebカメラも検討してみましょう。

ヘッドセットもWebカメラ同様会議や打ち合わせでよく利用されるツールですが、長時間使用することが多いなら装着感をチェックし、疲れにくいヘッドセットを選んだほうがいいです。

また、リモートワーク先で騒音や雑音などが大きい場合は、それらをマイクが拾わないようにノイズキャンセリング機能を有するヘッドセットもおすすめです。

セキュリティ対策

社員が普段プライベートで使用しているパソコンを使ってリモートワークをするのはセキュリティ上の問題が発生しやすいので、可能であれば仕事専用のパソコンを個々の社員へ割り当てることが望ましいです。

また、リモートワークの場合、社員の自宅やその他外出先などにおけるインターネット環境を利用することから通信内容が盗み見られる可能性があります。

特に公衆インターネットでは、通信が暗号化されてないので情報漏えいのリスクが高いです。

そうしたリスクに対しては、通信経路を暗号化してくれるVPNのようなサービスの利用を検討しましょう。

リモートワーク環境での業務を効率化するツール

本章では、リモートワーク環境での業務を効率化する代表的なツールを種類別に説明していきます。

Web会議ツール

Web会議ツールとは、パソコンやスマホ、タブレットなどのデバイス機器とインターネットがあれば、リモートワークをしながら顔を合わせてコミュニケーションを取ることが可能なツールです。

ビデオ通信以外にもファイルや画面共有、チャット機能など会議や打ち合わせを円滑に進めることができる機能が豊富にあります。

社内での会議や打ち合わせのみならず、新卒向けの面接や説明会、顧客とのオンライン商談など様々な用途で利用されることも多くなってきてます。

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チャットツール

チャットツールとは、パソコンやスマホなどを通して、リアルタイムでコミュニケーションが取れるテキスト型のコミュニケーションツールです。

リモートワークでは、周囲に人がおらず、連絡を取り合うタイミングをとりにくいですが、チャットツールを使えば、気軽なコミュニケーションをとりやすくなります。

チャット機能の他にもファイル共有やタスク管理、外部ツールとの連携などビジネスをより円滑に進める機能を有しているツールは多いです。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールとは、出勤・退勤の時刻の記録や計算などといった勤怠業務を支援してくれるツールです。

リモートワークをしている従業員は出社していないため、勤務実態が把握しにくいですが、勤怠管理ツールを使えば、GPS機能や顔認証、指紋・静脈認証機能などによって正確な勤務時間を記録することができます。

加えて、給与システムとの連携や残業・休暇等の申請に対する承認業務も一元化してくれるので、勤怠管理全般の業務は効率化されるはずです。

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日程調整ツール

日程調整ツールとは、日程調整時に必要とされる空き日程の確認・連絡やメンバー間のスケジュールの共有、カレンダーへの反映などの作業を効率化してくれるツールです。

リモートワークをするメンバーが職場で多くなると日程調整のために連絡を取り合うだけでも大変だと思います。

日程調整ツールを利用すれば、ツールが自動で空き日程を抽出したうえで、メンバーに日程調整のための連絡をおこない、確定した日程はカレンダー上に自動で反映されます。

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まとめ

リモートワークへの移行自体はパソコンとインターネット環境があれば最低限の業務はできるかもしれませんが、コミュニケーションや人的管理、セキュリティ対策など考えなくてはならない課題はいろいろとあります。

それらの対策をしないと業務の非効率化やメンバーのモチベーションの低下、セキュリティリスクなどの問題が発生します。

リモートワークでの業務をよりよいものとしていくためにも会社が率先してリモートワーク業務の環境や仕組みを作っていくことが大事です。

リモートワークにおける業務を効率化してくれる各種ツールの導入も合わせて検討していきましょう。

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