【2021年版】リモートワークで課題の勤怠管理を改善するには?おすすめツール5選!(ジョブカン/jinjer勤怠/人事労務freee/KING OF TIME/AKASHI)

JicooJicoo
Sat, Feb 20, 2021
Table of contents
  • リモートワーク環境下での勤怠管理の課題
  • リモートワーク環境下で勤怠管理するコツ
  • 勤怠管理ツールの選び方
  • リモートワーク向けのおすすめ勤怠管理ツール
  • まとめ

リモートワークでは対面での出勤確認やタイムカードの利用ができないため、勤怠管理に苦労すると思います

リモートワーク時の勤怠管理の仕組みをしっかり作らないと勤務時間や人事評価があいまいとなってしまいます。

しかし、勤怠管理ツールを利用すれば、勤務時間や勤務状況を正確に把握できるようになり、人事評価も適切におこなうことが可能です。

そこで本記事では、リモートワークでの勤怠管理に悩んでいる方向けに勤怠管理ツールの主要な機能を説明するとともにおすすめのツールを厳選して紹介していきます。

リモートワーク環境下での勤怠管理の課題

本章では、リモートワーク環境下での勤怠管理によくある課題について説明していきます。

労働時間を算出することが困難

リモートワークでは、オフィス内で働いていないために対面で働いている姿をチェックできず、始業と終業の正確な時間を算出することが困難です。

勤務時間を全て社員の自己申告としてしまうと、社員は稼働していないのに勤務時間としたり、無駄に残業時間を多めにつけたりする可能性があります。

人事評価が難しくなる

リモートワークだと勤務時間や勤務状況を対面で把握できず、どのような働き方をしているのかわかりにくいので、人事上の評価もしにくくなります

リモートワークであっても、営業やエンジニア、デザイナーのような成果が明確な職種なら評価をしやすいのですが、そうでなければ人事評価基準の設定は難しいです。

コミュニケーションがとりにくい

社員の管理やその他業務上の情報共有、相談などはできるだけ対面でおこなったほうがコミュニケーションは活発となり、プロジェクトの進行もスムーズになりますが、リモートワークだと口頭での指示・確認ができないので、コミュニケーションは不足することが多い

勤怠管理としても勤務時間や勤務状況を確認するために電話やメールをしていると時間がかかってしまうという問題がおこりえます。

勤怠管理業務が負担増とならないような仕組み作りが大事です

リモートワーク環境下で勤怠管理するコツ

本章では、リモートワーク環境下で勤怠管理をするコツについて説明していきます。

電話・メールで始業・終業を管理

急なリモートワークへ移行となった職場などでは勤怠管理の仕組み作りまで手が回らないことも少なくないのではないでしょうか

そのような場合、すぐに可能な管理としては電話・メールでの勤怠管理があります

始業・就業時に勤怠管理の担当者に電話・メールをするだけという方法なので導入しやすいのがメリットですが、メンバーが多くなると業務上の負担がかなり増してしまうというデメリットがあります。

共有ファイルを利用して管理

エクセルやGoogleスプレッドシートで勤怠管理表を作成し、社内で共有化して、個々のメンバーがその管理表に勤務時間を直接入力していくという管理方法があります。

電話・メールよりも勤怠確認の負担が減り、管理自体もしやすくなりますが、管理表の作成に時間がかかることや、勤務時間の虚偽申告のリスクといったデメリットがあります。

勤怠管理ツールの利用

勤怠管理ツールを利用すれば、勤務時間や勤務状況の確認、給与システムとの連携、各種申請機能など労務管理を一元的におこえます

リモートワークで負担が増す傾向のある労務管理を効率化することが可能なので非常におすすめです。

次章にて勤怠管理ツールの主要な機能については次章にて紹介していきます。

勤怠管理ツールの選び方

リモートワーク 勤怠管理

本章では、勤怠管理ツールの主要な機能を紹介しつつ、ツールの選び方について説明していきます。

勤務状況の確認機能

リモートワークでは把握しにくい勤務状況を確認できる機能(プレゼンス機能とも言われます)を有している勤怠管理ツールを選びましょう。

例えば、スマホのGPS機能などにより一定の場所にきちんと在席しているのか確認することができます。

業務上不適切な場所で仕事をおこなうといった勤務態度を防止することができるはずです。

勤務時間の記録機能

始業や就業、休憩時間、遅刻など勤務時間をリアルタイムで記録できる勤怠管理ツールかチェックしましょう

ツールによっては、勤務時間になっても入力がない場合にアラートを通知したり、既定の勤務時間と離れた時間に入力するとエラーを出したりと正確な勤務時間の把握を可能にしてくれる機能などもあります。

職場の勤務形態と相性の良さそうなツールを選ぶことが大事です。

給与システムとの連携機能

勤務時間と給与計算システムが連携していないと、勤務時間を給与計算ツールにて入力する必要があります

すでに導入している給与システムとの連携が可能な勤怠管理ツールを選べば、労務管理を効率化させることができるはずです。

中には給与システムと勤怠管理が一体化したツールもあります。

リモートワーク向けのおすすめ勤怠管理ツール

本章では、リモートワーク向けのおすすめ勤怠管理ツールを厳選して紹介していきます。

ジョブカン

ジョブカン

ジョブカンは、導入している企業が約6万社以上にも上り、国内で最も利用されている勤怠管理ツールの1つです。

LINE打刻やSlack打刻といった多様な打刻方法、フレックスや変形労働、裁量労働等あらゆる勤務形態への対応といったように様々な勤務形態、職場環境での運用が可能となってます。

スマホ・タブレットを通して、GPS打刻やシフト・休暇申請なども可能となってますので、リモートワーク環境下での勤怠管理に最適です。

Jinjer(ジンジャー)勤怠

Jinjer(ジンジャー)勤怠

jinjer勤怠は、人材会社として有名な「ネオキャリア」が運営しているクラウド型の勤怠管理ツールです。

基本的な勤怠管理だけでなく、申請に対する承認業務や残業時間の管理、社員のコンディション管理など豊富な機能を元に勤怠管理が一元化されてます。

月額300円から利用可能なので、企業の規模や必要な機能に応じてプランを選択できる点も魅力です。

人事労務freee(フリー)

人事労務freee(フリー)

人事労務freee(フリー)は、個人事業主・中小企業向けの会計ソフトを提供していることで有名な「freee」が運営しているクラウド型の勤怠管理ツールです。

勤怠管理だけでなく、給与計算や年末調整といった労務管理全般まで一元化してくれます。

会計業務を「freee」でおこなっている職場なら「人事労務freee」を手間なく導入することができます。

KING OF TIME(キングオブタイム)

KING OF TIME(キングオブタイム)

KING OF TIMEは、約19万ものユーザーに利用され、数多くの大手企業に導入されるなど、長年の実績と手厚いサポート体制から安心して利用できる勤怠管理ツールです。

打刻はGPSに対応し、指紋認証や指静脈認証など多様な打刻システム機能を有してます

MFクラウドやfreeeなどの給与計算サービスを始めとして、連携できる他社製品も多くなってますので、すでに他社製品を利用している企業でも導入しやすいのがメリットです。

AKASHI(アカシ)

AKASHI(アカシ)

AKASHIはシンプルな画面表示と操作性に定評がある勤怠管理ツールです。

スマートフォンのGPS機能により、位置情報も記録しつつ打刻が可能となってます。

Money Forwordクラウド給与やChatWork、SmartHRといったような多種多様な他社製品との連携ができるので、

まとめ

リモートワークへ移行すると勤怠管理は難しくなり、勤怠管理の仕組みを作らない場合は従業員の勤務時間はあいまいとなってしまう可能性があり、労働生産性も向上していきません。

リモートワーク時の勤怠管理がうまくいっていないならば、勤怠管理ツールの導入を検討しましょう

勤怠管理ツールを利用すれば、GPSによる勤務状況の確認や、勤務時間の自動算出、申請に対する承認業務など労務管理の多くをカバーしてくれます。

ツールごとに機能や連携できる他社サービスなど違いがありますので、自社と相性のよいツールを選ぶことが大事です

また、リモートワークにおいては、日程調整で必要とされる空き日程の確認や連絡等を効率化してくれるツールの活用もオススメです。

無料の日程調整自動化ツールのJicoo(ジクー)は電話やメールでの予定調整を効率化することができます。Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録することができます。

このようなツールの活用もこの機会にご検討してみてはいかがでしょうか。

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