【2021年版】リモートワーク向けWeb会議ツールの選び方・メリットを紹介!おすすめ5選!(Zoom/Microsoft Teams/Google Meet/Calling/V-CUBE ミーティング)

JicooJicoo
Mon, Feb 22, 2021
Table of contents
  • リモートワークでWeb会議ツールを利用するメリット
  • Web会議ツールの使用例
  • Web会議ツールの選び方
  • リモートワーク向けおすすめWeb会議ツール
  • まとめ

リモートワーク環境下では、コミュニケーションが不足してしまうことに悩む方は少なくないのではないでしょうか

コミュニケーションはチーム内の連携やモチベーションを向上させるうえで大事な要素です。

しかし、会議をする度に出社するというのは非効率的ですし、日程調整も面倒です。

そのため、Web会議ツールの導入を検討している方も多いと思います。

様々なWeb会議ツールはありますが、ツールによって機能や品質などに差があるので、職場に合ったツールを選ぶことが大事です。

そこで本記事では、Web会議ツールの選び方やメリット、おすすめツールについて詳しく説明していきます。

リモートワークでWeb会議ツールを利用するメリット

リモートワーク Web会議

本章では、リモートワークでWeb会議ツールを利用するメリットについて説明していきます。

移動時間・会議室が不要

Web会議ツールを利用すれば、移動にかかる時間はなく、会議室の予約も必要ありません

その分、会議にかかる準備や日程調整の負担も少なくなるはずです。

企業全体として見た時も、労働生産性の向上や残業時間の減少といったメリットが期待できます。

交通費がかからない

Web会議ツールを利用すれば自宅や外出先などから会議が可能となるため、移動時の交通費がかかりません

例えば、外回りが多い営業職が企業内に多い場合、会議の度に営業先から帰社するとなると、交通費の負担が増していきますので、Web会議ツールによって交通費のコスト削減効果が見込まれます

情報の共有がしやすい

Web会議ツールは、資料共有や画面共有などの機能があり、会議のメンバーは紙媒体で資料を作成する手間が省けます

また、レコーディング機能を使えば、会議の様子を録画・録音できるので、会議に参加しなかったメンバーも後から情報共有しやすいです。

このようにWeb会議ツールは会議の開催時に発生していた様々な作業を効率化してくれます。

Web会議ツールの使用例

リモートワーク Web会議

本章では、Web会議ツールが具体的にどのような場面で使用されているのか使用例とともに紹介していきます。

社内会議

Web会議ツールの最も一般的な使用例としては社内会議です。

資料共有や画面共有、レコーディング機能などにより、会議を効率的におこなうことができるでしょう。

また、Web会議ツールは無料プランでも数十人以上の同時利用ができるツールが少なくないので、大人数の会議をする職場にも導入しやすいです。

面接・説明会

新卒の採用面接・説明会をWeb会議ツールを通してオンラインにておこなう企業は増えてきてます

オフラインで開催する場合、場所の準備に時間がかかりますし、一度に参加できる学生の人数も限られてしまいますが、Web会議ツールなら準備は効率的におこなえて、より多くの学生が一度に参加できるはずです。

オンライン商談

まだまだオンラインでの商談は一般的ではありませんが、Web会議ツールの活用例の1つです。

オンライン商談のメリットとしては、移動時間や交通費、出張費が不要となり、コスト削減や業務効率化が期待できるという点です。

日程調整もしやすくなるので、商談の回数も増やすことができるでしょう。

Web会議ツールの選び方

リモートワーク Web会議

本章では、Web会議ツールの選び方について説明していきます。

音声・映像の品質

Web会議ツールを導入するうえでは、音声・映像の品質は最優先にチェックしたい項目です。

音声・映像の品質が悪いと音声や映像が頻繁に途切れたり、遅延したりしますので、会議の進行はスムーズとなりません。

たいていのWeb会議ツールでは無料プランや無料トライアル期間がありますので、導入する前に試しに使ってみましょう

操作のしやすさ

Web会議ツールは操作がしやすいツールを選んだほうがよいです。

リモートワークへの移行時は、全メンバーがパソコンに詳しいとは限りませんし、操作がしやすいWeb会議ツールならば、操作方法のレクチャーなどをする手間が省けます

操作性に関しても無料プランや無料トライアル期間などを利用してチェックしておくことをおすすめします。

セキュリティ

Web会議ツールは、個々のメンバーのパソコン・インターネット環境から利用するものなので、社内の重要データが情報漏えいすることのないようにセキュリティ対策が施されているかチェックしつつ、ツールを選ぶことが大事です。

機能の一例として、暗号化機能や入室セキュリティーコードの発行、IPアドレス指定など情報漏えいや不正アクセスを防止する機能があります。

無料プランと有料プランとでセキュリティ対策が異なるツールもあるので、プランごとに比較検討もしておきましょう。

リモートワーク向けおすすめWeb会議ツール

本章では、リモートワーク向けのおすすめWeb会議ツールを紹介していきます。

Zoom(ズーム)

Zoom(ズーム)

Zoomは、アメリカのZoom Video Communications社によって開発されたWeb会議ツールであり、国内で最もシェアの大きいツールの1つです。

無料版でも高画質・高音質、かつ画面共有もスムーズですし、、最大100人まで参加できるというメリットがあります。

通信が安定してて、データの通信容量が小さめであることも様々なリモートワーク環境に適応しやすくなってます。

ただし、無料プランだと1対1のミーティングなら時間は無制限ですが、3人以上のグループミーティングの利用では最大40分までとなっていることに注意が必要です(有料プランでは時間無制限)。

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が開発したWeb会議ツールで、ビデオ会議だけでなく、メッセージ機能や画面共有機能、スケジュール機能など豊富な機能を有しています。

マイクロソフトのアカウントでもログインが可能で、Office365との相性は抜群

WordやExcel、Outlookとの連携によってファイルの編集や日程調整などをシームレスにおこなえます。

Google Meet(グーグルミート)

Google Meet(グーグルミート)

Google Meetはグーグル社が提供しているWeb会議ツールであり、Googleアカウントがあれば無料ですぐに利用できます。

加えて、アプリのダウンロードは不要となっており、ブラウザから利用できるので、導入がしやすいツールと言えます。

無料版でも最大100名まで招待し、最長60分まで利用可能ですので(有料プランでは最大250人まで参加、最長300時間まで利用可能)、Web会議ツールにコストをかけたくない場合におすすめです。

Calling(コーリング)

Calling(コーリング)

Callingは、大手企業に数多くの導入実績を誇るWeb会議ツールです。

社内での会議やリモートワークだけでなく、オンライン商談にも活用できます。

画面・資料共有機能やホワイトボード機能、資料ダウンロード機能などオンライン商談に役立つ機能が豊富にあり、商談の相手はログインすることなくルームURLを受け取るだけで通話を開始することが可能です。

V-CUBE(ブイキューブ) ミーティング

V-CUBE(ブイキューブ) ミーティング

V-CUBEミーティングは、13年連続で国内シェアNo.1となっているWeb会議ツールです。

HDに対応した高画質や高い接続性、シンプルな操作性に定評があります

加えて、ASP/SaaS情報開示制度に認定されるほどのセキュリティ対策も大きな強み。

Office365との連携も可能となってますので、Outlookでスケジュール管理や日程調整をおこなっている職場に最適です。

まとめ

リモートワーク Web会議

リモートワーク中、コミュニケーションが不足しまうことに悩む方は多いと思います。

そんな中でもチーム内の結束を固め、情報を共有するためにWeb会議ツールで会議・打ち合わせをおこなうことの意義は大きいです。

Web会議ツールは会議以外の様々な用途にも利用できますし、労働生産性の向上やコスト削減にも貢献できます。

無料でも利用できるWeb会議ツールは多いですが、人数・時間制限や品質、操作性、機能などに差がありますので、比較検討し、試しに使ったうえでどのツールを導入するか決めるようにしましょう。

また、リモートワークにおいては、日程調整で必要とされる空き日程の確認や連絡等を効率化してくれるツールの活用もオススメです。

無料の日程調整自動化ツールのJicoo(ジクー)は電話やメールでの予定調整を効率化することができます。Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録することができます。

このようなツールの活用もこの機会にご検討してみてはいかがでしょうか。

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February 2021

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