「調整アポ」の使い方・導入方法を徹底解説

ビジネスシーンにおいて打ち合わせなどの日程調整は必要不可欠ですが、単純な作業ではありますが時間を取られることがあります。

スケジュール調整を進めるために、参加するメンバーの予定と空いているな会議室を確認し、その内容をメールにまとめる必要があるため、日程調整を面倒に感じている方も多いのではないでしょうか。また、先方から返信内容によっては、再調整する必要が出てくるかもしれません。

「調整アポ」はカレンダー連携や、ZoomなどのWeb会議ツールと連携することにより日程候補を自動提案をして確定することができる日程調整自動化ツールです。

「調整アポ」を使うことによって、カレンダーとメールの行ったり来たりがなくなり、ダブルブッキングや入力・送信ミスも防ぐことができます。

今回は、そんな便利すぎる「調整アポ」の使い方や評価をご紹介したいと思います。

日程調整を自動化する調整アポとは？

「調整アポ」は、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」を提供する株式会社RECEPTIONISTの日程調整ツールです。

調整アポについて

GoogleやOfiiceのカレンダーと連携して複数人のスケジュールや会議室の調整を自動化して、候補日などを自動化して提案できるサービスです。

メールなどで行う、打ち合わせなどの「日程調整」を自動化してくれるため、手間なスケジュール調整が、工数95%削除して10秒で完了することができます。

「RECEPTIONIST」シリーズとは、受付システム「RECEPTIONIST」、日程調整ツール「調整アポ」、スペース予約管理システム「予約ルーム図」からなる業務効率化をするためのクラウドサービスです。

「RECEPTIONIST」現在の導入企業数は5000社を超えています。

調整アポの主な機能

本章では、調整アポの特徴となっている主な機能を紹介します。

カレンダー連携による候補日の自動抽出

調整アポでは既にお使いのGoogleカレンダーやOfficeのカレンダーと連携することができます。スケジュール上に既にある予定などを考慮した上で、日程候補を提示することができます。また、予定の登録もリアルタイムにされるため調整のミスを防ぐことができます。

複数人の調整も自動ができる

同席する参加者を追加すれば予定が一覧で確認できるため、候補の確認が簡単にできるためカレンダーとメールの往復がなくなりますす。調整相手が登録を完了したら、参加者の予定をリアルタイムにおこなうためフォローも不要です。

予約している日時が近づいてきたら、自動送信のリマインドメールを設定できます。今まで手作業でおこなっていた作業を効率化することが可能なため、大事なアポでも安心することができます。

専用ページで調整相手の操作も簡単

調整相手は送られてきたメールのURLから専用ページを開いて都合の良い日時を選ぶだけで日程調整をすることができます。

調整相手側もメールでの確認などの作業を効率化することができるようになります。

調整アポのアカウント作成方法

まずRECEPTIONISTへアカウント登録をする流れをみていきましょう。

サイトへ行き、「まずは無料で試す」ボタンをクリックします。

登録するにあたって、「メールアドレス」と「パスワード」を設定していきます。

「RECEPTIONIST」から登録したメールアドレスに「登録のご案内」のメールが届きます。メールに沿って、登録を完了させたら管理画面にログインすることができます。

調整アポの利用方法

それではさっそく「調整アポ」を使っていきます。

まずはGoogleカレンダーと連携します。

「外部連携」の画面からGoogle Workspaceを接続します。

「接続」ボタンを選択するとこのような画面が表示されるので、「許可」ボタンを押しましょう。

この表示が出たら、Googleカレンダーの連携は完了です。

新規予約ページの作成

続いて日程調整をするための設定をおこないます。

ダッシュボードの右上にある「新規予約ページを作成」を選択します。

予約ページの作成画面が表示されます。「一般」設定ではページタイトルや、予約画面の説明文が記入できます。

また「会議」設定では、時間枠や、Web会議のプラットフォームや同席するメンバーを追加することが可能です。
※同席者は予めGoogleカレンダーを連携しておく必要があります。

「日時設定」では予約を受け付ける営業時間の設定や、バッファ時間の設定をすることができます。

予約ページの設定が完了をして内容が決まったら、先方へ送るURLを用意します。

固定のURLを送れば、調整相手が空いている候補を選択をすると日程調整が完了します。

複数人調整の予約ページを作成

調整アポでは2社間の調整だけではなく、3社以上が出席する日程調整をすることができます。

ここでは複数人調整URLの発行をします。

ダッシュボードに戻り、「複数人調整URL発行」を選択します。

この画面では、先方に選んでもらう候補日の選択範囲を指定します。

先方が候補日時を確定後に画面上に表示されるメッセージを確認し、問題がなければ「ゲスト複数人調整URLを発行」を押すと、URLが表示され完了です。

オリジナルの文面で作成したメールやSNSなどのチャットにそのURLをコピペして使うことができます。

以上のステップで調整者側の操作は終わり、あとは複数の調整相手の返事を確認して、その中から日時を確定します。

複数人調整で候補を選ぶ

ここからは調整相手側の操作方法を確認していきます。

調整相手側ではメールに記載されているURLを開くと、このような画面が表示されます。

シンプルな画面なので、すぐに希望の日時を確認することができます。この中で複数希望の日を選択することができます。

日程を選択すると確定画面に切り替わり、氏名や会社名等を記入し、「候補日を確定」を押すと操作完了です。

複数の調整相手から候補日の連絡がくるので、その中で最も都合の良い日程を選んで確定することができます。

調整アポ導入による効果とは

調整アポを使うことにより今までの日程調整にかかっていた工数を大きく削減することができます。

従来の調整方法は下記となります。

1. 候補部の抽出
2. 候補日のテキストを書き出す
3. メールとカレンダーの往復
4. WEB会議URL発行
5. リマインドメールの作成・送信

これが「調整アポ」を活用することによって、2工程に削減することができるようになります。

1. 候補日の抽出
2. URLの発行・送信

また、仮押さえをしていたり、スケジュールの再調整やダブルブッキングなども防ぐことができるので、調整アポにより業務効率化を進めることができます

調整アポの評価

良いポイント

・外部カレンダーとの連携がリアルタイムで行われるので、候補日を選択する際に何度もメール知カレンダーを往復する手間が省けます。

・一つのURLに複数名のカレンダーを集約し、予定が空いている人しか表示させないなど、フレキシブルな活用が可能です。

・電話がつながらないクライアントに対して、調整アポの日程URLからアポ獲得に繋がるケースがありました。以前であればおそらく取りこぼしていたであろうアポが取れている証拠だと思っています。またSalesforceに自動でアクティビティが登録されるのも便利です。

改善してほしいポイント

・スマホの機種にもよりますが、スマホ画面からだと候補日が一覧表示されず、横にスライドしないと確認できない仕様になっているところが不便なポイントです。

・Salesforce連携時に、アクティビティの件名が勝手に反映されることがあるので、そこは改善してほしいところです。

総合的な評価

・アポ1件の獲得につき、従来の工数の5分の１くらいに減った印象があります。また、メールでアポ獲得が可能になったことで、いままで取れていなかったようなアポも獲得になっています。

・お客様との日程調整の際、ミーティング設定の細かな業務が減ったことで、その分の時間を別の業務に充て、全社的に生産性が上がりました。

・調整アポ導入前は、1アポに対して約5分～10分程度の時間を要していましたが、この分節約をすることができました。

調整アポを活用する理由

生産性を上げるために

実際に導入している企業による、「調整アポ」の導入はお客様との日程調整工数を削減し、商談獲得率の向上にもつながるため、生産性向上が期待できるとのことです。

リモートワークで必要な場面が増えてくる

リモートワークの活用が進む中で、WEB会議ツールを活用したオンラインアポも増えてきます。WEB会議ツールと連携した「調整アポ」であれば、活躍する機会は必然と増えてくるでしょう。

まとめ

ここまで紹介してきたように調整アポは初心者でも設定をしやすく使い始めることができるツールです。

予約ページは調整する相手も使いやすく、日程調整のミスも防ぐことができます。

今回初めて利用するにあたって使用感を試したい場合は、14日間のお試し利用できる「無料トライアル」があるので、この機会に一度検討してみてはいかがでしょうか？