Outlookの迷惑メール設定方法｜自動振り分け・解除・ブロックの手順を解説

メールは仕事やプライベートで欠かせないコミュニケーションツールですが、迷惑メールに悩まされていませんか？迷惑メールは、単に邪魔なだけでなく、ウイルスや詐欺のリスクもあります。

そこで、この記事では、Outlookで迷惑メールを設定する方法をご紹介します。Outlookは、Microsoft社が提供するメールソフトで、迷惑メールのフィルター機能やブロック機能などが充実しています。現在、従来のデスクトップアプリ（Classic版）から「新しいOutlook（New Outlook）」への移行が進められていますが、企業向けの強制移行期間は2027年3月まで延期されました。これはユーザーからのフィードバックを受けて機能強化の猶予を設けた措置であり、この期間にオフライン環境での添付ファイル送信対応や、連絡先検索機能（People機能）の刷新などが進められ、実用性は着実に向上しています。

これらの設定を利用すれば、迷惑メールを効果的に減らすことができます。

また、迷惑メール以外の整理方法やおすすめのメール設定、さらに「自社から送るメールが迷惑メールにならないための対策」も紹介します。この記事を読んで、ストレスフリーなメール環境を実現しましょう！

迷惑メールの種類

まずは、迷惑メールの設定の前に、そもそも迷惑メールとはどのようなものなのかを知っておきましょう。

迷惑メールには、大きく分けて以下の3種類があります。

広告メール

商品やサービスの宣伝を送ってくるメールです。一度でも登録したサイトや購入したショップから送られる場合もありますが、無関係なところから送られる場合もあります。

特にこの無関係なところから送られる場合がやっかいで、必要もなければ興味もない情報をただ処理するだけの無駄な時間が発生してしまいます。

詐欺メール

当選や相続などを装って金銭を要求するメールです。詐欺と呼ばれるだけでなく、架空請求や恐喝なども含まれます。IPA（情報処理推進機構）の報告でも「ビジネスメール詐欺（BEC）」は組織向け脅威の第10位に位置づけられ、9年連続でトップ10入りしています。

以前は、詐欺メールには不自然な日本語や誤字脱字があったため、怪しさで見分けることが可能でした。しかし近年は、生成AIの発展により「言語の壁」がほぼ消失しています。過去のメールや漏洩データを学習し、文脈を完全模倣した「自然すぎて怪しさがない」文面が日常的に送られてきます。グローバル調査ではフィッシングメールの約83%、BECの約40%に生成AIが使われ、クリック率も手動作成より4.5倍高かったという報告もあります。実際、米国ではランサムウェア被害が減少した一方、フィッシング詐欺による被害額が前年比275%増（700億ドル超）となるなど、攻撃の主軸がメール詐欺へ移行しています。

また、日本国内の企業では「社長メール詐欺」と呼ばれる手口も急増しています。社長や同僚の表示名を偽装し、「至急対応が必要」と迫り、最終的に金銭の振り込みを要求するものです。送信元の表示名が社内の人物であっても、実際の差出人アドレスがフリーメールであるケースが多いため、文面の丁寧さに油断してはいけません。想定外の振込依頼は、絶対にメールの指示に従わず、電話や対面など別経路で本人に確認することが重要です。

ウイルスメール

添付ファイルやリンクを開くとウイルスに感染する危険性があるメールです。パソコンの不具合や個人情報の流出などの被害につながります。

こちらは迷惑メールの中でも特にリスクの高いものです。近年は添付ファイルだけでなく、本文内のリンク（URL）から不正なサイトへ誘導する手口が主流です。

さらに最近の脅威として、SharePointのファイル共有リンクなど正規のプラットフォームを悪用したり、メール経由で偽のMicrosoft TeamsやZoomのクライアントをダウンロードさせたりする高度な手口も確認されています。驚くべきことに、これら偽アプリには正規のデジタル署名（EV証明書）が付与されており、セキュリティ製品をすり抜けてしまうケースがあります。自分がリクエストしていない招待や通知は警戒し、送信元のドメインや署名を慎重に確認するなど、不用意にクリックしない習慣をつけることが大切です。

迷惑メール設定のメリット

これから紹介する迷惑メールの具体的な設定方法の情報を見る前に、その情報をそもそも見ることに意義があるのかを確認したいですよね。

ここでは迷惑メールを設定することの具体的なメリットを3つ紹介していきます。

時間が節約できる

ビジネスパーソンであればどれだけあっても困らないのが”時間”です。

迷惑メール設定をしっかりおこなうことで、見たいメールだけがしっかりと確認でき、見る必要のないメールは目に入ることもなくなるため、普段迷惑メールを処理している作業やストレスから解放されます。

また、それによって受信ボックスが明瞭になるため、重要なメールを見逃す心配もありません。

セキュリティの向上

個人事業主から大企業まで注意を払うべきなのがセキュリティ問題です。

ウイルスが入り込むことによって重要なデータや個人情報の流出が起こり、信用問題に発展してしまうリスクがあります。

また、ウイルスの中にはただパソコンの動作にエラーを起こすだけではなく、パソコンが再起不能になってしまうようなものもありますので、使っているパソコンを失うリスクも含んでいます。

そんなリスクだらけの迷惑メールから解放されることはかなり大きなメリットになります。

ストレスが軽減される

不要な対応の時間を取られる可能性があることはもちろん、先ほどの解説にあったようにリスクに常に接しているため、迷惑メールに対してストレスを感じます。

業務に集中をしていく環境を整えるためには、このようなひとつひとつのストレスも排除すべきと考えられています。

迷惑メールのストレスも排除できることはビジネスパーソンのあなたにとってとても大きなメリットになるはずです。

このように、迷惑メールを設定することで得られるメリットは計り知れないことがわかりました。

ここからは迷惑メールの設定の仕方を解説していきます。

Outlookでの迷惑メール設定方法

現在のWindows版Outlookには、従来のリボンメニューを使用する「Classic版」と、Web版に近いシンプルなUIを持つ「新しいOutlook（New Outlook）」が存在します。設定の導線が異なるため注意が必要ですが、ここでは主に新しいOutlookの画面構成をベースに解説します。

迷惑メールのフィルター機能

Outlookは、自動的に迷惑メールを判別して、迷惑メールフォルダに移動させる機能を持っています。この機能のレベルは、設定画面で変更できます。

レベルが高いほど厳しく判定しますが、必要なメールまで誤判定（False Positive）される可能性も高くなります。

逆に、レベルが低いほど寛容に判定しますが、迷惑メールが漏れる可能性も高くなります。

自分に届いているメールの内容や受信状況に合わせて適切なレベルを選び、重要な取引先は「信頼できる差出人」に登録する運用を併せ持つことが大切です。また、企業内では社外からのメールであることを可視化する「External（外部）」タグ機能を有効化することも有効です。これにより、社内の人間を装った外部からの詐欺メールに気付きやすくなります。

迷惑メールのブロック機能

Outlookは、特定の送信者やドメインからのメールをブロックする機能も持っています。

この機能は、迷惑メールフォルダに移動させるのではなく、そもそも特定の送信者から送られてくるメールを受信させないようにすることができます。

ただし、近年の攻撃者は毎回送信元アドレスを変えて送ってくることが多いため、個別のブロック設定だけでは不十分です。前述のフィルター設定などと併用して活用しましょう。

迷惑メールの通報機能

Outlookは、Microsoft社に迷惑メールを通報する機能も持っています。

通報することで、Microsoft社が迷惑メールの分析や対策を行うことができるため、フィルター機能の精度向上に繋がります。サイバー犯罪のプラットフォームがサービス化し、安価に大規模な攻撃が行われる現状において、ユーザーからの通報は犯罪インフラの摘発にも貢献します。

また、最近のOutlookではユーザー体験が強化されており、迷惑メール報告と「ワンクリック購読解除」が統合されつつあります。送信元が「List-Unsubscribe」ヘッダーを実装している場合、迷惑メールとして通報する際に、同時にメーリングリストの購読解除（Unsubscribe）を実行するオプションが表示されます。さらに、モバイル版（iOS/Android）のOutlookアプリでは、送信元の認証が確認できない場合に「未確認（Unverified）」というバナーが表示される機能や、安全なリンク・ファイルスキャン機能が追加されており、視覚的に危険なメールを判別しやすくなっています。なお、軽量版アプリ「Outlook Lite」は2026年5月で提供終了となり、今後はこれら高度なセキュリティ機能を持つ標準アプリへと一本化される予定です。

その他の整理方法

Outlookでは、迷惑メール以外にも、受信したメールを整理する方法があります。

先ほど紹介した迷惑メール設定だけでは対応しきれないものもありますので、それ以外でメールの整理ができる代表的な2つの方法を紹介します。

フォルダーの作成

Outlookは、自分で好きなフォルダーを作成して、受信したメールを分類することができます。

例えば、「仕事」「プライベート」「趣味」などのフォルダーを作って、関連するメールを移動させるという方法です。

なお、新しいOutlookでは、従来使われていたPSTファイル（ローカルのデータファイル）への移動やコピー、フォルダー管理などの機能拡充が進んでおり、当面はPSTファイルの利用サポートが継続される見通しです。しかし、長期的にはクラウド上でメールを一元管理する流れに変わりはないため、ローカル保存に依存せずオンラインアーカイブ等を活用する運用にシフトしておくことが有益です。また、フォルダーを細かく作りすぎて自動仕分けすると、モバイル版Outlookアプリの仕様上（受信トレイ直下のフォルダー以外は通知されない）、スマホに新着メールの通知が来ないケースがあるため注意が必要です。

ルールの作成

Outlookは、受信したメールに対して自動的に処理を行うルールを作成することができます。

例えば、「件名に特定のキーワードが含まれていたらフォルダーに移動する」「差出人が特定の人だったら削除する」「重要度が高かったら通知する」などのルールです。

この方法は、手動でおこなうよりも効率的に整理できるのが利点です。

ただし、Exchange Online環境ではルールの総容量が256KBまでというシステム上限があります。ルールを細かく作りすぎると「これ以上ルールを追加できない」「一部のメールが正常に振り分けられない」といったトラブルの原因になります。新Outlookへの移行も見据え、クライアント依存の複雑な仕分けからは脱却し、「差出人」や「件名キーワード」といった再現性の高いシンプルな条件に絞って設計することをおすすめします。

この2つの方法を組み合わせることで、自動的に対象のメールを好きなフォルダに移動することができるようになります。

例えば、広告メールではあるが、自分の知りたい情報を発信してくれるような送信者がいた場合は、その送信者から送られるメールだけが振り分けられるためのフォルダを作ってあげることで、受信ボックスに広告メールを滞在させないということができます。

おすすめメール設定

ここまで、迷惑メールとそれ以外の方法でメールを整理する方法を紹介してきました。

ここでは今まで紹介してきたメール設定を使って理想のメール環境を叶えるためのオススメメール設定を紹介します。

下記の設定をすることで”本当に重要なメールだけ”を受信ボックスに表示する環境をつくりあげることができ、その結果、メールの確認漏れや、迷惑メールの処理の時間から解放され、より有意義なことに時間を費やすことができます。

それでは具体的な設定方法を実際の画面のキャプチャも用いながらステップバイステップで紹介していきます。

迷惑メールに判定したくないアドレスやドメインの登録

まずは届いて欲しいメーリングリストのアドレスやドメインを登録しましょう

画面右上の歯車アイコンから設定画面を開く

「メール」＞「迷惑メール」設定へ

「受信許可のメーリングリスト」または「信用できる差出人とドメイン」の追加ボタンをクリック

入力欄にドメインまたはメールアドレスを入力

「保存」ボタンのクリック

迷惑メールのフィルター機能設定

設定画面を開いて迷惑メール設定へ

画面一番下のフィルターの設定の下側「信頼できる差出人とドメインのリストにない送信者からの添付ファイル、画像、リンクをブロックする」をチェック

「保存」ボタンのクリック

特定のメールのブロック

設定画面を開いて迷惑メール設定へ

「受信拒否送信者とドメイン」の追加ボタンを押す

ドメイン又はメールアドレスの入力

「保存」ボタンのクリック

読みたいメールをあらかじめ用意したフォルダに自動振り分けする

受信ボックスを右クリックしてサブフォルダを作成をクリック

受信ボックスの名前を入力

振分け設定をするために設定画面を開く

「ルール」をクリック

「新しいルールを追加」をクリック

①名前を入力

②条件の「差出人」にメールアドレスを入力

③アクションに「指定の場所に移動」を設定

④さきほど作ったフォルダを移動先に設定

「保存」ボタンのクリック

【送信者向け】自社メールが迷惑メール判定されないための対策

B2B SaaS企業の担当者など、顧客にメールを送る側にとっても迷惑メール設定の動向は重要です。世界的な迷惑メール対策の強化に伴い、MicrosoftやGoogleなどはスパムフィルタリングルールをさらに厳格化しています。

日本国内でも2024年以降急速に普及が進んでおり、SPF・DKIM・DMARCといった送信ドメイン認証が未設定や不十分な場合、内容にかかわらず配信拒否や迷惑メールフォルダに強制隔離される可能性が高まっています。また、Google等のガイドライン変更により、商用メールにおける「ワンクリック購読解除（List-Unsubscribeヘッダー）」の対応が必須化されました。Outlookでも、適切な購読解除オプションが含まれるメールは迷惑メールと判定されにくくなります。

自社のメルマガやシステム通知が顧客に届かなくなることによる業務機会損失を防ぐため、送信側でもDMARCの設定や送信評価の定期的なモニタリング、解除手段の明示といったルール遵守が不可欠です。

定期的な設定の見直しが大事

ここまでで実際に理想の受信ボックス環境を作るためにさまざまな方法を紹介してきました。

しかし、世の中の技術の進化と同じく、迷惑メールも進化しており、設定をくぐり抜けてくるメールも現れるでしょう。

それゆえ、迷惑メールの設定は定期的に見直しや更新をすることが大切です。

特に送られたくないメールのブロックの設定が多く発生します。自分がその送り主から送られてくる情報が不要になったりすることもあるからです。その際は先ほど紹介した手順で、送られてくる送信者からのメールをブロックするようにしましょう。

また、Outlookの迷惑メール報告機能は、ユーザーが迷惑メール報告や「迷惑メールではない」という報告を行うことで継続的に学習し、精度が向上します。定期的に迷惑メールフォルダを見直す習慣をつけ、万が一重要なメールが誤分類されていれば「迷惑メールではない」とマークすることで、将来的な誤判定の防止につながります。

さらに、メールマガジン等のサービスであるならば、メールマガジンの配信停止設定が送信メールの下部にある可能性も高いため、一度メールの最下部をチェックして配信停止（Unsubscribe）を行うこともオススメです。

ストレスフリーなメール受信を実現しよう！

Outlookは、迷惑メールを減らすだけでなく、受信したメールを整理したり送信するメールを設定したりすることもできる優れたメールソフトです。

しかし、それらの機能を有効に活用するためには、適切な設定や見直しが必要です。

この記事では、Outlookで迷惑メールを設定する方法や整理方法やおすすめの設定などを紹介しました。

これらの方法を実践すれば、ストレスフリーなメールの受信ボックスを実現できるでしょう。

ぜひこの記事を参考に、Outlookの設定を見直してみてください。