採用の日程調整を劇的に効率化！重要性と役立つ日程調整ツールをご紹介

企業における採用活動では、応募者の能力を見極めて採用を決定することばかりがクローズアップされますが、前段階の準備としてまず面接や面談のスケジュールを調整する必要があります。

そしてこの面接や面談のスケジュールの調整は、失敗すると採用活動全体に影響を及ぼす、非常に重要な業務です。

このため、近年では採用活動の業務効率化を目的として、日程調整ツールの導入や、その検討をはじめる企業が増加しています。

採用活動における日程調整の重要性

では、採用活動において日程調整はなぜ重要視されるのでしょうか。その要因をみていきます。

採用業務を効率化するため

通常採用活動における面接や面談では、通常応募者が複数名いるため、調整中の日程がわからなくなったり、その結果日常業務に手が回らないといった問題が起こります。

こうした問題は採用活動において往々にして起こりがちで、昨今のリモートワークの進展によってさらにコミュニケーションの取りにくさに拍車を欠けています。

また、急な予定変更が生じた場合などは、日程を一から組み直さなければならないこともあり、状況がさらに深刻化しかねません。

このため、こうした事態を回避するためにも、面接の日程調整をスムーズにすることで、採用業務を効率化しておく必要があります。

面接・面談の辞退を防ぐため

採用活動ではまず書類選考をおこない、面接や面談をおこなうのが一般的ですが、この期間が長い場合、応募者が他の企業に流れてしまう恐れがあります。これは通常応募者は、複数の企業に並行して応募しているケースがほとんどだからです。

このため、面接や面談までに期間が空くことは応募者の熱量を下げてしまうほか、スケジュールが決まらないことに応募者が苛立ちを感じ、面接や面談の辞退につながります。

こうした事態を避けるため必要なのが日程調整で、採用側からあらかじめ複数の面接日程を提示したり、さらにリマインドをおこない、求職活動で忙しい応募者が応募したことそのものを忘れないようにしなければなりません。

また、リマインドをおこなうことは応募者の入社意思の確認にも役立ちます。

採用活動における効率のよい日程調整のポイント

日程調整は重要である一方でスピード感が求められることから、多くの時間を割くことができないのも事実です。このためポイントを押さえて効率用よく進める必要があります。

連絡の回数を減らす工夫をする

採用活動における応募者への連絡では確実でありながらできるだけやり取りの回数を減らすのがポイントです。

このため、漠然と面接や面談のスケジュールを調整して双方の都合が悪く再度調整をおこなうといったことがないよう、あらかじめ候補日時を複数提示し応募者に選んでもらうなどといった方法で、日程調整をスムーズにする工夫をするとよいでしょう。

こうすることで連絡の回数を減らすことができるだけでなく、応募者に煩わしさを覚えさせたり、効率の悪い組織だという印象を与えることもなくなります。

人材紹介会社などに日程調整を依頼する

社内採用活動に割けるリソースが不足しているのなら日程調整を人材紹介会社に依頼するという方法もあります。候補者が複数いる場合でも、ノウハウを持ち、サービスとして提供している人材紹介会社であればスムーズな日程調整が実現可能です。

日程調整ツールを導入する

より円滑な日程調整をおこなうのであれば、便利な日程調整ツールを活用するのがとても効果的です。（効率化した事例はこちら）

この場合、日程調整に活用できるツールとしては、日程調整ツールがあります。採用活動に適した日程調整ツールを導入すれば、面接にかかる工数を減らしたり空いた時間を他の業務に充てることも可能です。

採用活動に役立つ日程調整ツールとは

日程調整を効率化する日程調整ツールはさまざまな準備やコミュニケーションの際に発生する作業を自動化するツールです。

日程調整ツールを利用すれば採用担当者の予定確認はもちろん、面接可能時間や所要時間、応募者に対する予定の確認や通知を自動送信することができ、会議室の空き状況、求職者の選考状況なども容易に把握できます。

また、決定した面接予定は自動でGoogleカレンダーをはじめとしたカレンダーツールに追加することも可能です。

採用活動における日程調整ツール活用のメリット

採用活動において日程調整ツール活用することによるメリットはシンプルです。導入することで作業とコミュニケーションに要する時間を大幅に削減できます。

では、これによりどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。

応募者へ個別に連絡する必要がない

日程調整ツールの多くは面接・面談の候補日を複数ピックアップし応募者に案内メールを送信します。また、面接・面談にかかわる詳細な説明はWebページのURLを記載するので内容を個別に説明する必要がありません。

さらに日程に変更が発生した場合にも一斉に案内できるので個別連絡は不要です。

複数の応募者と日程調整が可能

日程調整ツールでは応募者を一覧表にまとめ、案内を送信します。一方、応募者は案内に記載されている出欠や参加可能日時を選択するだけで日程調整が完了します。

また参加人数に変更があっても一覧からメンバーの削除または追加をするだけで再度日程を組み直すことができるため、面接・面談の予定を柔軟かつスピーディに調整することが可能です。

さらに日程調整ツールによっては希望者の多い日時が自動で表示される機能を搭載しているものもあります。

マルチデバイスに対応

日程調整ツールはデバイスを問わずに利用でき、Web上で一連の作業が完了するものが少なくありません。特に利用頻度の高いスマートフォンではiOSとAndroidどちらにも対応しているツールがほとんどです。

採用活動に役立つ日程調整ツールの選び方

では、日程調整ツールの導入を検討する場合、多くのツールから何を基準に選べばよいのでしょうか。そこで、導入時の選定の基準もみておきましょう。

予約受付型か候補提案型か

現在リリースされている日程調整ツールの多くは予約受付型と候補提案型に分類できます。このうち予約受付型は応募者に空いてる日時を提示し、予約を受付するものです。

一方、候補提案型はあらかじめいくつか特定の候補日を応募者に提示します。基本的に日程調整ツールは予約受付型が主流となっていますが、面接や面談の日程を限定して採用活動を進めるのであれば、候補提案型が選択肢となります。

操作が簡単か

どんなツールにもいえることですが、操作が難しいと運用に支障をきたします。これは日程調整ツールにもいえることで、使いこなせてこそ、業務の効率化が実現します。

UIはわかりやすいか

日程調整ツールは応募者にURLを送付して日程を選んでもらいます。しかし、その際に操作方法がわからないと円滑なコミュニケーションを阻害します。このため日程調整ツールを導入する際には、応募者側のUIもきちんと確認しておかなければなりません。

おすすめの日程調整ツール

実際の日程調整ツールの導入では、数多くのツールの中から自社の運用に適したツールを選定しなければなりません。そこでおすすめの日程調整ツールをいくつかご紹介します。これらはいずれも現在企業の採用活動の現場で活用されているツールです。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は日程調整をはじめカレンダー共有、タスク管理、Web会議が1つのアプリでつながる日程調整ツールです。

従来手間のかかっていた応募者との日程調整も自動化することができ、URLを送信するだけで完了します。これにより採用活動における不必要な時間を削減することができます。

waaq Link

waaq Linkは利用社数1,000社を突破している実績を持つ日程調整ツールです。

採用活動ではプログラミング不要でATS（採用管理ツール）などとの連携し、業務を効率化できます。機能が豊富なため、中小企業・ベンチャーのほかエンタープライズからも幅広く支持されています。

調整アポ

シンプルな機能とUI・UXの使いやすさ、連携できるツールの豊富さが支持されている日程調整ツールです。

採用活動では、応募者と採用担当者の日程調整を自動化し、URLを共有するだけで完了できます。また、低価格で導入しやすいのも特徴です。

TimeRex

GoogleやMicrosoft365のアカウントで利用でき、URLの送付のみで日程調整が完了する手軽さが人気の日程調整ツールです。

面接や面談にあたっては、日程調整完了と同時に候補者のデータをATSと連携することができ、データの記載漏れリスクを排除することともに採用進捗管理を効率化することができます。

詳しい解説はこちら

Skett

Skettは採用業務に関するオペレーションを簡単かつ自動的し、採用担当が本来すべき業務に時間を割けるよう支援する日程調整ツールです。

面接や面談の日程調整はGoogleカレンダーと連携し応募者に自動で通知することができます。また、エージェント経由での日程調整も自動化されていることから、エージェントサービスを利用している企業にとっては使い勝手のよいサービスです。

採用活動における日程調整を円滑化して業務の効率化を図ろう

多くの企業でリモートワークが進展し各種業務がオンライン化される昨今、採用活動もWebを介しておこなわれるケースがますます増加すると考えられます。

また、採用する側として企業が強みを持っていたのはすでに過去のものとなりつつあります。要因はいうまでもなく人手不足の深刻化であり、売り手が強みを持つ中で採用を成功させたいのであればより求職者目線で採用活動を進めなければなりません。

そこで企業としてはまず、採用活動における日程調整を円滑化して業務の効率化する必要があります。日程調整ツールの導入は、そのひとつの有効な手段といえるでしょう。