【簡単設定】Googleフォームで自動返信メールを設定する方法｜回答者・自分への通知手順

Googleフォームで回答のお礼や受付完了通知を自動で送れれば、手作業の返信時間を減らし、送信漏れも防げます。

ただし、Googleフォームの標準機能で送れるのは、厳密には自由に文面を作れる自動返信メールではなく、回答者に送る回答のコピーです。件名・本文・差出人名・返信先を業務に合わせて細かく調整したい場合や、回答内容によって通知先を変えたい場合は、Google Workspace MarketplaceのアドオンまたはGoogle Apps Script（GAS）を使う必要があります。

また、Googleフォームではメールアドレスの収集方法として、Googleアカウントで確認されたメールアドレスを使う方法と、回答者が入力したメールアドレスを使う方法があります。社内向けなら標準機能で十分なことも多い一方、社外向け受付では誤入力・未達・差出人管理がボトルネックになりやすいため、アドオンやGASも含めて設計するのがおすすめです。

本記事では、Googleフォームで自動返信または回答通知を実現する4つの方法を、実務での使い分けと注意点を含めて解説します。

自動返信の方法は4つ 使い方に合わせて選ぼう

Googleフォームの回答に対して、自動返信または通知を行う主な方法は次の4つです。

• Googleフォームの標準機能で、Googleアカウントで確認されたメールアドレス宛に回答コピーを送信する
• Googleフォームの標準機能で、回答者が入力したメールアドレス宛に回答コピーを送信する
• Googleフォームのアドオンで、件名・本文を編集した自動返信やチーム通知を送信する
• GAS（Google Apps Script）で、独自の自動返信処理を作成する

方法によって、難易度、送れる内容、向いている用途が異なります。

標準機能でできることは、主にメールアドレスの収集、回答のコピーの送信、回答受付のオン・オフ、確認メッセージの表示です。件名や本文の自由編集、回答内容に応じた条件分岐、複数部署への通知、SlackやGoogle Chatなどの外部連携は標準機能だけでは対応できません。

簡易な控えメールで十分なら標準機能、顧客向けの受付完了メールやB2Bの通知フローを作りたいならアドオンまたはGAS、という基準で選ぶとよいでしょう。

方法1：Googleフォームの標準機能で「回答コピー」を送信する方法（Googleアカウント前提）

会社や学校など、回答者がGoogleアカウントにログインして回答する運用であれば、Googleアカウントで確認されたメールアドレス宛に回答コピーを送る方法が使いやすいです。英語UIや関連ヘルプでは、Collect verified emailsに相当する考え方です。

この設定では、回答者はGoogleアカウントへのログインが必要になります。そのため、社内フォーム、学校内フォーム、会員制サービスのログイン前提フォームなどに向いています。一方、取引先や一般消費者など、Googleアカウントでのログインを求めにくい相手には、後述する回答者入力のメールアドレスを使う方法を検討してください。

既存フォームを利用する場合も、公開範囲、回答者の制限、メールアドレス収集方法、回答コピー送信の設定を改めて確認しましょう。

フォームを作成します。次に、［設定］タブを開きます。

［回答］欄を開きます。

［メールアドレスを収集する］で、Googleアカウントで確認されたメールアドレスを収集する設定を選びます。画面表示では、確認済みメールアドレス、Verified email addresses、Collect verified emailsなどの表記で案内される場合があります。UI文言は変わることがあるため、ログイン中のGoogleアカウントのメールアドレスを収集する設定、と理解しておくとよいでしょう。

この方法では、回答時にログインしているGoogleアカウントのメールアドレスが収集されます。手入力より誤入力リスクを下げやすい点がメリットです。

次に、［回答のコピーを回答者に送信］を設定します。選択肢は主に次の3つです。

• オフ：回答コピーを送信しない
• リクエストされた場合：回答者が希望した場合のみ回答コピーを送信する
• 常に表示：すべての回答者に回答コピーを送信する

受付完了の控えを必ず送る運用なら［常に表示］、回答者に選ばせたい場合は［リクエストされた場合］を選びます。これで標準機能による回答コピー送信の設定は完了です。

設定後は、必ずテスト回答を行いましょう。

Googleフォーム右上の目のアイコン［プレビュー］をクリックします。

［リクエストされた場合］を選んでいると、回答者側に回答コピーを送信するかどうかを選ぶチェック項目が表示されます。チェックをオンにすると回答コピーが送信され、オフにすると送信されません。

［常に表示］を選んでいる場合は、回答のコピーが送信される旨のメッセージが表示され、すべての回答に対して自動的に回答コピーが送信されます。

方法2：Googleフォームの標準機能で入力されたメールアドレス宛に「回答コピー」を送信する方法

取引先、見込み顧客、一般消費者など、回答者にGoogleアカウントでのログインを求めないフォームでは、回答者が入力したメールアドレス宛に回答コピーを送る方法を使います。英語UIや関連ヘルプではResponder inputに相当する考え方です。

この方法は外部向けフォームで使いやすい一方、メールアドレスは回答者の手入力に依存します。形式が正しく見えても、別人のアドレスや存在しないアドレスが入力される可能性があります。受付完了メールが重要なフォームでは、誤入力を前提にした設計が必要です。

フォームを作成し、［設定］タブを開きます。

［メールアドレスを収集する］で、［回答者からの入力］を選びます。

この設定にすると、メールアドレスを入力する質問がフォームに追加されます。回答者が入力したメールアドレス宛に回答コピーを送るため、問い合わせフォーム、資料請求フォーム、イベント申込フォームなどで利用しやすい方法です。

ただし、形式チェックだけで誤入力を完全に防ぐことはできません。重要な受付メールを送る場合は、次のような対策を検討しましょう。

• メールアドレスの再入力欄を設ける
• 入力例を表示する
• スマートフォンで入力しやすい質問文にする
• 回答送信後の画面に、メールが届かない場合の問い合わせ先を表示する
• 必要に応じて、別経路での確認や本人確認を行う

特に、申込完了メールが届かないと業務に支障が出るフォームでは、標準機能だけでなくアドオンやGASによる受付番号発行、管理者通知、再送対応も含めて設計すると安心です。

次に、［回答のコピーを回答者に送信］を選択します。選択肢は次の3つです。

• オフ：回答コピーを送信しない
• リクエストされた場合：回答者が希望した場合のみ回答コピーを送信する
• 常に表示：すべての回答者に回答コピーを送信する

選択したら設定完了です。フォームを公開する前に、実際に外部メールアドレスを入力して届くかテストしてください。

Googleフォーム右上の目のアイコン［プレビュー］をクリックします。

［リクエストされた場合］の設定では、フォームの最後に回答コピーを受け取るかどうかを選ぶ項目が表示されます。［常に表示］を選ぶと、回答コピーが指定したメールアドレスに送信される旨のメッセージが表示され、すべての回答者に送信されます。

なお、回答送信後に画面に表示される確認メッセージ、回答の編集リンク、結果の概要表示は、メールで届く回答コピーとは別の設定です。送信後の画面文言を変更したい場合は、［設定］内のプレゼンテーション関連の項目から確認メッセージを編集してください。

Googleフォームで設定した回答コピー送信を停止するときは

回答コピーの送信を停止したいフォームを開き、［設定］から［回答］を開きます。［回答のコピーを回答者に送信］を［オフ］にすれば、回答者へのコピー送信を停止できます。

定員・期間で受付を終了する場合の注意点

セミナー申込、採用応募、キャンペーン、先着順の受付フォームでは、回答コピーの送信だけでなく、受付終了時の見せ方まで設計しておくことが重要です。Googleフォームでは、回答の受付をオフにすることでフォームを停止できます。また、停止時に表示するメッセージも編集できます。

実務では、単に受付を止めるだけでは不十分です。受付停止時のメッセージには、次の内容を入れておくと親切です。

• 受付が終了したこと
• 受付締切の日付・時刻
• 次回開催や次回募集予定の有無
• 代替手段や問い合わせ先

先着順や人気イベントでは、誰が受付状況を監視するのか、何時から何時まで確認するのか、定員到達時に誰が受付を止めるのかも決めておきましょう。標準機能ではフォーム受付の停止と停止メッセージの表示はできますが、回答数や在庫数を判定して即時に自動停止するようなロジックは基本的に別実装が必要です。必要に応じて、アドオン、GAS、外部の予約・受付システムを利用してください。

Googleフォーム標準機能で送信されるメールの例

Googleフォームの標準機能で送られるメールは、フォーム回答内容のコピーです。フォーム作成者が用意したお礼文や営業案内文を自由に差し込めるメールではありません。

また、標準機能では差出人名、件名、本文、返信先を自社の運用に合わせて自由に変更することはできません。社内稟議や申込完了通知のように、正式な受付完了メールとして文面を作り込みたい場合は、標準の回答コピーとは別に、アドオンまたはGASで通知メールを送る設計にしましょう。

コラム：自動返信メールが迷惑メールに入ってしまうときは？

メールの到達性は、Googleフォーム標準機能の回答コピーと、アドオンやGASによる独自送信で考え方が異なります。

標準機能の回答コピーはGoogle側の送信基盤を利用するため、独自ドメインから送るメールに比べると、送信ドメイン認証を自分で設定する必要は基本的にありません。一方で、差出人や本文を自由に変更できないという制約があります。

アドオンやGASで会社ドメイン、担当者のGmail、Google Workspaceアカウントなどから送信する場合は、送信ドメイン認証や送信基盤の制約を確認する必要があります。特にB2B向けの受付完了メールでは、SPF、DKIM、DMARCなどの設定が不十分だと、迷惑メール判定、受信拒否、なりすまし警告につながることがあります。

本番公開前には、Gmail、Outlook、スマートフォンのメールアプリなど、実際の受信環境に近い条件で必ずテスト送信しましょう。会社ドメインで送る場合は、情報システム部門やセキュリティ担当者と連携して、DMARC運用や送信上限も確認しておくと安全です。

方法3：拡張機能（アドオン）を使って自動返信する方法

Googleフォームの標準機能は簡単ですが、送れるのは回答コピーに限られます。件名にフォーム名や会社名を入れたい、本文にお礼文や次の案内を入れたい、回答内容によって担当部署を分けたい、チームメンバーにも通知したいといった場合は、Google Workspace Marketplaceのアドオンを使うのが実務的です。

Google Workspace Marketplaceでは、Form Notifications、Email Notifications for Google Forms、Form Notify、Smart Form Notificationsなど、フォーム通知系のアドオンが継続的に更新されています。近年のアドオンは、単なる自動返信だけでなく、回答者向け通知、フォーム所有者・編集者向け通知、条件付き通知、しきい値通知、過去回答への通知、PDF生成や文書生成との連携などに対応するものもあります。

アドオンを選ぶときは、機能だけでなく次の点も確認しましょう。

• 無料枠の範囲と有料プランの条件
• 1日のメール送信上限
• 回答者向け通知とチーム通知を分けられるか
• 条件分岐やしきい値通知の有無
• HTMLテンプレートの編集可否
• 添付ファイルやPDF生成への対応
• Webhookやチャット通知への対応
• 権限要求とプライバシーポリシー
• 最終更新日とサポート状況

ここでは代表例として、Email Notifications for Google Formsを使った手順を紹介します。Marketplace上の料金表示や利用できる機能は変更されることがあるため、導入前に必ず最新の掲載内容とヘルプを確認してください。

①Googleフォームの拡張機能「Email Notifications for Google Forms」をインストール

Email Notifications for Google Formsにアクセスし、［インストール］をクリックします。

インストールの準備画面が表示されます。内容を確認し、問題がなければ［続行］をクリックします。

アドオンをインストールするGoogleアカウントを選択します。Googleフォームを管理しているアカウントと同じアカウントを選ぶと管理しやすくなります。

アドオンに付与する権限が表示されます。フォーム回答やメール送信に関わる権限を許可することになるため、社内利用の場合は必要に応じて管理者や情報システム部門にも確認してください。問題がなければ［許可］をクリックします。

インストールが完了したら［完了］をクリックします。

②Googleフォームに「Email Notifications for Google Forms」を適用する

自動返信を設定したいGoogleフォームを開きます。

画面右上のパズルのピースアイコン［アドオン］をクリックし、インストールした［Email Notifications for Google Forms］を選択します。

通知設定を開始します。［Enable Notifications］をクリックします。

通知設定画面が表示されたら、利用するタイムゾーンを選びます。日本で使う場合は、GMT +09:00 Tokyoを選択し、［UPDATE］をクリックします。

③送信ルールを設定する

フォームに戻り、再度［アドオン］から［Email Notifications for Google Forms］を開きます。

［Create Email Notification］をクリックします。

設定画面が表示されます。フォームの用途に合わせて、送信ルールを作成します。

1. Rule Name：自動返信ルール名を入力します。
2. Email Address(es) to Notify：管理者やチームに通知したいメールアドレスを入力します。複数指定できる場合はカンマ区切りで入力します。
3. Sender’s Email：送信元として使うメールアドレスを設定します。
4. Sender’s Name：送信者名を設定します。会社名、サービス名、イベント名など、受信者が認識しやすい名称にします。
5. Reply-to Address：回答者がメールに返信した場合の返信先を設定します。

添付ファイルを送りたい場合は、対応する項目で設定します。ただし、添付ファイルは容量、セキュリティ、送信上限に影響するため、本番運用前に必ずテストしてください。

メール本文の作成方法を選びます。HTMLに慣れていない場合は、ビジュアルエディタを選ぶと作成しやすいです。

メール作成画面では、件名と本文を入力します。件名には、会社名、フォーム名、イベント名、受付完了などを入れると分かりやすくなります。

本文では、フォーム回答の内容を差し込めます。例えば、氏名の質問を差し込んで、回答者名に合わせた文面にできます。初期値に含まれることがある{{All Answers}}は、すべての回答内容を出力するための差し込み項目です。不要な回答項目まで送らないよう、顧客向けメールでは本文内容を確認しましょう。

入力が完了したら［Save］をクリックします。

④フォーム項目の差し込みや条件付き通知を設定する

［Add Form Field］などの項目を使うと、フォームの回答内容をメール本文や件名に差し込めます。B2B用途では、会社名、氏名、問い合わせ種別、希望日時などを差し込むと、受付メールとして自然な内容になります。

条件付き通知を使えるアドオンでは、回答内容によって通知先や送信内容を変えられます。例えば、問い合わせ種別が営業相談なら営業チームへ、サポート依頼ならCSチームへ、採用応募なら人事へ通知する、といった運用が可能です。イベント申込では受付完了メールとチーム通知を同時に送る、問い合わせフォームでは顧客返信と担当部署通知を分ける、採用応募では受付番号を発行して応募者と採用担当へ通知する、といった使い方もできます。

回答者本人に自動返信メールを送る場合は、回答者への送信を有効にします。

送信先として、フォーム内のメールアドレス質問を選ぶか、Googleフォーム側で収集したメールアドレスを使うかを設定します。回答者入力のメールアドレスを使う場合は、方法2と同じく誤入力対策が必要です。

PDF添付やアドオン名の非表示などは、有料プランでのみ利用できる場合があります。必要な設定が完了したら［SAVE RULE］で保存します。

⑤テストする

Googleフォームを開き、目のアイコン［プレビュー］をクリックします。

フォームに回答し、［送信］します。

回答者のメールアドレスに設定したメールが届けば成功です。あわせて、管理者通知、チーム通知、チャット通知、Webhook連携なども動作確認しましょう。特に顧客向けメールでは、件名、差出人名、本文の表示崩れ、迷惑メール判定、スマートフォンでの見え方を確認してください。

「Email Notifications for Google Forms」の自動返信を停止するときは

自動送信を停止したいGoogleフォームを開き、［アドオン］から［Email Notifications for Google Forms］を開きます。

［Forms Troubleshooting］をクリックします。

通知を停止する項目で［DISABLE］をクリックします。アドオンによって停止方法は異なるため、実際の画面やヘルプも確認してください。

方法4：GAS（Google Apps Script）を使って自動返信する方法

外部アドオンを使わず、独自の件名・本文・条件分岐で自動返信したい場合は、GAS（Google Apps Script）を使います。GASを使うと、フォーム送信をきっかけにメールを送る、回答内容によって本文を変える、管理者にも通知する、スプレッドシートの値を使って処理する、といったカスタマイズができます。

Apps Scriptでは、フォーム送信時の処理にインストール型トリガー（installable trigger）を使います。また、フォーム側でメールアドレス収集を有効にしている場合は、FormResponseのgetRespondentEmail()で回答者のメールアドレスを取得できます。スプレッドシート連携のe.namedValuesを使う方法もありますが、どちらの場合もメール収集設定とフォーム項目名の管理が重要です。

一方で、GASは保守が必要です。フォームの質問名を変更するとスクリプトが動かなくなる場合があります。また、GoogleアカウントやGoogle Workspaceの送信上限、権限、トリガー、エラー通知、送信ドメイン認証にも注意が必要です。会社ドメインから顧客向けに送る場合は、SPF、DKIM、DMARCなどを確認し、本番前に必ずテストしてください。

1. Googleフォームのメールアドレス収集を設定する

Googleフォームを完成させてから作業を進めます。フォームが完成したら、［設定］タブを開き、［メールアドレスを収集する］を設定します。

社内向けでGoogleアカウント前提なら、Googleアカウントで確認されたメールアドレスを収集します。外部向けでログインを求めない場合は、回答者からの入力を選びます。GASでは、このメールアドレスを送信先として使います。

2. 回答集計用のスプレッドシートを作成する

［回答］タブをクリックし、［スプレッドシートにリンク］をクリックします。

［新しいスプレッドシートを作成］を選び、スプレッドシートのタイトルを入力して［作成］をクリックします。

3. 回答集計用スプレッドシートでApps Scriptを開く

回答集計用スプレッドシートを開き、［拡張機能］から［Apps Script］をクリックします。

4. プロジェクトを設定する

プロジェクト名を設定します。［無題のプロジェクト］をクリックします。

プロジェクト名を入力し、［名前を変更］をクリックします。

必要に応じてスクリプトファイルを作成し、分かりやすいファイル名を付けます。

5. スクリプトを記述する

次のサンプルは、スプレッドシートに連携したフォームで、フォーム送信時に回答者へ受付メールを送る例です。フォームの質問名は実際のフォームに合わせて変更してください。

function ReplyEmail(e) { const email = e.namedValues['メールアドレス'][0]; const name = e.namedValues['お名前'][0]; const firstChoice = e.namedValues['希望の面談日を選択してください。第1希望'][0]; const secondChoice = e.namedValues['希望の面談日を選択してください。第2希望'][0]; const comment = e.namedValues['面談で聞きたいことがあれば記入してください'][0]; const subject = '面談希望日を受け付けました'; const body = `${name} 様  面談希望日の回答ありがとうございました。 以下の内容で受け付けました。  第1希望：${firstChoice} 第2希望：${secondChoice} コメント：${comment}  正式な面談日時は、担当者よりあらためてご連絡します。`; MailApp.sendEmail({ to: email, subject: subject, body: body }); }

質問名が少しでも異なると値を取得できない場合があります。スクリプトを作成した後にフォームの質問文を変更した場合は、GAS側の項目名も見直してください。フォーム本体の送信イベントを扱う実装では、メール収集を有効にしたうえでgetRespondentEmail()を使う方法もあります。

6. トリガーを設定する

スクリプトをフォーム送信時に動かすため、インストール型トリガーを設定します。左側の時計アイコン［トリガー］をクリックします。

［＋トリガーを追加］をクリックします。

主に次の項目を設定します。

• 実行する関数を選択：作成した関数名を選択
• イベントの種類を選択：フォーム送信時を選択
• エラー通知設定：今すぐ通知を受け取る、または運用に合う通知頻度を選択

設定できたら［保存］をクリックします。

Googleアカウントを選択します。

権限確認の画面が表示されます。自分で作成したスクリプトであっても、初回は警告が表示されることがあります。内容を確認し、［詳細］をクリックします。

作成したスクリプトのページに移動します。

アクセス許可の内容を確認し、問題がなければ［許可］をクリックします。

トリガーが設定できました。

7. テストする

Googleフォームを開き、［プレビュー］をクリックします。実際にフォームへ回答し、［送信］します。

設定したメールが届けば成功です。届かない場合は、メールアドレスの取得項目名、メール収集設定、トリガー設定、実行ログ、送信上限、迷惑メールフォルダを確認してください。GASは一度作って終わりではなく、フォーム変更時の動作確認、エラー通知の確認、担当者交代時の引き継ぎも必要です。

GASの自動返信を停止するときは

GASによる自動返信を停止するときは、トリガーを削除します。スプレッドシートからApps Scriptを開き、［トリガー］を表示します。停止したいトリガーの右側にあるメニューから［トリガーを削除］を選べば、自動送信を停止できます。

まとめ：Googleフォームの自動返信は要件に合わせて選ぼう

Googleフォームで自動返信や回答通知を行う方法を紹介しました。

社内アンケートや学校内フォームのようにGoogleアカウントで回答者を確認できる場合は、標準機能で確認済みメールアドレス宛に回答コピーを送る方法が簡単です。外部向けフォームでは、回答者が入力したメールアドレス宛に送る方法が使いやすい一方、誤入力対策が欠かせません。確認済みメールの収集はログイン前提、回答者入力メールは誤入力前提で考えましょう。

標準機能は便利ですが、できることは回答コピーの送信が中心です。受付完了メールを自動返信として厳密に作り込みたい場合、Googleフォームの標準機能だけでは不十分です。件名や本文を編集したい、差出人名や返信先を管理したい、問い合わせ種別ごとに担当者へ通知したい、しきい値通知や外部連携を使いたい場合は、アドオンやGASを選びましょう。

フォーム送信後に何も反応がないと、回答者は本当に受付されたのか不安になります。回答者向けの返信、管理者向けの通知、受付終了時の案内、迷惑メール対策まで含めて設計することで、Googleフォームをより実務に強い受付・問い合わせ基盤として活用できます。