Outlook 予定表グループでチーム運営を円滑にするアイディア3選 設定方法を解説

チームを円滑に運営するためには、必要なコミュニケーションは残し、必要のないコミュニケーションをカットする必要があります。チャットツールや社内ポータルサイトの導入に加え、「予定を共有」することも効果的な手段の1つです。国際的なビジネスシーンでも、予定表はただの日時情報ではなく、目的やコンテキストを共有するプラットフォームとして活用される傾向が強まっています。

一方で、日本企業ではOutlook予定表の共有設定に起因するトラブルが多く、ユーザーの約65%が共有や権限設定の問題を一度は経験しており、使いこなせている企業は半数未満という調査結果もあります。設定ミスや同期遅延による「ダブルブッキング」や突然の空き時間消失を防ぎ、正確な共有設定を徹底することが重要です。

特に国内では、「スケジューラーはGaroonなどのグループウェア、Web会議はTeams/Outlook」といった二重管理が課題になりがちでした。しかし近年は連携強化が進んでおり、2024年の同期ツールの新バージョンではリアルタイム双方向同期が実現しています。さらに、2026年春頃（5月前後）に正式リリース予定のサイボウズ「連携コネクタ」（現在プレリリース版提供中）を活用すれば、ノーコードでGaroon/kintoneとOutlook予定表の双方向同期が可能になります。重複入力や手動転記を防ぎ、予定表を一カ所で管理することは業務効率化の鍵となります。

また、2026年7月1日からはMicrosoft 365の商用プラン価格が全世界で改定され、日本でもBusiness Basicで約+16.7%、Enterprise E3で約+7.7%の値上げが予定されています。この価格改定はCopilot（生成AI）連携やセキュリティ強化による価値向上が理由とされており、今後はこれら新機能をフル活用してツールの投資対効果（ROI）を高める姿勢が求められます。

この記事では、Outlookを使った予定の共有・調整方法を3つ紹介します。Microsoftは当初、新しいOutlookへの企業向け移行を2026年4月に予定していましたが、品質改善と機能追加のため2027年3月まで期限を延長しました。そのため、この記事ではパソコンにインストールされている「従来のデスクトップ版（Classic Outlook）」と、ブラウザで使う「Web版」および最新の「新しいOutlook（New Outlook for Windows）」それぞれでの設定方法を解説します。

1. 各々の予定表をグループ化し、まとめて表示する方法
2. メンバーの予定表を並べて表示して空き時間を調べ会議に招待する方法
3. 1つのカレンダーをメンバーで共有する方法

①Outlook「予定表グループ」機能でメンバーの予定を把握

Outlook予定表の共有機能を使うと、自分のカレンダーにメンバーの予定表を表示できます。

この共有した予定表をグループ化して、まとめて表示・非表示を切り替えできるようにするのが「予定表グループ」です。

予定表グループのメリット

• メンバーの予定をまとめて確認できる
• ワンクリックでメンバーの予定表を表示／非表示切り替えができる

おススメの使い方

• 在席などの問い合わせ対応をすることが多い方が、同じ部署のメンバーをグループ登録する
• マネージャーの方が、スケジュールの状態によって仕事を振り分ける業務に使用する
• ハイブリッドワーク環境下において、Outlook on the webの「勤務時間と場所の設定」機能や予定表の詳細メモを活用し、メンバー各自に「勤務場所（オフィス/リモート）」を明示してもらうことで、「今日出社してる？」といった不要な確認コミュニケーションを減らし、対面会議の要否を迅速に判断する

「予定表グループ」の設定方法

先にグループに入れるメンバーに予定表の共有を依頼しましょう。

予定表が共有できたら、「予定表グループ」を作成します。

［個人用の予定］の上で右クリックします。
［新しい予定表グループ］をクリックしてください。

予定表グループ名を入力して、［Enterキー］を押します。

次に、グループにメンバーを入れましょう。

メンバーのカレンダー名をクリックした状態でグループ名の上まで持っていき、グループ名の上でクリックを離します（ドラッグ＆ドロップします）。

グループ名の直下にメンバーの名前が入りました。
他のメンバーも同じようにします。

予定表をメンバーごとに分けて表示するには、メンバー名の左側にある［→］をクリックすると表示を変更できます。

1つにまとめて表示したい場合は、［←］をクリックしましょう。

「予定表グループ」メンバーを追加・削除する

追加メンバーに予定を共有してもらいます。

共有依頼メールが届いたら、［承諾］をして自分の予定表に表示させましょう。

個人用の予定表に表示されたメンバー名をクリックした状態でグループ名の上まで持っていき、グループ名の上でクリックを離します（ドラッグ＆ドロップします）。

メンバーの予定表を削除する場合は、削除するメンバー名を右クリックします。

［予定表の削除］をクリックしてください。

Web版および新しいOutlookで「予定表グループ」を設定する方法

Web版や新しいOutlookも操作はほぼ同じです。
［個人の予定表］の上にマウスポインタを置きます。
［…］が表示されますので、クリックしましょう。

［新しい予定グループ］をクリックします。

予定表グループ名を入力して、［Enterキー］で確定します。

メンバーをグループに追加するには、メンバー名をドラッグ＆ドロップして予定表グループ名に入れましょう。

なお、新しいOutlookおよびグローバル版では、組織のレポートラインに基づいて同僚のカレンダーを自動表示する新機能「Teammate Calendars」が2026年3月以降に順次展開されています。この機能が実装されれば、ユーザーが手動で予定表グループを作成しなくても、上司・直属の部下・ピアの予定が自動で一覧表示されるようになります。コラボレーション効率が上がる一方で、急に予定が見えるようになる心理的負担やプライバシー懸念の声もあるため、チーム内で「予定の件名は伏せる」「空き時間のみ表示する」などの公開ルールを事前に話し合っておくと安心です。

②Outlook「グループスケジュール」等でメンバーの空き時間を把握する

2027年3月まで企業での利用が可能な「従来のデスクトップ版（Classic Outlook）」の予定表には、「日・週・月」以外に「グループスケジュール」という表示方法があります。

グループスケジュール表示をすると、予定表を縦に並べてスケジュールの比較をすることができます。

予定を横並びにするメリット

• すべての予定表の予定の有無を表示し、ひと目で空き時間が確認できる
• 表示画面（またはスケジュールアシスタント画面）から直接会議依頼メールを送信できる

おススメの使い方

• 会議参加者の予定を並べて表示して、会議の日程候補をピックアップする
• 会議参加者の空き時間を確認し、重複のない時間帯で会議依頼メールを送信する

従来のデスクトップ版で「グループスケジュール」を表示する方法

表示したい予定表にチェックを入れます。グループスケジュール表示してからでも変更できます。

次に、リボンメニューから［グループスケジュール］をクリックします。

表示が切り替わりました。

カレンダーの［＞］をクリックすると次月を表示します。
別の週を表示するには、カレンダーの日付をクリックします。

グループスケジュールは1週間分の予定を表示します。
右にスクロールすると先の予定が確認できます。

次の日の予定を確認する場合は、カレンダー左上にある［＞］をクリックしましょう。

グループスケジュール表示では、稼働時間外を表示しません。
稼働時間はオプションで変更できます。

［ファイル］を開きます。

［オプション］をクリックします。

［予定表］をクリックしましょう。

稼働時間の項目を変更し、［OK］をクリックします。

「グループスケジュール」にメンバーを追加・削除する

予定表のチェックをオフにすると、非表示になります。
表示追加する場合は、チェックをオンにしましょう。

「グループスケジュール」から会議依頼メールを送る

会議を入れたい日時をクリックして青くします。
［Shiftキー］を押しながらクリックすると、複数選択できます。

［新しい会議］をクリックし、［全員と会議］をクリックします。

メール作成画面が起動します。

次の項目が自動でセットされます。

• ［必須］に予定表に表示されていたメンバーのメールアドレス
• 予定表で選択した日時

タイトル、参加者などを追加編集して、送信します。

グローバルなビジネスシーンでは「アジェンダ（議題）のない会議招集はNG」という認識が強まっており、2025年の調査では「必要性の低い会議招待を辞退する」と答えた人が73%に上るなど、優先度の精査が求められています。Microsoft 365 Copilotライセンスがある場合、Outlookでの会議作成時にCopilotが会議タイトルや関連するメール・チャット履歴をもとに、アジェンダ案を自動生成してくれます。さらに海外のSaaS業界では、AIが各人の負荷やタイムゾーンを考慮して「誰といつ会うべきか」を提案・自動調整し、チーム全体の時間を最適化（Time Orchestration）する動きも広がっています。こうした機能を活用し、参加者全員が目的を把握した上でミーティングに臨める環境を作ることで、会議の質が大きく向上します。

カレンダーに予定が追加されました。

Web版および新しいOutlookでメンバーの空き時間を比較する方法

従来のデスクトップ版にあった「グループスケジュール」という機能は、Web版および新しいOutlook（New Outlook）には存在しません。

しかし、代わりに予定表の「分割ビュー（Split View）」や、会議作成画面の「スケジューリング アシスタント（Scheduling Assistant）」機能を使用することで、同様にメンバーの予定を横並びで確認・調整することが可能です。

スケジューリングアシスタント画面では、参加者全員の空き時間を統合して表示するバーが備わっており、重複のない時間帯を容易に見つけられます。さらに画面内に「送信」ボタンも配置されているため、画面を移動することなくスムーズに会議設定が完了します。今後は「Teammate Calendars」機能の自動表示と組み合わせて、これらの代替機能を活用する習慣をつけることをお勧めします。

③メンバー全員で1つの予定表を共有

１つの予定表を複数のメンバーで編集・閲覧する方法を紹介します。

共有予定表のメリット

• チームメンバーであれば誰でも編集でき、他のメンバーにリアルタイムで共有できる
• 編集を許可するメンバー、閲覧のみのメンバーを分けて運用できるため、情報漏洩や権限トラブルを未然に防ぎやすい
• 「空き時間のみ表示」などプライバシーに配慮した運用ルールを定めることで、セキュアに情報共有ができる

おススメの使い方

• マネージャーが共有予定表を作成し、部下とカレンダーを共有して運用する
• 会社カレンダーを作成し、社員で共有。社内のスケジュールを各部署で更新する（例：総務は健康診断の日程、経理は年末調整の日程を入れるなど）

「共有予定表」を作成する手順

［予定表の追加］を開き、［新しい空白の予定表を作成］をクリックします。

［名前］に予定表の名前を入力します。
次に、［フォルダーを作成する場所］で［予定表］をクリックして［OK］します。

先ほど作成した予定表の名前を右クリックしてください。
メニューの中から［共有アクセス許可］をクリックします。

プロパティのアクセス権タブが開きました。
［追加］をクリックします。

メンバーの連絡先をダブルクリックすると追加できます。
続けて他のメンバーをダブルクリックして追加していきましょう。

グループ連絡先は選択できません。

登録できたら、［OK］をクリックします。

アクセス許可レベルを変更しましょう。
共同編集者にしたいメンバーをクリックして選択します。
アクセス権の［編集可能］にチェックを入れます。

すべて変更が完了したら、［OK］をクリックして閉じます。

Web版および新しいOutlookで「共有予定表」を作成する方法

インターネットブラウザ（Edge、Chromeなど）でOutlookを開きます。

［予定表を追加］をクリックします。

［空白の予定表を作成する］をクリックします。

• 予定表の名前…予定表の名前を入力
• 色…予定表の色を選択（表示されていない色にする場合は［カスタマイズ］をクリック）
• チャーム…予定のタイトルの前にデフォルト表示するチャームを選択
• リストに追加…どの予定表の直下に作成するか選択

すべて入力できたら、［保存］をクリックします。

先ほど作成した予定表名にマウスを乗せ、［…］マークが表示されたらクリックします。

［共有とアクセス許可］をクリックしてください。

共有メンバーを登録しましょう。
検索枠にメンバーの名前やメールアドレスの一部を入力します。
表示された共有メンバーをクリックして選択します。

アクセス許可レベルを選択したら、［共有］をクリックします。

共有ができました。
続けて他のメンバーも先ほどと同じように追加していきます。

設定が完了したら、右上の［×］マークをクリックして閉じましょう。

チームでOutlook予定表を運営して業務もコミュニケーションも円滑に

Outlookを使った予定表の共有方法を3つ紹介しました。

①メンバーの予定表をグループ化する方法
まとめて予定が確認できるので、問い合わせ対応をされている方、メンバーのスケジュールを把握しておく必要のあるマネージャーの方におすすめの方法です。今後は新しいOutlookの「Teammate Calendars」機能により、手動でのグループ化すら不要になっていく見込みです。

②メンバーの予定を横並びにして比較し、会議の招待メールを送る方法
チームメンバーの空き時間を探すのに最適な方法です。新しいOutlookへの完全移行猶予（2027年3月まで）の間は従来の「グループスケジュール」も重宝しますが、今後は「スケジューリング アシスタント」や「分割ビュー」を使いこなすことが求められます。AIを活用して「議題なき会議」をなくし、会議の質を高めましょう。

③1つのカレンダーを共有する方法
複数のメンバーで編集、閲覧できるため、社内の共有カレンダーとして利用したり、現場などパソコンに入力する時間がない方の予定を事務メンバーが代理入力したりできます。誰がどこまで閲覧・編集できるか明確なルールを定めることで、情報漏洩を防ぎ安全に運用できます。

さらに2026年以降は、Copilot Chatが予定表を理解して情報整理を行う機能や、サイボウズなど他社グループウェアとのシームレスな同期連携、AIがスケジューリングの負荷を最適化する機能が拡充されます。予定表を単なる日時の記録ではなく、コンテキスト共有のプラットフォームとして賢く運用し、チームの業務効率とコミュニケーションを最適化していきましょう。