Outlook 予定表グループでチーム運営を円滑にするアイディア3選 設定方法を解説

チームを円滑に運営するためには、必要なコミュニケーションは残し、必要のないコミュニケーションをカットする必要があります。チャットツールや社内ポータルサイトの導入に加え、「予定を共有」することも効果的な手段の1つです。国際的なビジネスシーンでも、予定表はただの日時情報ではなく、会議の目的や事前資料、アジェンダといった業務のコンテキストを共有するプラットフォームとして活用される傾向が強まっています。

一方で、共有予定表の扱いに不慣れだと、予定が「見えてはいけない人に見える」「ダブルブッキングが発生する」といった業務支障が起こりがちです。設定ミスや同期遅延によるトラブルを防ぎ、組織内の公開範囲ルール（「空き時間のみ表示」「件名は非公開」等）を明確に定め、共有先ごとの適切な閲覧権限設定を徹底することが重要です。

特に国内では、「スケジューラーはGaroonなどのグループウェア、会議招集はTeams/Outlook」といった二重管理が課題になりがちでした。しかし最近は連携が容易になってきており、Outlookと社内システムのリアルタイム同期を可能にするソリューションも登場しています。例えばサイボウズが提供する新オプション「連携コネクタ」（2026年5月時点ではβ版提供中）を活用すれば、ノーコードでGaroonやkintoneで登録した予定をOutlook予定表にも自動作成し、Teamsに通知するといった連携が可能になります。重複入力や手動転記を防ぎ、予定表を一元管理することは業務効率化の鍵となります。

また、2026年7月からはMicrosoft 365の商用プラン価格が全世界で改定され、Business Basicプランで月額6ドルから7ドル（約16.7%増）、エンタープライズ向けのE3で39ドル（約8.3%増）へ引き上げられる予定です。日本でも価格改定が行われますが、これはAIやセキュリティ強化など近年追加された新機能の価値向上が理由とされています。今後はCopilotなどの新機能を使い倒し、ツールの投資対効果（ROI）を高める姿勢が求められます。

この記事では、Outlookを使った予定の共有・調整方法を3つ紹介します。Microsoftは「新しいOutlook for Windows」への企業向け強制移行（旧Outlookのオプトアウト開始）を2027年3月に延期し、現在「従来のデスクトップ版（Classic Outlook）」のサポートは少なくとも2029年まで継続予定となっています。そのため、この記事ではパソコンにインストールされている従来のデスクトップ版と、ブラウザで使う「Web版」および最新の「新しいOutlook（New Outlook for Windows）」それぞれでの設定方法を解説します。

1. 各々の予定表をグループ化し、まとめて表示する方法
2. メンバーの予定表を並べて表示して空き時間を調べ会議に招待する方法
3. 1つのカレンダーをメンバーで共有する方法

①Outlook「予定表グループ」機能でメンバーの予定を把握

Outlook予定表の共有機能を使うと、自分のカレンダーにメンバーの予定表を表示できます。

この共有した予定表をグループ化して、まとめて表示・非表示を切り替えできるようにするのが「予定表グループ」です。

予定表グループのメリット

• メンバーの予定をまとめて確認できる
• ワンクリックでメンバーの予定表を表示／非表示切り替えができる

おススメの使い方

• 在席などの問い合わせ対応をすることが多い方が、同じ部署のメンバーをグループ登録する
• マネージャーの方が、スケジュールの状態によって仕事を振り分ける業務に使用する
• ハイブリッドワーク環境下において、Outlook on the webや新しいOutlookの「勤務場所（オフィス/在宅）」や曜日別の勤務時間帯設定機能を活用し、予定表上でメンバー各自の勤務場所を明示してもらうことで、「今日出社してる？」といった不要な確認コミュニケーションを減らし、対面会議の要否を迅速に判断する

「予定表グループ」の設定方法

先にグループに入れるメンバーに予定表の共有を依頼しましょう。

予定表が共有できたら、「予定表グループ」を作成します。

［個人用の予定］の上で右クリックします。
［新しい予定表グループ］をクリックしてください。

予定表グループ名を入力して、［Enterキー］を押します。

次に、グループにメンバーを入れましょう。

メンバーのカレンダー名をクリックした状態でグループ名の上まで持っていき、グループ名の上でクリックを離します（ドラッグ＆ドロップします）。

グループ名の直下にメンバーの名前が入りました。
他のメンバーも同じようにします。

予定表をメンバーごとに分けて表示するには、メンバー名の左側にある［→］をクリックすると表示を変更できます。

1つにまとめて表示したい場合は、［←］をクリックしましょう。

「予定表グループ」メンバーを追加・削除する

追加メンバーに予定を共有してもらいます。

共有依頼メールが届いたら、［承諾］をして自分の予定表に表示させましょう。

個人用の予定表に表示されたメンバー名をクリックした状態でグループ名の上まで持っていき、グループ名の上でクリックを離します（ドラッグ＆ドロップします）。

メンバーの予定表を削除する場合は、削除するメンバー名を右クリックします。

［予定表の削除］をクリックしてください。

Web版および新しいOutlookで「予定表グループ」を設定する方法

Web版や新しいOutlookも操作はほぼ同じです。
［個人の予定表］の上にマウスポインタを置きます。
［…］が表示されますので、クリックしましょう。

［新しい予定グループ］をクリックします。

予定表グループ名を入力して、［Enterキー］で確定します。

メンバーをグループに追加するには、メンバー名をドラッグ＆ドロップして予定表グループ名に入れましょう。

なお、2026年5月末以降、新しいOutlookと従来Outlook間の切替時に、自分がアクセス権を持つ共有予定表が自動表示される「自動マッピングされた予定表 (Automapped Calendars)」機能の展開が順次始まります。これにより、上司やチームの共有予定表等があらかじめ一覧に表示されるため、手動で予定表を追加する手間や見落としが減ります。一方で、突然他人の予定が見えるようになることへの心理的抵抗も指摘されているため、チーム内で事前に「空き状況だけ共有する」「件名は非公開にする」といったルール調整が推奨されています。

②Outlook「グループスケジュール」等でメンバーの空き時間を把握する

少なくとも2029年まで企業でのサポートが継続予定の「従来のデスクトップ版（Classic Outlook）」の予定表には、「日・週・月」以外に「グループスケジュール」という表示方法があります。

グループスケジュール表示をすると、予定表を縦に並べてスケジュールの比較をすることができます。

予定を横並びにするメリット

• すべての予定表の予定の有無を表示し、ひと目で空き時間が確認できる
• 表示画面（またはスケジュールアシスタント画面）から直接会議依頼メールを送信できる

おススメの使い方

• 会議参加者の予定を並べて表示して、会議の日程候補をピックアップする
• 会議参加者の空き時間を確認し、重複のない時間帯で会議依頼メールを送信する

従来のデスクトップ版で「グループスケジュール」を表示する方法

表示したい予定表にチェックを入れます。グループスケジュール表示してからでも変更できます。

次に、リボンメニューから［グループスケジュール］をクリックします。

表示が切り替わりました。

カレンダーの［＞］をクリックすると次月を表示します。
別の週を表示するには、カレンダーの日付をクリックします。

グループスケジュールは1週間分の予定を表示します。
右にスクロールすると先の予定が確認できます。

次の日の予定を確認する場合は、カレンダー左上にある［＞］をクリックしましょう。

グループスケジュール表示では、稼働時間外を表示しません。
稼働時間はオプションで変更できます。

［ファイル］を開きます。

［オプション］をクリックします。

［予定表］をクリックしましょう。

稼働時間の項目を変更し、［OK］をクリックします。

「グループスケジュール」にメンバーを追加・削除する

予定表のチェックをオフにすると、非表示になります。
表示追加する場合は、チェックをオンにしましょう。

「グループスケジュール」から会議依頼メールを送る

会議を入れたい日時をクリックして青くします。
［Shiftキー］を押しながらクリックすると、複数選択できます。

［新しい会議］をクリックし、［全員と会議］をクリックします。

メール作成画面が起動します。

次の項目が自動でセットされます。

• ［必須］に予定表に表示されていたメンバーのメールアドレス
• 予定表で選択した日時

タイトル、参加者などを追加編集して、送信します。

最近では「Microsoft 365 Copilot」エンタープライズライセンスを導入し、AIを活用して会議調整を自動化するケースも増えています。例えば、重要度の低い定例会議をより優先度の高い会議とバッティングした際に自動で別の時間にリスケジュールしたり、メールの文脈を解析して代わりに会議を自動設定したりする機能が登場しています。ただし、提案精度は完璧ではないため、最終的にはスケジュールアシスタント画面で人間がダブルチェックすることが推奨されています。

また、新しいOutlookやWeb版では、「スケジュール投票 (Scheduling Poll)」という新機能が利用可能です。これは複数の候補日時を提示し、参加者の希望を投票で収集して全員の都合がつく日時を自動確定する機能（旧FindTimeの後継）です。社外とのミーティングや部署横断の集まりなど、柔軟な調整が求められる場面で大いに役立ち、メールの往復を大幅に削減できます。

カレンダーに予定が追加されました。

Web版および新しいOutlookでメンバーの空き時間を比較する方法

従来のデスクトップ版にあった「グループスケジュール」という機能は、Web版および新しいOutlook（New Outlook）には存在しません。

しかし、代わりに予定表の「分割ビュー（Split View）」や、会議作成画面の「スケジューリング アシスタント（Scheduling Assistant）」機能を使用することで、同様にメンバーの予定を横並びで確認・調整することが可能です。

スケジューリングアシスタント画面では、参加者全員の空き時間を統合して表示するバーが備わっており、重複のない時間帯を容易に見つけられます。さらに画面内に「送信」ボタンも配置されているため、画面を移動することなくスムーズに会議設定が完了します。今後は「自動マッピングされた予定表」の表示機能や「スケジュール投票」と組み合わせて、これらの代替機能を活用する習慣をつけることをお勧めします。

③メンバー全員で1つの予定表を共有

１つの予定表を複数のメンバーで編集・閲覧する方法を紹介します。

共有予定表のメリット

• チームメンバーであれば誰でも編集でき、他のメンバーにリアルタイムで共有できる
• 編集を許可するメンバー、閲覧のみのメンバーを分けて運用できるため、情報漏洩や権限トラブルを未然に防ぎやすい
• 「空き時間のみ表示」などプライバシーに配慮した運用ルールを定めることで、セキュアに情報共有ができる

おススメの使い方

• マネージャーが共有予定表を作成し、部下とカレンダーを共有して運用する
• 休暇予定や締切日などチーム共有事項をひとつの予定表（Microsoft 365グループの予定表など）で管理し、情報伝達漏れを防ぎつつ、同僚同士で休暇中の人に依頼メールを送ってしまうミスを防ぐ
• 会社や部署のカレンダーを作成し、予定表アイテム内にオンライン会議のリンクだけでなく事前資料やアジェンダを添付・記載し、「業務のコンテキスト共有プラットフォーム」として活用する

「共有予定表」を作成する手順

［予定表の追加］を開き、［新しい空白の予定表を作成］をクリックします。

［名前］に予定表の名前を入力します。
次に、［フォルダーを作成する場所］で［予定表］をクリックして［OK］します。

先ほど作成した予定表の名前を右クリックしてください。
メニューの中から［共有アクセス許可］をクリックします。

プロパティのアクセス権タブが開きました。
［追加］をクリックします。

メンバーの連絡先をダブルクリックすると追加できます。
続けて他のメンバーをダブルクリックして追加していきましょう。

グループ連絡先は選択できません。

登録できたら、［OK］をクリックします。

アクセス許可レベルを変更しましょう。
共同編集者にしたいメンバーをクリックして選択します。
アクセス権の［編集可能］にチェックを入れます。

すべて変更が完了したら、［OK］をクリックして閉じます。

Web版および新しいOutlookで「共有予定表」を作成する方法

インターネットブラウザ（Edge、Chromeなど）でOutlookを開きます。

［予定表を追加］をクリックします。

［空白の予定表を作成する］をクリックします。

• 予定表の名前…予定表の名前を入力
• 色…予定表の色を選択（表示されていない色にする場合は［カスタマイズ］をクリック）
• チャーム…予定のタイトルの前にデフォルト表示するチャームを選択
• リストに追加…どの予定表の直下に作成するか選択

すべて入力できたら、［保存］をクリックします。

先ほど作成した予定表名にマウスを乗せ、［…］マークが表示されたらクリックします。

［共有とアクセス許可］をクリックしてください。

共有メンバーを登録しましょう。
検索枠にメンバーの名前やメールアドレスの一部を入力します。
表示された共有メンバーをクリックして選択します。

アクセス許可レベルを選択したら、［共有］をクリックします。

共有ができました。
続けて他のメンバーも先ほどと同じように追加していきます。

設定が完了したら、右上の［×］マークをクリックして閉じましょう。

チームでOutlook予定表を運営して業務もコミュニケーションも円滑に

Outlookを使った予定表の共有方法を3つ紹介しました。

①メンバーの予定表をグループ化する方法
まとめて予定が確認できるので、問い合わせ対応をされている方、メンバーのスケジュールを把握しておく必要のあるマネージャーの方におすすめの方法です。今後は共有予定表が自動表示される「自動マッピングされた予定表 (Automapped Calendars)」機能により、より見落としが減っていく見込みです。

②メンバーの予定を横並びにして比較し、会議の招待メールを送る方法
チームメンバーの空き時間を探すのに最適な方法です。従来版のサポート期間（少なくとも2029年まで予定）の間は「グループスケジュール」も重宝しますが、今後は「スケジューリング アシスタント」や「スケジュール投票 (Scheduling Poll)」、さらにCopilotによるAI自動化などを使いこなすことが求められます。

③1つのカレンダーを共有する方法
複数のメンバーで編集、閲覧できるため、社内の共有カレンダーとして利用したり、現場などパソコンに入力する時間がない方の予定を事務メンバーが代理入力したりできます。誰がどこまで閲覧・編集できるか明確なルールを定めることで、情報漏洩や予定消失を防ぎ安全に運用できます。

今後は、サイボウズ「連携コネクタ」等による他社グループウェアとのシームレスな双方向連携や、Microsoft 365 Copilotによるスケジューリングの効率化がいっそう進みます。予定表を単なる日時の登録帳ではなく、事前の資料やチームの勤務状況まで含めた「コミュニケーション基盤」へと進化させ、業務効率化を図っていきましょう。