【Teams】メンションの使い方を徹底解説｜個人・チャネル・全員宛の通知方法とマナー

リモートワークが日常生活に浸透しつつある社会情勢、ビジネスチャットでのやり取りは当たり前になってきています。

Microsoft Teamsは多くの企業に導入されており、日常の業務で利用している人は多いと思います。

Teamsをはじめ、ビジネスチャットの「メンション機能」は日々、頻繁に利用されている機能ですが、皆さんはこの機能を有効活用できていますか？

本記事では、Teamsのメンション機能の使い方や活用ポイントを解説していきます。

Teamsメンション機能を使用する意義

メンションは、受信者にメッセージを送付した際に、通知されることでメッセージに気づいてもらいやすくする機能です。

複数のチームに所属していたり、1つのグループに所属メンバーが多い場合は、受信するメッセージが多くなりメッセージを見逃す可能性が増えてきます。

メッセージ受信の認知や過去のメッセージを検索する際にもメンション機能は有効活用できますので、正しいメンションの使い方をマスターしましょう。

一方で、メンションの多用による「通知疲れ（Notification Fatigue）」にも注意が必要です。例えば1対1の個人チャットでは、メッセージを送信するだけで相手に通知されるため、緊急時を除きメンションは原則不要とするのが近年のベストプラクティスとされています。目的や状況に合わせて適切に使い分けることが重要です。

Teamsメンション機能の基本操作

メンションをしたいユーザー名やグループ名の直前に「＠マーク」をつけて投稿することメールやアプリ上に通知を送ることができます。

1つのチャットメッセージ内にメンションを複数付けることができるため、例えばユーザー個人宛のメンションとチーム宛のメンションを混ぜ込む、ということも可能です。

Teamsメンションの通知設定

メンションの通知設定を変更することができます。

ページ右上アイコンをクリックし、表示されるメニューより、「設定」をクリックします。

設定メニューから「通知」をクリックします。

「メンション」の項目から、「個人メンション」「チャネルのメンション」「チームのメンション」とそれぞれで通知方法を選択をすることができます。

通知方法は「バナー」「バナーとメール」「フィードのみ」「オフ」の4種類あります。

「フィードのみ」「オフ」のみにしてしまうと、通知されることが少なくなりますので、メンションする意味がなくなってしまいます。

また、メンション通知が埋もれるのを防ぐために、アクティビティフィードのフィルター機能を活用するのもおすすめです。フィード画面の上部からフィルターアイコンをクリックし、「@メンション」や「タグメンション」で絞り込むことで、自分宛てのメンションやタグ付きメンションのみを一覧表示でき、重要な連絡の見逃し防止に役立ちます。

メンションの通知が消えない場合

メンション通知を確認したけど最新情報が既読にならない場合、最新情報をもう一度開いて確認すると通知が既読になることがあります。

それでも治らない場合は一度アプリケーションを再起動させてみましょう。

メンション候補が出ない場合

「@」を入力してもメンションの候補が出てこない場合、メンションを送りたいユーザー名もしくはメールアドレスを「@」に続けて直接入力してみましょう。

それでも候補に出てこない場合は、チームのメンバーではなく、メンションの対象ではない可能性があります。

メンションされなくても通知を受け取りたい場合

受信側としてメンションがなくても通知を受け取れる方法があります。

チャネルの右側に表示されている「・・・」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「チャネルの通知」をクリックして設定することができます。

重要な情報が多くやりとりされる場合は、通知設定をしておくことで自分宛のメンションがない場合でも、情報を取り逃がさないのでおすすめです。

Teamsメンション機能の使い方

メンションで相手に通知を送る方法には、主に個人宛、チーム・チャネル宛、タグ宛、そしてチャット全員宛の複数種類があります。

個人メンション

「＠マーク」と入力することで、メンションをしたい人のサジェストが表示されますので、メンションする人の表示名をクリックすることで、メンションすることができます。

「＠メンバー名」でもメンション可能です。

チャネルメンション

「@channel」と入力すると候補としてチャネル名が表示されるのでクリックします。

図のようにすべての文字を入力しなくても途中でサジェストしてくれます。直接「@チャネル名」と入力してもOKです。

チャネルメンションをすることで、チャネル内のメンバー全員に通知を送付することができます。

注意点としては、チャネルを非表示にしている人やチャネルの通知設定をオフにしている人には通知されません。

チームメンション

「@team」と入力するとチーム名がサジェストされますのでクリックします。直接「@チーム名」と入力してもメンション可能です。

チームメンションをすることで、チームに所属するメンバー全員に通知を送付することができます。

タグメンション

タグとはチームメンバーを独自にグループ分けできる機能です。

例えば役職や所属部署などの属性で自由をメンバーでタグ付けしておくと便利です。

個人メンションと同様「@タグ名」と入力するとメンションできます。

タグの作成・管理権限は、以前はデフォルトで「チームの所有者のみ」でしたが、2023年後半のアップデートにより、現在は明示的な設定がない限りデフォルトで「チームの所有者とメンバー」が作成・管理できるよう仕様変更されています。

メンバーによるタグ作成を制限して所有者のみに変更したい場合は、チームの管理ページから「設定」タブを選択し、「タグ」のセクションにある「タグの管理者」を「チームの所有者」に変更します。

チャット全員宛のメンション（@everyone）

グループチャットにおいては、「@everyone」と入力することで、チャット内の参加者全員に一斉に通知を送ることができます。

小規模なチャットで1人ずつ名前を列挙する手間を省ける便利な機能です。ただし、通知が参加者全員に飛ぶため多用すると通知過多になりかねません。重要な連絡事項など、必要な場面に絞って利用するとよいでしょう。

チーム・チャネルメンションを有効化

メンションができない場合、チームチャネルとチャネルメンションの設定は管理者が使用の拒否設定をしている可能性があります。

デフォルト設定では、ユーザーが使用できるように設定されていますが、管理者はチームメンション・チャネルメンションの使用を拒否することができます。一度管理者に問い合わせてみることが先決でしょう。

Teamsメンションする際の礼儀・マナー

組織の文化やルールに影響を受ける部分が多いかと思いますが、本記事では特に暗黙の了解になっている以下2つの状況下においてのメンションの礼儀・マナーについて解説していきます。

メンションに「さん」付けは必要？

メンションすると相手のフルネームが表示されます。そのままだと、相手を呼び捨てにしているように見えてしまいます。

技術的には敬称は不要ですが、日本社会において上司や先輩を呼び捨てにするのはどうしても抵抗があるという人もいると思います。Microsoftの公式情報でも「もし敬称を付けたければ、メンションした名前のあとに『さん』や『部長』などの敬称を直接打ち込んで印象を和らげてもよい」といった柔軟な運用が推奨されています。

周囲の方がどうしているかを見て、敬称を付けるかどうか考えるのも手段の1つです。

退勤・休暇中社員へのメンション

こちらも迷うケースかと思いますが、緊急性のあるメッセージ以外は、予約投稿を活用して相手の就業時間内に送信するのがベストです。

現在、国際的にも勤務時間外の連絡を控える「つながらない権利（ライト・トゥ・ディスコネクト）」の考え方が広まっており、国内でも社内ルールで深夜や休暇中のメンションを禁止する企業が増えています。Teamsでは、Vivaインサイトの機能により、就業時間外にメッセージを入力し始めると自動で「送信のスケジュール（予約送信）」を提案してくれる仕組みも導入されています。

メッセージの受信側を配慮し、お互いがストレスフリーでメンション機能を活用したいものですね。

Teamsメンション機能の効率的な活用ポイント

ここまで、Teamsのメンション機能について、基本操作からメンションの使い方のいろはを解説してきました。

ここからはさらにTeamsでのコミュニケーションがより円滑かつ効率化できるメンションの活用ノウハウを解説していきます。

重要度に応じたメンションの使い分け　

メンションの重要度に応じてメンションを使い分けをすることで、コミュニケーションをより効率化することができます。

重要度高：個人メンション・タグメンション

特定の人物や、同じ複数のメンバーにメンションを頻繁に送付する場合など。

重要度中：チームメンション・チャネルメンション・全員宛メンション（@everyone）

チームやチャネルメンバー共通のお知らせなどを送付する場合など。

重要度小：メンションなし

1対1のチャットや、急ぎではない日常的な報告など。

後付けメンション

メンションはメッセージの先頭や末尾、途中など、任意の場所に入力することができます。

チャネルに投稿すると最初の4行目以降が折りたたまれることを考慮すると、メンションを最初に付けた場合に肝心のメッセージが表示される領域が少なくなってしまいます。

特に長いメッセージを送る場合は、メンションをメッセージの途中、または最後に入力することもテクニックの1つです。

所有者へのメンション機能

Teamsでは、チームの所有者宛に一斉にメンションする機能が標準搭載されています。

新しいスタッフが入社し、Teamsのチームに新人を追加したいとき、権限がない人は新入社員をチームに追加することができません。

主にそのチームの所有者が権限を持っており、所有者にチーム追加の依頼をする必要があります。

その際、「@チームの所有者」と入力してメンションすることで、わざわざ誰がチームの所有者か探さなくても、直接そのチームの所有者へメンションすることができますので、コミュニケーションの効率化に繋がります。

会議録画におけるメンションの自動マーカー

Teamsは会議機能との連携も進化しています。会議の録画を再生する際、自分の名前が言及（発話）されたタイミングをAIが認識し、自動的にタイムライン上にマーカーを表示する機能も利用可能です。

長時間の会議録画であっても、自分宛の呼びかけや重要な箇所を瞬時に探し出せるため、確認漏れを防ぐことができます。

メンションルールの策定

メンションの運用方法を社内やチームで策定しておくことがスムーズなチャットのやり取りに繋がります。

重要度に応じたメンションの使い分けや、一斉メンション（@everyone）の乱用防止、時間外送信のマナーなどを社内の共通認識として持つことが、うまくいく運用の秘訣です。

まとめ：Teamsメンション機能でコミュニケーションコストを削減しよう！

Teamsのチャットではメンションを使いこなすことで、コミュニケーションを迅速にすることができます。

メッセージに「@(ユーザー名)」を入れれば、そのメッセージを確実に相手へ伝えることができます。メンション機能を適切に活用し、お互いへの配慮を忘れない運用ルールを設けることで、コミュニケーションコストを削減でき、業務の生産性を高められるでしょう。