【Teams】メンションの使い方を徹底解説｜個人・チャネル・全員宛の通知方法とマナー

リモートワークが日常生活に浸透しつつある社会情勢、ビジネスチャットでのやり取りは当たり前になってきています。

※本記事は、法人向けの Microsoft Teams を前提に解説しています。Teams 無料版を利用されている場合は一部の仕様や画面が異なるためご注意ください。

Microsoft Teamsは多くの企業に導入されており、日常の業務で利用している人は多いと思います。

Teamsをはじめ、ビジネスチャットの「メンション機能」は日々、頻繁に利用されている機能ですが、皆さんはこの機能を有効活用できていますか？

本記事では、Teamsのメンション機能の使い方や、通知設計・時間外配慮といった最新の運用ポイントを解説していきます。

Teamsメンション機能を使用する意義

メンションは、受信者にメッセージを送付した際に、通知されることでメッセージに気づいてもらいやすくする機能です。

複数のチームに所属していたり、1つのグループに所属メンバーが多い場合は、受信するメッセージが多くなり見逃す可能性が増えてきます。メッセージ受信の認知や過去のメッセージを検索する際にもメンション機能は有効活用できますので、正しいメンションの使い方をマスターしましょう。

一方で、メンションの多用による「通知疲れ（Notification Fatigue）」にも注意が必要です。例えば1対1の個人チャットでは、メッセージを送信するだけで相手に通知されるため、緊急時を除きメンションは原則不要とするのが近年のベストプラクティスとされています。目的や状況に合わせて適切に使い分けることが重要です。

Teamsメンション機能の基本操作

メンションをしたいユーザー名やグループ名の直前に「＠マーク」をつけて投稿することで、相手のアプリ上やバナーに通知を送ることができます。1つのチャットメッセージ内にメンションを複数付けることができるため、ユーザー個人宛のメンションとチーム宛のメンションを混ぜ込む、ということも可能です。

Teamsメンションの通知設計

メンションの通知設定を変更することができます。ページ右上アイコンをクリックし、表示されるメニューより、「設定」をクリックします。設定メニューから「通知」をクリックします。

「メンション」の項目から、「個人メンション」「チャネルのメンション」「チームのメンション」とそれぞれで通知方法を選択をすることができます。

通知方法は「バナー」「バナーとメール」「フィードのみ」「オフ」の4種類あります。

「フィードのみ」や「オフ」に設定するとバナー通知を受けない運用になるため、即時的な気づきを得にくくなる点には注意が必要です。

また、メンション通知が埋もれるのを防ぐために、アクティビティフィードのフィルター機能を活用するのが現在のTeams運用の基本です。通知はアクティビティフィードに30日間保持されるため、フィード画面上部からフィルターアイコンをクリックし、「@メンション」や「タグメンション」で絞り込んで一覧確認する運用を習慣化すると、見逃し防止に役立ちます。

さらに、新しいチャットおよびチャネルのインターフェースでは、個人宛メンションを一覧化するインタラクティブなリストが提供されていたり、複数テナント・複数アカウント環境でも通知が1つのフィードに集約される機能が展開されています。これらを活用し「受信側が一覧でメンションを追う」前提の仕組みを作ることが重要です。

メンションの通知が消えない場合

「通知音が鳴らない」「通知が消えない」といった場合は、まず通知設定とフィードを確認しましょう。通知が消えないように見える場合、単にバナーが消えた後でもアクティビティフィードに未読として残り続けている可能性が高いため、フィルター機能でメンション一覧をチェックします。

また、WindowsなどのOS側で「集中モード（Do Not Disturb）」や「通知オフ」が有効になっていると通知が抑制されます。これらを確認しても解決しない場合、アプリケーションの再起動を試してみましょう。

メンション候補が出ない場合

「@」を入力してもメンションの候補が出ない場合、以下を順に確認しましょう。

1. 相手がそのチームやチャネルのメンバーとして追加されているか
2. チームの所有者や管理者が「@team」「@channel」やタグの利用を制限していないか
3. 対象が非表示のチャネルではないか

個人宛の場合は「@」に続けてメールアドレスを入力して探すこともありますが、組織設定や環境によって候補の表示方法は異なるため注意が必要です。

メンションされなくても通知を受け取りたい場合

チャネル名の右側に表示されている「・・・」ボタンをクリックし、メニューから「チャネルの通知」をクリックして個別に設定を変更できます。

全体の通知を一律で切るのではなく、ノイズの多いチャネルの通知レベルを下げ、重要なチャネルは「バナーとフィード」にするなど、チャネルごとに通知の粒度を調整するのが実務的な運用です。

Teamsメンション機能の使い方

主に個人宛、チーム・チャネル宛、タグ宛、全員宛などの種類があります。

個人メンション

「＠マーク」と入力することでメンションしたい人のサジェストが表示されます。名前をクリックして指定します。「＠メンバー名」でもメンション可能です。

チャネルメンション

「@channel」と入力すると候補としてチャネル名が表示されるのでクリックします。手動で入力しようとすると表示の揺れなどがあるため、サジェスト候補から選択するのが確実です。

チャネルメンションをすることで、チャネル内のメンバー全員に通知を送付することができます。

注意点として、チャネルを「非表示（Hidden）」にしているだけでは、@メンションやタグによる通知の対象になり得ます。非表示でもフィードには通知が届き見落としやすくなるため、通知ノイズを減らしたい場合は非表示にするだけでなくチャネルの通知設定そのものを見直す必要があります。

チームメンション

「@team」と入力するとチーム名がサジェストされますのでクリックします。チームメンションにより、チームに所属するメンバー全員に通知を送付することができます。

タグメンション

タグとは、チームメンバーを役割やプロジェクト、スキルなどで独自にグループ分けできる機能です。役職や部署に基づく「自動タグ」や、現場部門で活用される「シフトベース（Shift-based tags）」などの設定も可能です。

個人メンションと同様「@タグ名」と入力するとメンションでき、タグに割り当てられたメンバーにのみ通知が飛びます。

注意点として、共有チャネル（Shared channels）を運用している組織では、共有チャネルのタグに追加できるのはダイレクトメンバー（直接の参加者）に限定されるという制約があります。また、タグの作成・管理権限はチームの設定に依存するため、メンバーによる作成が制限されている場合は、チームの所有者が「設定」タブの「タグ」セクションから権限を確認・変更してください。

チャネルでの全員宛のメンション（@everyone / @all）

利用できる環境（設定）においては、「@everyone」や「@all」と入力することで参加者全員に一斉に通知を送ることができます。

小規模な環境で手間を省ける便利な機能ですが、通知が参加者全員に飛ぶため多用すると通知過多になります。重要な連絡事項など、必要な場面に絞って利用するとよいでしょう。

チーム・チャネルメンションやタグの権限管理

メンションが機能しない場合、チームの所有者や管理者が使用の制限設定を行っている可能性があります。デフォルトではユーザーが使用できるように設定されていますが、管理者はチームメンション・チャネルメンションの使用を制限できます。なお、「@mention の権限」と「タグ作成の権限」はそれぞれ別で管理されているため、要件に合わせて個別に設定を確認することが大切です。

Teamsメンションする際の時間外配慮・マナー

メンションに「さん」付けは必要？

メンションすると相手のフルネームが表示されるため、そのままでは呼び捨てに見えてしまうことがあります。技術的には敬称は不要ですが、メンションされた名前に「さん」等の敬称を付けるかどうかは、社内の文化やルールに合わせて運用方針を揃えるのが無難です。

退勤・休暇中社員へのメンション（時間外の送信制御）

現在、国際的にも勤務時間外の連絡を控える考え方が広まっています。Teamsでは、単なる「マナー」としてではなく、機能による「時間外の送信制御」を運用に組み込むことが実務的です。

Viva Insightsの機能により、相手の勤務時間外（Work hours外）に1対1のチャットを送信しようとすると、「送信のスケジュール提案（Schedule send suggestions）」が表示されます。重要かつ緊急なメッセージでない限りは、この提案に従って相手の勤務時間内に届くよう予約送信を利用することで、お互いにストレスなくメンションを活用できます。

Teamsメンション機能の効率的な活用ポイント

重要度に応じたメンションの使い分け

メンションの重要度に応じて使い分けることで、コミュニケーションをより効率化できます。

重要度高：個人メンション・タグメンション（特定の人物や同じグループに頻繁に連絡する場合）

重要度中：チームメンション・チャネルメンション（チーム共通のお知らせなどを送付する場合）

重要度小：メンションなし（1対1のチャットや、急ぎではない日常的な報告など）

後付けメンション

チャネルに投稿すると最初の数行目以降が折りたたまれることを考慮し、長いメッセージを送る場合はメンションをメッセージの途中や末尾に配置するのもテクニックの1つです。

チーム所有者に届く連絡の考え方

チームの所有者などの特定ロールに対してのみ依頼すべき内容（例：メンバーの追加など）は、個別に所有者へ連絡する必要があります。役割や権限に応じた連絡ルールを設けて運用しましょう。

会議録画における名前言及の検出（タイムラインマーカー）

Teamsは会議機能との連携も進化しています。会議の録画を再生する際、自分の名前が言及（mentioned by name）されたタイミングを検出し、自動的にタイムライン上にマーカーを表示する機能も利用可能です。これにより、長時間の会議録画であっても、自分への呼びかけや重要な箇所を瞬時に探し出せるため、確認漏れを防ぐことができます。

メンションルールの策定

重要度に応じたメンションの使い分け、タグの管理権限、Viva Insightsを活用した時間外送信の設計などを社内の共通認識として明文化することが、うまくいく運用の秘訣です。

まとめ：Teamsメンション機能でコミュニケーションコストを削減しよう！

Teamsのチャットではメンション機能を使いこなすことで、コミュニケーションを迅速に行うことができます。最新の通知集約機能やフィルター、時間外の送信提案などを運用に組み込み、お互いへの配慮を忘れないルールを設けることで、業務の生産性をより高められるでしょう。