知名度・ブランド価値の向上に効果的！工場見学・体験教室の予約管理に役立つ予約システム導入のポイント

体験教室や工場見学は単に製造工程や品質管理を消費者にみてもらうだけでなく、企業理解度を高めることができるほか、知名度やブランド価値の向上、商品のPRに加え取引先への信頼度の向上が期待できます。

同時に収集された顧客情報はマーケティングや製品開発に役立ちます。

ただしそのためには予約管理によって空き状況を素早く確認し、スムーズに予約ができなければなりません。

そこでここでは、特に体験教室や工場見学の予約管理にフィットする予約システムについて、その機能や導入のメリット、ポイントなどをご紹介します。

体験教室、工場見学向けの予約システムとは

食品メーカーや飲料メーカー、酒蔵、公共施設など、体験教室、工場見学を実施する企業は少なくありません。

これは実際に商品に触れたり、試食、試飲や、製造体験を提供することが消費者に対して日常では得られない体験を創出し、商品や企業のファンをつくることにつながるからです。

その際、参加者となる消費者が体験教室や工場見学によりスムーズに参加できるようにするためのツールとして予約システムがあります。

予約システムはインターネット経由でパソコンやスマートフォン、タブレットから参加者自身が予約できる予約サイトを作成・公開するもので、管理者は予約の空き状況を素早く確認でき、予約を素早く登録することができるようになります。

これにより予約受付にかかる人的コストの削減し、さらには付帯する駐車場の確保やオプショナルツアーへの申し込みなど、体験教室や工場見学の運営に必要なあらゆる業務を効率化することが可能です。

体験教室、工場見学における予約システム導入の必要性

体験教室、工場見学の予約を受け付けでは、上限人数の確認や、団体予約が入った場合調整に時間を要します。

また複数の会場や工場がある場合にはそれぞれ受付の部署が異なることも考えられます。

こうした状況では電話やメールといった従来型の手段で参加者に対し予約確認の連絡することは業務上大きな負担となり、参加者に対するホスピタリティも高いとはいえません。

これらの課題に対し、予約システムの導入は非常に有効な解決手段となります。

これは予約システムなら瞬時に予約を確認できるのはもちろん、複数の会場や工場の予約状況の確認も容易だからです。

また予約受付をはじめや参加者への連絡などさまざまな業務を自動化できる予約システムは管理コスト削減の観点からも必要性が高いといえます。

体験教室、工場見学向けの予約システムの機能

では体験教室や工場見学にフィットする予約システムの機能とは具体的にどのようなものなのでしょうか。さまざまなのなかから代表的なものをみていきます。

統合管理機能

体験教室、工場見学において付帯的に必要となる駐車場の確保やオプショナルツアーへの申し込みなどを可能にする機能です。これにより個々に管理していた業務を統合することができます。

予約台帳機能

基本的にはインターネット経由で予約管理をおこなう予約システムですが、従来型の電話予約なども一元的に管理する機能です。複数の手段による予約状況は一画面で視覚的に把握でき、事前に開始時間と終了時間が決まっている体験教室や工場見学では予約カレンダーへの設定、公開をすることができます。

顧客管理機能

予約受付の際に収集された参加者の情報はデータベース化し整理・蓄積する機能です。また情報は高度なセキュリティレベルを満たすために運用ルールの策定、遵守のもと管理されます。

事前決済機能

有料の体験教室などの場合には予約時に料金を計算しクレジットカードなどによる事前決済を可能にする機能です。確実な料金の収納だけでなく、直前のキャンセル抑止にも役立ちます。

オプション管理機能

体験教室や工場見学で必要となるレンタル備品などを管理する機能です。在庫数も管理できるため備品が足りなくなるといったトラブルも防げます。

体験教室、工場見学における予約システムの導入メリット

体験教室や工場見学における予約システムの導入は、業務の効率化はのみならず、さらなるメリットを享受することができます。

運営業務を自動化できる

運営業務の自動化は、業務効率化にもつながる予約システム導入のメリットです。

予約受付、変更、キャンセルの確認に必要なやりとりをすべて自動化することにより、人的リソースを削減できれば本来注力すべき業務にこれを振り向けることができます。

ブランドイメージに合ったデザインの予約サイトが構築できる

体験教室や工場見学では企業やブランドに沿った「体験」を演出しなければなりません。

このため予約システムで構築される予約サイトはこれらのイメージを壊さない、きめ細やかなデザイン設定、文言設定を可能にしています。

いつでもどこからでも予約ができる

予約システムを導入すればインターネット経由で24時間365日いつでも自動で予約を受付けることが可能です。

また参加者は各種デバイスがあればどこからでも予約が可能なので国内のみならず、海外からの旅行客向けとしても効果を発揮します。

このため電話予約などと比較して圧倒的な利便性の向上が期待できます。

予約に必要な機能をすべて網羅している

予約管理、顧客管理に加え統合管理や事前決済など予約に必要なあらゆる機能を網羅しています。これにより予約受付だけにとどまらない、予約管理全般の業務をカバーできるほか、予約管理によって収集された情報はマーケティング活動に役立てることも可能です。

体験教室、工場見学における予約システム導入のポイント

業務を効率化し、参加者の利便性を高める予約システムも、適切に導入されなければその効果を最大限に発揮できません。

そこで、体験教室、工場見学における予約システム導入の際にはそのポイントをきちんと押さえておく必要があります。

予約枠の設定は柔軟にできるか

体験教室や工場見学は企業によって所要時間や開催スケジュールも異なり、その日によって内容が異なることも考えられます。

このため、体験教室や工場見学では予約枠の設定をより柔軟に変更できる予約システムが望ましいといえます。

特に工場見学の場合には、見学コースや所要時間で受付上限数が変わってくるため、1日に設定できる枠単位でいかにスムーズな予約管理ができるかも比較検討が必要です。

システムをカスタマイズできるか

駐車場の確保やオプショナルツアーへの申し込みなどの管理は、予約枠の在庫と1対1の関係であればこれら対応している予約システムの場合それほど難しいものではありません。

しかし、たとえば駐車場の管理だけを別のシステムでおこなっていたり、駐車場が確保できないと予約を受け付けられないような制御をおこなうのであれば予約システム自体のカスタマイズが必要になります。

こうした点も考慮し、予約システムの導入ではあらかじめ提供ベンダーにこれらのカスタマイズに関する対応可否を確認しておくことも大切です。

アクセスの集中とセキュリティに配慮されているか

人気のある体験教室や工場見学は週末や大型連休などの予約受付解禁日になると消費者からのアクセスが集中することがあります。

この場合、ASPやクラウド型といった共用のインフラ環境で提供される予約システムはキャパシティを超えたアクセスに耐えられずシステム障害に繋がるケースも否定できません。

そこで予約システムの導入にあたっては、どれくらいのアクセスの集中や負荷に耐えられるかをはじめ、サービス品質を保証するSLA （Service Level Agreement）があるかなどの確認も必要です。

また、そのうえで共用環境での運用が難しいと判断されるのであれば、専用環境や自社でインフラ環境を整備することも検討します。

このほか、セキュリティレベルの高さを謳っていても、セキュリティ対策の実施内容はシステムによって格差があるため、対応状況や運用ルールのチェックも欠かせません。

マルチデバイスに対応しているか

多くの予約システムは複数のデバイスに対応していますが、どのデバイスに対応しているかはシステムによって異なります。

特に近年ではスマートフォンをはじめとしたモバイル端末からアクセスするユーザーが増加しています。

このためこうしたデバイスへの対応を優先条件にし、さらにこのほかにどのようなデバイスに対応しているかも事前にきちんと確認しておくことが大切です。

体験教室、工場見学向けのおすすめ予約システム

予約システムはさまざまなベンダーから多くのシステムがリリースされていますが、導入効果を十分発揮するためにはここまでのような体験教室や工場見学ニーズを網羅していなくてはなりません。

そこで、こうした要件を満たす、おすすめ予約システムをいくつかご紹介します。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予約や日程調整を自動化する無料サービスです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな予約体験が可能となっています。

また、予約ページのデザインカスタマイズ、セミナー型の予約、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できます。

日程調整ツールがベースとなっているため、シンプルで簡単な予約システムとしてすぐに利用することが可能となっています。

リザエン

リザエンは予約管理、顧客管理、事前決済など、ツアーやアクティビティの予約に必要な機能をすべて網羅した予約システムです。

24時間365日いつでもどこからでも自動で予約を受付けることができるだけでなく、国内のみならず、海外からの旅行客向けの体験教室で大きな効果を発揮します。

またクラウドサービスのため、5営業日以内で導入、さらに運用も可能です。

RESERVA予約

RESERVAはあらゆる体験型レクリエーションに対応した予約システムです。

このため、染物体験や手打ちうどん体験といった体験教室の予約管理により特化しているといえます。さらに豊富な機能により、予約管理をはじめ、さまざまな業務をサポートします。

STORES 予約

STORES 予約は工場見学や施設見学の予約管理、顧客管理、決済に対応した予約システムです。

簡単な操作で専用の工場見学や施設見学の予約サイトを作成することができるほか、企業のホームページやブログに簡単に予約ページを設置することができます。このためITやWeb関連の知識がなくても導入にハードルを感じることはありません。

予約システムを導入して体験教室、工場見学の予約管理を円滑化しよう

体験教室や工場見学は直接売上に結びつく効果は限定的なものの、消費者へメッセージを送ることで、長期的な視点でのメリットを期待するものです。

このため消費者に対しいかにストレスなく参加し楽しんでもらうかがカギとなります。

そしてそのハブとなる予約システム導入は体験教室や工場見学の予約管理を円滑化することはもちろん、その成否を握る重要な要素のひとつといっていいでしょう。