【営業編】社内での日程調整をスマートにこなし仕事を進めやすくするノウハウ

JicooJicoo
Fri, Feb 5, 2021
Table of contents
  • ミーティングの日程調整はなぜうまくいかないのか
  • 営業が社内ミーティングの日程調整をおこなうメリット
  • 日程調整をうまく行う3つのポイント
  • 慣れが全て、失敗を恐れず電話やメールで速やかに連絡
  • 【まとめ】調整はスピード感を持って取り組み、スキル向上につなげるチャンスと捉えましょう

営業であれば何度もミーティング調整を始めとした社内調整をおこなう機会があると思います。

実際におこなったらわかることですが、スマートにこなし、自分のキャリアを築く上でもっと上手く立ち回れていればな、と振り返ることはないでしょうか。

そのノウハウを皆さんに共有し、日程調整を段取りよくおこない、社内の立場を上げ、自分のキャリアをいいものにしていって欲しいと思います。

ミーティングの日程調整はなぜうまくいかないのか

営業 日程調整 ノウハウ

ミーティングの日程調整はなぜうまくいかないのか、いくつも理由はあるかと思いますが、うまくいかない時、下記の状況に陥っていると考えられます。

1.スピード:関係者に連絡をするスピードが遅い

一つ目は対応スピードです

日程調整の依頼がギリギリでもない限り、ミーティングの日程調整をおこなうにあたり、営業はそれなりの猶予があるはずです。営業資料や会議の準備をする中で、日程も調整しなければならない状況かと思います。

ただ、パラレルで仕事をおこなう上で、優先順位を決め、参加者に会議の日程調整をおこなわないと、状況がどんどん難しくなっていきます。

2.参加者の数:人数が多ければ多いほど日程調整は難しくなる

会議の参加者が多ければ多いほど、調整する工数がかかります。

営業部の先輩や直属の上司のみの少人数のミーティングであれば、調整に時間はかかりません。ただし、人数が多ければ多いほど、その人数分だけ調整の工数がかかります。

今は日程調整の便利なツールがありますので昔ほど工数はかからないかもしれません。ただ、便利なツールがあっても返事をしない人、調整依頼のメールやチャットを見ていない人が一定数存在します。

これらもミーティングの日程調整を妨げる理由です。

3.参加者の忙しさ:忙しい人ほど捕まえるのが難しい

そして参加者の忙しさです。

営業活動をおこなう中で、ミーティング参加者は他の予定もあるので待っているとどんどん埋まっていってしまう。忙しい人は予定がすでに埋まっている状況が考えられ、

候補日数が限られます。そんな中、あなたは自分の営業の提案ミーティングにキーマンを招集するために社内調整をおこなう必要があります。

営業が社内ミーティングの日程調整をおこなうメリット

ミーティングの日程調整がうまくいかない場合、そもそも調整ごとなどしたくないという思いが生まれるかもしれません。ただ、このような社内調整ができるようになることで、たくさんのメリットも生まれます。

自分が情報のハブになることで仕事が進めやすくなる

営業 日程調整 ノウハウ

営業の皆さんは、自分が案件をリードする立場にあります。

そのためには情報の中心にいることが重要です。社内調整、会議の調整ですが、これにより情報が自分集まってくるようになります。営業として案件の中心にいられるのです。

社内調整で繰り返しコミュニケーションをとることで、関係者と意思疎通をおこなうと、それはより良い提案につながり、結果的にお客様との交渉で活きてきます。

顔を覚えてもらえるので仕事がやりやすくなる

基本的に若手営業がミーティングの調整をおこなうことが多いとおもいますが、調整を繰り返すことで顔を覚えてもらえるようになります。やりとり(コミュニケーション)が増え、結果も出てくれば評価が上がることもあるでしょう。また、その副産物としては可愛がられることもあるでしょう。

調整力が身に付く

社内には面倒くさい人やお局キャラの人、協力的な人とたくさんのタイプの人がいます。その人たちを巻き込んでまとめあげるので調整力(営業としての大事な力)が培われます

あなたがいくら頑張って社内を走り回っても、最初は意に介さない人、人見知りなのか避けてくる人等さまざまいます。その人たちの反応に最初はショックを受けるかもしれませんが、そんなことで気後れするわけにはいきません

自分でどんどん電話やメールやチャットを駆使し、時には会いにいき強引に日程調整をまとめ上げるのです。結果的にそれがあなたの営業力の向上につながります

日程調整をうまく行う3つのポイント

では実際にどうやって日程調整、社内調整を進めていくと上手くいくのでしょうか。たくさんのコツはありますが、今回は以下の3つを紹介させていただきます

1.役職が上位の人、忙しい人、案件にとって欠かせない人の予定から抑えていく

まずは優先順位をつけることです。

常に面倒を見てくれ、味方になってくれ、都合をつけてくれる人には甘えてしまっていいと思います。

最初に調整すべきは役職が上位の人、忙しい人等、ミーティングに出席いただく必要がある人からスケジュールを抑えていくのが定石です。

正直その方々のスケジュールが抑えられればミーティング調整の8割は終わったと言っていいかもしれません

2.電話やメール、必要に応じて部下の人や秘書の人にしつこくならない程度に連絡

次に出ていただきたい人のスケジュールをどう抑えるかが重要です。

オーソドックスなのは

  1. メールでミーティングの目的を伝える
  2. 参加いただきたい人に通知をおこなう
  3. 日程調整を進めていく

という流れです。

ただ、招待したい会議やミーティングの日程調整の連絡に返事をしてもらう、これが一番大変だと思います。こちらが通知をしても偉い人、忙しい人は返事をくれない可能性もあるのです。

そのラストワンマイルを目指し、電話、チャット、偉い人であれば丁重に秘書様にお伺いするなど、足を使い日程調整をおこなうことが重要です。

緊急度が高いミーティングであれば多少しつこくなってもいいですが、基本はしつこくないくらいに空気を読んで連絡をとり、日程を抑えることに集中すべきです。

難しいかもしれませんが、この「しつこくない程度に急かす」、という感覚もトライ&エラーの中で身についてきます

3.スピード重視、鮮度が大事。

後はスピードです

優先順位をつけ、連絡を開始し、タイムリーに連絡していきます。自分がどれだけ早く動いても、相手が返事をくれるまでが日程調整です。後回しにしてリカバリーが不可能、という状況を防ぐ必要があります。

理想はメールを送り、すぐに電話なり、直接席に行くなり、チャットをするなり、情報の鮮度がいい内に予定を抑えることが重要です。

なかなか連絡しにくい人(相当年上や、癖のある人、役職が上位の人には、自分の上司をCCに入れ、上司にもサポートをもらいながら臨機応変に対応していくことも必要です。

上司は普通あなたの味方です。あなたが仕事を一生懸命していれば、上司自身の名前を使って仕事を進めやすくしようとしてくれるものです。

慣れが全て、失敗を恐れず電話やメールで速やかに連絡

営業 日程調整 ノウハウ

もう少し日程調整をおこなう上でのヒントとして、以下の情報を共有させていただきます。ノウハウやテクニックを学んだら、後はマインドセットのみです。

結局は慣れ、数をこなすことが近道

営業であれば、社内を巻き込み、ブルドーザーのように社内調整を進めていかねばなりません。躊躇していると案件や重要な情報を伝える場を失い、チャンスは逃げていきます。

社内を調整できない人は活躍の機会が遠のいていきます。元も子もないですが、慣れることが重要です。

日程調整、社内の人を巻き込んだ調整ごとは、どんどんこなしていき、日程調整に慣れてしまうのがいいです。

連絡することをためらわない

あなたが社内調整に仮に失敗しても、直接的には会社の売上げが落ち、案件を失注するわけではありません

連絡をためらわず会いにいき、メールし、電話し、積極的にアクションを起こしていくことをお勧めします。

【まとめ】調整はスピード感を持って取り組み、スキル向上につなげるチャンスと捉えましょう

営業 日程調整 ノウハウ

すべては相手の貴重な時間をいただき、実施されますので、社内調整には営業としての基本的な要素が含まれています。

これまでノウハウ、テクニック、コツを簡単にお伝えしましたが、こうした社内調整のやりとりは相手がいてはじめて成立します。

したがって、相手方のことを思いやり、感謝することを忘れずに社内調整や日程調整をおこなうことがとても重要です。社内であろうと人と人とのコミュニケーションが根底にあり、調整ごとは成り立っています。

その点を踏まえ行動することが、社内調整をうまくすすめることにつながります。

そして、営業は社内を調整し、事前準備をおこない、しっかりとミーティングに臨みます。事前準備をおこなうためにはゆっくりと日程調整している場合ではありません。

本質を捉え、スピード感を持って行動していくことで、日程調整をはじめとした社内調整への意識は変わってくると思います。

結果的にそれは営業としてのあなたの価値向上につながり、あなたが仕事を進めやすくなり、その後のキャリア形成にも繋がっていきます

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