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スケジュール管理ができない人とは?その傾向とコツを解説

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年10月26日(火)
目次
  • スケジュール管理が重要な理由
  • スケジュール管理ができない人の例
  • スケジュール管理のコツ

スケジュール管理を日常的におこなっているがうまくできない
上記のような悩みを抱えている方は少なくないのではないでしょうか。

スケジュール管理がうまくできないと、予定通りに仕事が終わらなかったり、何から手をつけていいのかわからなくなったりします。

そこで本記事では、スケジュール管理に対して苦手意識を持っている方向けにスケジュール管理をおこなうコツとおすすめの無料アプリについて紹介していきます。

スケジュール管理が重要な理由

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本章ではスケジュール管理が重要な理由について解説していきます。
普段スケジュール管理をまったくしていない方はぜひ見直すようにしましょう。

業務効率化に必要不可欠である

日々の業務において、日程調整やタスク管理は避けて通れず、スケジュール管理をしないと時間がいくらあっても足りません
スケジュール管理を通して、個々の日程調整やタスク管理をより効率的に処理していく意識が生まれてくるものです。

残業時間を減らすことができる

スケジュール管理をしないと、仕事が予定通り進まないことが多くなってしまい、結果的に残業が多くなったり、いつも期限ギリギリとなったりしてしまいます。
個々の日程調整やタスクにかかる時間や優先順位を把握したうえでスケジュール管理すれば、残業時間を減らすことが可能となるでしょう。

スケジュール管理ができない人の例

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本記事では、スケジュール管理ができない人の具体例を紹介していきます。
ご自身が該当していないかチェックしてみましょう。

時間・日程調整自体をしていない

時間・日程調整自体をしていないと、タスクを場当たり的に対処しがちです
その結果、やるべきタスクを後回しにしてしまったり、どうでもいいタスクに無駄な時間をかけてしまったりして、業務効率が悪くなってしまいます

やるべきタスクを明確化していない

やるべきタスクが明確化されていないと仕事に取り掛かる意識が薄れ、時間を無駄に使ってしまいがちです
その結果、タスクをこなしていくうちに、やるべきことが実際にはたくさんあったことに気づき、当初予定していたよりも多くの時間を要してしまうこともあります。

1つのタスクにかける時間があいまい

1つのタスクにかける時間があいまいだと、無駄に時間をかけて作業をしてしまいがちです。
作業を始めた当初は時間に余裕があったとしても、作業に無駄な時間を浪費していたばっかりに残業するということにもなってしまいます。

どのタスクから取り掛かるか決めていない

どのタスクから取り掛かるか決めていないと、先に処理すべきタスクが期限ギリギリとなり、結果的に残業せざるを得なくなってしまいます。

また、タスクに取り掛かった時点では時間的に余裕があったとしても、途中で新しい仕事や緊急の仕事を振られてしまい、時間的に余裕がなくなってしまうということもありえます。

スケジュール管理のコツ

本記事では、スケジュール管理のコツについて解説していきます。
どれも取り組みやすいので、スケジュール管理を特にしていないという方はぜひ実践してみてください。

スケジュールの目標設定をする

スケジュールの目標設定をすることでいつまでにタスクを終わらせるという意識が生まれます。
スケジュールの目標設定をして、タスクにより集中して取り掛かり、期限に間に合わせるよう効率的に時間を使うように心掛けましょう

取り掛かるべきタスクを細かく洗い出す

取り掛かるべきタスクを細かく洗い出すことで何をするべきかが明確になります。
タスクを洗い出すことにより、後になってするべきタスクがあったことに気づいて残業したり、タスク自体を忘れてしまったりすることを回避できるはずです。

やるべきタスクを1つ1つ書き出してみましょう

タスクにかける予定の時間を算出する

やるべきタスクを洗い出したら1つ1つのタスクにかける予定の時間を算出していきます。
そうすることにより、決めた時間内で終わらせようという意識が生まれ、仕事のスピードも早くなります。

タスクにかける予定の時間は15分や30分といったようになるべく小刻みな単位とすれば、スケジュール管理をより効率的におこなえるはずです。

タスクの優先順位を決めておく

タスクの洗い出しと作業時間設定が完了したら、タスクの優先順位を決めることも大事です。
優先順位を決めておけば、その日にするべきタスクが明確となりますので、集中して仕事ができます。

業務を効率化し、残業をしないためにもタスクの優先順位を決めたうえで仕事にとりかかりましょう。

スケジュール管理アプリの利用

これまで述べてきた通りにスケジュール管理を細かくおこなっていくほどミスは減りますが、その反面管理は複雑化していきます
スケジュール管理のためにメモをたくさん書くのは大変という人はスケジュール管理アプリの利用がおすすめです。

スケジュール管理アプリならよりお手軽に、かつ効率的にスケジュール管理が可能です。

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