【図解】Googleカレンダーの基本的な使い方｜見やすい色分け・通知・分類で整理するコツ

Googleカレンダーには、予定の色分け、通知、用途別のカレンダーによる分類、タスク（ToDo）の管理、作業集中時間、組織アカウント向けのTime Insightsなど、日々の予定を整理するための機能があります。

紙の手帳では、予定を書いたあとに色を変えたり、案件ごとに予定表を分けたりするには手間がかかります。Googleカレンダーなら、パソコンやスマホから予定の分類・色分け・通知設定を変更できます。カレンダー単位の色、予定ごとの色、表示密度などを使い分ければ、自分やチームに合った見やすい予定表を作れます。

この記事では、Googleカレンダーの基本的な使い方をパソコン・スマホ別に解説します。通知がこないときの確認ポイントに加え、Google Workspaceで使う場合に押さえたい共有権限、定期予定の公開範囲、DLP、共有カレンダーの所有者管理についても紹介します。

Googleカレンダーにログインする方法

Googleカレンダーには、Webブラウザまたはスマホアプリからアクセスできます。パソコンで頻繁に使う場合は、ブックマークやショートカットを登録しておくと便利です。

パソコン：Googleカレンダーにログイン

パソコンでは、WebブラウザからGoogleカレンダーにログインします。Chromeのほか、最新版のEdge、Safari、Firefoxなどの対応ブラウザでも利用できます。機能が表示されない、画面が正しく開けないといった場合は、ブラウザを最新版に更新してください。

Chromeからアクセスする場合は、Google Chromeを開きます。

右上にある[9つの点のアイコン]をクリックします。

[カレンダー]をクリックします。Chrome以外のブラウザでは、Googleカレンダーに直接アクセスしてください。

スマホ：Googleカレンダーにログイン

スマホから使う場合は、Googleカレンダーアプリの利用がおすすめです。スマホのブラウザからもGoogleカレンダーを確認できますが、モバイルWeb版は通知をサポートしていません。予定の通知を受け取りたい場合は、ブラウザではなくGoogleカレンダーアプリを使って設定しましょう。

スマホWebは予定の閲覧や簡単な確認向け、日常的な登録・通知運用はアプリ向けと考えると、通知漏れを防ぎやすくなります。

（左）スマホアプリの画面　（中・右）ブラウザ版の画面

Googleカレンダー「マイカレンダー」を追加して予定をまとめて整理

Googleカレンダーの「マイカレンダー」は、自分が追加・作成して管理するカレンダーです。用途別の副カレンダーとして、仕事とプライベート、プロジェクト、店舗営業日、採用面接などを分けて管理できます。

マイカレンダーを使う主なメリットは次のとおりです。

• カレンダー単位で表示・非表示を切り替えられる
• 特定のユーザーやグループと共有できる
• 公開設定を行い、営業日などを案内できる
• 通知や色をカレンダー単位で管理できる
• 案件・部署・会議種別を整理しやすくなる

パソコン：マイカレンダーを追加する方法

Googleカレンダーを開き、[他のカレンダー]横の[＋]をクリックします。

[新しいカレンダーを作成]をクリックします。副カレンダーの新規作成は、基本的にパソコンのブラウザから行います。スマホアプリでは作成済みカレンダーの表示、予定追加、一部設定の変更はできますが、新しい副カレンダーの作成はパソコンで行うのが確実です。

また、[新しいカレンダーを作成]以外にも、次の方法でカレンダーを追加できます。

カレンダーに登録	他のユーザーや組織から共有されたカレンダーを表示します。閲覧のみ、予定の変更可、共有設定の管理可など、操作できる範囲は付与された権限により異なります。
関心のあるカレンダーを探す	誕生日、日本や海外の祝日、スポーツ日程、月の位相などを追加できます。
URLで追加	一般公開されているカレンダーを、URLを使って表示します。
インポート	Outlookなどの予定データや、別アカウントのカレンダーを移行するときに使用します。

カレンダーの名前を入力し、必要に応じて[説明]や[タイムゾーン]を設定します。[カレンダーを作成]をクリックすると、マイカレンダーに追加されます。

一覧から一時的に隠すだけなら、カレンダー名にマウスを合わせて[×]をクリックします。完全に削除する場合は、カレンダーの設定画面から操作します。共有カレンダーでは、自分の表示を解除するだけなのか、カレンダー自体を削除するのかを確認してから操作してください。

スマホ：マイカレンダーを追加・設定する方法

スマホアプリでは、作成済みのマイカレンダーの表示・非表示、予定追加、色や通知など一部の設定変更ができます。新しい副カレンダーの作成は、パソコンのブラウザで行いましょう。

Androidでは、Googleカレンダーのデータを他のアプリと共有するかどうかを制御する設定があります。オフにすると、第三者製カレンダーアプリ、ウィジェット、会議アプリ、シフト管理アプリなどが予定を参照できなくなる場合があります。

Googleカレンダーアプリの通知には問題がないのに、連携アプリ側で予定が見えない、ウィジェットが更新されない、会議中のおやすみモード連携が動かないといった場合は、通知権限とは別に、このカレンダーデータ共有設定を確認してください。

【Google Workspaceで使う場合の注意点】
組織で使う副カレンダーは、所有者を明確に管理することが重要です。採用、営業、会議室、案件共有などのカレンダーを個人所有のままにすると、退職・異動・委託終了時に管理不能になるおそれがあります。

Google Workspaceでは副カレンダーの所有権移管に関するAPIが案内されています。管理者は、アカウント削除や異動処理の前に、対象ユーザーが所有するカレンダーを棚卸しし、必要なカレンダーを移管してから権限を確認する運用を決めておきましょう。重要な共有カレンダーは、個人任せにせず、管理担当と移管手順を定めておくと安心です。

【共有・委任のポイント】
Google Workspaceでは、「予定を変更できるが、非公開予定の詳細は見せず、空き時間・予定ありの状態だけを表示する」共有権限を利用できる場合があります。役員の予定を秘書が代理登録する、採用担当の面接枠をアシスタントが調整するといった運用に向いています。

ただし、定期的な予定の公開・非公開設定は、1回分だけではなくシリーズ全体に適用される仕様です。定例会議の一部だけを非公開にする運用はできないため、非公開にすべき予定は別の予定として作成するなど、登録ルールを見直してください。

Googleカレンダーの予定を「色分け」してパッと分かりやすく

予定を色分けすると、会議、集中作業、外出、顧客対応、社内業務、採用面接などをひと目で見分けやすくなります。Googleカレンダーでは、カレンダー単位・予定単位で色を設定でき、利用環境によってはカスタム色も使えます。色の選択肢は拡張されているため、「24色」といった固定数で覚える必要はありません。

チームで使う場合は、色そのものよりも意味を統一することが大切です。たとえば「青は顧客会議」「赤は締め切り」「緑は集中作業」のように決めておくと、他のメンバーの予定も読み取りやすくなります。

Web版では、[設定]の[Appearance]から色セットをModern／Classicで切り替えたり、表示密度をResponsive／Compactで調整したりできます。予定が多い人はCompact表示、画面の見やすさを優先したい人は余白のある表示を試すとよいでしょう。これらの表示設定はパソコン向けの機能です。

職場や学校のGoogle Workspaceアカウントでは、Time Insightsを利用できる場合があります。会議時間、集中時間、誰とどれだけ会議をしているかを振り返れるため、色分けのルールと組み合わせると時間配分の見直しに役立ちます。

なお、色ラベルや予定名は、共有相手に見える可能性があります。健康状態、評価、顧客事情などを推測できる名称は避け、共有されても問題のない表現にしましょう。

パソコン：予定ごとに色分けする

予定を登録する日付または日時をクリックし、予定入力画面を開きます。登録済みの予定を変更する場合は、予定を開いて[鉛筆マーク（編集）]をクリックしてください。

カレンダーマークの右にある[丸]をクリックし、使いたい色を選択して[保存]します。Web版でカスタム色を利用できる場合は、パレットや色指定の画面から用途に合う色を設定できます。

パソコン：マイカレンダーで予定をまとめて色分けする

マイカレンダー単位で色を設定すると、そのカレンダーに入っている予定をまとめて色分けできます。プロジェクトや部署ごとにカレンダーを分けている場合に便利です。

色を変更するマイカレンダー名にマウスを合わせ、[三点メニュー]をクリックします。色を選び、パレットにない色を使う場合は[＋]から設定してください。

予定ごとに個別の色を設定している場合は、カレンダー全体の色とは別に、その予定の色が表示されます。チーム運用では、カレンダー単位の色を基本にするのか、予定単位の色を優先するのかを決めておくと、見た目のばらつきを抑えられます。

スマホ：予定ごとに色分けする

Googleカレンダーアプリを開き、新規予定では日付を開いて画面右下の[＋]から予定登録画面を開きます。[既定の色]をタップし、使いたい色を選んで保存してください。

登録済みの予定は、予定を開いて[鉛筆マーク（編集）]をタップし、表示されている色をタップして変更します。アプリで選べる色や表示は端末・アプリのバージョンによって異なる場合があるため、細かなカスタム色や表示ルールを整える場合はパソコン版も確認しましょう。

スマホ：マイカレンダーで予定をまとめて色分けする

Googleカレンダーアプリで左上の[三本線メニュー]から[設定]を開き、色を変更するカレンダー名をタップします。[色]をタップして、変更後の色を選択してください。

Googleカレンダーに登録した予定を「通知」してうっかり忘れを防止

Googleカレンダーの通知を使うと、会議、外出、締め切り、タスクの開始時間などを忘れにくくなります。通知の挙動は端末と利用方法で異なり、パソコンではブラウザ通知やメール通知、スマホではGoogleカレンダーアプリの通知が中心です。

スマホのブラウザ版は通知に対応していません。スマホで通知を受けたい場合は、Googleカレンダーアプリを使ってください。

【企業利用における注意点】
Google Workspaceでは、外部共有の範囲を制限できるほか、Google Calendar向けのDLP（データ損失防止）ポリシーを利用できる環境があります。ポリシーに違反する機密情報を予定タイトル、説明、場所などに含めた場合、予定の更新がブロックされたり、管理者や利用者に通知が送られたりすることがあります。

顧客名、個人情報、契約情報、機密の案件名などは予定に書き込みすぎないようにしましょう。外部共有する予定では案件IDや略称を用い、詳細は適切に権限管理されたDriveの資料や社内台帳に置く運用が安全です。

ブラウザ通知

パソコンのブラウザでGoogleカレンダーを開いているときに、デスクトップ画面やブラウザ上に通知が表示されます。Googleカレンダー、ブラウザ、OSの通知設定がすべて影響します。

メール通知

メールに通知を送る方法です。重要な会議や外出予定だけにメール通知を追加する使い方ができます。

アプリ通知

スマホでは、Googleカレンダーアプリのプッシュ通知として表示されます。ロック画面への表示、音、バナー表示は、端末本体の通知設定、おやすみモード、集中モード、省電力モードなどにも左右されます。

パソコン：デフォルトの通知設定をする

Googleカレンダー右上の歯車マークから[設定]を開き、[全般]→[通知設定]で通知の種類を確認します。通知の表示方法やスヌーズ、通知音は、利用中のブラウザやOSによって設定項目が異なる場合があります。

メールで通知したい予定は、予定ごとの編集画面で[通知]から[メール]を選択し、通知する時間を設定して保存します。

パソコン：予定ごとに通知方法を変更する

新規予定では、日時をクリックして予定入力画面を開き、[その他のオプション]から通知を設定します。登録済みの予定では、予定を開いて[鉛筆マーク（編集）]をクリックし、[通知を追加]から通知方法と時間を選びます。

通知が不要な場合は、該当する通知の[×]をクリックして削除し、最後に[保存]してください。

パソコン：Googleカレンダーの通知がこないとき

パソコンに通知がこない場合は、次の順に確認しましょう。

チェック1：Googleカレンダーを開いているか

ブラウザでGoogleカレンダーを開いていないと、通知が表示されない場合があります。通知を受けたいときは、Googleカレンダーのタブを開いたままにしておきましょう。

チェック2：ブラウザで通知が許可されているか

Chromeでは、[設定]→[プライバシーとセキュリティ]→[サイトの設定]→[通知]を開きます。[通知の送信を許可するサイト]にGoogleカレンダーが登録されているか確認してください。登録されていない場合は、calendar.google.comを追加します。

チェック3：OSの通知が有効か

Windowsでは[設定]→[システム]→[通知]を開き、通知がオンになっているか、応答不可がオフか、使用中のブラウザの通知がオンかを確認します。macOSでもシステム設定の通知画面から、使用中ブラウザの通知許可を確認してください。

チェック4：組織のポリシーで更新が止められていないか

Google Workspace環境で予定の保存や更新自体ができない場合は、端末の通知設定ではなくDLPなどの管理ポリシーが原因の可能性があります。表示された警告内容を確認し、必要に応じて社内管理者へ相談してください。

スマホ：デフォルトの通知設定をする

スマホで通知を受ける場合は、Googleカレンダーアプリで設定します。アプリで[三本線メニュー]→[設定]を開き、通知設定を変更したいカレンダーを選択します。[通知を追加]または[別の通知を追加]から、通知するタイミングを設定してください。

スマホ：予定ごとに通知方法を変更する

新規予定では、対象の日付を開き、画面右下の[＋]から予定を作成します。登録済みの予定では、予定を開いて[鉛筆マーク（編集）]をタップします。

[通知を追加]をタップし、通知する時間を選択して[保存]します。既存の通知を変更したい場合は、不要な通知を削除してから追加し直す方法が分かりやすいでしょう。

スマホ：Googleカレンダーの通知がこないとき

スマホに通知がこないときは、Googleカレンダーアプリ、端末本体、カレンダーごとの通知設定を順に確認します。

チェック1：スマホブラウザで使っていないか

モバイルWeb版は通知をサポートしていません。通知が必要な場合は、Googleカレンダーアプリをインストールしてログインしてください。

チェック2：Googleカレンダーアプリの通知がオンか

Googleカレンダーアプリで[三本線メニュー]→[設定]→[全般]を開き、通知に関する設定がオンか確認します。カレンダーごとの通知設定もあわせて確認してください。

チェック3：スマホ本体の通知がオンか

端末の[設定]からアプリの通知を開き、Googleカレンダーの通知を許可します。おやすみモード、集中モード、省電力モード、バッテリー最適化が通知を止めていないかも確認しましょう。

チェック4：Androidのカレンダーデータ共有設定を確認する

Android端末で、連携アプリの予定表示やウィジェット更新だけがうまくいかない場合は、他アプリとのカレンダーデータ共有設定も確認します。これはGoogleカレンダーアプリの通知権限とは別の設定です。会社支給端末やMDM管理端末では、管理者ポリシーで制御されている場合があります。

Googleカレンダーの「タスク（ToDoリスト）」機能でタスク漏れと時間を管理

以前のリマインダー機能は、Google ToDoリスト（Tasks）に移行・統合されています。予定とタスクをカレンダー上で一元管理すると、会議や外出だけでなく、実際に取り組む作業時間も確保しやすくなります。

予定は、会議や訪問など特定の時刻に発生するイベント向けです。タスクは、完了・未完了を管理したい作業向けです。会議は予定、資料作成や確認作業はタスクとして分けると、カレンダーが見やすくなります。

• 未完了のタスクを確認しやすい
• 完了したタスクを記録として残せる
• Web版・アプリの両方で管理できる
• 繰り返しタスクを設定できる
• タスクに時間を設定し、作業時間を確保できる

パソコン：タスク（ToDo）の使い方

Googleカレンダーで登録したい日付をクリックし、入力画面の[タスク]を選択します。タイトルや説明を入力し、時間を確保したい場合は[終日]のチェックを外して時間を設定します。必要に応じて繰り返しを設定し、[保存]してください。

完了したらタスクを開いて[完了とする]をクリックします。内容を変更する場合は[鉛筆マーク（編集）]から編集し、不要な場合は[ゴミ箱マーク（削除）]から削除します。繰り返しタスクを変更・削除するときは、今回だけか、以後の予定にも反映するかを確認しましょう。

スマホ：タスク（ToDo）の使い方

Googleカレンダーアプリで対象の日付を開き、[＋]→[タスク]をタップします。タイトル、日時、繰り返しなどを設定して保存してください。

タスクを完了したら、対象のタスクを開いて[完了とする]をタップします。内容の変更は[鉛筆マーク（編集）]、削除はメニューの[削除]から行えます。

「作業集中時間（フォーカス時間）」を活用して自分の時間を確保

リモートワークやハイブリッドワークでは、会議の合間に集中作業の時間を確保することが重要です。Googleカレンダーの作業集中時間（フォーカス時間）を使うと、集中したい時間をカレンダー上でブロックし、他のメンバーに忙しい時間であることを示せます。

フォーカス時間は、通常、他のユーザーから忙しい時間として扱われます。予定作成時に、重複して届いた会議の招待を自動で辞退する設定を利用できる場合もあります。Google Chatを併用している環境では、集中時間中にChat通知をミュートする運用も可能です。

資料作成、レビュー、分析、顧客フォローなど、まとまった時間が必要な作業をあらかじめ確保しておくと、会議の入れすぎを防ぎやすくなります。Time Insightsを使える環境では、会議と集中作業の比率を定期的に見直すとよいでしょう。

予定作成と複製時の注意点（Google Meet連携）

Googleカレンダーでは、予定作成時にGoogle Meetのビデオ会議を追加・削除できます。外部の会議アドオンを利用している場合は、予定作成画面から会議ツールを選択できることもあります。

定例会議のテンプレートを複製して使う場合は、Google Meetリンクの扱いに注意してください。既存のリンクを不用意に再利用すると、意図しない参加者が会議に参加したり、録画や会議履歴に関する運用上の混乱が起きたりするおそれがあります。

予定を複製する場合や、新しい参加者を含む会議を作る場合は、必要に応じて新しいMeetリンクを発行し、参加者、公開範囲、会議URLを保存前に確認しましょう。

Googleカレンダーの便利機能で効率よくスケジュール管理

Googleカレンダーでは、次の機能を組み合わせることで、日々の予定を見やすく整理できます。

• マイカレンダー：仕事、案件、チームなどのカテゴリ別に管理する
• 色分け：カレンダー単位・予定単位で予定の種類を見える化する
• 表示設定：Web版の色セットや表示密度を、自分の見やすさに合わせる
• 通知：ブラウザ通知、アプリ通知、メール通知で予定忘れを防ぐ
• タスク（ToDoリスト）：完了・未完了、繰り返し作業、作業時間を管理する
• 作業集中時間：会議や通知の割り込みを減らし、集中する時間を確保する
• Time Insights：組織アカウントで会議時間や集中時間を振り返る

Googleカレンダーは、単なる予定表ではなく、チームの働き方を整えるための基盤にもなります。Google Workspaceで利用する場合は、共有範囲、共有権限、非公開予定の扱い、DLPによる機密情報保護、共有カレンダーの所有者管理をあわせて設計することが重要です。

特に、代理で予定を登録する担当者には、必要な編集権限だけを付与し、非公開予定の詳細を見せない権限設定を検討しましょう。また、定期予定の公開範囲はシリーズ全体で扱われるため、例外的な予定をどう登録するかをチーム内で決めておくと、情報共有の事故を減らせます。

他アカウントとのカレンダー共有、Google Meet連携、予約スケジュールなども活用しながら、営業面談、採用面接、社内会議、店舗営業日、チームの作業時間といった自社の業務フローに合わせてGoogleカレンダーを最適化していきましょう。