【コピペ可】ビジネス英語の日程調整メールに使える文例を紹介

ビジネスで英語を使用する方も多いのではないでしょうか？

今回は、日程調整の場面に焦点をあてて、場面別に役立つフレーズを紹介していきます。

英語の表現を考えたり、メールの文面を考えたりするのは時間も手間もかかるものです。そんな忙しい方のために、コピーしてすぐ使える文面をたくさん紹介しています。

アポイントをとるとき、日程調整をするときなど、9つの場面を題材に使える例文を紹介しています。使いまわしできますので、場面にあわせて使ってみてください。

海外とのやりとりには英語での日程調整が必要

ビジネスのグローバル化が進む現代においては、日本人が海外とやりとりをする機会が増えています。

例えば、海外企業との商談やプレゼンテーション、海外出張や転勤、海外の大学への留学や研究活動などが挙げられます。このような場合には、英語を使ったビジネスメールのやりとりが必要になることがあります。

特に、日程調整に関するメールでは、適切な英語表現やマナーを守ることが求められます。しかし、日本語と英語の表現やマナーは異なる場合があるため、十分に注意が必要です。たとえば、日本語では「突然のメールで失礼します」といった表現が丁寧な印象を与えますが、英語では適切ではありません。また、英語では「お願いできますでしょうか？」という表現よりも「Could you please ～？」という表現が一般的です。

さらに昨今の英語ビジネスメールのトレンドとして、冗長な前置きよりも簡潔さと明確さが重視されています。これまでよく使われていた "I hope this email finds you well."（お元気でお過ごしでしょうか）といった決まり文句は、現在では「AIが書いたように見える」「陳腐（Cliché）である」「本心がこもっていない」と敬遠される傾向にあり、より簡潔に本題に入るスタイル（Direct approach）が国内外で好まれています。皆がデジタル環境で忙しくしているため、要件を一文目から伝える方が結果として礼儀にもかなうとされています。

また、相手の地域や時差を考慮して時間を提案する「Time Zone Empathy（タイムゾーンへの思いやり）」がグローバルビジネスの重要なマナーとして定着しています。深夜・早朝の対応が必要な場合は、次回は交代で負担を分散するなど、公平なコラボレーションを意識することが大切です。

ビジネス英語での日程調整メールが必要な利用シーン

ビジネス英語の日程調整メールに使える文例は、主に以下のような利用シーンで必要になります。

ビジネスミーティングやプレゼンテーションの日程調整

ビジネスミーティングやプレゼンテーションなどの場合、複数人が参加することが多いため、日程調整が必要になります。この際には、各参加者の都合を考慮して、最適な日程を決定する必要があります。

面接の日程調整

面接では、企業側の都合に合わせて、応募者の都合を考慮して日程調整を行うことが一般的です。そのため、ビジネス英語での丁寧な表現が求められます。

商談や取引の日程調整

商談や取引の場合には、相手企業との調整が必要になることがあります。この際には、異なる文化や時間帯の違いを考慮しつつ、円滑なコミュニケーションを図ることが重要です。

英語でのメールの件名の付け方

件名は、パッと見て分かるものにしましょう。

何に関する打ち合わせ、またはアポイントなのか分かるように記載します。また、最近ではオンラインでの会議も増えているので、オンラインでのミーティングなのか対面での打ち合わせなのかもわかるとより親切です。

以下は、例文です。

例文①

例文②

例文③

英語で会議を招集する

会議を招集する場合の例文を紹介します。あなたが主催者で、会議に来てほしいときに使える例文です。

例文：営業会議の開催のお知らせ

英語でアポイントをとる

アポイントをとるための例文です。

お客さんのところへ行って会社紹介をしたい、こみ入った案件なので直接会って話をしたい、といったときに役立つフレーズです。

例文：海外出張の際のアポイントメント

英語で候補日を提示する

英語で候補日を提示する例文を紹介します。

アポイントを取りたいとき、面会依頼を受けた時の返答に使えます。効率的に予定を決めるため、具体的な候補日時を複数提示し、回答期限を明示することが推奨されています。また、海外とのやり取りでは必ずタイムゾーン（JST/ESTなど）を明記し、時差への配慮を示す一言を添えるのがマナーです。

例文：候補日をいくつか示す

英語でアポイントを断る

アポイントの依頼を受けたけれど忙しくて対応できない、諸事情があり面会したくないといったこともありますよね。そんなときに使える、アポイントの申し出を断る時の例文です。なお、英語圏では名前に日本語の「～san」を付けるのは不自然なので、Dear Mr. Tanaka や Hello Jane のように呼ぶのが適切です。

例文:忙しくて面会できないことをお詫びする

英語で返事をする

アポイントの申し出に対して、返事をするときに使える例文です。

例文：アポイントの依頼をもらったので、承諾する返事をする

英語でリスケジュールする

一度スケジュールを決めたけれど都合が悪くなったときに使えるリスケの例文です。海外チームとのやり取りでも、リスケは丁寧かつ率直に理由を伝え、代替日時を提案するのが鉄則です。

例文：体調が悪いのでアポイントの予定を変更してもらう

英語で返事がないので督促する

メールを送ったけど返信が来ないことはよくありますよね。

回答を督促する例文を紹介します。

例文：アポイントの依頼に対して返事がないので督促する

英語でお礼を言う

次に紹介するのは、お礼の例文です。

日程調整をしてもらったとき、アポイントを受け入れてもらったときに使えます。

例文：日程調整をしてもらった際にお礼を述べる

丁寧な表現が必要な日程調整に使える英語フレーズ

日程調整において、相手が提案した日時が自分にとって都合が悪い場合、その旨を伝える必要があります。

しかし、その伝え方によっては、相手に不快感を与えてしまうこともあります。そこで、英語での日程調整においては、丁寧な表現が求められます。

「Sorry, I have another appointment at that time.」や「I'm afraid I won't be able to make it then.」など、敬意をもって伝えるフレーズが良いでしょう。

また、「Is there any other day that works for you?」や「Would it be possible to reschedule for another day?」といったフレーズで、別の日程調整を提案することもできます。

ただし、相手が提案した日時が完全に都合が悪い場合には、「I'm sorry, but I'm not available at that time.」など、断ることを明確に伝えるフレーズを使うことも必要です。ただし、その際も敬意をもって伝えることが大切です。

日程調整は、コミュニケーションの重要な部分です。相手に敬意をもって伝えることで、円滑なコミュニケーションを図ることができます。

英語の日程調整ツールを使って効率化

今回はメールでのやりとりを想定してフレーズを紹介しました。

短文をいくつか紹介しましたが、これらを組み合わせていけば一つのまとまった英文が出来上がるはずです。

ただ、いちいち英文を打つのも面倒ですよね。そんなときには、日程調整ツールを使うとより便利になります。海外ではビジネスシーンでの日程調整リンクの活用が広く浸透しており、リンクによる効率化のメリットが肯定的に受け入れられています。

例えば、Calendly や YouCanBookMe といったサードパーティツールを使えば、自分で英語を書かなくても、スケジュール調整のメールを送ることも可能です。また最近では、外部ツールを使わずとも、Microsoft Outlookの標準機能「Scheduling Poll（スケジュール投票）」や、Googleカレンダーの「予約スケジュール（Appointment Schedule）」機能を使って、メール作成画面から手軽に日程調整ページを挿入・共有するケースも増えています。

ただし、日程調整ツールのURLを送る際はマナーに注意が必要です。いきなりリンクだけを送りつけると失礼に受け取られることがあります。米国の最新のマナーでも、「まずは相手の都合の良い日時を聞き、その上で自分の予約リンクも提示する」というハイブリッド提案が、日程調整の基本エチケット（First rule of scheduling etiquette）とされています。

日程調整ツールを使ってスケジュール調整する場合の例文も紹介しますので、参考にしてみてください。

例文：日程調整ツールのリンクを丁寧に送る

国内の日程調整ツールでも、アプリ内表示言語の英語対応やデフォルト時刻設定の柔軟化など、国際化対応を進めているものが増えています。また、最近のツールは単なる日時決定だけでなく、複数人（3社間など）の複雑な調整や、CRM連携による顧客情報の自動入力、担当者の自動振り分け（ルーティング機能）など、高度な機能も備わっています。

日本語で設定をして、海外のゲストと日程調整をすることが可能ですので、国際化対応をしているJicooや、調整さんなどのツールを利用することもおすすめです。

国内外の最新ツールやマナーを押さえて、仕事の効率化と円滑なコミュニケーションにチャレンジしてみてください。

日本語でのビジネス日程調整メールのやりとりについて、コツやポイントを紹介していますので、こちらの記事もぜひご確認ください。

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