【コピペ可】ビジネス英語の日程調整メールに使える文例を紹介
- 1. 海外とのやりとりには英語での日程調整が必要
- 2. ビジネス英語での日程調整メールが必要な利用シーン
- - ビジネスミーティングやプレゼンテーションの日程調整
- - 面接の日程調整
- - 商談や取引の日程調整
- 3. 英語でのメールの件名の付け方
- - 例文①
- - 例文②
- - 例文③
- 4. 英語で会議を招集する
- - 例文：営業会議の開催のお知らせ
- 5. 英語でアポイントをとる
- - 例文：海外出張の際のアポイントメント
- 6. 英語で候補日を提示する
- - 例文：候補日をいくつか示す
- 7. 英語でアポイントを断る
- - 例文:忙しくて面会できないことをお詫びする
- 8. 英語で返事をする
- - 例文：アポイントの依頼をもらったので、承諾する返事をする
- 9. 英語でリスケジュールする
- - 例文：体調が悪いのでアポイントの予定を変更してもらう
- 10. 英語で返事がないので督促する
- - 例文：アポイントの依頼に対して返事がないので督促する
- 11. 英語でお礼を言う
- - 例文：日程調整をしてもらった際にお礼を述べる
- 12. 丁寧な表現が必要な日程調整に使える英語フレーズ
- 13. 英語の日程調整ツールを使って効率化
- - 例文：Doodle（日程調整ツール）で連絡したことを伝える
- 14. Jicoo（ジクー）について
ビジネスで英語を使用する方も多いのではないでしょうか？
今回は、日程調整の場面に焦点をあてて、場面別に役立つフレーズを紹介していきます。
英語の表現を考えたり、メールの文面を考えたりするのは時間も手間もかかるものです。そんな忙しい方のために、コピーしてすぐ使える文面をたくさん紹介しています。
アポイントをとるとき、日程調整をするときなど、9つの場面を題材に使える例文を紹介しています。使いまわしできますので、場面にあわせて使ってみてください。
海外とのやりとりには英語での日程調整が必要
ビジネスのグローバル化が進む現代においては、日本人が海外とやりとりをする機会が増えています。
例えば、海外企業との商談やプレゼンテーション、海外出張や転勤、海外の大学への留学や研究活動などが挙げられます。
このような場合には、英語を使ったビジネスメールのやりとりが必要になることがあります。
特に、日程調整に関するメールでは、適切な英語表現やマナーを守ることが求められます。
しかし、日本語と英語の表現やマナーは異なる場合があるため、十分に注意が必要です。
たとえば、日本語では「失礼ですが」という表現が丁寧な印象を与えますが、英語では適切ではありません。また、英語では「お願いできますでしょうか？」という表現よりも「Could you please ～？」という表現が一般的です。
日本人が海外とやりとりをする際には、英語表現やマナーを熟知し、相手に適切な印象を与えることが大切です。
ビジネス英語の日程調整メールに使える文例を活用することで、適切な英語表現やマナーを身に付けることができます。
ビジネス英語での日程調整メールが必要な利用シーン
ビジネス英語の日程調整メールに使える文例は、主に以下のような利用シーンで必要になります。
ビジネスミーティングやプレゼンテーションの日程調整
ビジネスミーティングやプレゼンテーションなどの場合、複数人が参加することが多いため、日程調整が必要になります。この際には、各参加者の都合を考慮して、最適な日程を決定する必要があります。
面接の日程調整
面接では、企業側の都合に合わせて、応募者の都合を考慮して日程調整を行うことが一般的です。そのため、ビジネス英語での丁寧な表現が求められます。
商談や取引の日程調整
商談や取引の場合には、相手企業との調整が必要になることがあります。この際には、異なる文化や時間帯の違いを考慮しつつ、円滑なコミュニケーションを図ることが重要です。
これらの場面で、ビジネス英語の日程調整メールに使える文例を活用することで、スムーズな日程調整が可能になります。
英語でのメールの件名の付け方
件名は、パット見て分かるものにしましょう。
何に関する打ち合わせ、またはアポイントなのか分かるように記載します。また、最近ではオンラインでの会議も増えているので、オンラインでのミーティングなのか対面での打ち合わせなのかもわかるとより親切です。
以下は、例文です。
例文①
Subject：Online Meeting regarding next year budget
件名：次年度の予算に関するオンラインミーティング
例文②
Subject：Zoom Meeting to decide exhibition concept
件名：展示会のコンセプトを決定するためのズームミーティング
例文③
Subject：Visit your company to present ABC company
件名：ABC会社を紹介するための貴社への訪問
英語で会議を招集する
会議を招集する場合の例文を紹介します。あなたが主催者で、会議に来てほしいときに使える例文です。
例文：営業会議の開催のお知らせ
Dear Sales Team,
I would like to let you know that we will hold sales meeting in the meeting room at 10:00 on this Friday.
Please summarrize the sales estimate in March.
Best Regards,
Hanako Tanaka
営業チームの皆様
今週の金曜日の10時から、会議室で営業会議をおこなうことをお知らせいたします。
3月の営業見込みをまとめておいてください。
田中 花子
英語でアポイントをとる
アポイントをとるための例文です。
お客さんのところへ行って会社紹介をしたい、こみ入った案件なので直接会って話をしたい、といったときに役立つフレーズです。
例文：海外出張の際のアポイントメント
Hi Mark,
I am planning to have a business trip to U.S.A in the next month.
Is it possible to meet you and introduce our new system during my San Francisco visit?
Your response is highly appreciated.
Best Regards,
Hanako Tanaka
マークさん
来月、アメリカに出張する計画を立てています。
サンフランシスコ滞在の際に、私たちの新システムの紹介をしたく、お伺いさせていただけませんでしょうか？
お返事頂けましたら幸いです。
田中 花子
英語で候補日を提示する
英語で候補日を提示する例文を紹介します。
アポイントを取りたいとき、面会依頼を受けた時の返答に使えます。
例文：候補日をいくつか示す
Hi Jason,
Thank you for your reply.
Can you check if the below schedule is available?
Mar-15 AM
Mar-16 15:00-
Mar-18 PM
I am looking forward to seeing you soon.
Best Regards,
Hanako Tanaka
ジェイソンさん
お返事ありがとうございます。
以下の日付が空いているかどうか、お手数ですがご確認頂けませんでしょうか？
3月15日 午前
3月16日 15時以降
3月18日 午後
お会いできるのを楽しみにしております。
田中 花子
英語でアポイントを断る
アポイントの依頼を受けたけれど忙しくて対応できない、諸事情があり面会したくないといったこともありますよね。そんなときに使える、アポイントの申し出を断る時の例文です。
例文:忙しくて面会できないことをお詫びする
Hello Jane san,
Thank you very much for reaching out to me.
I am sorry I will not be available to meet you since I am busy with new product development.
I will let you know once this project finishes and can manage time.
Your understanding is appreciated.
Best Regards,
Hanako Tanaka
ジェーンさん
ご連絡いただきありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、新商品開発が忙しいのでお会いできそうにありません。
このプロジェクトが終わり、時間ができましたら改めてご連絡させていただきます。
ご理解のほど、何卒よろしくお願いいたします。
田中 花子
英語で返事をする
アポイントの申し出に対して、返事をするときに使える例文です。
例文：アポイントの依頼をもらったので、承諾する返事をする
Dear John,
Thank you very much for your invitation for an online meeting.
I am available next Monday and Tunesday, morning time is convenient for me.
Please send me an invitation for the Zoom Meeting so that I can attend the meeting.
Best Regards,
Hanako Tanaka
ジョンさん
オンラインミーティングのご案内ありがとうございます。
私は来週の月曜日と火曜日は空いており、朝方であれば都合がつきやすいです。
会議に参加できるよう、Zoomの招待を頂ければ幸いです。
田中 花子
英語でリスケジュールする
一度スケジュールを決めたけれど都合が悪くなったときに使えるリスケの例文です。
例文：体調が悪いのでアポイントの予定を変更してもらう
Dear Noah,
I am sorry to tell you but can you please change my appointment to next week since my health is not good.
I will let you know the date again after my health gets better.
Best Reagrds,
Hanako Tanaka
ノアさん
大変申し訳ないのですが、アポイントを翌週に変更頂けませんでしょうか？体調が悪いのです。
体調がよくなりましたら、改めて日付をご連絡させていただきます。
田中 花子
英語で返事がないので督促する
メールを送ったけど返信が来ないことはよくありますよね。
回答を督促する例文を紹介します。
例文：アポイントの依頼に対して返事がないので督促する
Dear Olivia,
I am sorry for sending you e-mail again.
As I send you e-mail before, I would like to meet you in the next week to discuss about exhibition plan in the next year.
How is your schedule for 16th and 19th?
Your response is appreciated.
Best Regards,
Hanako Tanaka
オリビアさん
再度メールをしてしまい申し訳ございません。
以前にもメールをお送りしたのですが、来年の展示会に関してお話したく、翌週お会いできないかと思っています。
16日か19日はいかがですか？
お返事をお待ちしております。
田中 花子
英語でお礼を言う
次に紹介するのは、お礼の例文です。
日程調整をしてもらったとき、アポイントを受け入れてもらったときに使えます。
例文：日程調整をしてもらった際にお礼を述べる
Hi Smith,
Thank you for your arrangement, we are looking forward to seeing you in the meeting.
Best Regards,
Hanako Tanaka
スミスさん
ご調整いただき誠にありがとうございます、会議でお会いできるのを楽しみにしております。
田中 花子
丁寧な表現が必要な日程調整に使える英語フレーズ
日程調整において、相手が提案した日時が自分にとって都合が悪い場合、その旨を伝える必要があります。
しかし、その伝え方によっては、相手に不快感を与えてしまうこともあります。そこで、英語での日程調整においては、丁寧な表現が求められます。
「Sorry, I have another appointment at that time.」や「I’m afraid I won’t be able to make it then.」など、敬意をもって伝えるフレーズが良いでしょう。
また、「Is there any other day that works for you?」や「Would it be possible to reschedule for another day?」といったフレーズで、別の日程調整を提案することもできます。
ただし、相手が提案した日時が完全に都合が悪い場合には、「I’m sorry, but I’m not available at that time.」など、断ることを明確に伝えるフレーズを使うことも必要です。ただし、その際も敬意をもって伝えることが大切です。
日程調整は、コミュニケーションの重要な部分です。相手に敬意をもって伝えることで、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
英語の日程調整ツールを使って効率化
今回はメールでのやりとりを想定してフレーズを紹介しました。
短文をいくつか紹介しましたが、これらを組み合わせていけば一つのまとまった英文が出来上がるはずです。
ただ、いちいち英文を打つのも面倒ですよね。そんなときには、日程調整をする上ではツールを使うとより便利になります。
例えば、Doogle、Calendly、Youcanbookmeといたツールを使えば、自分で英語を書かなくても、スケジュール調整のメールを送ることも可能です。日本語のツールと違い、英語でメールが届くので相手にとっても使いやすいです。
日程調整ツールを使ってスケジュール調整する場合の例文も紹介しますので、参考にしてみてください。
例文：Doodle（日程調整ツール）で連絡したことを伝える
Hi Technical Development Team,
I would like to invite you to monthly meeting of technical development team.
Schedule will be adjusted through Doodle, please check e-mail from Doodle and let me know your available time in the system.
Best Regards,
Hanako Tanaka
技術開発チームの皆様
月次の技術開発ミーティングにご参加いただきたいです。
Doodleにて日程調整をしたいと思います。Doodleからメールが送られてきますので、システム上でご都合のよい日程をお知らせいただければ幸いです。
田中 花子
国内の日程調整ツールでも国際化対応をしているものがあります。
日本語で設定をして、海外のゲストと日程調整をすることが可能ですので、国際化対応をしているJicooなどのツールを利用することも可能です。
ツールも使いこなして、仕事の効率化にチャレンジしてみてください。
日本語でのビジネス日程調整メールのやりとりについて、コツやポイントを紹介していますので、こちらの記事もぜひご確認ください。
Jicoo（ジクー）について
セールスや採用などのミーティングに関する業務を効率化し生産性を高める日程調整ツール。どの日程調整ツールが良いか選択にお困りの方は、まず無料で使い始めることができサービス連携や、必要に応じたデザインや通知のカスタマイズなどの機能が十分に備わっている日程調整ツールの導入がおすすめです。
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