【図解】Outlook署名の設定方法｜PC・スマホ・Web版それぞれの作り方を解説

メールに署名を入れることには、次のようなメリットがあります。

• 郵便番号や住所を載せておけば、名刺などを確認しなくても住所が分かる
• メールアドレスを載せておけば、リンクをクリックするだけで差出人にメールを送れる
• 電話番号を載せておけば、すぐに電話をかけられる
• アドレス帳への登録がコピー＆ペーストで済む
• 正しい氏名や漢字表記を確認でき、失礼のないやり取りにつながる

署名を毎回手入力したり、別ファイルから貼り付けたりしていると、日々の積み重ねで大きな時間ロスになります。一度Outlookに設定して自動挿入できるようにしておけば、入力ミスを防ぎながら業務効率を高められます。

この記事では、

• デスクトップ版Outlook、パソコンにインストールされているOutlook
• ウェブ版Outlook、ブラウザで使うOutlook
• スマホ版Outlook、iPhone・AndroidアプリのOutlook

それぞれの署名の作り方、編集、削除、複数の署名を使い分ける方法を、初心者にも分かりやすく解説します。あわせて、クラウド署名同期、新しいOutlook for Windows、スマホ版の注意点、社内テンプレート運用、BIMIなどの最新動向も自然に理解できるよう整理しました。

メール署名とは

メール署名とは、電子メールの最後に差出人の氏名、所属、会社名、連絡先などを記載したものです。

ビジネスシーンでは、メール署名はデジタルの名刺のような役割を持ちます。相手が連絡先を確認しやすくなるだけでなく、会社名や部署名、役職名を正しく伝えられるため、社外とのやり取りでは基本的に設定しておくと安心です。

署名には、一般的に次の情報を記載します。

• 氏名
• 会社名
• 部署名・役職名
• 会社住所
• 電話番号
• メールアドレス
• 会社サイトURL
• 必要に応じてSNS、問い合わせフォーム、日程調整リンクなど

ただし、署名に情報を詰め込みすぎると読みづらくなります。近年はSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールも普及しており、社内の短いやり取りでは毎回フル署名を付けない運用も一般的になってきました。新規メールには会社情報まで含めたフル署名、返信や社内メールには氏名・部署・内線程度の簡易署名を使うなど、場面に応じて使い分けるのがおすすめです。

また、資料共有や報告だけで相手からの返信が不要な場合は、署名や本文の末尾に「ご確認のみで問題ありません。返信は不要です。」のような一文を添えると、相手の心理的負担を減らせます。ただし「返信不要」だけでは少し冷たく見えることがあるため、「ご確認いただければ十分です。返信は不要です。」のように、前後にクッションとなる表現を入れると丁寧です。

なお、メール署名は身元を分かりやすく伝えるための情報ですが、テキストの署名自体は誰でも自由に書けるため、なりすましを防ぐ技術的な証明にはなりません。本人性や送信元の正当性を高めるには、S/MIMEなどのデジタル署名、SPF・DKIM・DMARCといったメール認証の整備が重要です。

近年は、DMARCと連携して受信トレイに公式ロゴを表示するBIMIも注目されています。GmailやApple Mailなど対応環境ではブランドロゴが表示されますが、2026年6月時点でもMicrosoft OutlookやExchange Online、日本の主要フリーメールの一部ではBIMIに対応していません。日本のYahoo!メールの非対応は、日本独自ドメインのYahoo!メールに関する状況であり、米国版Yahoo! Mailとは異なります。ロゴが表示されないから偽メール、表示されているから絶対に安全、と単純に判断しないよう、社内でも周知しておきましょう。

コピペで使える署名テンプレート

一般的な署名テンプレートを紹介します。近年は、FAX番号を省略し、会社サイトURL、SNS、日程調整リンク、最新のお知らせなど、実用性の高い情報をコンパクトに入れる構成が増えています。必要な項目だけに絞ってコピーしてご利用ください。

*************************************
［会社名］
○部　〇課
［氏名］
〒○○○-○○○○
［住所］
Tel：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Email：〇〇〇@〇〇〇
会社HP：https://
X：@〇〇〇〇
*************************************

イベントやキャンペーン、採用情報などを案内したい場合は、本文と署名の連絡先情報から少し離して、1〜3行程度の広報枠として配置すると読みやすくなります。

────────────────────────
［会社名］ https://
────────────────────────
○部　〇課
［氏名］
〒○○○-○○○○
［住所］
Tel：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Email：〇〇〇@〇〇〇

＼ 開催予定のイベント情報はこちら ／
https://...
────────────────────────

社内メール・返信向けの省略型テンプレート

部署内での短いやり取りや、すでに会話が続いているメールスレッドでは、毎回フル署名を付けるとメール全体が長くなります。社内用や返信・転送用には、名前や所属だけの簡易署名を用意しておくと便利です。

────────────────────────
○部　〇課
［氏名］　内線：〇〇
ご確認のみで問題ありません。返信は不要です。
────────────────────────

会社として署名を統一したい場合は、個人任せにせず、会社名・部署名・役職名の正式表記、電話番号やURLの書き方、SNSリンクの掲載可否、広報枠の位置などをガイドライン化しておくと安心です。新入社員向けに共通テンプレートを配布すれば、立ち上がりも早くなり、全社で統一感のあるコミュニケーションを実現できます。

デスクトップ版Outlookで署名を作成する方法

ここでは、パソコンにインストールされている従来型のデスクトップ版Outlook、いわゆるクラシック版Outlookで署名を作成する方法を説明します。

Microsoft 365では、Outlookの署名をクラウド側に保存し、別のPCやWeb版Outlookでも利用できるクラウド署名同期が広がっています。PCを買い替えたり、複数端末を使ったりする場合でも、同じアカウントであれば署名を設定し直す手間を減らせます。

一方、MicrosoftはWeb版をベースにした新しいOutlook for Windowsへの移行も進めています。新しいOutlookではローカルの署名ファイルではなくクラウド署名が基本となり、従来のレジストリ配布やGPO、ログオンスクリプトなどでローカル署名を一括配布していた組織では、署名管理方法の見直しが必要です。新しいOutlookを利用している場合は、画面右上の歯車アイコンから［アカウント］→［署名］へ進むと、ウェブ版Outlookに近い画面で設定できます。

また、2025年末から2026年初頭にかけてクラシック版Outlookで署名内の表組みや罫線が崩れる不具合が報告されましたが、2026年2月上旬のOfficeアップデートで修正されています。表示崩れが続く場合は、Officeを最新版に更新し、Outlookを再起動してください。とはいえ、スマホやダークモードでの表示も考えると、固定幅の表や過剰な装飾は避け、テキスト中心のシンプルな署名にするのが安全です。

クラシック版Outlookを開いてください。

［新しいメール］をクリックし、新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

署名とひな型が開きました。［新規作成］をクリックしましょう。

署名の名前を入力し、［OK］します。署名の名前は「取引先用」「社内用」「返信用」など、内容が分かるものにしましょう。

署名の編集欄に署名を入力します。テンプレートをコピー＆ペーストする場合は、ここに貼り付けます。

署名を挿入するタイミングを設定します。

• 新しいメッセージ…新規メール作成時に挿入する署名を選択
• 返信/転送…返信、転送時に挿入する署名を選択

新規メールはフル署名、返信や転送は簡易署名にしておくと、情報量と読みやすさのバランスを取りやすくなります。署名を入れない場合は、［（なし）］を選択してください。

設定が完了したら［保存］をクリックし、［OK］で署名とひな型を閉じます。

メール作成画面を閉じ、もう一度新規作成を開くと、設定した署名が自動で挿入されます。

署名を編集する

作成した署名の内容を変更する方法です。［新しいメール］をクリックして新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

変更したい署名を選択して内容を編集します。編集が完了したら、［保存］し、［OK］で閉じます。

署名を削除する

［新しいメール］をクリックして新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

削除する署名を選択して、［削除］をクリックします。

確認画面が表示されたら［はい］をクリックします。

複数の署名を使い分ける

社外向け、社内向け、返信用、英語用など、複数の署名を登録しておくと便利です。まず、追加の署名を登録しましょう。

［新しいメール］をクリックして新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

新規作成時と同様に、署名の名前を入力し、署名を作成します。［保存］をクリックして［OK］で閉じます。

画像の設定では、新規メール作成時に「取引先用」の署名が挿入されます。社内用を利用するには、メール作成画面で署名を切り替えます。

［新しいメール］をクリックして新規作成を開きます。最初に「取引先用」の署名がセットされているので、［署名］をクリックし、変更したい署名「社内用」を選択してください。

署名が「取引先用」から「社内用」に入れ替わりました。

ウェブ版Outlookで署名を作成する方法

ウェブ版Outlookとは、EdgeやChromeなどのブラウザで利用するOutlookです。新しいOutlook for WindowsもWeb版に近い画面構成のため、署名設定はほぼ同じ流れで行えます。

Outlook.comを開き、ログインします。

画面左上にある歯車マーク［設定］をクリックします。設定の検索枠に「署名」と入力します。

［メールの署名］をクリックします。

［＋新しい署名］をクリックしてください。

［署名の編集］に署名の名前を入力します。環境によっては署名名に使える文字が制限される場合があるため、うまく保存できないときは英数字の名前にしてみてください。

署名の名前の下にある枠に署名を作成し、［保存］をクリックします。

署名作成枠の下に、［既定の署名を選択］メニューがあります。

• 新規メッセージ作成用…新規メールの時にどの署名をセットするか選択
• 返信/転送用…返信、転送メールの時にどの署名をセットするか選択

設定したら［保存］をクリックし、［×］で設定を閉じます。

署名を編集する

歯車マーク［設定］を開き、検索枠に「署名」と入力します。［メールの署名］をクリックして署名の設定画面を開きます。

編集したい署名を選択して内容を変更し、［保存］をクリックします。設定画面を［×］で閉じます。

署名を削除する

歯車マーク［設定］を開き、検索枠に「署名」と入力します。［メールの署名］をクリックして署名の設定画面を開きます。

削除する署名を表示し、［削除］をクリックします。

複数の署名を使い分ける

追加の署名を作成します。

署名設定画面を開き、［＋新しい署名］をクリックします。

［署名の編集］に署名の名前を入力し、署名本文を作成します。［保存］し、設定を［×］で閉じます。

新規メール作成画面を開きます。

必要に応じて最初にセットされていた署名を消します。［挿入］タブをクリックし、［署名］を開いて、セットする署名を選択してください。

署名がセットされました。

スマホ版Outlookで署名を作成する方法

スマホ版Outlookの署名は、PC版やWeb版と完全には同じ扱いではありません。2026年6月時点では、スマホ版Outlookの署名はクラウド署名同期の対象外で、端末ごとの設定として管理されます。

そのため、PC版やWeb版と同じ署名をスマホでも使いたい場合は、PCから自分宛てに署名入りメールを送り、スマホ側でそのメールを開いて署名部分をコピーし、Outlookアプリの署名欄に貼り付ける方法が実用的です。画像や装飾が多い署名はスマホで崩れやすいため、スマホ用にはテキスト中心の短い署名を用意するのもおすすめです。

スマホのOutlookアプリを開きます。

画面左上にある［Outlookアイコン］をタップします。歯車マーク［設定］をタップします。

設定メニューを下にスクロールして［署名］を探します。［署名］をタップして開いてください。

初期値として「Get Outlook for Android」や「Get Outlook for iOS」などの文言が入っている場合があります。

この初期文言をタップして編集状態にし、削除します。必要に応じてPCから送った署名を貼り付けるなどして作成してください。［チェックマーク］をタップして保存します。

保存後、新規メールには設定した署名が自動で挿入されます。

署名を編集する

署名作成と同様に、署名メニューを呼び出します。

［Outlookアイコン］から歯車マーク［設定］をタップします。設定メニューから［署名］をタップして開いてください。

署名を編集します。編集が完了したら、［チェックマーク］をタップして保存します。

署名を削除する

署名作成と同様に、署名メニューを呼び出します。

［Outlookアイコン］から歯車マーク［設定］をタップします。設定メニューから［署名］をタップして開きます。

入力されている署名をすべて消去し、［チェックマーク］をタップして保存します。

複数の署名を使い分ける

スマホ版Outlookでは、登録しているアカウントごとに異なる署名を設定できる場合があります。個人用・仕事用など複数のアカウントを登録している場合は、署名画面で対象アカウントを選び、それぞれに適した署名を設定してください。

ただし、PC版やWeb版で設定した署名がそのままスマホに自動反映されるわけではありません。複数アカウントを使う場合も、スマホ側で個別に内容を確認し、会社用アカウントに個人署名が入っていないか、逆に個人用アカウントに会社情報が入っていないかをチェックしておきましょう。

海外・国内で広がる署名の活用トレンド

メール署名は、単なる連絡先表示だけでなく、ブランディングやマーケティング、コンプライアンスの観点でも見直されています。海外ではExclaimerやCodeTwoなどの署名管理サービスを使い、社員全員の署名、キャンペーンバナー、法的免責文を一元管理する企業も増えています。Microsoft 365環境でも、新しいOutlookへの移行によりローカル署名ファイルに依存した運用が難しくなるため、組織単位での署名管理の重要性は高まっています。

デザイン面では、シンプルで実用的な署名が主流です。大きすぎる画像、過剰な装飾、多数のSNSアイコン、長い免責事項を詰め込むより、受信者が必要な情報にすぐたどり着ける構成が好まれます。長い免責事項が必要な業界では、重要な連絡先情報が埋もれないよう、本文量や配置に注意しましょう。

また、ダークモード対応も重要です。Apple Mail、Gmailモバイル、Outlookなど、多くのメール環境でダークモードが使われるため、ロゴ画像は背景透過のPNGやSVGを使う、文字色と背景色のコントラストを確保する、白背景前提の画像だけに頼らない、といった工夫が必要です。画像がブロックされた場合に備えて、会社名・氏名・電話番号・URLなどの必須情報はテキストでも記載しておきましょう。

営業やマーケティングでは、署名内に控えめなCTAを入れる活用も広がっています。たとえば「デモの日程を予約する」「最新事例を見る」「資料をダウンロードする」といったテキストリンクや小さなバナーを入れる方法です。海外の調査では、署名内の戦略的なCTAや顔写真がエンゲージメント向上につながるというデータもあります。ただし、日本のビジネスメールでは宣伝色が強すぎる署名に抵抗を持たれることもあるため、まずは「最新事例はこちら」程度の控えめなリンクから試し、クリック率などを見ながら調整するとよいでしょう。

グローバル企業や海外取引が多い企業では、英語署名に代名詞、日程調整リンク、デジタル名刺リンクを入れるケースもあります。日本語・英語の両方でレイアウトが崩れないか、スマホやダークモードでも読みやすいか、法務・広報上問題のない表記かを確認しながら段階的に導入しましょう。

自動で署名を付けて効率アップ！

Outlook署名の機能を使わないと、毎回自分の名前や連絡先を手入力することになります。小さな作業に見えても、メールの本数が多いほど負担は大きくなり、入力ミスや表記ゆれの原因にもなります。

署名を一度作成して自動挿入を設定しておけば、連絡先を正確に伝えられ、メール作成の手間も減らせます。さらに、新規メール用と返信用、社外向けと社内向け、PC用とスマホ用を分けておくと、相手にとって読みやすいメールになります。

署名は個人の便利機能であると同時に、企業ブランドや信頼性にも関わる要素です。会社として運用する場合は、テンプレートやガイドラインを整備し、Outlookのクラウド同期や新しいOutlookの仕様、スマホ版の個別設定にも注意しながら、自社に合った署名ルールを作っていきましょう。