【図解】Outlook署名の設定方法｜PC・スマホ・Web版それぞれの作り方を解説

メールに署名を入れることのメリット

• 郵便番号や住所を載せておけば、名刺などを確認しなくても住所が分かる
• メールアドレスを載せておけば、リンクをクリックするだけで差出人にメールが送れる
• 電話番号を載せておけば、すぐに電話をかけることができる
• アドレス帳に登録する手間を省くことができる、アドレス帳への登録がコピペで済む
• 正しい名前（漢字）が確認できるため、失礼のないように配慮できる

このように、様々なメリットがある署名を利用しない手はありません。
ある調査では、署名内容の手入力や自動挿入の不具合対応により、ビジネスパーソンが毎月平均2時間以上を無駄にしているという結果も報告されています。一度設定して自動化することで、大幅な業務効率化につながります。

この記事では、

• デスクトップ版Outlook（パソコンにインストールされているOutlook）
• ウェブ版Outlook（インターネットブラウザで使うOutlook）
• スマホ版Outlook（スマホアプリのOutlook）

それぞれの署名の作り方、編集、削除、複数の署名を使い分ける方法から最新のビジネストレンドまで、初心者にも分かりやすく解説します。

メール署名とは

メール署名とは、電子メールの最後に差出人の所属や名前、連絡先などを記載したものを指します。

ビジネスシーンにおいて、メールの署名はいわばデジタルの「名刺」のような役割を果たします。マナーとして署名を入れることで、受信者と円滑に情報を共有することができます。

署名には、
氏名、会社名、所属、会社住所、電話番号、メールアドレスなどを記載しましょう。

かつては「差出人の身元証明」と言われることもありましたが、テキスト形式の署名自体は誰でも自由に記載できるため、技術的な本人証明（なりすまし防止）にはなりません。確実な証明には電子証明書を用いたデジタル署名が必要になるため、テキスト署名を過信しすぎないよう注意が必要です。

また近年では、「署名がない＝無礼」と決めつけるのではなく、社内メールなど状況に応じて署名を省略・簡略化する企業も増えています。相手との関係性やスマホでの読みやすさに応じた柔軟な使い分けが求められています。

コピペで使える署名テンプレート

一般的な署名のテンプレートをご紹介します。
近年はペーパーレス化やデジタル化に伴い、FAX番号を署名から外し、自社サイトURLやSNSアカウントを含めるなど、シンプルで読みやすい構成にするのがトレンドです。コピーしてご利用ください。

*************************************
［会社名］
○部　〇課
［氏名］
〒○-○
［住所］
Tel：〇-○-○
Email：〇@〇
会社HP：https://
*************************************

または、

────────────────────────
［会社名］https://
────────────────────────
○部　〇課
［氏名］
〒○-○
［住所］
Tel：〇-○-○
Email：〇@〇
────────────────────────

社内メール向けの省略型テンプレート

部署内での短いやり取りなどでは、毎回フル署名を付けるとスマホで閲覧する際に煩雑になってしまいます。そのため、社内向けには名前や所属のみのシンプルな署名を使うこともおすすめです。

────────────────────────
○部　〇課
［氏名］内線：〇〇
────────────────────────

デスクトップ版Outlookで署名を作成する方法

パソコンにインストールされているタイプのOutlookで署名を作成する方法です。

※近年はMicrosoft 365の機能により「クラウド同期（Roaming Signatures）」が導入され、PCで設定した署名が別のPCやWeb版にも自動で同期・適用されるようになり、一元管理しやすくなりました。
また、Microsoftが展開している「New Outlook for Windows」（2027年3月に完全移行予定）では、画面右上の歯車アイコン（設定）から署名を作成するUIへと変更されています。現在従来のデスクトップ版を利用している場合は、以下の手順に沿って設定してください。

デスクトップ版Outlookを開いてください。

［新しいメール］をクリックし、新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

署名とひな型が開きました。
［新規作成］をクリックしましょう。

署名の名前を入力し、［OK］します。
署名の名前は内容が分かるものにしましょう。

署名の編集に署名を入力します。
テンプレートをコピー＆ペーストする場合は、ここに貼り付けます。

署名を挿入するタイミングを設定します。

• 新しいメッセージ…新規メール作成時に挿入する署名を選択
• 返信/転送…返信、転送時に挿入する署名を選択

署名を入れない場合は、［（なし）］を選択してください。

設定が完了したら［保存］をクリックし、［OK］で署名とひな型を閉じます。

メール作成画面を閉じ、もう一度新規作成を開くと、署名が挿入されます。

署名を編集する

作成した署名の内容を変更する方法です。

［新しいメール］をクリックして新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

署名を編集します。
編集が完了したら、［保存］し、［OK］で閉じます。

署名を削除する

［新しいメール］をクリックして新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

削除する署名を選択して、［削除］をクリックします。

［はい］をクリックします。

複数の署名を使い分ける

追加で署名を登録する方法、セットする署名を切り替える方法を説明します。

まず、追加の署名を登録しましょう。

［新しいメール］をクリックして新規作成画面を開きます。

［署名］から［署名］をクリックします。

新規作成時と同様に、署名の名前を入力し、署名を作成します。
［保存］をクリックして［OK］で閉じます。

画像の設定だと、新規メール作成時は「取引先用」の署名が挿入されます。
社内用を利用するには、署名を切り替える必要があります。

［新しいメール］をクリックして新規作成を開きます。

「取引先用」の署名がセットされているので、「社内用」に変更します。

［署名］をクリックし、変更する署名「社内用」をクリックして選択してください。

署名が「取引先用」から「社内用」に入れ替わりました。

ウェブ版Outlookで署名を作成する方法

ウェブ版Outlookとは、EdgeやChromeで使えるOutlookを指します。

Outlook.comを開き、ログインします。

画面左上にある歯車マーク［設定］をクリックします。

設定の検索枠に「署名」と入力します。

［メールの署名］をクリックします。

［＋新しい署名］をクリックしてください。

［署名の編集］に署名の名前を入力します。
署名の名前に日本語は使えません。英数字で入力してください。

署名の名前の下にある枠に、署名を作成します。
［保存］をします。

署名作成枠の下に、「既定の署名を選択」メニューがあります。

• 新規メッセージ作成用…新規メールの時にどの署名をセットするか選択
• 返信/転送用…返信、転送メールの時にどの署名をセットするか選択

設定したら［保存］をクリック、次に［×］で設定を閉じます。

署名を編集する

歯車マーク［設定］を開き、検索枠に「署名」と入力します。
［メールの署名］をクリックして署名の設定画面を開きます。

署名を編集し、［保存］をクリックします。

設定画面を［×］で閉じます。

署名を削除する

歯車マーク［設定］を開き、検索枠に「署名」と入力します。
［メールの署名］をクリックして署名の設定画面を開きます。

削除する署名を表示し、［削除］をクリックします。

複数の署名を使い分ける

追加の署名を作成します。

署名設定画面を開き、［＋新しい署名］をクリックします。

［署名の編集］に署名の名前を入力します。
署名の名前に日本語は使えません。英数字で入力してください。

署名を入力します。
［保存］し、設定を［×］で閉じます。

新規メール作成画面を開きます。

最初にセットされていた署名を消します。

［挿入タブ］をクリックします。
［署名］を開き、セットする署名をクリックしてください。

署名がセットされました。

スマホ版Outlookで署名を作成する方法

スマホのOutlookアプリを開きます。

画面左上にある［Outlookアイコン］をタップします。

歯車マーク［設定］をタップします。

設定メニューを下にスクロールして［署名］を探します。
［署名］をタップして開いてください。

初期値は「Outlook for Android(iPhone)」とセットされています。

「Outlook for Android(iPhone)」をタップして、編集状態にします。
必要なければ、「Outlook for Android(iPhone)」を消去します。

署名を作成してください。
［チェックマーク］をタップして保存します。

新規メールには自動で署名がセットされます。

署名を編集する

署名作成と同様に、署名メニューを呼び出します。

［Outlookアイコン］から歯車マーク［設定］をタップします。

設定メニューから［署名］をタップして開いてください。

署名を編集します。
編集が完了したら、［チェックマーク］をクリックして保存します。

署名を削除する

署名作成と同様に、署名メニューを呼び出します。

［Outlookアイコン］から歯車マーク［設定］をタップします。

設定メニューから［署名］をタップして開きます。

入力されている署名をすべて消去し、［チェックマーク］をタップして保存します。

複数の署名を使い分ける

スマホ版Outlookアプリでは、1つのアカウントにつき署名を1つしか設定できない仕様となっています。

用途別に複数の署名を使い分けたい場合は、デスクトップ版やWeb版Outlookで複数署名を管理し、スマホ版では最も利用頻度の高い主要な署名を1つ設定しておくことを推奨します。また、スマホ側での自動挿入をオフにしておき、必要な時のみ手動で名前を入力する運用にするとスムーズです。

【参考】海外・最新の署名トレンドと活用法

メール署名の活用方法は、国際的にも多様化しています。グローバルな取引がある場合は、以下のトレンドも意識しておくと良いでしょう。

• 多様性への配慮と環境意識：欧米では署名にジェンダー代名詞（he/him等）を添えるケースが増えています。一方で、長すぎる署名や大きなロゴ画像はメールのデータサイズを増やし、積もり積もって環境負荷（CO2排出）に繋がるという指摘もあります。そのため、詳細情報はWebリンク1つに集約する「シンプル化」が推奨され始めています。
• 法令対応とコンプライアンス：イギリスなどの一部の国では、会社法によりビジネスメールに登記住所や会社登録番号を記載することが義務付けられています。海外企業とやり取りする際は、現地法に合わせた署名の調整が必要になる場合があります。
• マーケティングへの活用：海外では、メール1通1通を「自社の宣伝機会」と捉え、署名に期間限定キャンペーンのバナーやウェビナーのリンクを自動付与するツール（Exclaimerなど）の導入が進んでいます。

自動で署名を付けて効率アップ！

Outlook署名の機能を使わないと、毎回自分の名前や連絡先を手打ちすることになります。
とても小さなことかもしれませんが、数が多くなればその負担は侮れず、業務時間のロスに直結します。

署名を一度作ってしまえば、自動でメール文にセットされ、入力ミスも防げて業務効率が格段に上がります。
メールを作成する方であれば誰でも簡単に導入できます。ぜひ自身に合った署名を設定し、日々の業務に役立ててください。