Outlookでメールを送信予約　デスクトップアプリ・Web版それぞれ解説

Outlookでは、デスクトップアプリだけでなく、Web版のOutlook（Outlook on the web）やスマホアプリ版（iOS/Android）でも送信予約が可能です（※利用できる機能はバージョンやアカウントの種類により異なります）。

近年、働き方改革の推進により、日本国内でも深夜（22時以降）や早朝（7時以前）、および休日の業務メール送信を避けるビジネスマナーが定着しつつあります。世界的に見ても、勤務時間外の連絡に応じない「Right to Disconnect（接続しない権利）」を法制化する動きが広がっており、就業時間外のメール送信は従業員の生産性や健康の観点から自主規制される傾向にあります。

自分の都合の良い時間にメールを作成しつつ、相手の勤務時間に合わせて連絡できる「送信予約」は、こうしたマナーやコンプライアンスに配慮するための必須機能です。さらに国内の実務においては、日程調整や事務連絡に対する返信が特定の時間帯に集中するのを防ぎ、社内外の確認待ちの波を平準化する運用改善策としても効果的です。

本記事では、「従来のOutlook（クラシック版）」と「新しいOutlook（New Outlook for Windows）」、それぞれの送信予約手順や処理される仕組み、アカウント要件、さらには誤送信対策との使い分けについて解説します。

デスクトップ版Outlook（従来版）：送信予約の方法

※本項目では「従来のOutlook」での手順を解説します。Microsoftは従来の「クラシック版」Outlookのサポートを少なくとも2029年まで継続すると案内しており、日本企業では当面この「従来版」と「新しいOutlook」の並行運用が続くと見込まれます。「新しいOutlook」をご利用の場合は、後述の「Web版・新しいOutlook：送信予約の方法」と同じ手順となります。

予約送信するメールを作成します。

メールが作成できたら、［オプション］をクリックしてください。

［配信タイミング］をクリックします。

［指定日時以降に配信］にチェックを入れます。

日付と時間をそれぞれクリックして、日時を設定してください。
30分刻み以外の細かい時間を指定したい場合は、カスタム時間として時刻を直接設定します。

［閉じる］をクリックします。

送信予約ができていれば、［配信タイミング］ボタンがグレーになります。

ボタンがグレーになっていることを確認し、［送信］ボタンを押します。

送信予約が完了しました。

予約したメールは、クライアント内の［送信トレイ］（Outbox）に入ります。
指定時刻になり送信されると、［送信済みアイテム］に移動します。

送信予約取り消し

［送信トレイ］から、予約を取り消すメールを開きます。

オプションタブを開き、［配信タイミング］をクリックしましょう。

［指定日時以降に配信］のチェックを外します。

［閉じる］をクリックしてください。

［配信タイミング］ボタンがグレーから白に変わりました。

すぐに送信する場合は、［送信］をクリックします。

送信しない場合は、［×］マークをクリックして閉じましょう。
メールは［送信トレイ］または下書きに保存されます。

デスクトップ版Outlook（従来版）：指定の時間だけ遅らせて送信する

日時を指定して送信する以外に、クラシック版Outlookのクライアント側ルールを使って「すべての送信メールを指定した時間だけ遅らせて送信する」ことも可能です。

送信ボタンを押した直後の「あっ、宛先を間違えた！」「添付ファイルを忘れた！」といったミスに対処するための猶予時間を設けることができます。ルールを用いれば最大120分まで送信遅延が可能であり、社外への誤送信や情報漏洩を防ぐセーフティネットとして多くの企業で導入されています。

※なお、Web版（Outlook on the web）や新しいOutlookでは、この長時間遅延ルールの代わりに、最大10秒間の短時間で送信をキャンセルできる「送信取り消し（Undo Send）」機能が提供されています。誤送信対策には「Undo Send」、特定日時の配信には後述の「送信のスケジュール（Schedule Send）」と機能が分かれている点にご注意ください。

Outlookメールを開き、ホームタブの［ルール］をクリックします。

［仕分けルールと通知の管理］をクリックしてください。

［新しい仕訳ルール］をクリックします。

［送信メッセージにルールを適用する］をクリックし、［次へ］をクリックします。

すべての送信メールに対して送信を遅らせる場合は、条件を何も設定せず［次へ］をクリックしてください。

その場合、すべてに適用されるが問題ないか聞かれますので、［はい］をクリックします。

一部のメールのみ送信を遅延させる場合は条件を設定して、［次へ］をクリックください。

［指定した時間 分後に配信する］にチェックを入れます。

ステップ2の青字部分［指定した時間］をクリックし、何分遅らせるか指定してください。

最大120分まで遅延させることが可能です。

［OK］して、［次へ］をクリックします。

例外条件（条件〇〇の場合は遅延させない）がある場合は、設定してください。

［次へ］をクリックします。

ルールの名前を入力し、［完了］をクリックします。

メッセージの内容を確認して、［OK］を押します。

［OK］をクリックすれば、設定完了です。

送信遅延を解除する

［ルール］から［仕分けルールと通知の管理］を開きます。

送信遅延を停止する場合は、仕訳ルールのチェックを外してください。

送信遅延のルールを削除する場合は、［削除］をクリックしてください。

削除をクリックするときは、他のルールにチェックが入っていないか確かめてから、削除ボタンを押してください。チェックが入っている他のルールも削除されてしまいます。ご注意ください。

設定が完了したら、［OK］を押します。

Web版・新しいOutlook：送信予約の方法

Web版Outlook（Outlook on the web）および、デスクトップの「新しいOutlook（New Outlook for Windows）」では、「送信のスケジュール（Schedule Send）」を利用します。※注意：この機能はExchangeやMicrosoft 365アカウントが前提となり、IMAPやPOPアカウントでは利用できません。

予約送信するメールを作成したら、送信ボタンの右にある［下向き矢印］（vマーク）をクリックします。

次に、［スケジュール送信］（または「送信の日時指定」）をクリックしてください。

送信時間を選択します。
候補日以外に送信したい場合は、［カスタム時間］をクリックします。

日付、時間を選択し、［送信］を押してください。

時間は候補から選ぶほか、カスタム時間として任意の時刻を細かく指定することも可能です。

予約送信したメッセージは、クラウド側の［下書き］（Drafts folder）に保存されます。そのため、送信前であれば内容の再編集が可能です。

指定時刻になると自動的に送信され、送信後は［送信済みアイテム］に移動します。

送信予約取り消し

予約を取り消す、または内容を編集したいメールを［下書き］から開きます。

鉛筆マーク［スケジュール送信オプション］をクリックし、［メールの変更］を選択します。

メールの編集画面に戻り、送信予約が取り消された状態になります。修正後、すぐに送信したい場合は［今すぐ送信（Send Now）］をクリックして即時送信に切り替えることができます。

スマホ版Outlook：送信予約の方法

iOSおよびAndroid版のOutlookアプリでも、スケジュール設定（送信予約）が可能です。ただし、環境やアカウント種別によって表示や機能がPC版/Web版と異なる場合があります。

1. 予約送信するメールを作成します。
2. 送信ボタン（紙飛行機マーク）を長押しする、またはメニュー（…）をタップします。
3. ［送信のスケジュール設定］をタップします。
4. 候補の時間が表示されるので選択するか、［カスタム時間］を選んで希望の日時を指定し、決定します。

スマホ版で設定した予約メールはクラウド上で処理されるため、設定後にアプリを閉じたり、スマートフォンがオフラインになったりしても、指定した時間に自動的にサーバーから送信されます。外出先での利用にも便利ですが、重要なビジネスメールについては、最終送信はWeb/PC版で予約確認する運用も安全です。

予約したメールが送信できない　原因と解決法

送信予約したのにメールが送信できなかった時は次のような原因が考えられます。

• IMAPまたはPOPアカウントを利用している（新しいOutlook等の場合）
• 送信予約時間にOutlookを閉じていた、またはオフラインだった（クラシック版の場合）
• 送信予約をした後に送信トレイからメールを開いた（クラシック版の場合）
• 新旧Outlook間で並行運用しており、データが同期されていない

詳しい説明は以下の通りです。

アカウント種別の制限（IMAP/POP非対応）

新しいOutlookやWeb版の「送信のスケジュール（Schedule Send）」は、ExchangeやMicrosoft 365などのクラウドアカウントを前提としています。IMAPやPOPアカウントを登録している場合、この機能は利用できません。スケジュール送信を標準化したい場合は、アカウント環境の確認・移行が必要です。

Outlookを閉じている、またはオフライン環境だった

送信予約したメールが、PCの電源を切った状態でも送信されるかどうかは、利用しているOutlookのバージョンに依存します。

• 従来のOutlook（Classic）の場合： 送信予約したメールはPC内の［送信トレイ］に保持されます。そのため、指定日時にPCが起動（スリープ不可）しており、かつOutlookがオンライン状態になっている必要があります。PCをシャットダウンしていたり、外出先でネットワークに繋がっていないと送信されません。（※Microsoft 365環境であればサーバー側で処理されるケースもあります。）
• 新しいOutlook・Web版・スマホ版の場合： 予約されたメールはクラウド側の［下書き］フォルダに保存されます。そのため、予約設定後にPCの電源を切ったりアプリを閉じたりしても、指定した時間になれば自動的にサーバー経由で送信されます。

従来のOutlookを利用しており、夜間や長期休暇などでPCを起動しておくことが難しい場合は、Web版のOutlook（Outlook on the web）からスケジュール予約をするか、クラウドベースで動作する「新しいOutlook」での操作に切り替えるのが安全です。

送信予約後にメールを開いた（クラシック版の注意点）

従来のクラシック版Outlookの場合、送信予約設定をした後に、［送信トレイ］から予約メールを開いて［×］マークで閉じると、待機状態が解除されて下書きメールになってしまうので注意が必要です。

状態アイコンが「紙飛行機」マークだと送信予約、「メモ＋えんぴつ」マークは下書きの状態を表します。

下書きの状態だと、送信日時「なし」になり、予約送信されません。

再度予約メールにするには、下書き状態になっている予約メールを開きます。

送信日時を変更する必要がなければ、［送信］をクリックします。
変更する必要があれば、［オプション］の［配信タイミング］で変更してから、［送信］をクリックしてください。

送信予約状態に戻りました。
※なお、Web版や新しいOutlookの場合は、クラウドの［下書き］に保存されるため、開いて再編集しても指定し直せば問題なくスケジュール送信されます。

送信予約を活用して業務効率化とコミュニケーションの改善を図る

Outlookの送信予約機能は、単純な「マナー」にとどまらず、組織全体のオペレーション改善に直結します。以下のようなビジネスシーンでの活用が考えられます。

• 返信波の平準化： 日程調整や会議URLの案内などを始業直後や特定の時間に一斉送信することで、相手からの返信や確認待ちのタイミングをコントロールし、営業や管理部門の事務作業負荷を分散させます。
• 時差や相手の業務サイクルへの配慮： 海外の取引先や、朝会前の忙しい時間帯を避けて自動送信し、相手が確認しやすいタイミングでメールを届けます。
• 部門ルールとしての運用： 「22時以降のメールは翌営業日の午前9時配信にする」「誤送信対策として、送信直後はUndo Send（送信取消）を有効化しダブルチェック期間を設ける」など、個人の配慮ではなくチームや就業規則に合わせたガイドラインとして標準化します。

最新のAI機能（Copilot）による送信最適化
MicrosoftはOutlook 2024やMicrosoft 365において、AIアシスタント「Copilot」との連携を強化しています。将来的には、メール内容や相手の所在地域、過去の送信履歴などをAIが分析し、「最適な送信タイミングを提案・自動設定するスマート送信予約」や「複数メールの一括スケジューリング」などが可能になると期待されています。テクノロジーを活用することで、単純な予約送信を超えた高度なコミュニケーション最適化が進むでしょう。

サードパーティ製ツールのリスクと標準機能の活用
過去には、Outlook用のスケジュール調整・予約送信に関連するアドインが長期間放置された結果、悪意ある第三者に乗っ取られてマルウェア化したセキュリティインシデントも報告されています。不要な外部ツールやサポートの切れたアドインに頼ることは情報漏洩などのリスクとなるため、極力Outlook標準の「Schedule Send（送信のスケジュール）」や「Undo Send（送信取り消し）」を活用し、安全かつ確実なメール運用を心がけましょう。