Outlookでフォントを設定する方法を解説！おすすめのフォントや機能も解説

Outlookでメールを作成するたびに、毎回フォントや文字サイズを変更していませんか。

よく使うフォントを既定値として設定しておけば、メール作成の手間を減らし、社内外に送るメールの見た目もそろえやすくなります。

ただし、現在のOutlook環境では、新しいOutlook（new Outlook for Windows）と従来のOutlook（classic Outlook for Windows）が併存しているケースが少なくありません。Microsoftはnew Outlookの機能拡張を進めており、PST対応や共有メールボックスのアーカイブ表示など、classic Outlookとの差分は縮小しています。一方で、既知の問題や制約も継続して更新されているため、社内で標準化する場合は、部署や業務内容ごとに利用クライアントを確認することが大切です。

この記事では、Outlookでデフォルトのフォントを設定する方法、ビジネスメールにおすすめのフォントやサイズ、フォントが反映されないときの確認ポイント、あわせて使いたい便利機能を解説します。

Outlookのデフォルトのフォントを設定する方法

Outlookのデフォルトフォントを設定する手順は、使用しているOutlookの種類によって異なります。new Outlook、classic Outlook、Web版Outlookでは画面構成や対応機能が異なるため、まず自分がどのOutlookを使っているか確認しましょう。

特に企業利用では、PSTファイル、共有メールボックス、アーカイブ、アドインやGraph API連携などの利用有無によって、new Outlookへ移行しやすい部門とclassic Outlookを継続したほうがよい部門が分かれることがあります。フォント設定だけでなく、署名やテンプレートの運用も含めて確認しておくと安心です。

新しいOutlook（new Outlook）の場合

新しいOutlookでは、classic Outlookのように「ファイル」タブから設定するのではなく、画面右上の設定メニューからフォントを変更します。

1. 画面右上の「設定（歯車アイコン）」をクリックします。
2. 左側のメニューから「メール」を開き、「作成と返信」を選択します。
3. 「メッセージ形式」の項目を確認します。
4. HTML形式のフォント設定バーで、フォント、サイズ、色などを選択します。
5. 設定後、「保存」をクリックします。

new Outlookは機能追加が継続しており、画面表示や設定項目が変更される場合があります。社内マニュアルを作成する場合は、手順の最終確認日を明記し、WindowsやOutlookの更新後に再確認する運用にしておくとよいでしょう。

従来のOutlook（classic Outlook）の場合

従来のインストール版Outlookでは、オプション画面から既定のフォントを設定します。

Outlookアプリを開き、画面左上の「ファイル」タブを選択します。

次に、画面左下の「オプション」を選択します。

「メール」カテゴリーの中から、「ひな形およびフォント」を選択します。

「ひな形」タブを選択し、「新しいメッセージ」または「返信/転送メッセージ」の下にある「文字書式」を選択します。

「フォント」タブの「日本語用のフォント」のプルダウンから、設定したいフォントを選択します。

この画面では、フォントのサイズ、色、スタイルなどもあわせて設定できます。毎回変更する手間を減らすため、よく使う書式はこの時点でまとめて設定しておくと便利です。

次に「英数字用のフォント」のプルダウンから、英数字に使用するフォントを選択します。

日本語と同じフォントで統一したい場合は、「日本語用と同じフォント」を選択してください。最後に「OK」をクリックすれば設定は完了です。

なお、classic OutlookもWindowsやOfficeの更新によって挙動が変わる場合があります。POP/PSTを利用するプロファイルの不具合や、文字表示に関する既知問題が案内されることもあるため、「従来版だから常に安定」と考えるのではなく、更新後の検証を前提に運用しましょう。

Outlookのおすすめのフォントや文字サイズを紹介

メールの見え方は、PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイスや、受信側のメールソフトによって変わります。送信者が指定したフォントが、相手にも完全に同じ形で表示されるとは限りません。

そのため、ビジネスメールでは「自分の環境で美しく見えるフォント」よりも、「多くの環境で読みやすく、崩れにくいフォント」を選ぶことが大切です。

Outlookおすすめのフォント

ビジネスメールでは、視認性の高いサンセリフ体、日本語ではゴシック体を選ぶのがおすすめです。特に日本語メールでは、以下のようなフォントが実務で使いやすいでしょう。

1つ目は、「BIZ UDPゴシック」です。ユニバーサルデザイン（UD）フォントとして設計されており、文字の判別がしやすく、読み間違いを防ぎやすいのが特徴です。社内外のメールで可読性を重視したい場合に向いています。

2つ目は、「Meiryo UI」です。Windows環境でなじみがあり、画面上での視認性も良好です。太字にしたときも見やすく、見出しや重要語句を強調したい場合にも使いやすいフォントです。

3つ目は、「游ゴシック」です。文字間にゆとりがあり、すっきりした印象を与えます。ただし、環境によっては線が細く見えることがあるため、読みづらい場合はサイズを上げる、太字を使うなどの調整を行いましょう。

一方、Microsoft Office製品全体では、既定フォントが「Calibri」から「Aptos」に変更されています。AptosはOfficeの新しい標準フォントとして位置づけられていますが、日本語の対外メールでは、BIZ UDPゴシック、Meiryo UI、游ゴシックなどの日本語で読みやすいゴシック系フォントを選ぶほうが実務的な場面も多いでしょう。

また、Aptosのようなクラウドフォントであっても、受信側のOS、メールソフト、フォント環境によって完全に同じ見た目になるとは限りません。社外宛メールでは、特殊なフォントや過度な装飾を避け、標準的で読みやすいフォントを選ぶことが重要です。

Outlookおすすめのフォントサイズ

Outlookでは、既定の文字サイズとして10〜11pt程度が設定されていることがあります。

しかし、ビジネスメールでは、読み手の年齢、閲覧デバイス、画面解像度、スマートフォンでの表示などを考慮し、11〜12pt程度を目安にすると読みやすくなります。

文字サイズだけでなく、行間や余白も読みやすさに影響します。1文を短くする、段落を適度に分ける、箇条書きを使うなど、フォント以外の工夫もあわせて行いましょう。社内テンプレートや署名も同じ基準で整えておくと、メール全体の印象を統一できます。

Outlookのフォント設定で注意する点

特殊なフォントは受信相手に反映されない可能性がある

Outlookで選べるフォントであっても、受信相手のメールソフトや端末に同じフォントが入っているとは限りません。

たとえば、Gmailなどの他社メールサービスでは、利用できるフォントや書式設定が限定されています。送信者側で独自フォントを指定しても、受信側では別の標準フォントに置き換わる、つまりフォールバックされることがあります。

そのため、社外宛メールでは「指定したフォントを必ず再現する」ことを前提にしないほうが安全です。メイリオ、Arial、ゴシック系フォントなど、一般的で読みやすいフォントを選び、色やサイズ、装飾を最小限に抑えると、相手の環境に左右されにくくなります。

スマートフォンでの閲覧・送信時の注意点

Outlook for iOS/Androidで利用できる書式設定は、PC版よりも限定されています。Microsoft公式の案内でも、太字（Bold）、斜体（Italics）、下線（Underline）、リンク（Links）、限られたフォントスタイル（Three font style options）、箇条書き・番号付きリスト（Bulleted/numbered lists）などが中心です。

つまり、スマートフォン版Outlookでは、PC版と同じような細かなフォント制御は期待しないほうがよいでしょう。外出先から返信する場合は、書式を整えることよりも、内容が正確に伝わること、読みやすいことを優先するのがおすすめです。

企業で運用ルールを作る場合は、「モバイル返信では可読性を優先する」「正式な署名や長い定型文はPC側で統一する」といった方針を明文化しておくと、メールの崩れや見た目のばらつきを減らせます。

書式設定が「テキスト形式」になっていると書式変更できない

Outlookでフォントを変更したのに反映されない場合、メッセージ形式が「テキスト形式（プレーンテキスト）」になっている可能性があります。

テキスト形式は互換性が高く、容量も小さいため、セキュリティや運用ポリシーの都合で使われることがあります。一方で、フォントの変更、太字や色の設定、画像の挿入などの装飾はできません。

フォントを指定したい場合は、作成形式が「HTML形式」になっているか確認しましょう。社内ポリシーでプレーンテキストが指定されている場合は、個人の設定だけでは変更できないこともあります。

文字が小さい・反映されないときはズームも確認する

「フォントを変えたのに見た目が変わらない」「文字が急に小さく見える」という場合、原因がフォント設定ではなく、画面のズーム倍率にあることもあります。

作成画面、閲覧ペイン、ブラウザ版Outlookを利用している場合のブラウザ拡大率などが100%以外になっていると、フォントサイズを変更していないのに表示だけが大きく、または小さく見えることがあります。

トラブルを切り分けるときは、まずメッセージ形式がHTMLかテキスト形式かを確認し、次に画面やブラウザのズーム倍率を確認し、最後にフォント設定を見直すと効率的です。WindowsやOffice、Outlookの更新後に見え方が変わった場合も、この順番で確認すると原因を見つけやすくなります。

フォント設定と合わせて知りたい、Outlookの便利機能

デフォルトのフォント設定とあわせて活用したい機能に、「クイックパーツ」があります。よく使う文章を登録しておくと、少ない入力で定型文を挿入できる便利な機能です。

ただし、Microsoft公式サポートでは、クイックパーツはclassic Outlook for Windowsで利用できる機能とされています。new OutlookやOutlook on the webでは同じ機能としては利用できないため、クイックパーツを前提にした定型文運用をしている部署は注意が必要です。

new OutlookやWeb版Outlookで定型文を運用したい場合は、署名機能、My Templates、CRMやSFAのテンプレート機能など、代替手段を検討しましょう。社内で新旧Outlookが混在している場合は、「クイックパーツを使う業務はclassic Outlook」「署名やテンプレートで代替できる業務はnew Outlook」といった切り分けも有効です。

ここでは、classic Outlookでクイックパーツを登録する手順を紹介します。

まず、新規メールを作成し、定型文として登録したい文章を入力します。

次に、その定型文を選択した状態で、「挿入」タブの画面右上にある3つの点をクリックします。すると、機能の一覧が表示されます。

一覧の中から「クイックパーツ」を選択し、「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックします。

登録画面が表示されたら、名前や分類を確認し、「OK」をクリックすれば完了です。

たとえば「いつもお世話」と入力するだけで、登録した挨拶文を候補として呼び出せるようになります。名前は自由に変更できるため、「挨拶」「自己紹介」「見積送付」など、内容がわかりやすい名称にしておくとさらに効率的です。

Outlookフォント設定のまとめ

Outlookのデフォルトフォントを設定しておくと、メール作成のたびにフォントやサイズを変更する手間を減らせます。new Outlookでは設定画面の「メール」から、classic Outlookでは「ファイル」タブのオプションから設定できます。

現在はnew Outlookの機能拡張が進む一方で、classic Outlookとの併存期間も続いています。PST、共有メールボックス、アーカイブ、クイックパーツ、テンプレート運用など、業務に必要な機能を確認したうえで、部署ごとに標準クライアントを決めるとよいでしょう。

フォントは、BIZ UDPゴシック、Meiryo UI、游ゴシックなど、日本語で読みやすいゴシック系を中心に選ぶのがおすすめです。Officeの既定フォントはAptosへ変更されていますが、社外メールでは相手環境での再現性も考慮し、標準的で崩れにくいフォントを選びましょう。文字サイズは11〜12pt程度を目安にすると、PCでもスマートフォンでも読みやすくなります。

フォントが反映されない場合は、メッセージ形式がHTMLかどうか、画面やブラウザのズーム倍率、OutlookやWindowsの更新影響を順に確認してください。フォント設定とテンプレート機能をうまく組み合わせることで、読みやすく、効率的なメール作成ができるようになります。