Outlookでフォントを設定する方法を解説！おすすめのフォントや機能も解説

みなさんは自分のお気に入りのフォントはありますか。

Outlookを開くたびに、毎回フォントを変更して使っている人がいるかもしれません。

デフォルトとして設定すれば、今まで以上に効率的にOutlookを使用することができます。現在、Windows環境では「新しいOutlook（new Outlook）」への段階的な移行が進んでおり、Microsoftによって継続的に機能が更新されています。一方、従来のデスクトップ版（classic Outlook）も少なくとも2029年までサポートが継続され、両者の機能差はまだ残っています。この新旧のOutlookが社内で並行して使われる期間だからこそ、情シス部門などが「どちらを既定のクライアントとして標準化するか」を設計し、署名・テンプレート・フォントなどの環境設定をあらためて見直すのに良いタイミングです。

ビジネスメールでよく使われるおすすめのフォントやサイズ、さらに最新の環境とアクセシビリティ基準に合わせた設定方法をご紹介します。

メールの作業をさらに効率化できる機能も説明しますので、ぜひ参考にしてみてください。

Outlookのデフォルトのフォントを設定する方法

Outlookのデフォルトのフォントを設定する方法を説明します。現在、「新しいOutlook（new Outlook）」への移行が段階的に進んでおり、ご利用のバージョンによって設定手順が異なります。社内の利用環境に合わせて確認してください。

新しいOutlook（new Outlook）の場合

新しいOutlookでは、「ファイル」タブではなく、設定画面からアクセスします。なお、Microsoftは新旧Outlookのインターフェースや機能差分を随時更新しているため、社内でマニュアル等を作成する際は、バージョン差でUIが変わる前提での版管理を行うのがおすすめです。

1. 画面右上の「設定（歯車アイコン）」をクリックします。
2. 左側のメニューから「メール」カテゴリー内の「作成と返信」を選択します。
3. 「メッセージ形式」というセクションを見つけます。
4. 「HTML形式」の下に表示されるフォント設定バーで、好みのフォント、サイズ、色などを設定します。
5. 設定後、「保存」をクリックすれば完了です。

従来のOutlook（インストール版）の場合

従来バージョンのOutlookアプリを開き、画面左上の「ファイル」タブを選択します。

次に画面左下の、「オプション」を選択します。

「メール」カテゴリーの中から、「ひな形およびフォント」を選択します。

「ひな形」タブを選択します。次に「新しいメッセージ」もしくは「返信/転送メッセージ」の下にある、「文字書式」を選択します。

「フォント」タブの「日本語用のフォント」の項目のプルダウンを押下し、好きなフォントを選択します。

また、このときフォントのサイズ・色・スタイル等を設定することもできます。

一度に設定してしまえば楽なので、フォントを選択する段階でさまざまな書式を設定してしまうほうがよいでしょう。

次に「英数字用のフォント」プルダウンを押下し、好きなフォントを選択します。

このとき、日本語と同じフォントがよければ「日本語用と同じフォント」を選択してください。最後に「OK」を押下したら設定は完了です。

Outlookのおすすめのフォントや文字サイズを紹介

メールはPCで見るか、携帯で見るかなど、デバイスによって表示される文章の見え方は変わってきます。

受信する側のメールソフトの設定によって同じように表示されるとは限りませんが、読みやすいフォントやサイズの目安を活用すれば、表示が少し違ったとしても読みやすさを確保できるでしょう。

Outlookおすすめのフォント

Microsoft公式のアクセシビリティ指針では、視認性を高めるために「サンセリフ体（日本語におけるゴシック体に相当）」の利用が推奨されています。これを踏まえ、メールにおすすめのフォントを3つ紹介します。

1つ目は、「BIZ UDPゴシック」です。ユニバーサルデザイン（UD）フォントとして設計されており、視認性と可読性に非常に優れています。誤読を防ぎやすく、近年のモダンなビジネス環境で強く推奨されているフォントです。

2つ目は、「Meiryo UI」です。「Meiryo UI」も視認性が良好です。太字の対応もしっかりしているため、単語などを強調するときにも便利です。（かつて定番だったMSPゴシックは、現在の高解像度環境では表示がやや旧式に見える場合があるため、モダンなフォントへの移行がおすすめです。）

3つ目は「游ゴシック」です。文字間にゆとりがある設計になっているため、定番としてよく使われます。ただし、環境によっては線が細く見える場合があるため、状況に応じて太字設定などを活用しましょう。

【補足】新標準フォント「Aptos」とクラウドフォントについて
Microsoftは、Office製品全体の標準フォントを「Calibri」から新開発のサンセリフ体「Aptos」に変更しました。AptosなどのMicrosoft 365のクラウドフォントは、対応するOfficeアプリ間で同じ見た目を保ちやすい設計になっています。日本語の本文にはBIZ UDPゴシックなどを設定し、英数字用フォントとしてこのAptosを組み合わせるのも選択肢の一つです。ただし、相手の環境や互換性を考慮し、社外宛メールでは汎用性を優先した設定を心がけましょう。

Outlookおすすめのフォントサイズ

既定サイズだと10〜11ptが設定されていることが多いでしょう。

若い世代の方はスマホなどで10pt以下の小さな文字に慣れているかもしれませんが、モバイル環境などの閲覧環境の差や、さまざまな年代の取引先が読むことを考慮すると、11pt以上（11〜12pt程度）のフォントサイズにしたほうが実務上の標準として適切です。

Microsoftのアクセシビリティガイドでも、「見栄え」よりも「誰でも読めること」を優先した十分な文字サイズと余白の確保が推奨されています。フォントを統一すること以上に、行間を開ける、1文を短くするなど、読みやすさの配慮設計が効果的です。社内文書やメールテンプレートもこうした基準で統一しておくことで、全体の教育コストを下げることにつながります。

Outlookのフォント設定で注意する点

特殊なフォントは受信相手に反映されない可能性がある

Outlookにはデフォルトのフォントとして登録されていても、他のメールソフトには登録されていない可能性があります。

例えば、Gmailなどの他社メールサービスではサポートするフォントが限定されており、ネイティブ対応していない独自フォントを指定して送信しても、受信側のメールプログラムに依存して自動的にシステム標準の代替フォントに置き換わって（フォールバックして）しまいます。

そのため、フォント名にこだわるよりも「相手のメールプログラムでHTMLがどう扱われるか」を意識することが重要です。社外宛のメールでは、ロゴや装飾が多い署名は一部のクライアントやスマホで崩れる前提で最小限にとどめ、できる限り汎用的な定番フォント（メイリオやArialなど）を使用するのが実務的です。

スマートフォンでの閲覧・送信時の注意点

現在、iOSおよびAndroid版のスマートフォンアプリ版Outlookで利用できる書式設定は、太字・斜体・下線、リンク、限られたフォントスタイル、箇条書き/番号付きリストなどに限定されています。PC版のような細かなフォント運用を期待するのは難しいため、「スマホでも同じ見た目」になることは期待しないのが実用的です。

そのため、外出先からモバイルで返信する際は、無理にPC版と同じ書式を保とうとするよりも「誤解なく伝わる可読性」を優先し、本文テンプレートを短く定型化する運用が実務に直結します。署名や定型文はPC側で統一し、モバイル版では崩れてもよい前提で設計しましょう。

書式設定が「テキスト」になっていると書式変更できない

現在のOutlookでは「HTML形式」が既定の作成形式となっています。デフォルトのフォントを設定したはずなのに反映されない場合、書式の設定が「テキスト形式（プレーンテキスト）」になっている可能性があります。

テキスト形式は容量が小さく、セキュリティや互換性の観点から現在も運用ルールとしてプレーンテキスト指定を残している企業があります。しかし、文字のフォント変更や装飾、画像の挿入は一切できません。

社外宛メールの標準はHTML形式としつつも、重要な通知は装飾を最小限にして簡潔にするなどの工夫が求められます。文字のフォントが変更できないトラブルがあった場合は、まず「メッセージ形式」がHTMLかテキストかを確認してください。

フォント設定と合わせて知りたい、Outlookの便利機能

デフォルトのフォントを設定して、効率よく仕事を進めたい方におすすめの機能が、「クイックパーツ（定型文の登録）」です。

長い文章も、少しの文字を打っただけで挿入できるという優秀な機能です。なお、この機能は現時点では classic Outlook 向けの機能として案内されています。「新しいOutlook」やWeb版を利用している場合は、署名機能やテンプレート（マイ テンプレート）機能を代替として活用してください。社内でテンプレートを運用する際は、「誰がどの版（新/旧）を使うか」というクライアント選定とセットで管理するとスムーズです。従来版を利用中であればとても簡単にできるので、ぜひ試してみてください。

まずは、仮で新規のメールを作成し、定型文に登録したい文章を入力します。

次に、その定型文を選択した状態で、「挿入」タブの画面右上の3つの点を押します。すると、機能の一覧が表示されます。

一覧の中から「クイックパーツ」を選択し、その後「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を押します。

上記の画面が出てきたら「OK」を押して完了です。

上記の場合だと、「いつもお世話」とメールに入力するだけで、先ほど選択した文章が変換候補にあがってくるようになります。

この文言は自由に変更することができます。そのため「挨拶」や「自己紹介」など自分が判断しやすいワードにすることでさらに効率も上がること間違いなしです。

Outlookフォント設定のまとめ

今回は、Outlookのデフォルトのフォント設定を行う方法をご紹介しました。

「新しいOutlook（new Outlook）」への移行にあたっては、継続的に機能が更新されている段階ですが、従来のOutlook（classic Outlook）との混在を前提に、社内でどちらを標準とするか運用設計を行っておくことが大切です。また、モバイルアプリでは書式制限があるためスマホからの返信は短文化を心がけ、社外宛メールはHTML形式を前提としつつ装飾は最小限にとどめるのが実務的です。

フォントの種類やサイズに関しては、Microsoftのアクセシビリティ基準でも配慮設計として推奨される「サンセリフ体（ゴシック体）」「11〜12pt程度」の設定を選ぶことが基本です。フォントの統一以上に、文字サイズや行間、十分な余白の確保を優先することで、PC・モバイルを問わず誰もが読みやすいメールを作成できます。

フォント設定とともに、従来版Outlookの「クイックパーツ」や新機能のテンプレートなども活用し、メール作成にかける時間を短縮して日々の業務効率をアップさせていきましょう。