Notionの使い方・タスクも情報もまとめて管理

議事録のドキュメントファイルと、画像、関連URL…異なるファイルの管理で悩まれている方、Notionを使えばまとめて管理できます。

社内ポータルサイトを作りたいけれど時間がないという方、Notionなら簡単かつ美しく作ることができます。

Notionは様々な情報を一元管理できる多機能ツールです。
ただ多機能すぎて、具体的にどのように使えばよいのか、難しいのではないかと思っている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、Notionを使ってできることを紹介し、簡単な使い方をやさしく解説します。

まずは触ってみるところから始めてみましょう。

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Notionとは？

Notionは、アメリカの企業であるNotion Labs Inc.が提供しているワークスペースアプリです。

Notionには以下の機能が搭載されています。

• メモ
• タスク
• Wiki
• データベース

Notionを使えば、Webページのブックマークにコメントを付けて整理したり、議事録と画像の資料を同じページに保存したりと、フォルダにファイルをまとめるのとは全く違うアプローチで情報を整理できます。

Notionをおススメする理由

Notionは情報を管理するのにもってこいのツールです。
Notionをおススメする理由を解説します。

無料で使える

Notionには、無料プランが用意されています。
個人で利用する場合は、無料プランでも充分に活用できます。
チームで利用する場合は、有料プランの方がよりNotionの良さを活かすことができるでしょう。

	フリー	プラス	ビジネス	エンタープライズ
月額	無料	＄8(年払い) ＄10(月払い)	＄15(年払い) ＄18(月払い)	お見積り
ブロック数	個人：無制限 2名以上：100ブロック	無制限	無制限	無制限
ファイルのアップロード	最大5MB	無制限※1ファイル5GBまで	無制限※1ファイル5GBまで	無制限※1ファイル5GBまで
ページ履歴	7日間	30日間	90日間	無制限
招待ゲスト	10名	100名	250名	カスタム
他アプリ接続(slack,Zapierなど)	〇	〇	〇	〇
Notion AI オプション	＄10(月払い)	＄8(年払い) ＄10(月払い)	＄8(年払い) ＄10(月払い)	＄8(年払い) ＄10(月払い)

共同編集ができる

Notionの共有機能を使えば、チームのメンバーと共同編集ができます。

共有の権限レベルが設定でき、閲覧だけ許可する、特定のメンバーにだけ編集を許可するなどコントロールすることが可能です。

万が一データを消されてしまっても、無料版であれば7日間、有料版であれば30日～無期限の期間は復元できます。
また、誰がいつ操作を行ったかもログに残っているため安心です。

他ツールとの連携が充実

クラウドストレージ	OneDrive、GoogleDrive、Dropbox、box
コミュニケーションツール	Zoom、Slack
ホワイトボード	miro
タスク管理	Trello、Jira、Asana
SNS	Twitter、Youtube
データベース	GitLab、GitHub
カレンダー	Googleカレンダー
マップ	Googleマップ
デザイン	Figma、Sketch

上記以外にも多くのアプリがNotionに対応しています。

マルチデバイス対応

Notionはマルチプラットフォーム対応しているため、どの端末からでもNotionにアクセスが可能です。

ブラウザ	Microsoft Edge、Google Chrome、Firefox、Safari
PC版アプリ	Mac、Windows
モバイル版アプリ	iOS（15.0以降）、Android（8以降）

Notion AIでさらに便利に

Notion AIでは、Notionに保存されている内容を読み取り、作業をAIに依頼できます。

• 選択した文章を要約
• 内容から必要なアクションを読み取り、ToDoリストを作成
• 文章から重要事項を箇条書きでピックアップ
• 文章の修正（誤字脱字チェック、指示したイメージに文章を書き換える、文字数を増やしたり減らしたりする、など）
• 翻訳

Notion AIは20回まで無料で試すことができます。
トライアル後は、月額$8～$10（契約による）で利用が可能です。

Notion活用事例

ToDo、タスク、予定管理としてNotionを使う

NotionではTrelloのようなタスク管理を作成することもできます。

タスク管理ページを一つ作れば、タスクの終了期限をカレンダーに表示したり、リストを作成したりということも、ほんの数クリックでできてしまいます。

Notionでナレッジベースを作る

ナレッジベースとは、情報を一か所にまとめたデータベースのことです。

例えば、総務で管理している就業規則や勤怠管理に関するドキュメント、経理で管理している経費精算に関するドキュメントなど、社内を横断する情報をまとめて表示することができます。

Notionでメモ、日記を書く

Notionでメモを作成すると、見出しや画像、動画などが埋め込みできるため、様々なフォーマットの関連情報を一つのページで参照できます。

ビューを切り替えれば、タイトルのリストや、いつ誰が作成したかを表示するテーブルを自由に作成することができます。
ドキュメント管理用のExcelを作成する必要はもうありません。

Notionのアカウントを作ろう

Notionにアクセスします。

メールアドレスを入力して、［サインアップ］をクリックします。

［メールアドレスでログインする］をクリックします。

Googleアカウント、またはAppleアカウントを使ってログインすることもできます。

その場合は、［Googleアカウント/Appleアカウントでログインする］をクリックしてください。

登録したメールアドレスに、サインアップコードが送付されます。

メールに書かれているサインアップコードをコピーして、［サインアップコードを貼り付けてください］に貼り付けます。

［新規アカウントを作成する］をクリックしてください。

Notionで使用する名前とパスワードを入力し、［続ける］をクリックします。

用途を選択して、［続ける］をクリックします。

Notionアカウントが作成されました。

Notionの使い方：テンプレートを使ってタスク管理シートを作ってみよう

1.テンプレートをインポートする

画面左端にあるメニューから、［テンプレート］をクリックします。

テンプレート一覧から、［ToDoリスト］をクリックして開きます。
［テンプレートを入手］をクリックしてください。

ページに「タスク」が追加されました。

2.入力項目を追加する

まずは、タスクの入力項目を編集しましょう。

［新規］の右にある下向き矢印をクリックします。
［＋新規テンプレート］をクリックしてください。

タスクのテンプレートに初期設定されている登録項目が表示されました。
不足している項目を追加し、不要な項目を削除しましょう。

「重要度」の項目を追加したいので、［＋プロパティを追加する］をクリックします。

*****4使い方・タスク_006*****

［プロパティを検索、追加］に「重要度」と入力します。

［選択して追加］に［重要度］が表示されますので、クリックします。

重要度プロパティの詳細が開きます。
重要度は選択入力にしたいので、種類をテキストからセレクトに変更します。

種類の［テキスト］をクリックします。

［セレクト］をクリックします。

種類がセレクトに変更されました。
次に、選択項目を作成します。

［＋オプションを追加］をクリックすると、オプションの入力欄が表示されます。

入力欄に選択項目を入力していきます。

「高」と入力して、［Enterキー］を押すとオプションが追加されます。
続けて、「中」「低」と入力していきましょう。

選択項目が作成されました。

3.選択項目の色を変更する

自動付与された色を変更します。

色を変更するオプションをクリックし、変更後の色を選択しましょう。

同様に、「中」と「低」も変更しましょう。

オプションメニューは、メニュー以外のNotion画面をクリックすると閉じることができます。

4.選択項目の表示順を変更する

次に、表示の順番を変更します。

今は登録した順で「低・中・高」と並んでいますので、「高・中・低」に変更します。

「高」の左側にある6つの点をクリックした状態で、「低」の上まで移動して離してください。

*****4使い方・タスク_012*****

「高」が「低」の上に移動できました。
同様にして並べ替えを行います。

ABC順に並べ替えることもできます。

［並べ替え］をクリックし、［アルファベット順］を選択すると、アルファベット順に並べ替えることが可能です。

プロパティに［重要度］が追加されました。

5.入力項目を削除する

不要なプロパティを削除しましょう。

削除するプロパティをクリックします。

プロパティメニューから、［プロパティを削除］をクリックしてください。

［削除］をクリックします。

［戻る］をクリックして、元の画面に戻ります。

6.ビューを切り替える

表示されているExcelのような画面は、［テーブル］ビューです。

タスクのテンプレートには、［ボード］ビューも用意されています。
［ボード］タブをクリックしましょう。

タスク管理ツールのような画面が表示されました。

タスクの追加や変更は、［ボード］ビューでも可能です。

「未着手」のタスクをドラッグアンドドロップして「進行中」に移動すると、タスクのステータスは「未着手」から「進行中」に変わります。

テーブルビューとボードビューの内容は連動します。

紹介した以外にも、項目の追加やビューの追加など自由にできるところが、他にはないNotionの優れた機能です。
ぜひ自分仕様のタスク管理ページを構築してみてください。

Notionの使い方：写真付き社員データベースを作ってみよう

前項ではテンプレートからページを作成しましたが、本項では最初からページを作る方法を紹介します。

1.新しいページを作成する

［＋ページを追加］をクリックします。

ページのタイトルを［無題］に入力します。

ページタイトルを入力すると、画面左のサイドバーと画面上部のページタイトルも一緒に変更されます。

ページタイトルの上にマウスをあてると、［アイコンを追加］メニューが表示されます。

［アイコンを追加］をクリックし、アイコンを選択しましょう。
アイコンを選択すると、ページタイトルの前にアイコンが表示されます。

［カバー画像を追加］をクリックすると、ページタイトルの上に画像を挿入できます。

画像を変更したいときは、カバー画像の上にマウスをあてます。
［カバー画像を変更］をクリックすると、画像選択画面が表示されますので、任意の画像をクリックして選択、または画像をアップロードすることも可能です。

2.テーブルを追加する

社員リストを入力するテーブル（Excelシートのようなもの）を追加しましょう。

新規ページを追加にある［テーブル］をクリックします。

新規ビューが作成されました。

［＋新規データベース］をクリックします。

テーブル形式のデータベースが作成されました。

このままでは、入力項目が足りないので項目を追加します。

［新規］の横にある下向き矢印をクリックし、［＋新規テンプレート］をクリックします。

データの種類を選択し、プロパティ名を付けます。

社員番号をプロパティに加えたいので、［数値］を選択します。

プロパティ名に「社員番号」と入力しましょう。

「社員番号」が追加されました。

同じ手順で、以下のプロパティを追加していきます。

種類	プロパティ名
日付	入社日
日付	生年月日
マルチセレクト	所属
ファイル＆メディア	顔写真

プロパティが作成できたら、画面のグレー部分をクリックして、テーブルビューに戻りましょう。

3.社員データを入力する

テーブルにデータを入力していきます。

数値やテキストは入力欄をダブルクリックして入力します。

日付を入力する

日付はカレンダーをクリックして入力するか、入力枠に直接日付を入力してください。

セレクト項目を追加して入力する

セレクト入力枠をクリックすると選択項目が表示されます。入力する選択肢をクリックしましょう。

項目を新しく追加する場合は、［オプションを検索する］に項目名を入力します。
［新規作成］をクリックすると、該当のオプションが入力され、選択項目に追加されます。

選択項目の色や項目名を変える場合は、項目にマウスをあてると表示される［…］をクリックして変更メニューを表示させます。

色や名前を変更したら、変更メニュー以外の場所をクリックして閉じます。

画像ファイルを追加する

顔写真を追加するには、入力枠をクリックしてファイル追加メニューを表示します。

［ファイルを選択］をクリックして、ファイルが保存されているフォルダを開きます。

画像をダブルクリックして挿入します。

入力が完了しました。

4.ギャラリービューを追加する

顔写真を見やすくするために、ギャラリービューを追加しましょう。

［テーブルビュー］の右横にある［＋］をクリックします。

新規ビューのメニューが表示されました。

［ギャラリー］をクリックします。

ギャラリービューが作成されましたが、顔写真が表示されていません。

ギャラリーに画像を表示させる

顔写真を表示させるには、［カードプレビュー］をクリックします。

メニューから［顔写真］をクリックしてください。

顔写真が表示されました。

画像がカードのサイズに合っていないので、補正しましょう。

［画像を表示枠のサイズに合わせる］をオンにします。
カードサイズに合わせて画像の表示が小さくなりました。

ギャラリーに表示するプロパティを追加する

ギャラリービューには名前だけ表示されている状態です。
所属も表示させましょう。

画面右側の［…］をクリックします。

ビューのオプションから［プロパティ］を選択してください。

プロパティ名の横に目のマークに斜線のアイコンがあります。

これは、プロパティが非表示であることを示しています。

［所属］をクリックして、プロパティの編集を開きます。

［ビューで表示］をクリックしてください。

ギャラリービューに［所属］が表示されました。

*****5使い方・社員データベース_024*****

顔写真付きの社員リストが作成できました。

フィルターを追加すると、特定の部署だけ表示することも可能です。

Notionはスマホでも使える

Notionは、Webブラウザやデスクトップアプリ以外に、iOS、Androidのアプリでも利用できます。

iOS（iPhone）

Android

アプリをインストールし、ログインします。

メールアドレスでアカウントを取得した場合は、［メールアドレスでログイン］をタップします。

登録したメールアドレスを入力し、［メールアドレスでログインする］をタップしてください。

続けて、パスワードを入力し、［ログイン］をタップします。

スマホのNotionホーム画面が開きました。

使いたいページをタップして開きます。

ビューを切り替える場合は、ビューをタップすると変更できます。

データを追加するには、ページ名の右側にある［＋］をタップします。

入力ページが表示されました。
データを入力します。
Notionはクラウドに自動保存されますので、インターネットに接続されていれば、自動的にパソコンのNotionと同期します。

Notionを活用するメリット

Notionの基本的な使い方を紹介しました。

今回扱った機能は、Notionのごく一部です。
他にも関数やリレーション、他のツールとの連携による自動化など様々な機能が用意されています。

Notionを使うメリットは、Notionの便利な機能が使えることに加え、「Notion×他のツール」という掛け算ができる点にあります。
Notionを使いこなせば、今ある業務の効率化だけでなく、新たなアプローチを創出することができるでしょう。