【初心者向け】Notionデータベースの使い方｜基本の作り方からビュー・プロパティ活用まで

Notionを単なるメモアプリとして使っているとしたら、それは大きな損失かもしれません。

Notionには、情報を体系的にまとめ、入力・整理・可視化・通知・外部連携まで一体で扱えるデータベース機能があります。

データベースと聞くと、ExcelやGoogleスプレッドシートのような表を思い浮かべる方が多いでしょう。もちろんNotionでも表形式で管理できます。

しかしNotionデータベースの本質は、表だけではありません。1つのデータを、テーブル、ボード、カレンダー、タイムライン、ギャラリー、リスト、チャート、フォーム、ダッシュボードなど、目的に応じた見せ方で切り替えられます。フォームを入力窓口にし、テーブルで管理し、ボードで進捗を動かし、チャートやダッシュボードで日々の状況を確認する、といった運用もNotion内で組み立てやすくなっています。

本記事では、Notionデータベースの基本的な考え方から、作り方、ビュー、プロパティ、チーム運用で押さえたいポイントまで解説します。初めての方でもデータベースを扱えるようになりますので、ぜひ挑戦してみてください。

Notionのデータベースでできること

Notionデータベースは、情報をただ並べるだけでなく、目的に合わせて整理・抽出・集計・共有できる機能です。

Notionのデータベースでは、基本的に1つのアイテムが1つのページとして扱われます。テーブルビューで見ると1行が1ページに対応しており、そのページの中に本文、チェックリスト、添付ファイル、議事録などを自由に入れられます。

データベースは、プロパティを使って並び替えや抽出ができます。たとえば、担当者、期限、ステータス、優先度、金額などをプロパティとして持たせておけば、必要な情報だけをフィルターで表示したり、期限順に並べ替えたりできます。
ビューごとに表示方法や分類方法を変えられるため、同じデータをタスク管理、進捗確認、カレンダー確認、集計用チャートなど複数の用途で使い回せます。

もう一つの大きなポイントは、作成したデータベースを他のページにも表示できる点です。

画像の例では、「社員データベース」ページで作成したデータベースを「test」ページにも表示しています。元のデータベースと別ページに表示したデータベースは同じデータを参照しているため、どちらから更新しても内容が反映されます。

このように同じデータベースを別ページに表示する仕組みは、linked database や linked view と呼ばれます。単なる複製ではなく、1つのデータを営業用、管理職用、現場入力用、会議確認用など、用途別の画面として再利用できるのが強みです。

【実務でのポイント：権限・フォーム・ビューを組み合わせる】
チームで運用する場合、全員に広い編集権限を付与すると、情報漏えいや誤編集のリスクが高まります。現在のNotionでは、データベース権限だけで入力窓口を設計するのではなく、フォームの共有範囲、データベースの権限、表示するビューを組み合わせて考えるのが安全です。

たとえば、問い合わせ受付、採用応募、稟議申請、障害報告、外部パートナーからの情報収集にはフォームを使うと便利です。フォームはデータベースに接続され、回答内容は各プロパティに保存されます。社外向けの公開受付として使える一方で、フォームの種類や設定によっては、作成したワークスペースにログインしているユーザーだけが回答できるものもあります。したがって、誰でも回答できる前提で設計するのではなく、社外公開フォームと社内ログイン必須フォームを分けて考えましょう。

集まったデータは、テーブルで一覧管理し、ボードで進捗を確認し、チャートで数値を可視化し、ダッシュボードで日々の確認画面としてまとめることができます。さらに、フォーム回答やステータス変更をきっかけに通知、担当者割り当て、ステータス更新などの自動化を組むことで、受付から処理までの流れを標準化できます。

Notionデータベースの構成

Notionデータベースはページの中に設置されます。

テーブルビューを表計算ソフトにたとえると、次のように理解すると分かりやすいです。

データベース＝情報のまとまり

プロパティ＝各アイテムに持たせる項目

列は、同じカテゴリーのデータで構成します。（例：社員番号、部署、入社日）

行は、1つのアイテムを表します。（例：青山勝男さんの情報）

1行ごとに個別のページが作成されるため、単なる表ではなく、各ページの中に詳細情報を蓄積できます。

なお、API連携など高度な管理を行う場合は、データの基盤となるdata source、デフォルトのテーブルビュー、複数のviewsという考え方も重要になります。Notion Developersでは、Notion-Version: 2026-03-11に対応したViews APIが案内されており、/v1/views APIでビューの作成・取得・更新・削除を扱えるようになっています。対象にはテーブル、ボード、カレンダー、タイムライン、ギャラリー、リスト、フォーム、チャート、マップ、ダッシュボードなどが含まれ、フィルター、ソート、グルーピング、チャート設定なども管理対象です。

また、保存済みビューの条件を使ってページを取得するview queryの考え方も重要です。今後は、データそのものだけでなく、どの条件で表示するかというビュー定義も業務資産として扱うと、複数部署へのテンプレート展開や運用引き継ぎがしやすくなります。

ビュー：データベースの見せ方で使い勝手が劇的にアップ！

Notionには、用途に合わせて選べる多彩なビューがあります。ビューは単なる見た目の違いではなく、日々の業務を進めるための操作画面でもあります。代表的なビューを紹介します。

テーブルビュー

【特徴】
ExcelやGoogleスプレッドシートのような表形式のビューです。プロパティを横並びで確認できるため、データの一覧性に優れています。

【おすすめの使い方】
顧客リスト、社員名簿、タスク一覧、問い合わせ一覧など、情報を一覧で整理したいときに向いています。タグ、ステータス、日付、担当者などで抽出・並べ替えを行う基本のビューです。入力や一括確認を行う現場用画面としても使いやすいビューです。

ボードビュー

【特徴】
ステータスやタグごとにカードを分類して管理するビューです。カンバン方式で進捗を見たいときに便利です。

【おすすめの使い方】
ステータスを未対応・対応中・完了で分けたタスク管理、採用候補者の選考ステップ管理、営業案件のフェーズ管理などに向いています。ドラッグ操作で進行状況を更新しやすいため、日々の処理画面としても活用できます。

タイムラインビュー

【特徴】
ガントチャートのように、情報を時系列で管理するビューです。開始日と終了日を持つタスクやプロジェクトの全体像を確認できます。

【おすすめの使い方】
プロジェクト計画、制作進行、キャンペーン管理、複数メンバーの作業期間の確認などに向いています。作業の重なりや遅延を把握したい場合に便利です。

カレンダービュー

【特徴】
日付プロパティをもとに、情報をカレンダー上に表示するビューです。

【おすすめの使い方】
スケジュール管理、面接日程、公開予定日、会議室予約、イベント管理など、日付を基準に確認したい情報に向いています。

リストビュー

【特徴】
情報をシンプルなリスト形式で並べるビューです。余計な列を見せず、ページタイトルを中心に整理できます。

【おすすめの使い方】
マニュアル、議事録、ナレッジ、社内規程、参考資料など、ページを一覧で探しやすくしたいときに便利です。

ギャラリービュー

【特徴】
情報をカード形式で表示するビューです。画像やページカバーを大きく見せられるため、視覚的に探しやすくなります。

【おすすめの使い方】
社員名簿、デザイン案、ブックマーク、資料集、商品一覧、ポートフォリオ管理などに向いています。

チャートビュー（Charts）

【特徴】
データベースの数値や件数を、棒グラフ、折れ線グラフ、ドーナツグラフなどで可視化できるビューです。タスク完了数、売上、問い合わせ件数、採用進捗などを視覚的に確認できます。チャートはページ上に配置してダッシュボードの構成要素として使うこともできます。

【おすすめの使い方】
営業案件数、月別売上、問い合わせ種別、完了タスク数、採用ステータス別人数など、数値の傾向や内訳を把握したいときに便利です。チャートはPNGまたはSVGとして保存でき、ドリルダウンで元データをテーブル表示で確認できます。ただし、チャート上からレコードを直接編集することはできないため、更新はテーブルやボードで行い、チャートは確認用として使うのが基本です。

公式ヘルプでは、無料プランでは作成できるチャート数に制限があり、Paidプランでは無制限に利用できると案内されています。また、チャートには200グループ、50サブグループなどの上限があるため、大量データを扱う場合は、月次・週次・部署別など集計単位を先に決めておきましょう。大規模データベースでは表示や更新に時間がかかることもあるため、入力用データベースと集計用ビューを分ける設計も有効です。なお、保存オプションは環境によって一部制限される場合があるため、利用端末ごとの挙動も確認しておくと安心です。

ダッシュボードビュー（Dashboard）

【特徴】
複数のビューやウィジェットを1つの画面にまとめ、日々の運用状況を確認するためのビューです。テーブル、ボード、カレンダー、タイムライン、チャートなどを並べ、営業、採用、制作、問い合わせ対応などの横断管理に使えます。ダッシュボードには編集用のEdit modeと閲覧用のView modeがあり、グローバルフィルターで複数のウィジェットをまとめて絞り込むこともできます。

ダッシュボードは、単なるデータベースの見せ方というより、朝会や週次定例で見る運用画面として設計すると効果的です。なお、公式ヘルプではBusinessプランおよびEnterpriseプランで利用できる機能として案内されています。プラン条件や提供範囲は変更される可能性があるため、導入前にNotion公式ヘルプで最新情報を確認してください。

【おすすめの使い方】
営業パイプライン、採用進捗、制作進行、CSチケット、社内申請など、複数の視点から状況を確認したい業務に向いています。編集者はテーブルやボードでデータを更新し、管理職や関係者はダッシュボードで確認する、という役割分担にすると運用しやすくなります。

フォームビュー（Forms）

【特徴】
データベースへ情報を登録するためのフォームを作成できるビューです。回答内容はデータベースの各プロパティに保存され、Responsesテーブルで確認できます。フォーム回答はフィルター、ソート、チャート化にもつなげられるため、収集した情報をそのまま業務管理に回せます。

【おすすめの使い方】
社内アンケートや日報だけでなく、問い合わせ受付、採用応募、CS・障害報告、代理店や外部パートナーからの情報収集、稟議・申請の一次受付などに向いています。フォームは社外入力の入口として便利ですが、すべてのフォームが無条件に外部公開できるわけではありません。ワークスペースにログインしている人だけが回答できるフォームもあるため、社外公開用と社内専用を分けて設計しましょう。

安全に運用するには、フォームの共有範囲、データベース権限、回答後に見せるビュー、通知先、担当者割り当て、ステータス更新の流れをセットで決めることが重要です。たとえば、フォーム送信後にステータスを受付済みにし、担当者へ通知し、社内処理用ビューだけで詳細を確認する、といった流れをテンプレート化しておくと、受付漏れや権限ミスを防ぎやすくなります。

プロパティ：どんな情報を入力するかで表示を変えよう

データベースには様々な情報を入力します。

すべてをテキストで入力することも可能ですが、内容に合わせて適切なプロパティを選ぶことで、入力の手間を省き、誤入力を防げます。さらに、数式、リレーション、ロールアップ、ボタン、オートメーションを組み合わせると、集計や通知、担当者割り当てなどの業務処理も行いやすくなります。

データベースを作ってみよう

ここからは、表形式のデータベースを作る基本手順を解説します。

1.ページにデータベースを追加しよう

データベースを置くページを作成しましょう。

サイドバーの［＋ページを作成］をクリックします。

新規ページが作成されました。

［空のページ］に「/（スラッシュ）」を入力します。

ページメニューが表示されました。

下にスクロールし、「データベース」メニューを表示します。

データベースの表示方法には、「インライン表示」と「フルページ表示」がありますので選択しましょう。

• インライン表示…1つのページ内に、データベース以外の文章、見出し、チェックリスト、複数のデータベースなども置きたいときに向いています。
• フルページ表示…1つのデータベースをページ全体で大きく扱いたいときに向いています。

ビュー名をクリックすると、フルページでデータベースが作成されます。インライン表示したい場合は、「データベース：インライン」を選択しましょう。

2.データベースを新規で作成

データベースを挿入したら、［＋新規データベース］をクリックします。既存のデータベースを選択して、別ページに表示することも可能です。

データベース名を入力します。データベース名は、名前を見れば何を管理するものか分かるように付けましょう。たとえば「問い合わせ管理」「採用候補者」「営業案件」「社内申請」のように、用途が伝わる名前がおすすめです。

【Tips】AIでデータベースの構成案を作る

データベースを新規作成する際、Notion AIやNotion Agentを使って構成案のたたき台を作ることもできます。たとえば「問い合わせ管理データベースを作って」「採用進捗を管理したい」「営業案件のダッシュボードを作りたい」などと指示すると、目的に応じたプロパティやビュー、ダッシュボードの初稿作成を支援してくれます。

ただし、AIが作った構成をそのまま本番運用に使うのではなく、プロパティ名、必須項目、権限、通知先、フォームの共有範囲、オートメーションの条件、ダッシュボードの閲覧者を必ず人が確認しましょう。AIは初期設計の叩き台作成に役立ちますが、個人情報や権限を含む業務データベースでは、最終判断を運用担当者が行う前提で使うと安全です。

3.ビューを選ぶ

データベースのビューを選択しましょう。

データベースを作成すると、最初はテーブルビューで表示されます。ビューはあとから変更でき、同じデータベースを複数のビューで表示して使い分けることも可能です。たとえば、通常の入力はテーブル、進捗確認はボード、期限確認はカレンダー、集計はチャート、全体確認はダッシュボード、外部入力はフォームというように役割を分けます。

ビューを変更する方法

データベースのビュータブをクリックして、ビューメニューを表示します。

［ビューを編集］をクリックしてください。

ビューのオプションにある［レイアウト］をクリックします。

レイアウトメニューから、変更するビューを選択しましょう。

各ビューの役割については、「ビュー：データベースの見せ方で使い勝手が劇的にアップ！」をご参照ください。

ビューを追加する方法

データベースの上にマウスを乗せると、ビュータブに［＋］マークが表示されます。

［＋］をクリックします。

新規ビューの設定が開きました。

追加したいビューを選択します。

ビューのアイコン、名前などを設定したら、［×］でメニューを閉じます。ビュー名は「現場入力用」「管理職確認用」「未対応のみ」「今月分」など、目的が分かる名前にするとチームで迷いにくくなります。

ビューを削除する方法

削除するビューのタブをクリックします。

［削除］をクリックします。

ビューを削除しても、データベース内のページやデータは削除されません。ビューは同じデータの見せ方にすぎないため、不要になった表示だけを整理できます。

4.プロパティを追加しよう

データベースのプロパティを追加しましょう。テーブルビューで言うと、列を追加する作業です。

データベースの右端にある［＋］マークをクリックします。

新規プロパティメニューが表示されます。

メニューの中から、入力に適したプロパティ種類を探してクリックしましょう。

プロパティ種類については、「プロパティ：どんな情報を入力するかで表示を変えよう」をご参照ください。

プロパティの種類を変更する方法

変更したいプロパティをクリックします。

［プロパティを編集］をクリックしてください。

プロパティ編集メニューの［種類］をクリックします。

変更後のプロパティ種類をクリックして選択しましょう。すでにデータが入っているプロパティの種類を変更すると、内容が意図しない形に変換されたり、扱えなくなったりする場合があります。重要なデータの場合は、変更前に複製して確認すると安心です。

プロパティを削除する方法

プロパティを削除すると、そのプロパティに入力されていたデータも消去されますのでご注意ください。

削除するプロパティをクリックし、メニューを表示します。

［プロパティを削除］をクリックします。

警告文を確認し、問題なければ［削除］をクリックしてください。

プロパティの設定について

列のタイトルアイコンや、表示名の変更は、プロパティの設定メニューで行います。

プロパティ名をクリックすると設定メニューが開きます。

設定メニューの一番上のアイコンをクリックしてアイコンを変更しましょう。名前を変える場合は、元の名前を消して新しい名前を入力します。

設定メニューの［右端で折り返す］をオンにすると、テキストを折り返して表示することが可能です。

データベースの実務向け運用設定（Database settings）

データベース右上のメニューからは、本格的な運用に必要な設定を行えます。

• レイアウト（Customize page layout）：プロパティ数が多い業務データベースでは、ページを開いた際のプロパティの並びや表示・非表示を整えることが重要です。個別ページを読みやすくすることで、入力漏れや確認漏れを減らせます。
• データベースのロック（Lock database）：構造の不用意な変更を防ぎます。ロック状態でもデータ入力はできますが、ビューやプロパティの変更は制限されます。現場メンバーには入力してもらいつつ、ビュー設計やプロパティ設計の変更は管理者だけが行う、という分担に向いています。
• 自動化（Automations）：ページ追加、プロパティ編集、定期実行などをトリガーに、通知、メール送信、Webhook送信、別データベースへの追加・編集などを実行できます。たとえば、フォーム回答が届いたらステータスを受付済みにし、担当者へ通知する、といった流れを作れます。
• ボタン（Buttons）：ワンクリックでページ作成、プロパティ更新、通知、オートメーション起動などを行えます。よく使う処理をボタン化すると、初心者でも決まった手順で操作しやすくなります。
• 外部連携（Connections / Webhook）：Slackなどの外部ツールと連携したり、Webhookを使って他システムへ通知したりできます。営業、CS、開発、管理部門などの軽量ワークフロー基盤として活用できます。

なお、オートメーションを設計する際は権限にも注意が必要です。アクセス制限されたページには自動化が想定どおり作用しない場合があるため、フォームの共有範囲、データベース権限、通知先、対象ページのアクセス権をセットで確認しましょう。

セレクト、マルチセレクト：選択項目の作り方

プロパティの種類にセレクト、マルチセレクトがあります。
セレクトは選択肢の中から1つ選択して入力し、マルチセレクトは選択肢の中から複数選択して入力します。

選択肢の増やし方と、色の替え方を説明します。

［＋］をクリックして新規プロパティを追加します。

プロパティ種類の中から、［セレクト］または［マルチセレクト］をクリックします。

［＋オプションを追加］をクリックし、入力枠に選択肢を入力します。

［Enterキー］を押すと、選択肢が作成されます。

続けて選択肢を作成する場合は、オプションの［＋］をクリックし、同じように選択肢を入力してください。

選択肢の色を変えるには、設定メニューの選択肢をクリックします。

変更後の色をクリックすると色が変わります。ステータスや優先度など、ひと目で判断したい項目は色を統一しておくとチームで使いやすくなります。

テーブルビューを並べ替え

テーブルビュー以外のビューも、同じような手順で並べ替えできます。ここではテーブルビューを例に説明します。

名前を五十音順に並べ替えしましょう。

データビューの上にマウスを置くと、並べ替えメニューが出現します。

［並べ替え］をクリックします。

並べ替えの基準にするプロパティをダブルクリックしてください。

「名前」プロパティで「昇順」に並べ替えする条件が作成されました。

降順にしたいときや、別のプロパティを並べ替えの基準にしたいときは、この条件をクリックして変更します。複数条件を設定すれば、たとえばステータス順に並べたうえで期限順に並べる、といった整理もできます。

テーブルビューでデータを抽出

プロパティの値が合致するデータを抽出するときは、フィルターを使います。

データビューの上にマウスを置いて、メニューを表示します。

［フィルター］もしくは［＋フィルターを追加］をクリックしてください。

抽出基準にするプロパティをクリックします。

セレクトプロパティの場合は、選択肢が表示されます。抽出したいデータにチェックを入れましょう。複数選択も可能です。

一致するデータが抽出されました。

一致しないデータや、プロパティが未入力のものを抽出したい場合は、セレクトメニューの「と一致」をクリックし、抽出方法を変更してください。ビューごとにフィルターを変えれば、同じデータベースから「自分のタスクだけ」「未対応だけ」「今月の問い合わせだけ」といった専用画面を作れます。ダッシュボードではグローバルフィルターを使い、複数のウィジェットをまとめて絞り込める場合もあります。

ギャラリービューに画像を表示

ギャラリービューに画像を表示するには、表示の設定をする必要があります。

まず「ファイル＆メディア」プロパティを追加し、表示する画像を登録します。

次にギャラリービューを開きます。

ビューの上にマウスを置いて、メニューを表示します。

［…］メニューをクリックしてください。

ビューのオプションの［レイアウト］を開きます。

［カードプレビュー］をクリックし、［画像］を選択します。

画像がカードサイズに合っていない場合は、［画像を表示枠のサイズに合わせる］をオンにすると調整されます。

チーム運用と導入のTips：通知・履歴・データ保管

データベースを複数人で運用する場合は、入力、確認、通知、権限のルールを最初に決めておくことが重要です。

おすすめは、「入力はフォーム、管理はテーブル、進捗はボード、監視はチャートやダッシュボード」という役割分担です。問い合わせ管理であれば、フォームで受付し、ステータスを受付済みに変更し、担当チームへ通知し、テーブルで詳細を処理し、ダッシュボードで未対応件数や対応状況を確認します。採用管理であれば、応募フォームから候補者情報を集め、面接日はカレンダー、選考進捗はボード、応募経路や選考数はチャートで確認できます。稟議・申請であれば、フォーム送信後に承認者へ通知し、ステータスを自動更新することで、受付漏れを減らせます。

権限設計では、公開フォームとデータベース本体の編集権限を分けるのが基本です。社外の人に入力してもらう場合でも、データベース全体を見せる必要はありません。また、フォームには社外公開に向くものと、ワークスペースログインが必要なものがあるため、誰が回答できるかを必ず確認しましょう。フォームの共有設定、データベースのアクセス権、表示ビュー、回答後の編集可否を確認し、編集権限は最小限にします。

運用が固まったデータベースはLock databaseを使い、ビューやプロパティの不用意な変更を防ぐと安心です。入力担当者にはデータ入力をしてもらい、構造変更は管理者だけが行うようにすると、チームでの誤操作を減らせます。

また、更新通知をSlackやNotionのInboxで受け取る仕組みを作っておくと、進捗漏れを防げます。誤ってデータを変更・削除してしまった場合に備えて、ページ履歴や復元方法もチームで確認しておくと安心です。

複数部署や複数拠点に同じ仕組みを展開する場合は、テンプレートだけでなくビュー定義も標準化対象にしましょう。Views APIを使えば、ビューの作成・更新・削除や保存済み条件の利用をプログラムで扱えるため、初期セットアップを手作業で繰り返す負担を減らせます。営業、CS、採用、制作などの標準ワークフローをNotion上に再現する場合は、ステータスプロパティやビュー設定の自動化も検討するとよいでしょう。

Notionを使う理由はデータベースにあるといってもいい

Notionデータベースの基本を解説しました。
テーブルで情報を整理するだけでなく、ボード、カレンダー、タイムライン、ギャラリー、フォーム、チャート、ダッシュボードを使い分けることで、同じデータをさまざまな角度から活用できます。

特にチーム運用では、ビューを単なる見た目ではなく、業務の入口として設計することが重要です。現場入力用のテーブル、担当者別のボード、社外受付用のフォーム、管理職用のダッシュボードのように、閲覧者や作業内容ごとに画面を分けると、Notionは軽量な業務システムとして機能します。

さらに、Formula（数式）、リレーション、ロールアップ、ボタン、オートメーション、Webhook、API連携、AIによる初期設計支援などを組み合わせれば、手作業の集計や通知を減らし、日々の業務をNotion上で回しやすくなります。

数多くのメモアプリからNotionを選択する理由は、データベースにあると言っても過言ではありません。まずは小さなタスク管理や問い合わせ管理から始め、必要に応じてビューやプロパティ、自動化を追加していきましょう。なお、チャート、ダッシュボード、フォーム、API、AI、料金プランに関わる機能は更新が速いため、本格導入時はNotion公式ヘルプや開発者ドキュメントで最新条件を確認してください。