【初心者向け】Notionデータベースの使い方｜基本の作り方からビュー・プロパティ活用まで

Notionを単なるメモアプリとして使っているとしたら、それは大きな損失かもしれません。

Notionには、情報を体系的にまとめ、入力・整理・可視化・通知・外部連携まで一体で扱えるデータベース機能があります。

データベースと聞くと、ExcelやGoogleスプレッドシートのような表を思い浮かべる方が多いでしょう。もちろんNotionでも表形式で管理できます。

しかしNotionデータベースの本質は、表だけではありません。1つのデータを、テーブル、ボード、カレンダー、タイムライン、ギャラリー、チャート、フォーム、ダッシュボードなど、目的に応じた見せ方で切り替えられます。フォームで社外から情報を受け付け、オートメーションで通知し、チャートやダッシュボードで状況を確認する、といった運用もNotion内で完結しやすくなっています。

本記事では、Notionデータベースの基本的な考え方から、作り方、ビュー、プロパティ、チーム運用で押さえたいポイントまで解説します。初めての方でもデータベースを扱えるようになりますので、ぜひ挑戦してみてください。

Notionのデータベースでできること

Notionデータベースは、情報をただ並べるだけでなく、目的に合わせて整理・抽出・集計・共有できる機能です。

Notionのデータベースでは、基本的に1つのアイテムが1つのページとして扱われます。テーブルビューで見ると1行が1ページに対応しており、そのページの中に本文、チェックリスト、添付ファイル、議事録などを自由に入れられます。

データベースは、プロパティを使って並び替えや抽出ができます。たとえば、担当者、期限、ステータス、優先度、金額などをプロパティとして持たせておけば、必要な情報だけをフィルターで表示したり、期限順に並べ替えたりできます。
ビューごとに表示方法や分類方法を変えられるため、同じデータをタスク管理、進捗確認、カレンダー確認、集計用チャートなど複数の用途で使い回せます。

もう一つの大きなポイントは、作成したデータベースを他のページにも表示できる点です。

画像の例では、「社員データベース」ページで作成したデータベースを「test」ページにも表示しています。元のデータベースと別ページに表示したデータベースは同じデータを参照しているため、どちらから更新しても内容が反映されます。

【実務でのポイント：権限・フォーム・ビューを組み合わせる】
チームで運用する場合、全員に広い編集権限を付与すると、情報漏えいや誤編集のリスクが高まります。現在のNotionでは、データベース権限だけで入力窓口を設計するのではなく、フォームの共有範囲、データベースの権限、表示するビューを組み合わせて考えるのが安全です。

たとえば、問い合わせ受付や採用応募、稟議申請、外部パートナーからの情報収集には、フォームを使うと便利です。フォームは、ワークスペース外の人にも回答してもらえるように設定でき、回答内容はデータベースの各プロパティに保存されます。フォームの共有範囲は、ワークスペース内のリンク所持者、Web上の誰でも、アクセス不可などから選択できます。

集まったデータは、テーブルで一覧管理し、ボードで進捗を確認し、チャートで数値を可視化し、ダッシュボードで日々の確認画面としてまとめることができます。さらに、フォーム回答やステータス変更をきっかけにSlack通知、メール送信、Webhook送信、別データベースへの追加・編集などのオートメーションを組むことも可能です。

Notionデータベースの構成

Notionデータベースはページの中に設置されます。

テーブルビューを表計算ソフトにたとえると、次のように理解すると分かりやすいです。

データベース＝情報のまとまり

プロパティ＝各アイテムに持たせる項目

列は、同じカテゴリーのデータで構成します。（例：社員番号、部署、入社日）

行は、1つのアイテムを表します。（例：青山勝男さんの情報）

1行ごとに個別のページが作成されるため、単なる表ではなく、各ページの中に詳細情報を蓄積できます。

なお、API連携など高度な管理を行う場合は、データの基盤となるdata source、デフォルトのテーブルビュー、複数のviewsという考え方も重要になります。Notion Developersでは、Notion-Version: 2026-03-11に対応したViews APIが案内されており、ビューの設定や管理をAPI経由で扱えるようになっています。複数チームに同じテンプレートを配布したり、初期ビューを標準化したりする場面では、今後さらに重要になるでしょう。

ビュー：データベースの見せ方で使い勝手が劇的にアップ！

Notionには、用途に合わせて選べる多彩なビューがあります。ビューは単なる見た目の違いではなく、日々の業務を進めるための操作画面でもあります。代表的なビューを紹介します。

テーブルビュー

【特徴】
ExcelやGoogleスプレッドシートのような表形式のビューです。プロパティを横並びで確認できるため、データの一覧性に優れています。

【おすすめの使い方】
顧客リスト、社員名簿、タスク一覧、問い合わせ一覧など、情報を一覧で整理したいときに向いています。タグ、ステータス、日付、担当者などで抽出・並べ替えを行う基本のビューです。

ボードビュー

【特徴】
ステータスやタグごとにカードを分類して管理するビューです。カンバン方式で進捗を見たいときに便利です。

【おすすめの使い方】
ステータスを未対応・対応中・完了で分けたタスク管理、採用候補者の選考ステップ管理、営業案件のフェーズ管理などに向いています。

タイムラインビュー

【特徴】
ガントチャートのように、情報を時系列で管理するビューです。開始日と終了日を持つタスクやプロジェクトの全体像を確認できます。

【おすすめの使い方】
プロジェクト計画、制作進行、キャンペーン管理、複数メンバーの作業期間の確認などに向いています。

カレンダービュー

【特徴】
日付プロパティをもとに、情報をカレンダー上に表示するビューです。

【おすすめの使い方】
スケジュール管理、面接日程、公開予定日、会議室予約、イベント管理など、日付を基準に確認したい情報に向いています。

リストビュー

【特徴】
情報をシンプルなリスト形式で並べるビューです。余計な列を見せず、ページタイトルを中心に整理できます。

【おすすめの使い方】
マニュアル、議事録、ナレッジ、社内規程、参考資料など、ページを一覧で探しやすくしたいときに便利です。

ギャラリービュー

【特徴】
情報をカード形式で表示するビューです。画像やページカバーを大きく見せられるため、視覚的に探しやすくなります。

【おすすめの使い方】
社員名簿、デザイン案、ブックマーク、資料集、商品一覧、ポートフォリオ管理などに向いています。

チャートビュー（Charts）

【特徴】
データベースの数値や件数を、棒グラフ、折れ線グラフ、ドーナツグラフなどで可視化できるビューです。タスク完了数、売上、問い合わせ件数、採用進捗などを視覚的に確認できます。チャートはページ上に配置してダッシュボードの構成要素として使うこともできます。

【おすすめの使い方】
営業案件数、月別売上、問い合わせ種別、完了タスク数、採用ステータス別人数など、数値の傾向や内訳を把握したいときに便利です。チャートはPNGまたはSVGとして保存でき、ドリルダウンで元データを表形式で確認できます。ただし、チャートビュー上で直接レコードを編集することはできません。また、グループ数やサブグループ数には上限があるため、大量データを可視化する場合は集計単位を設計しておきましょう。

ダッシュボードビュー（Dashboard）

【特徴】
複数のビューやウィジェットを1つの画面にまとめ、日々の運用状況を確認するためのビューです。テーブル、ボード、カレンダー、タイムライン、チャートなどを並べ、営業、採用、制作、問い合わせ対応などの横断管理に使えます。ダッシュボードには編集用のEdit modeと閲覧用のView modeがあり、グローバルフィルターで複数のウィジェットをまとめて絞り込むこともできます。利用できる機能やプラン条件は変更される可能性があるため、導入時はNotion公式ヘルプで最新情報を確認してください。

【おすすめの使い方】
営業パイプライン、採用進捗、制作進行、CSチケット、社内申請など、複数の視点から状況を確認したい業務に向いています。単なる見える化ではなく、朝会や週次レビューで見る日次確認画面として設計すると効果的です。

フォームビュー（Forms）

【特徴】
データベースへ情報を登録するためのフォームを作成できるビューです。回答内容はデータベースの各プロパティに保存され、Responsesテーブルで確認できます。フォームには回答者情報を保持するRespondent propertyが作成され、回答の分析、フィルター、ソート、チャート化にもつなげられます。

【おすすめの使い方】
社内アンケートや日報だけでなく、問い合わせ受付、採用応募、CS・障害報告、代理店や外部パートナーからの情報収集、稟議・申請の一次受付などに向いています。フォームはワークスペース外の人にも回答してもらえるように設定できるため、社外入力の受け皿としても有効です。安全に運用するには、can create pagesだけに頼るのではなく、フォームの共有範囲、データベース権限、回答後に見せるビュー、必要な通知設定をセットで設計しましょう。

プロパティ：どんな情報を入力するかで表示を変えよう

データベースには様々な情報を入力します。

すべてをテキストで入力することも可能ですが、内容に合わせて適切なプロパティを選ぶことで、入力の手間を省き、誤入力を防げます。さらに、数式、リレーション、ロールアップ、ボタン、オートメーションを組み合わせると、集計や通知、担当者割り当てなどの業務処理も行いやすくなります。

種類	機能	用途
テキスト	文字を入力	単語や文章など、自由に入力したいとき
数値（Number）	数字を入力	金額、件数、割合、小数などを扱いたいとき。通貨やパーセント表示も設定可能
セレクト	選択肢の中から1つ選ぶ	部署、種別、優先度など、1つだけ分類したいとき
マルチセレクト	選択肢の中から複数選ぶ	タグ、関連領域、対応チャネルなど、複数の分類を付けたいとき
ステータス	To-do / In Progress / Complete などの段階を管理	タスク、案件、申請、問い合わせなどの進行状況を管理したいとき
日付	日付や期間を入力	期限、開始日、終了日、公開日、面接日などを管理したいとき。リマインダーにも利用可能
ユーザー（Person）	ワークスペース内のメンバーを入力	担当者、承認者、レビュアーなどを割り当てたいとき
ファイル＆メディア	ファイルをアップロード	画像、PDF、資料、スクリーンショットなどを添付したいとき
チェックボックス	チェックのオン・オフを入力	完了・未完了、確認済み、公開可否などを管理したいとき
URL	Webサイトのリンクを入力	参考URL、顧客サイト、資料リンクなどを保存したいとき
メール	メールアドレスを入力	顧客、応募者、取引先などの連絡先を管理したいとき
電話	電話番号を入力	電話連絡が必要な顧客や応募者の情報を管理したいとき
Button（ボタン）	ワンクリックでアクションを実行	担当者の設定、ステータス変更、ページ作成、通知などを簡単に実行したいとき
Place（場所）	住所や場所情報を入力	店舗、イベント会場、訪問先、拠点一覧などを管理したいとき
Formula（数式）	プロパティの値をもとに計算や表示を行う	期限超過判定、スコア計算、条件付き表示、集計補助などを行いたいとき
リレーション	他のデータベースと関連付ける	顧客DBと案件DB、社員DBとタスクDBなど、別データベースの情報を結び付けたいとき
ロールアップ	リレーション先の値を集計・参照する	関連タスクの完了数、案件金額の合計、顧客ごとの問い合わせ件数などを集計したいとき
作成日時（Created time）	ページが作成された日時を自動記録	受付日時や登録日時を自動で残したいとき
作成者（Created by）	ページを作成したユーザーを自動記録	誰が登録したかを確認したいとき
最終更新日時（Last edited time）	最後に更新された日時を自動記録	更新状況や放置データを確認したいとき
最終更新者（Last edited by）	最後に更新したユーザーを自動記録	誰が変更したかを把握したいとき
ID	一意のIDを自動付与	問い合わせ番号、申請番号、案件番号など、重複しない識別子を持たせたいとき

データベースを作ってみよう

ここからは、表形式のデータベースを作る基本手順を解説します。

1.ページにデータベースを追加しよう

データベースを置くページを作成しましょう。

サイドバーの［＋ページを作成］をクリックします。

新規ページが作成されました。

［空のページ］に「/（スラッシュ）」を入力します。

ページメニューが表示されました。

下にスクロールし、「データベース」メニューを表示します。

データベースの表示方法には、「インライン表示」と「フルページ表示」がありますので選択しましょう。

• インライン表示…1つのページ内に、データベース以外の文章、見出し、チェックリスト、複数のデータベースなども置きたいときに向いています。
• フルページ表示…1つのデータベースをページ全体で大きく扱いたいときに向いています。

ビュー名をクリックすると、フルページでデータベースが作成されます。インライン表示したい場合は、「データベース：インライン」を選択しましょう。

2.データベースを新規で作成

データベースを挿入したら、［＋新規データベース］をクリックします。既存のデータベースを選択して、別ページに表示することも可能です。

データベース名を入力します。データベース名は、名前を見れば何を管理するものか分かるように付けましょう。たとえば「問い合わせ管理」「採用候補者」「営業案件」「社内申請」のように、用途が伝わる名前がおすすめです。

【Tips】AIでデータベースの構成案を作る

データベースを新規作成する際、Notion AIを使って構成案のたたき台を作ることもできます。たとえば「問い合わせ管理データベースを作って」「採用進捗を管理したい」などと指示すると、目的に応じたプロパティやビューの案を作成する助けになります。

ただし、AIが作った構成をそのまま本番運用に使うのではなく、プロパティ名、必須項目、権限、通知先、フォームの共有範囲、オートメーションの条件などは必ず人が確認しましょう。NotionではAI AutofillやCustom Agentsのように、データベースの補完や保守を支援するAI機能も広がっていますが、最終判断は運用担当者が行う前提で使うと安全です。

3.ビューを選ぶ

データベースのビューを選択しましょう。

データベースを作成すると、最初はテーブルビューで表示されます。ビューはあとから変更でき、同じデータベースを複数のビューで表示して使い分けることも可能です。たとえば、通常の入力はテーブル、進捗確認はボード、期限確認はカレンダー、集計はチャート、全体確認はダッシュボード、外部入力はフォームというように使い分けます。

ビューを変更する方法

データベースのビュータブをクリックして、ビューメニューを表示します。

［ビューを編集］をクリックしてください。

ビューのオプションにある［レイアウト］をクリックします。

レイアウトメニューから、変更するビューを選択しましょう。

各ビューの役割については、「ビュー：データベースの見せ方で使い勝手が劇的にアップ！」をご参照ください。

ビューを追加する方法

データベースの上にマウスを乗せると、ビュータブに［＋］マークが表示されます。

［＋］をクリックします。

新規ビューの設定が開きました。

追加したいビューを選択します。

ビューのアイコン、名前などを設定したら、［×］でメニューを閉じます。

ビューを削除する方法

削除するビューのタブをクリックします。

［削除］をクリックします。

ビューを削除しても、データベース内のページやデータは削除されません。ビューは同じデータの見せ方にすぎないため、不要になった表示だけを整理できます。

4.プロパティを追加しよう

データベースのプロパティを追加しましょう。テーブルビューで言うと、列を追加する作業です。

データベースの右端にある［＋］マークをクリックします。

新規プロパティメニューが表示されます。

メニューの中から、入力に適したプロパティ種類を探してクリックしましょう。

プロパティ種類については、「プロパティ：どんな情報を入力するかで表示を変えよう」をご参照ください。

プロパティの種類を変更する方法

変更したいプロパティをクリックします。

［プロパティを編集］をクリックしてください。

プロパティ編集メニューの［種類］をクリックします。

変更後のプロパティ種類をクリックして選択しましょう。すでにデータが入っているプロパティの種類を変更すると、内容が意図しない形に変換されたり、扱えなくなったりする場合があります。重要なデータの場合は、変更前に複製して確認すると安心です。

プロパティを削除する方法

プロパティを削除すると、そのプロパティに入力されていたデータも消去されますのでご注意ください。

削除するプロパティをクリックし、メニューを表示します。

［プロパティを削除］をクリックします。

警告文を確認し、問題なければ［削除］をクリックしてください。

プロパティの設定について

列のタイトルアイコンや、表示名の変更は、プロパティの設定メニューで行います。

プロパティ名をクリックすると設定メニューが開きます。

設定メニューの一番上のアイコンをクリックしてアイコンを変更しましょう。名前を変える場合は、元の名前を消して新しい名前を入力します。

設定メニューの［右端で折り返す］をオンにすると、テキストを折り返して表示することが可能です。

データベースの実務向け運用設定（Database settings）

データベース右上のメニューからは、本格的な運用に必要な設定を行えます。

• レイアウト（Customize page layout）：プロパティ数が多い業務データベースでは、ページを開いた際のプロパティの並びや表示・非表示を整えることが重要です。個別ページを読みやすくすることで、入力漏れや確認漏れを減らせます。
• データベースのロック（Lock database）：構造の不用意な変更を防ぎます。ロック状態でもデータの入力・編集は可能ですが、ビューの変更やプロパティの追加・削除が制限されるため、現場の運用事故を防ぎやすくなります。
• 自動化（Automations）：ページ追加、プロパティ編集、定期実行などをトリガーに、Slack通知、メール送信、Webhook送信、別データベースへの追加・編集などを実行できます。たとえば、フォーム回答が届いたらステータスを受付済みにし、担当者へSlack通知する、といった流れを作れます。
• ボタン（Buttons）：ワンクリックでページ作成、プロパティ更新、通知、オートメーション起動などを行えます。よく使う処理をボタン化すると、初心者でも決まった手順で操作しやすくなります。
• 外部連携（Connections / Webhook）：Slackなどの外部ツールと連携したり、Webhookを使って他システムへ通知したりできます。営業、CS、開発、管理部門などの軽量ワークフロー基盤として活用できます。

なお、オートメーションを設計する際は権限にも注意が必要です。アクセス制限されたページには自動化が想定どおり作用しない場合があるため、フォームの共有範囲、データベース権限、通知先、対象ページのアクセス権をセットで確認しましょう。

セレクト、マルチセレクト：選択項目の作り方

プロパティの種類にセレクト、マルチセレクトがあります。
セレクトは選択肢の中から1つ選択して入力し、マルチセレクトは選択肢の中から複数選択して入力します。

選択肢の増やし方と、色の替え方を説明します。

［＋］をクリックして新規プロパティを追加します。

プロパティ種類の中から、［セレクト］または［マルチセレクト］をクリックします。

［＋オプションを追加］をクリックし、入力枠に選択肢を入力します。

［Enterキー］を押すと、選択肢が作成されます。

続けて選択肢を作成する場合は、オプションの［＋］をクリックし、同じように選択肢を入力してください。

選択肢の色を変えるには、設定メニューの選択肢をクリックします。

変更後の色をクリックすると色が変わります。ステータスや優先度など、ひと目で判断したい項目は色を統一しておくとチームで使いやすくなります。

テーブルビューを並べ替え

テーブルビュー以外のビューも、同じような手順で並べ替えできます。ここではテーブルビューを例に説明します。

名前を五十音順に並べ替えしましょう。

データビューの上にマウスを置くと、並べ替えメニューが出現します。

［並べ替え］をクリックします。

並べ替えの基準にするプロパティをダブルクリックしてください。

「名前」プロパティで「昇順」に並べ替えする条件が作成されました。

降順にしたいときや、別のプロパティを並べ替えの基準にしたいときは、この条件をクリックして変更します。複数条件を設定すれば、たとえばステータス順に並べたうえで期限順に並べる、といった整理もできます。

テーブルビューでデータを抽出

プロパティの値が合致するデータを抽出するときは、フィルターを使います。

データビューの上にマウスを置いて、メニューを表示します。

［フィルター］もしくは［＋フィルターを追加］をクリックしてください。

抽出基準にするプロパティをクリックします。

セレクトプロパティの場合は、選択肢が表示されます。抽出したいデータにチェックを入れましょう。複数選択も可能です。

一致するデータが抽出されました。

一致しないデータや、プロパティが未入力のものを抽出したい場合は、セレクトメニューの「と一致」をクリックし、抽出方法を変更してください。ビューごとにフィルターを変えれば、同じデータベースから「自分のタスクだけ」「未対応だけ」「今月の問い合わせだけ」といった専用画面を作れます。

ギャラリービューに画像を表示

ギャラリービューに画像を表示するには、表示の設定をする必要があります。

まず「ファイル＆メディア」プロパティを追加し、表示する画像を登録します。

次にギャラリービューを開きます。

ビューの上にマウスを置いて、メニューを表示します。

［…］メニューをクリックしてください。

ビューのオプションの［レイアウト］を開きます。

［カードプレビュー］をクリックし、［画像］を選択します。

画像がカードサイズに合っていない場合は、［画像を表示枠のサイズに合わせる］をオンにすると調整されます。

チーム運用と導入のTips：通知・履歴・データ保管

データベースを複数人で運用する場合は、入力、確認、通知、権限のルールを最初に決めておくことが重要です。

たとえば問い合わせ管理であれば、フォームで受付し、回答はResponsesテーブルに保存し、ステータスを自動で受付済みに変更し、担当チームへSlack通知し、ダッシュボードで未対応件数や対応状況を確認する、という流れを作れます。採用管理であれば、応募フォームから候補者情報を集め、面接日はカレンダー、選考進捗はボード、応募経路や選考数はチャートで確認できます。稟議・申請であれば、フォーム送信後に承認者へ通知し、ステータスを自動更新することで、受付漏れを減らせます。

権限設計では、公開フォームとデータベース本体の編集権限を分けるのが基本です。社外の人に入力してもらう場合でも、データベース全体を見せる必要はありません。フォームの共有設定、データベースのアクセス権、表示ビュー、回答後の編集可否を確認し、編集権限は最小限にしましょう。

また、更新通知をSlackやNotionのInboxで受け取る仕組みを作っておくと、進捗漏れを防げます。誤ってデータを変更・削除してしまった場合に備えて、ページ履歴や復元方法もチームで確認しておくと安心です。

Notionを使う理由はデータベースにあるといってもいい

Notionデータベースの基本を解説しました。
テーブルで情報を整理するだけでなく、ボード、カレンダー、タイムライン、ギャラリー、フォーム、チャート、ダッシュボードを使い分けることで、同じデータをさまざまな角度から活用できます。

さらに、Formula（数式）、リレーション、ロールアップ、ボタン、オートメーション、Webhook、API連携、AI Autofillなどを組み合わせれば、Notionはメモアプリを超えて、軽量な業務システムとしても活用できます。

数多くのメモアプリからNotionを選択する理由は、データベースにあると言っても過言ではありません。まずは小さなタスク管理や問い合わせ管理から始め、必要に応じてビューやプロパティ、自動化を追加していきましょう。