【例文あり】予約受付メールの書き方のポイントは？予約管理を円滑にする方法を伝授

Webサイトや予約ページから予約を受け付けたら、顧客にメールで予約内容を伝えましょう。予約が確定したことを確認できれば、顧客は安心して当日を迎えられます。

ただし、受け付けた予約がその場で確定するとは限りません。即時確定の予約なら「予約を承りました」と伝える予約完了メールを送れます。一方、店舗側が内容を確認してから確定する承認制の場合、最初に送るのは「予約リクエストを受け付けた」という受付通知です。確定した時点で、改めて予約完了を知らせます。なお「ご予約承ります」は、これから予約を受け付けることを案内する表現です。確定通知の件名や本文とは使い分けましょう。

この記事では、予約受付メール・予約完了メールに記載する内容と書き方、業種別の例文、リマインドメールとの違い、自動送信に使う予約システムの選び方と設定手順を順にみていきます。

予約受付メールとは

予約受付メールとは、顧客から予約を受け付けたときに送るメールです。予約内容の詳細に加えて、その予約が今どの状態にあるかを伝えます。状態によって、次の2種類に分けて考えると混乱しません。

• 予約完了メール（確定通知）：予約が確定したことを伝えるメールです。「予約を承りました」と書けるのはこちらです。
• 予約リクエスト受付通知：承認制などで、申し込みを受け取ったことを伝えるメールです。この段階ではまだ確定していないため、確定の連絡は後で送ります。

たとえばJicooの承認制（予約リクエスト制）では、ホストが承認した時点で予約が確定します。オンライン会議URLの発行や確定の通知も、このタイミングでおこなわれます（参考：Jicooヘルプ：予約を承認制にしたい）。

予約受付メールを送らないと、顧客は予約が完了したかを確認できず、不安を感じてしまいます。

顧客から「メールが届かない」と問い合わせを受けた場合は、原因を次のように切り分けます。

• 承認待ちで、まだ確定していないのか
• メールアドレスの認証待ちなのか
• メールの送信に失敗した、または迷惑メールフォルダに振り分けられたのか

予約システムによっては、認証コードを入力するまで予約も確認メールも作られない設定があります。「予約フォームを送信した＝予約完了メールが送られた」とは限らない点に注意しましょう。

また、予約のたびに手作業でメールを送ると大きな負担になります。予約数が増えてきたら、自動送信できる方法を検討するのがおすすめです。

予約受付メールに記載する内容

予約受付メールには、予約に関する詳細な情報を盛り込みます。必要な情報がまとまっていれば顧客は内容をすぐに確認できるため、利便性の向上にもつながります。

予約内容の詳細

まず記載するのは、予約に関する基本的な情報です。

予約の状態（確定済み／承認待ち）、予約日時、顧客の氏名、希望するサービスを記載します。予約番号を発行している場合は、それも記載します。異なる地域の顧客が参加するオンラインの予約では、「日本時間」などのタイムゾーンも添えておくと誤解を防げます。

店舗や会場の住所と連絡先も記載しておきたい情報です。住所があれば、来店・来場する顧客が道に迷ってもメールですぐに確認できます。

連絡先は、顧客が予約時間に間に合わないときや、店舗・会場にたどりつけないときなど、緊急時の連絡に役立ちます。あわせて、日程変更やキャンセルの方法（変更用のリンクや連絡先）も記載しておくと親切です。

日程変更に対応する場合は、顧客のカレンダーに登録された予定も更新されるかを確認しておきましょう。通知の方式によっては、メールに添付した予定ファイルが後から自動では更新されないことがあります。その場合は、変更後の日時をメールで改めて伝える運用が必要です。

料金

料金は金額だけでなく、支払い方法と支払い状況（事前決済済みか、当日払いか）まで記載するとより親切です。

支払い方法は多様化しています。利用できるクレジットカードのブランドやオンライン決済の種類を記載しましょう。現金のみの場合は、その旨をあらかじめ伝えておきます。

また、オンラインセミナーやオンラインレッスンの予約であれば、オンライン会議ツールのURLに加えて、参加方法や操作方法も記載すると顧客の利便性が高まります。会議URLを自動で発行する設定にしている場合は、テスト予約で実際にURLがメールに記載されるかを確かめておくと安心です。

キャンセルポリシー

予約を受け付けても、やむを得ない理由で顧客がキャンセルを希望することがあります。

こうした場合に備えて、キャンセルの期限やキャンセル料などのキャンセルポリシーを明確に記載しておけば、トラブルを未然に防げます。

予約日直前や当日のキャンセルは売上の損失にもつながるため、キャンセルポリシーの記載は重要です。

来店前の注意事項

持ち物、当日の流れ、駐車場の有無、遅刻した場合の扱いなど、来店・来場前に知っておいてほしい事項があれば記載します。

衛生上のお願いや感染対策は、実際に施設で実施している場合に限って記載しましょう。方針が変わったときは、メールの文面も忘れずに更新します。記載する内容が多い場合は、自社サイトの案内ページのURLを貼るなどして、本文が長くなりすぎないよう工夫します。

予約受付メールの書き方

予約受付メールは、顧客に必要な情報を把握してもらうためのものです。確実に読んでもらうには、書き方だけでなく、送るタイミングにも工夫が必要です。

件名をわかりやすくする

予約受付メールの件名は、何のために送ったメールなのかが一目でわかるようにします。

件名がわかりにくいと、顧客が重要なメールだと気づかずに見落としてしまうおそれがあります。

予約の状態を件名に入れるのも効果的です。たとえば次のように使い分けます。

• 確定済みの場合：「【予約完了】○月○日 ○○のご予約を承りました」
• 承認待ちの場合：「【予約リクエスト受付】確認後に確定をご連絡します」

承認待ちのメールを「予約完了」と呼ばないことが大切です。件名に日時が入っていれば、受信一覧を見るだけで予約内容を思い出してもらえます。

長文を避ける

本文はできるだけ短くまとめ、改行や空白行を入れて読みやすくすることが大切です。

長文のメールは、たとえ開封されても要点を読み落とされたり、読む気をなくされたりしがちです。

このため、情報を詰め込みすぎず、詳細はリンク先で案内するなど、読みやすい表現を心がけます。

送信のタイミングを考慮する

予約完了メールは、予約が確定したらすぐに送ります。確定の連絡が遅れると、顧客は「本当に予約できたのか」と不安になり、問い合わせや二重予約の原因にもなります。承認制の場合は、申し込みを受け取った時点で受付通知を送り、承認した時点で予約完了メールを送ります。

一方、予約日の2～3日前などに送るのはリマインドメールです。予約完了メールとは別の通知として用意しましょう。リマインドメールには、次のような効果があります。

• 予約内容を思い出してもらえる
• 顧客のスケジュールに変更がないかを確認できる
• キャンセルが出ても、日程に余裕があれば空いた枠に別の予約を入れられる
• 顧客が当日に向けて準備する時間を確保できる

日程変更やキャンセルがあった場合は、その都度、変更後の内容を通知します。

予約受付メール・予約完了メールの例文

実際に予約受付メールを作成する際は、店舗やイベントに合わせて内容を調整する必要があります。

ここでは、予約が確定済みの場合の例文を業種別に紹介します。最後に、承認制で使う受付通知の例文も紹介します。どの例文でも、送信前に次の項目を確認しましょう。

• 予約の状態（確定済みか、承認待ちか）が明記されているか
• 日時（必要に応じてタイムゾーン）が正しいか
• 料金と支払い状況が記載されているか
• 変更・キャンセルの方法が記載されているか
• 対面なら所在地、オンラインなら参加方法が記載されているか

サロン系店舗の場合

件名：【予約完了】○月○日 ○○のご予約を承りました

○○○○様

この度はご予約いただきありがとうございます。

下記の内容にてご予約が確定しましたので、お知らせいたします。

予約番号：〇〇〇〇〇

お名前：〇〇〇〇

予約日時：〇年〇月〇日　〇時〇分

予約内容：〇〇〇〇〇

料金：〇〇〇〇円（お支払いはご来店時）

お支払いは現金、クレジットカード、○○支払いが可能です。

変更・キャンセルについて：

日時の変更・キャンセルは、予約日の〇日前までに下記の連絡先または変更用ページ（○○○○○○）からご連絡をお願いいたします。

無連絡の場合、サービス料金の〇%を頂戴いたします。

ご来店前のお願い：

（持ち物、駐車場、当日の流れ、店舗で実施している衛生上のお願いなど、該当する事項がある場合のみ記載）

店名：〇〇〇〇〇

担当者：〇〇〇〇

住所：〇〇〇〇〇〇

連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

営業時間：〇〇:〇〇～〇〇:〇〇

スクール系店舗の場合

件名：【予約完了】○月○日 ○○のご予約を承りました

○○○○様

この度はご予約いただきありがとうございます。

下記の内容にてご予約が確定しましたので、お知らせいたします。

教室名：〇〇〇〇〇

予約番号：〇〇〇〇〇

お名前：〇〇〇〇

予約日時：〇年〇月〇日　〇時〇分

料金：〇〇〇〇円（お支払い状況：〇〇〇〇）

お支払いは現金、クレジットカード、○○支払いが可能です。

変更・キャンセルについて：

日時の変更・キャンセルは、予約日の〇日前までに下記の連絡先または変更用ページ（○○○○○○）からご連絡をお願いいたします。

無連絡の場合、サービス料金の〇%を頂戴いたします。

当日の持ち物・ご案内：

（筆記用具や教材、教室で実施している衛生上のお願いなど、該当する事項がある場合のみ記載）

教室名：〇〇〇〇〇

担当者：〇〇〇〇

住所：〇〇〇〇〇〇

連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

営業時間：〇〇:〇〇～〇〇:〇〇

オンラインレッスン・イベントの場合

件名：【予約完了】○月○日 ○○のご予約を承りました

○○○○様

この度はご予約いただきありがとうございます。

下記の内容にてご予約が確定しましたので、お知らせいたします。

レッスン名：〇〇〇〇〇

予約番号：〇〇〇〇〇

お名前：〇〇〇〇

予約日時：〇年〇月〇日　〇時〇分（日本時間）

参加方法：開始時刻になりましたら、下記のURLからご参加ください。

オンライン会議ツールのURL：○○○○○○○○○○

料金：〇〇〇〇円（お支払い状況：決済済み／〇月〇日までにお支払いください）

お支払いはクレジットカード、○○支払いが可能です。

変更・キャンセルについて：

日時の変更・キャンセルは、予約日の〇日前までに変更用ページ（○○○○○○）または下記の連絡先からお手続きをお願いいたします。

無連絡の場合、サービス料金の〇%を頂戴いたします。

運営者名：〇〇〇〇〇

担当者：〇〇〇〇

所在地：〇〇〇〇〇〇

連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

営業時間：〇〇:〇〇～〇〇:〇〇

会議URLを予約時に自動で発行している場合は、テスト予約で参加用のURLが実際にメールに記載されるかを確認しておきましょう。

承認制（予約リクエスト）の場合

件名：【予約リクエスト受付】確認後に確定をご連絡します

○○○○様

この度はお申し込みいただきありがとうございます。

下記の内容でご予約のリクエストを受け付けました。現時点では予約は確定しておりません。

内容を確認のうえ、〇営業日以内に確定のご連絡をお送りします。

ご希望日時：〇年〇月〇日　〇時〇分

ご希望内容：〇〇〇〇〇

お問い合わせ先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

承認後に送る確定通知では、上記の例文と同じく「ご予約が確定しました」と明記します。

予約受付メールの送信には予約システムが便利

予約を受け付けるたびに手作業でメールを送る方法は、顧客数が増えるほど現実的ではなくなります。

そこで、予約受付メールの送信には予約システムを活用するのが効率的です。

予約システムを使えば、予約の確定と同時に予約完了メールを自動で送れます。製品によっては、リマインドメールなどの通知もあわせて設定できます。ただし、対応している通知の種類や編集できる範囲は、製品・プラン・設定によって異なります。導入前に、次の項目を比較しておきましょう。

• 通知の種類：確定、承認待ち（受付）、キャンセル、日程変更、リマインド、キャンセル待ちの各通知に対応しているか
• 編集できる範囲：通知ごとに、件名・本文・差し込み項目をどこまで変更できるか
• 送信条件：予約ページ、言語、支払い方法などの条件によって文面が切り替わるか。条件が合わないと追加の文章が挿入されない仕様になっていないか
• カレンダーへの反映：日時の変更やキャンセルが、顧客のカレンダー予定にも反映されるか
• メールアドレスの確認：誤入力や第三者による予約を防ぐためのメール認証があるか。既定値はどうなっているか、予約ページごとに切り替えられるか
• 料金プラン：使いたい通知機能がどのプランで利用できるか

予約システムとは

予約システムは、予約受付メールなどの自動送信に加えて、予約管理にかかわる業務を幅広く支える機能を備えています。

人員を配置しなくても24時間予約を受け付けられるため、営業時間外の予約の取りこぼしを防げます。日程調整や空き枠の管理のほか、製品によっては料金の決済や月謝の徴収にも対応しています。

正しい日時を通知するためには、その前提として、正しい空き枠を作ることが欠かせません。担当者が複数いる面談や、社外のメンバーが同席する打ち合わせでは、全員の予定を反映した空き枠を用意する必要があります。

Jicooでは2026年9月、Jicooコネクトの外部接続メンバーが、アカウント登録をしなくてもGoogleカレンダーやOutlookを接続できるようになりました。接続すると、予定が埋まっている時間は予約候補から除外されます。接続には、招待を受けたメールアドレスと同じアカウントを使う必要があります。ホスト側では、再接続が必要なメンバーを確認して、依頼メールを送ることができます。外部メンバーを含む予約ページは、次の順で準備すると安心です。

1. 外部メンバーを招待する
2. 外部メンバーにカレンダーを接続してもらう
3. 空き枠が正しく表示されるかを確認する
4. テスト予約を入れる
5. 予約完了メールの内容を確認する

また、Jicooは2026年9月29日に、予約ページのデザイン変更を発表しています。2026年10月1日時点の案内では、10月5日からIndividualプランで順次切り替えが始まる予定です。主な変更点は次のとおりです。

• 日時を選んだ後の入力画面がダイアログ形式になる
• 予約完了画面は、テーマカラーが反映されるのみ

通知メール、予約データ、URL、埋め込みコードは変更の対象外とされています（参考：Jicoo：予約ページのデザイン変更のお知らせ）。切り替え後は、サイトに掲載している予約手順の画像や説明、埋め込み表示が実際の画面と合っているかを見直しましょう。あわせてテスト予約を入れ、予約完了画面と予約完了メールの両方で、確定状態と日時がわかるかを確かめておくと安心です。

予約システムのメール配信機能

予約システムのメール配信機能は、あらかじめ設定しておくことで、予約完了メールをはじめとした各種メールを自動で送信する機能です。導入時は、次の3ステップで進めるとスムーズです。

1. 予約ページと通知を設定する：確定・キャンセル・リマインドなど、通知ごとに件名と本文を用意します。
2. テスト予約をする：確定、承認待ち、日程変更、キャンセルの各パターンでテスト予約を入れます。
3. 顧客側で確認する：顧客が受け取るメールとカレンダー予定を確認します。送信元や返信先のアドレスもあわせて確認しましょう。

Jicooの場合は、予約ページ編集画面の［ワークフロー］→［受付完了メール］から、件名と定型文を確認・編集できます。キャンセル、リマインド、フォローアップのメールは、受付完了メールとは役割を分けて設定します。2026年10月時点では、日程変更メールの件名・本文はカスタマイズの対象外です（参考：Jicooヘルプ：通知メールのカスタマイズについて）。また、2026年10月時点の公式の機能案内では、リマインドのタイミングや文面の設定はTeam／Business／Enterpriseプランが対象とされています。設定を始める前に、利用中のプランを確認しておきましょう。

メールの自動配信

メールの自動配信は、予約システムのメール配信機能のなかでもっとも基本となる機能です。

予約の確定、キャンセル、リマインドなどのメールを決められたタイミングで送れるため、予約管理におけるメール送信の業務負担を軽減できます。

ただし、自動配信を設定しただけで、どの予約にも正しい内容が届くとは限りません。予約の条件によっては、確認メールが送られない、日時が正しく差し込まれないといった不具合が起きることもあります。運用を始める前に、次のケースでテスト予約を入れて確認しておきましょう。

• オンライン会議ツールを使う予約で、参加URLが記載されるか
• 事前決済のある予約で、決済後に確認メールが届くか
• 日程を変更した際に、変更後の日時で通知されるか
• 異なるタイムゾーンの顧客に、正しい時刻で表示されるか
• 氏名や日時などの差し込み項目が、正しく反映されるか

メール文章の設定

送信するメールの文章は、用意されたテンプレートをもとに、店舗やイベント、予約内容に合わせて設定できます。

必要に応じて文章をカスタマイズしたり、持ち物や当日の流れなど独自の案内を追加したりすることも可能です。

注意したいのは、追加した文章が、言語や支払い方法などの条件に合う予約にだけ挿入される仕様の予約システムもあることです。「設定したはずの案内が、一部の顧客にだけ表示されない」といった事態を防ぐため、テンプレートを保存して終わりにせず、対面／オンライン、支払い方法、言語の組み合わせごとにテスト予約で確認しておくと安心です。

キャンセル待ちへの対応

希望の日時が埋まっていてキャンセル待ちをしている顧客に、キャンセルで空きが出たことをメールで知らせる機能です。対応しているかどうかは製品によって異なります。

この機能を使えば、空いた枠を次の顧客に案内しやすくなり、キャンセルによる機会損失を減らすことにつながります。導入する場合は、通知メールに空いた日時が正しく記載されるかもテストしておきましょう。

予約受付メールの書き方をマスターして予約管理を円滑化しよう

予約受付メールで大切なのは、次の3点です。

• 簡潔で読みやすいこと
• 予約の状態（確定済みか、承認待ちか）がはっきりわかること
• 必要な情報が漏れなく盛り込まれていること

予約完了メールは確定後すぐに、リマインドメールは予約日の前に、それぞれ役割を分けて送りましょう。そうすれば、顧客の不安や当日のトラブルを減らし、好印象にもつながります。

また、予約システムを導入すれば、予約受付メールの送信だけでなく、日程調整や空き枠管理など予約受付にかかわる負担を軽減し、業務を円滑に進めやすくなります。

まずは、この記事の例文をもとに「予約完了」と「予約リクエスト受付」の2種類の件名・本文を用意しましょう。そのうえでJicooなどの予約システムにテスト予約を1件入れ、確定メールが想定どおりに届くかを確認するところから始めてみてください。