予約管理を効率化！Webサイトに予約カレンダーを設置する方法

宿泊施設や飲食店など、予約を必要とするサービスを提供する事業者であれば、予約管理にかかる業務を少しでも効率化したいと考えているのではないでしょうか。

そのためには予約システムを導入したりカレンダーを設置することにより、予約管理がよりスムーズになります。

そこで、まずはWebサイトで予約を受け付ける方法に触れ、さらにカレンダーを設置する方法やその種類、そしてそれぞれのメリット・デメリットなどをみていきましょう。

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Webサイトで予約を受け付けるには

予約管理の効率化には、24時間365日自動で予約管理が可能な予約システムの導入がおすすめです。

予約システムなら、その多くはクラウドで提供され、顧客自らがWebサイト経由でいつでも予約することができるため、従来の電話やFAXなどによる予約よりも効率的な管理が実現します。

また予約システムは基本的な機能となる予約管理をだけではなく、顧客情報の管理および蓄積、さらには販売促進にも利用できるメールの自動送信やオンライン決済まで可能にしたシステムもあります。

予約の受付にはカレンダーを設置するのが便利

予約システムを導入し、より効率的に予約を受け付けるにはさらにカレンダーを設置するとよいでしょう。

カレンダーを設置すれば集客から予約までを一連の流れでおこなうことができるだけでなく、リスト形式の予約一覧ではわかりにくい予約の埋まり具合や稼働状況、空き状況などをひと目で直感的に把握することができます。

また、予約システムやカレンダーによっては空き時間をクリックするだけで簡単に予約の登録ができたり、予約の変更や延長などもドラッグアンドドロップするだけで簡単におこなえるものもあります。

もちろん、予約のキャンセルや変更はリアルタイムでその情報がカレンダー上で更新されます。

カレンダーを設置するメリット

Webサイトで予約管理をおこなう場合、カレンダーを設置していればその業務をはじめ、顧客に対してもさまざまなメリットが期待できます。

スケジュールが把握しやすい

カレンダーを設置することの最大のメリットはすでに触れているようにスケジュールが視覚的にひと目で把握できることです。

これは、予約を管理する側だけでなく、予約する顧客が空き時間や日時を探す負担を軽減できる点で利便性の向上にも結びつきます。

顧客の離脱を防げる

イベントなどの際、Webサイト上の告知ページにカレンダーを設置しておけば、顧客はそのページについてアクセスするだけで予約まで完了させることができます。

これにより、予約のために他のページへ遷移する必要がないので、顧客の離脱を最小限に抑えることができます。

修正の告知も容易

カレンダーは、予約のキャンセルや変更はリアルタイムで情報を更新できるだけでなく、予約システム側でおこなった変更も自動的に反映できます。

このため、顧客に対する再告知の手間が軽減され、告知漏れなどのミスも未然に防ぐことが可能です。

カレンダーを設置する方法

予約システムを導入し、カレンダーを設置には主にふたつの方法が考えられます。

ひとつはあらかじめ予約システムに搭載された機能を活用する方法、もうひとつはGoogleによって提供される、GoogleカレンダーをWebサイト上に埋め込む方法です。

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予約システムの機能を活用する

予約システムに搭載されたカレンダー機能を利用する場合にはまずアカウントを登録します。

その後基本情報を入力するなどすれば専用の予約ページが作成され、簡単な操作でカレンダーが利用できるようになります。

ただしその利用料金は無料であったり外部埋め込みをするには別途プランが用意されるなど、システムによってさまざまです。

Googleカレンダーを活用する

Googleカレンダーは事業者側が法人用のGoogleアカウントを持っていることと、顧客もGoogleアカウントでログインしていることで利用することができます。

複数のデバイスで同期が可能なため、スマトフォンやタブレットなどからでも予定の追加・変更などが容易です。

予約システムでカレンダーを設置するメリット・デメリット

では、予約システムでカレンダーを設置するにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。それぞれみていきます。

メリット

予約システムはさまざまなものがありますが、搭載されているカレンダー機能はどれも比較的設定や運用が簡単で、直感的に操作できるものが多くなっています。

また、予約システムによっては無料で利用できるプランあるので、コストの削減にも有効です。

ただし、無料のプランの場合、予約数や機能に制限が設けられていることもあるため、必要に応じて有料のプランを選択するとよいでしょう。

予約システムはそれ自体が予約管理に特化したシステムであることから、カレンダー機能も有料のプランであれば予約管理の負担を軽減する高度な機能が豊富に搭載されているものが大半です。

デメリット

予約システムの場合、有料プランであれば機能は高度で豊富とはいえ、やはりコストがかかることは否めません。

ただし、従来の予約管理にかかっていた人的コストと比較した場合、その費用は結果的に安価であることが多いこともあります。

このため単に高コストととらえるのではなく、費用対効果を考慮した多角的な判断が必要ともいえます。

Googleカレンダーでカレンダーを設置するメリット・デメリット

次にGoogleカレンダーでカレンダーを設置する場合についてみていきましょう。こちらにもそれぞれメリットとデメリットがあります。

メリット

Googleカレンダーの場合、すでにGoogleアカウントを取得済みで利用を開始していれば予約枠をつくることで比較的簡単に予約を受け付けることができ、顧客もGoogleカレンダーを利用していていれば操作に迷うことなく容易に予約が可能です。

また、予約システムに搭載されるカレンダーとは異なり、特に費用がかかることなく無料で設置できます。

デメリット

予約システムに搭載されるカレンダーの機能が豊富であるのに対し、Googleカレンダーでは予約の受付がメインとなります。このため、高度な設定をするには不向きです。

たとえば、顧客管理やオンライン決済に対応するためには機能が不十分であると考えたほうがよいでしょう。

また、予約システムと比較して機能が劣る部分はこれだけではなく、Googleカレンダーはひとつの予約枠に対し複数人の予約を受け付けることもできません。

さらには、入力フォームがないことから顧客の年齢や性別、住所などを取得できず、これらの情報を利用したキャンペーンやイベントの告知、クーポンの配信などをおこなうこともできません。

Googleカレンダーとも連携が可能な予約システム3選

機能的には予約システムに必要とされるカレンダー機能と比較して制約の多いGoogleカレンダーですが、日頃さまざまな予定の管理に活用されていることは事実です。

そこで、あらかじめ搭載されたカレンダー機能だけでなく、Googleカレンダーとも連携が可能となっている予約システムをいくつかご紹介します。

これらはシステム側で自動的に空き時間を確認し、予約可能時間を照会することができるなど、連携によってGoogleカレンダーの機能を補っています。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は電話やメールでの予定調整を効率化できるチームの日程調整を自動化する予約システムです。

Googleカレンダーを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな連携が可能となっています。

また、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できますので有料プランを検討しましょう。

eReserve

eReserveはGoogleカレンダーと連携ができるのをはじめとして、web回数券を追加したり、iPadでも使うことができる予約システムです。テンプレートのデザインを選択し、必要な基本情報を入力ことで予約システムの導入経験がなくても簡単に利用することができます。

SELECTTYPE

SELECTTYPEは予約フォームを作成できるホームページ制作サービスです。このためパスワードで認証が必要な予約フォームを設置する会員制予約サイトなどの作成に適しています。

このためGoogleカレンダーとの連携はもちろん、本格的なWebサイトの作成が可能です。

RESERVA

RESERVAは無料から有料まで、豊富なプランが設定された予約システムです。さまざまな業種に対応するだけでなく、管理画面のシンプルなので操作も簡単です。

もちろん、Googleカレンダーとの連携にも対応しています。

Webサイトにカレンダーを設置して予約管理を効率化しよう

Webサイトにカレンダーを設置すれば予約状況やイベントの開催状況が一目瞭然で確認できるだけでなく、告知から集客までが一連の流れとなり、修正も簡単です。

また、ここまでのようにカレンダーの設置方法には、主に予約システムに搭載された機能を活用する方法とGoogleカレンダーをWebサイト上に埋め込む方法のふたつがありますが、それぞれ一長一短があります。

そこで、Googleカレンダーとも連携が可能な予約システムなども検討のうえ、予約管理の効率化のために、自社に適した方法でカレンダーの設置を検討してみてはいかがでしょうか。