定例会を開催しているが日程調整が負担となっていませんか？

定例会に参加するメンバーの状況を把握しておかないと、日程調整に時間がかかりますよね。

日程調整に手間を取っていると十分な準備ができず、定例会自体が無駄な時間で終わってしまい、メンバーも参加することにモチベーションを感じなくなってしまいます。

そうならないためにも日程調整の効率化が大事です。

そこで本記事では、定例会開催のための日程調整を頻繁におこなっている方向けに定例会を改善するポイントとおすすめの日程調整ツールについて説明していきます。

定例会によくある問題点

本章では、定例会にありがちな問題点について説明していきます。

定例会の目的や意義があいまい　　　　

定例会の目的や意義があいまいで、議題すら決まっていないと、ただ集まって話し合うだけで時間を浪費してしまいます。

また、目的や時間制限もなく参加メンバー1人1人に話す機会を与えていたらあっという間に時間は過ぎてしまいます。

定例会で話す議題とまったく業務上関係がなく、参加する必要のないメンバーにとっては参加自体が時間の無駄となるでしょう。

定例会の開催で他の仕事に影響

定例会で発表や報告する予定のメンバーはその準備に時間を取られます。

発表や報告する必要がないメンバーにとっても資料の読み込みをしたりすることもあるでしょう。

その結果、本来の業務時間を圧迫して、仕事の効率が落ちてしまうかもしれませんし、差し迫った案件が抱えているメンバーにとっては定例会どころではない場合もあります。

メンバーの状況を無視して定例会を開催するのは仕事に悪影響を与える可能性があることを認識しておきましょう。

定例会のための日程調整が大変

参加メンバー全員が都合のつく日程で開催する必要があるわけですが、日程調整のために空き予定の確認連絡を1人1人にして、日程を決めていく作業には多大な時間を要します。

仕事が忙しくて連絡がなかなかつかないメンバーもいるかもしれません。

定例会をオフラインで開催する場合、その前後は外出ができなかったり、外出先から帰社しなければならなくなったりしますので、なるべく仕事に影響が出ない形で日程調整をする必要があります。

定例会を改善するポイント

本章では、定例会の無駄を省くために改善するポイントについて説明していきます。

資料の共有方法を変える

定例会をおこなうメリットとしては情報の共有ができるという点がありますが、資料の作成や共有に時間をかけすぎてしまうことがあります。

資料の共有の仕方も紙媒体だと印刷に時間がかかりますし、全員に配らなければなりません。

資料の共有方法は極力各種オンラインツールやメールなどでおこないましょう。

報告や発表は必要最小限にする

せっかくメンバーが集まったのに情報を共有するための報告や発表だけで多くの時間を使うのはもったいないことです。

報告や発表を必要最小限にするためにも、あらかじめ資料の共有をしておき、定例会開催までに読んでおくようにしましょう。

また、報告や発表をするメンバーをあらかじめ決めておくことも大事です。

そうすれば、定例会を意見交換や問題解決、意思決定のための時間に使うことができます。

日程調整ツールを利用する

定例会開催のために日程調整を効率的におこないたいなら日程調整ツールの利用がおすすめです。

日程調整ツールを使えば、メンバーのスケジュールをオンライン上で容易に管理可能で、日程調整の自動化も実現できます。

次章にて日程調整ツールのメリットについて詳しく説明していきます。

定例会のために日程調整ツールを利用するメリット

本章では、定例会のために日程調整ツールを利用するメリットについて説明していきます。

メンバー同士のスケジュール共有が可能

日程調整ツールではメンバーのスケジュールが一目瞭然です。

スケジュールに登録や変更、削除が発生すれば、即時に反映されるので、常に最新のスケジュールを把握できます。

空き日程を確認するために定例会に参加する個々のメンバーに連絡する必要もなくなります。

定例会の日程調整を自動化できる

日程調整ツールには、自動で空き日程を抽出し、相手に候補日を送ってくれる機能があります。

定例会に参加するメンバーのスケジュール確認や連絡をする手間を省くことが可能です。

ツールにもよりますが、作成したイベントに説明を加えることもできるので、事前に定例会の内容について情報共有しておくこともできます。

日程調整ミスを減らせる

定例会の各種連絡を口頭や電話、メールなどでおこなっていると、連絡ミスやダブルブッキングなどといった人為的なミスがどうしても発生してしまうものです。

しかし、日程調整ツールなら、空き日程の抽出から日程調整の連絡まですべておこなってくれるので、人為的なミスが起こりにくいです。

定例会向けのおすすめ日程調整ツール

本章では、定例会を開催するうえでおすすめの日程調整ツールについて紹介していきます。

TimeRex

TimeRex（タイムレックス）は、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携しつつ、チーム機能を利用することによって、すべてのメンバーのスケジュールを把握でき、自動で候補日のリストアップまでおこなってくれる日程調整ツールです。

日程調整ページのURLをコピーして、URLを送るだけという極めてシンプルで、少ないやり取りで日程調整ができます。

会議室の空きも自動確認してくれて、日程が確定すると会議室の予約までおこないますから日程調整作業に追われることなく定例会の準備が可能となるはずです。

waaq Link

waaq Link（ワークリンク）は、自動生成・自動送信されるメールにて社内外の日程調整を効率化するツールです。

各種Web会議ツール（Zoom・Google Meet・Microsoft Teams）と連携可能であり、それらのツールのURLも自動発行されるので、テレワーク・リモートワーク環境での定例会にも適しています。

複数のメンバーが投票形式で日程を決めることができる機能もあり、定例会の開催日をメンバー同士で調整しながら確定させたいというケースにもおすすめです。

スケコン

スケコンはAIの機能によって日程調整や予定の登録・共有を自動化してくれるツールです。

AIが空き日程を自動で抽出してくれて、急に予定の登録や変更があってもスケジュールには自動的に即時反映されるのでダブルブッキングの心配はありません。

無料プランでも人数制限がないので、定例会開催のために日程調整をしなければならない人数が多い職場でも利用できます。

biskett

biskett(ビスケット)は、URLを送付するだけで日程調整と会議室の予約を可能としてくれる日程調整ツールです。

30〜120分の範囲で会議の設定が可能で、移動時間も考慮の有無も選択できるなど柔軟にカスタマイズできる点も魅力です。

Slackと連携して日程確定やリマインドの通知を送れるので、Slackを通して定例会のために資料の共有やチャット連絡をしたい職場にも適しています。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料アプリです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれます。

Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携などスムーズなUXを実現する豊富な機能が魅力となっているため、外部との定例会が多い職場に適しています。

Calendly

Calendly（カレンドリー）は時差の計算を自動でしたうえで日程調整してくれる海外のツールとして有名です。

海外のチームやメンバーと日程調整する時には時差についていちいち確認する必要がありますが、Calendlyを利用すればその手間を省くことができます。

海外のチームやメンバーと定例会を行っているような職場には大変おすすめです。

まとめ

定例会は社内メンバー同士で情報や課題を共有し、仕事のモチベーションを高める意義があります。

しかし、定例会の日程調整に時間をかけすぎて、事前の準備が満足にできないと、ただ話すだけの場に終わり、本来の業務時間も圧迫してしまいます。

定例会をスムーズに開催するためにも日程調整を効率的におこなう仕組み作りが大事です。

日程調整の連絡や調整に負担が多く、ミスがよく発生しているなら日程調整ツールの利用を検討しましょう。