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無駄な会議と成果の出る会議の違いは?その手法とは

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年3月28日(日)
目次
  • なぜ必要のない会議であふれているのか?
  • 成果の出る会議の条件
  • 全員一致で結論を出してはいけない
  • まとめ

あなたも無駄な会議、ミーティングだなと思いながら参加して、ぼんやりと話を聞きながら時間を過ごすこともあると思います。参加者のほとんどが無駄だと感じていても会議の数は増えるばかりで減っていきません。なぜ無駄な会議が増えていくのでしょうか。

なぜ必要のない会議であふれているのか?

会議 時間管理

会議自体は必要なシステムですが、何でも会議で決める必要はありません。会議で決めればよいと思考停止になっている方をみかけます。

あなたが出席している会議でこのような会議はありませんか?

会議をすれば仕事をしたような気になる

仕事とは成果を出すことです。疲れる事が仕事ではありません。そこを勘違いしてしまっていることが多いと思いませんか。

例えば、情報共有として全員出席してプリントを見ながら説明を受ける会議があります。

その情報共有にわざわざ全員を出席させる必要はありません。必要な情報だけ共有すれば会議を開く必要が無くなります

各人のメールアドレスに情報を送信し、各自が閲覧すれば会議を開かなくても対応できるレベルの情報があふれています。

最初にテーマを決めていないため、何を最終アウトプットにするのかが分かっていない

会議のタイトルにこのような言葉を使っているケースをよく見ます。

売上が減少している件について

このタイトルだけでは何を結論としたいのかが分かりません。

このタイトルを付けた意図としては、売上が下がっている為、売上を上げたいということだと思います。

しかし売上を上げる方法は沢山あります。

既存の顧客にリピートしてもらうのか、新規の顧客を獲得していくのか、販売管理費を下げるのか?、新商品を投入するのか、がこのタイトルだと全く見えてこないです。

おそらく会議の主催者もそこまで詰めて考えていないことがうかがえます。

この場合は売上を回復させるためにはどうしたら良いのかを準備段階で詰める必要があります。

既存顧客の成長余力はどのくらいか。新規顧客を獲得するためのコストはどのくらいかかるのか。この市場に見切りをつけて新しい分野に進出すべきなのか。を分析する必要があります。

そこまで詰めれば、自然と結論が分かるタイトルになります。

たとえば

新規顧客を獲得するための方法とコスト

というタイトルであれば結論まで分かり易く参加者に伝わります。

とりあえず会議をして議事録を提出すれば仕事をしていると見なされるかもしれませんが、何の生産性も感じられない会議はする必要がありませんし、惰性でだらだら続いてしまう原因となります。

成果の出る会議の条件

会議 時間管理

では、成果の出る会議とはどういうものか。

それは「なんのために会議をするのか?」「どういった結論が欲しいのか?」を明確にした会議の事になります。

次のポイントを意識して会議をしましょう。

参加者の目的意識

参加者に会議を始める前から、それぞれの考えを整理して持ち寄ってもらうということです。

端的に言えばタイトルを具体的にする必要があります。

売上が減少している件」では、ぼんやりしすぎて参加者が何に焦点を当てて考えたら良いかわかりません。

会議内で説明するとその分だけ時間のロスになります。

既存顧客の売上を上げる方法

ここまでタイトルで伝えられれば、参加者も事前に意見をまとめて会議に出席できます。

タイトルで内容と得たい結論まで伝えられれば、会議に出席する参加者が事前に会議の内容、出すべき結論まで意識して会議に参加できるのでスムーズに会議を進める事ができます。

時間管理を厳密におこなう

当たり前のようですが、会議をいくら開いても会社の成果は出ません

成果に繋がるように参加者の意思統一を図るためのものです。仕事をしている時間は出来るだけ成果を出すために使わなくてはいけません。

その為に会議で設定した時間は厳守しましょう。だらだら時間をかけて出た結論は大体使い物になりません。決めるべきことを決められた時間で決めて、素早く解散した方が集中して良い結論が出やすいです。

参加者の皆さんが貴重な時間を割いて会議に出ているわけですから、必ず時間通りに終わらせましょう。

会議の目的を明確にする

くどいようですが、会議の目的は明確に絞りこみましょう。

会議の目的と出したい結論を事前に絞り込んでおかないと、時間ばかり過ぎて参加者がだれてしまいます。

「段取り8割」と言われるように、質の良い会議にできるかは事前準備がカギを握ります。

メンバーを絞り込む

営業会議だからと言って、営業メンバー全員集める事が本当に必要なのでしょうか。

もちろんそういったケースもあるでしょうが、営業会議=営業部員全員出席と思考停止しているケースもよく見かけます。

意思決定に必要な最低限の人数だけで、あとは各自で必要なフォローをすれば事足りるケースが多いです。

新規顧客の開拓を話し合うのに、既存顧客の営業は必要ありませんよね。目的と得たい結論さえ明確ならば、それに必要なメンバーも絞られるはずです。

必要以上に人を増やしても時間がかかるだけです。

決定の責任を明確にする

会議で決めると参加者の主体性が薄くなります。それは仕方がない事です。

だから会議で決めたことも1ヶ月すれば誰も守っていないということが良くあります。しかしそうなってしまっては、会議を開いた意味がありません。

そうならないようにするために、会議で出した決定の運用責任者を任命します。会議で決められた内容を守るために誰か責任者を決めておきます。

その責任者の方は守るように監視をしていきますが、その一方で守られなかった場合はなぜ守られなかったかを把握することも大事です。

会議での決定でも状況が変化したときなどは、早期に修正をしなければいけません。

責任を一身に負わせるための責任者ではなくてより良い判断をするための責任者になります。

全員一致で結論を出してはいけない

会議 時間管理

惰性で開催している会議は反対意見の無いまま終わってしまうことが有ります。

この場合、全員一致しているかに見えますが実行されないことを分かっているために黙っていることもあります。

一方向からの意見だけではなく、色んな方面からの検討をするとそれぞれメリット、デメリットが見えてきます。

議論を深めない全員一致の会議は開催する意味がありません

総論賛成・各論反対

議論を深めない会議でよくあるのが、「良い案ですね。賛成します。(自分がやらなければ)」というのがあります。

例えば「コスト削減して利益を上げる」という目標に対して反対する人はまずいません。

しかし、自分の所属するチームに被害が及ぶなら話は別です。色んな言い訳をしてそのコスト削減を止めようとするでしょう。そしてコスト削減は実行されないままに終わることが良くあります。

実行されない決定に意味はありません

コスト削減を決めたなら、各チームがどう削減するかまで決めておかないとうやむやになって終わるでしょう。

具体的な行動に落とし込む

先の項でお伝えした通り、各人の行動まで具体的にして落とし込まないと実行されません

例えば紙の削減を目標にしても上司が使い慣れていないから紙でくれと言って紙でプリントアウトしてしまうと意味がありません。

どんなことも例外を作らないようにしないといけません。

そこまで徹底して運用してこそ、始めて会議で決定したことが定着していきます。

具体的な行動は会議の明確な目的、深い議論のプロセス、決定を進めていく意思がそろって始めて具体的に効力を発揮していきます。

まとめ

会議は一つの議題に対して色んな視点から意見を出して、より良い結論を生み出すためのシステムです。

一つのところに集まって話をするから議論が深まりますし、意思決定がスムーズに進みます。

上手に運用すれば仕事がスムーズに進みます

しかし会議は仕事を進めるためのツールに過ぎません。会議を開催することが仕事になってしまっては本末転倒です。

事前準備をしっかりした会議は参加者の満足度を高め、決定を守ろうとする意志を育みます。会議を惰性で開催していた方はこの機会に会議の進め方を見直してみませんか

こちらの記事で日程調整を効率化できるツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。

【2021年版】会議・ミーティングを効率的に進めるための日程調整ツール6選!(eeasy/調整アポ/Jicoo/TimeRex/waaqLink/YouCanBook.me)

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