会議の出れば仕事した気になれる？無駄な会議の問題点とは

あなたも無駄な会議、ミーティングだなと思いながら参加して、ぼんやりと話を聞きながら時間を過ごすこともあると思います。参加者のほとんどが無駄だと感じていても会議の数は増えるばかりで減っていきません。なぜ無駄な会議が増えていくのでしょうか。

なぜ必要のない会議であふれているのか？

会議自体は必要なシステムですが、何でも会議で決める必要はありません。会議で決めればよいと思考停止になっている方をみかけます。

あなたが出席している会議でこのような会議はありませんか？

会議をすれば仕事をしたような気になる

仕事とは成果を出すことです。疲れる事が仕事ではありません。そこを勘違いしてしまっていることが多いと思いませんか。

例えば、情報共有として全員出席してプリントを見ながら説明を受ける会議があります。

その情報共有にわざわざ全員を出席させる必要はありません。必要な情報だけ共有すれば会議を開く必要が無くなります。

各人のメールアドレスに情報を送信し、各自が閲覧すれば会議を開かなくても対応できるレベルの情報があふれています。

最初にテーマを決めていないため、何を最終アウトプットにするのかが分かっていない

会議のタイトルにこのような言葉を使っているケースをよく見ます。

「売上が減少している件について」

このタイトルだけでは何を結論としたいのかが分かりません。

このタイトルを付けた意図としては、売上が下がっている為、売上を上げたいということだと思います。

しかし売上を上げる方法は沢山あります。

既存の顧客にリピートしてもらうのか、新規の顧客を獲得していくのか、販売管理費を下げるのか？、新商品を投入するのか、がこのタイトルだと全く見えてこないです。

おそらく会議の主催者もそこまで詰めて考えていないことがうかがえます。

この場合は売上を回復させるためにはどうしたら良いのかを準備段階で詰める必要があります。

既存顧客の成長余力はどのくらいか。新規顧客を獲得するためのコストはどのくらいかかるのか。この市場に見切りをつけて新しい分野に進出すべきなのか。を分析する必要があります。

そこまで詰めれば、自然と結論が分かるタイトルになります。

たとえば

「新規顧客を獲得するための方法とコスト」

というタイトルであれば結論まで分かり易く参加者に伝わります。

とりあえず会議をして議事録を提出すれば仕事をしていると見なされるかもしれませんが、何の生産性も感じられない会議はする必要がありませんし、惰性でだらだら続いてしまう原因となります。

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