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リモートワークのタスク管理に最適!Googleカレンダーとtodoリスト

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年7月13日(火)
目次
  • リモートワークのタスク管理に使えるGoogleカレンダーの機能を紹介!
  • todoリストの使い方
  • リモートワーク中のスケジュールとタスクを一緒に管理する
  • スマートフォンアプリでリモートワーク外でもタスク管理ができる
  • リモートワーク中に受信したメールをtodoリストにタスクとして登録
  • リモートワークのタスクは、スケジュールと一緒に管理しよう

Googleカレンダーを使って、リモートワークを効率化する方法をお伝えします。

リモートワークで業務をおこなうようになり、タスク管理やスケジュール管理が今までより、煩雑になったと感じていませんか?

タスクやスケジュールの管理が煩雑になる原因として、スケジュール帳や携帯、パソコンで情報がばらばらになっていることが考えられます。

そこで、ばらばらになった情報を一元管理できるようなツールがあると、業務が効率化できますよね。

さらに、ITツールを使って、同じパソコン画面上でタスクやスケジュールを管理すると、業務の途中で他のビジネスツールを使う手間も省けます

この記事では、無料ITツールのGoogleカレンダーを使って、スケジュールとタスク、メールをパソコンで一元管理する方法をお伝えします

タスクとスケジュールの管理が容易になり、リモートワークを効率化できますので、ぜひ最後までご覧ください。

リモートワークのタスク管理に使えるGoogleカレンダーの機能を紹介!

リモートワーク Googleカレンダー todo

リモートワーク中のタスク管理をパソコン上でおこなう場合、Googleカレンダーを使うと効率的です。ここでは、カレンダーに含まれる機能を紹介します。

タスク管理にはGoogleカレンダーのtodoリストを使う

Googleカレンダーの中には、タスク管理に便利なtodoリストがあります。主な機能は次の通りです。

  • タスクをまとめるためのリストを作成する
  • タスクを登録する
  • タスクを並べ替える
  • 終わったタスクを消す

todoリストはとてもシンプルなため、業務上で必要なタスクを登録したり、終わったタスクを消したりするのが簡単です。

タスクをカレンダー上に表示できる

todoリストのタスクに期限を付けて、Googleカレンダー上に表示できます。それにより、業務上の失敗を減らせます。なぜなら、タスクをリスト化するだけだと、忘れてしまったり、先延ばしにしたりするのを防げるからです。

タスクに期限を設けて、カレンダーに表示させれば、流れるようにタスクを処理できるようになるでしょう

メールもタスクとしてカレンダーで管理できる

メールをタスクの一部として、Googleカレンダーのtodoリストに簡単に登録することができます。メールをカレンダーに登録しておけば、メールの返信期限を確認しやすくなり、安心して業務に集中できます

メールの受信件数が増えてメール処理に忙殺されているリモートワーカーにとっては、とても便利な機能ですね。

todoリストの使い方

ここでは、ここではタスク管理をするためのtodoリストの使い方をお伝えします。

タスクというのは、時間が明確に決まっていない作業のことです。たとえば、「〇日までにメールを送るといった期限付きの業務」や「業務を遂行するための手順」が該当します。

カレンダーを開いてtodoリストをクリックする

リモートワーク Googleカレンダー todo

まずは、カレンダーを開いて右端にあるtodoリストをクリックしてください。

カレンダーを開いてtodoリストをクリックする

リモートワーク Googleカレンダー todo

todoリストが表示されたら、はじめて使う場合は、「使ってみる」をクリックしてください。

タスクを登録する

リモートワーク Googleカレンダー todo

todoリストにタスク内容を記入して、簡単にタスク登録が可能です。「タスクを追加する」のボタンをクリックすると複数のタスクを登録できます。

タスクを並べ替える

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスクをドラッグすると、簡単に並べ替えることができます。業務の手順を見直す際にも、重宝する機能です。

タスクの詳細やサブタスクを登録する

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスク右端の鉛筆マークをクリックすると、詳細を記入したり、サブタスクを登録したりできます。サブタスクは、書類や持ち物などのチェック表としても使えますね。

終わったタスクを消す

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスクが終わったら、チェックマークをワンクリックするだけで消すことができます

新しいリストを追加してタスクを分類する

リモートワーク Googleカレンダー todo

リストの役割は、タスクを属性やカテゴリーに分類することです。はじめは、アカウント名が付けられたリストのみが登録されています。必要に応じて、新規にリストを追加していきましょう

では、次にタスクをカレンダー上に反映する方法をお伝えします。カレンダー上に反映することで、さらに情報が明瞭になりますよ。

リモートワーク中のスケジュールとタスクを一緒に管理する

Googleカレンダーでは、todoリストのタスクに日時を指定することで、カレンダー上にタスクを表示することが可能です。ここでは、タスクをスケジュールに表示する方法と、タスクとスケジュールの使い分けを解説します。

タスクをカレンダーに表示する方法

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスクをカレンダーに表示するには、カレンダー左下のtodoリストの項目にチェックマークを入れてください

期限を指定したい場合は、タスクの詳細に日時を記入するといいです。もしくは、時間指定をせずに「繰り返し」で登録すると、毎週、あるいは毎日のルーティン化した業務内容も登録できます。

とはいえ、カレンダー上にスケジュールとタスクを表示する場合、使い分けに迷いますよね。そこで、次にスケジュールとタスクの使い分けについてお伝えします。

タスクとスケジュールの違いは?

タスクは、時間が明確に決まっていない業務です。対して、スケジュールは明確に時間が決まっています

たとえば、〇日〇時にメールを送信するタスクは、〇日〇時より前であればいつメールを送ってもかまいません。対して、〇日〇時~△時にミーティングといったスケジュールの場合は、〇日〇時~△時に参加する必要があり、指定の日時以外は参加できません。

つまり、次のように理解しておくといいでしょう。

  • タスクは、期限以内であればいつでも遂行できる業務で、時間的な融通が利く
  • スケジュールは、一定の決まった時間内でしか遂行できない業務で、時間的な融通が利かない

では次に、スケジュールとタスクを使い分けた時間管理を、Googleカレンダー上でおこなう具体的な手順を解説します。

融通が利くタスクをカレンダー上で動かす

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスクの方がスケジュールよりも時間的な融通が利きます。そのため、変更しづらいスケジュールに合わせてタスクを動かすといいでしょう。

カレンダー上で直感的に操作できるので、ITツールを使い慣れていない人でも簡単に操作できます。

カレンダー上で動かしたタスクの変更は、todoリストの方にも反映されます。さらに、スマートフォンアプリとの併用もできるのが、便利なところです

スマートフォンアプリでリモートワーク外でもタスク管理ができる

todoリストには、スマートフォンアプリもあります。そのため、スマートフォンにtodoリストのアプリをダウンロードしておけば、外出先のちょっとした時間にもタスクを追加したり、消去したりできて便利です。

さらに、アプリとパソコンのtodoリストは同期するため、スマートフォンのデータをパソコン上でも一元管理できます。

最後に、リモートワーク中に煩雑になりやすいタスクとして、メール管理があります。次に、メールをタスクとして登録する方法をお伝えします。

リモートワーク中に受信したメールをtodoリストにタスクとして登録

リモートワーク Googleカレンダー todo

GoogleのメールサービスGmailにも、todoリストの機能があります

そのため、メール自体をタスクとして登録できます。タスクとして登録されたメールに時間指定することで、他のタスクと同じように、カレンダー上へと反映できます。

メールの送信や確認のタスクに期限を設けることで、メールの確認し忘れや返信し忘れなどのミスを防ぐこともできますね。

リモートワークのタスクは、スケジュールと一緒に管理しよう

リモートワーク Googleカレンダー todo

リモートワークで複雑になったタスク管理を、Googleカレンダーを使うことで、すっきりと管理できます

タスクとスケジュールをカレンダーで一緒に管理するメリットは、比較的に融通が利くタスクを動かして、スケジュールに合わせて予定を調整できることです。ただし、そのメリットを生かすためにも、タスクとスケジュールを区別しておきましょう。

カレンダーでタスク管理をして、忙しい合間に、雑務的なタスクを処理すると、リモートワークも効率化できることでしょう。

ばらばらになった情報を一元管理して、リモートワークを効率化したい場合は、Googleカレンダーを使ってみてはいかがでしょうか。

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Jicooはカレンダーベースのミーティングの日程調整、Web会議、議事録・ノート作成を自動化し効率化するコラボレーションプラットフォームです。Google Calendar、Microsoft Office、Zoom、Slack、Trelloなど広く使われているサービスと連携し、個人・チームともに生産性の向上に貢献します。
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