タスク管理をするコツ

本章では、タスク管理をするコツについて具体的に説明していきます。

タスクを可視化する

タスクを頭の中だけで整理しようとすると処理しきれず、忘れてしまいがちですし、細かいタスクの管理は難しくなります。

タスクは細かいものも含めて1つ1つ書き出すことから始めてみましょう。

そうすればやるべきことが明確になり、タスク管理をどうしようか頭の中で考える時間も省けます。

タスクの時間・優先順位を決める

タスクの細分化をしたらそれぞれにかける時間や優先順位を決めていきましょう。

個々のタスクを何日まで・〇〇時間内に終わらせるといったように具体的なスケジュールで管理するようにしましょう。

そうすれば、集中力が高まり、より早く終わらせるための努力をするようになるはずです。

カレンダーツールでスケジュールを管理する

ここまでタスク管理のコツを紹介してきましたが、すべて実践するのは大変ですし、Excelなどで0から管理シートを作成するのも多大な時間を要します。

また、タスク管理の方法を個々人のやり方に任せてしまっていると、チーム間の連携もうまくいきません。

タスク管理を業務上仕組み化していくためにも、タスク管理・カレンダーツールの利用をおすすめします。

次章以降にてツールを利用することのメリットについて詳しく説明していきます。

カレンダーツールを利用するメリット

本章では、タスク管理を効率化するためにカレンダーツールを利用するメリットについて説明していきます。

メンバーのスケジュールが自動で反映される

タスク管理・カレンダーツールではGoogleカレンダーなど既存のカレンダーツールと連携・同期できるものが多いです。

加えて、個々のタスク状況が一目でチェックできるようになってますので、スケジュール管理がしやすくなってます。

タスクの管理のためにいちいち手帳やカレンダーへ書き込んだり、Excelファイルなどで管理シートを作成していく必要はありません。

メンバーのタスク状況をチーム全体で把握できる

タスク管理の方法を個々のメンバーに任せておくと、他のメンバーやチームのリーダーがチーム全体としての進捗状況を把握しにくいです。

タスク管理・カレンダーツールなら全メンバーのタスク状況を一目で把握・共有できるようになります。

これによって、他のメンバーとの連携やリーダーからの指示もしやすくなるはずです。

日程調整を効率化できる

他のメンバーのタスク状況が詳細にわかれば、空き日程・時間が一目でわかります。

会議や打ち合わせなどを開催する際にいちいち相手の空き日程を確認する必要がなくなり、日程調整がしやすいです。

チャット等コミュニケーション機能を有するツールもあるので、日程調整のために電話やメールをする手間も省けます。

タスク管理向けのおすすめカレンダー連携可能なツール

本章では、タスク管理向けのおすすめタスク管理・カレンダーツールを紹介していきます。

Jicoo（ジクー）

Jicooは電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料ツールです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれます。

Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携などスムーズなUXを実現する豊富な機能が魅力となっています。

タスク管理の中に外部との打ち合わせなどが多い職場などにおすすめのツールです。

Backlog(バックログ)

Backlogはシンプルな操作感と視覚的・直感的なタスク管理が可能なツールです。

「ガントチャート」により担当者ごとのスケジュール計画、タスク進捗状況が色分けされ、プロジェクト管理がしやすくなってます。

個々のタスクもマイルストーンによって管理され、進捗状況を「未対応・処理中・処理済み・完了」から選択でき、作業漏れを防止できます。

Backlogにおける課題カレンダーやマイルストーンの予定をGoogleカレンダーやApple iCal、Outlookに取り込むことも可能であり、その他連携できる外部ツールも豊富にあることも魅力です。

Trello(トレロ)

Trelloは、付箋にタスク情報を記入していく感覚で利用できるツールです。

タスクはドラッグ＆ドロップで進捗のステータス変更が可能という操作性に優れた仕様となってます。

Trello自体でもカレンダー表示させてのタスク管理も可能ですが、Googleカレンダー、Apple、Outlookなどのカレンダーツールとの同期も可能で、連携すればTrello上のタスクが自動でカレンダーツールに表示されるようになります。

Asana(アサナ)

Asanaは世界中で多くのユーザーが利用しているタスク管理ツールとして有名です。

タスクの表示は「リスト」か「ボード」から選択でき、各種調整はドラッグ＆ドロップでおこなえて直感的な操作感が魅力です。

タスク状況は「チームカレンダー機能」を使えば、より広い日程でカレンダーとして表示できますが、Googleカレンダー、Apple、Outlookなどのカレンダーツールとの連携もできます。

Todoist(トゥードゥーイスト)

Todoistは全世界で数百万ものユーザーがおり、1億5000件以上のプロジェクト、15億件以上ものタスクを管理してきた実績があります。

シンプルな操作・表示で使いやすく、タスクに優先度をつけたり、タスクを他の人に委任して共有化したりできます。

Todoist自体は登録されているタスクをアプリ内でカレンダー表示できませんが、Googleカレンダー、Apple、Outlookなどのカレンダーツールと連携させ、リアルタイムに相互同期することで、カレンダー上でタスクを把握することが可能です。

waaq Link(ワークリンク)

waaq Linkは、メンバーのスケジュールがカレンダー上にリアルタイムで反映され、進捗管理機能を有する日程調整ツールです。

日程調整は、waaq Linkが空き日程を抽出し、相手が送られてきたメールから候補日を選ぶだけなので、いちいち調整の連絡する手間が省けて、調整業務が自動化・効率化されます。

タスク管理だけでなく会議や打ち合わせに関連した調整作業が多い職場におすすめのツールです。

まとめ

タスク管理を個々人に任せていると、チームとしてプロジェクト管理がうまくいかず、業務も効率化していきません。

Excelなどでもタスク管理は可能ですが、作成するまでに時間がかかってしまいます。

タスク管理を組織として仕組み化、効率化していくためにもタスク管理・カレンダーツールの導入を検討しましょう。

ツールの導入にあたっては各ツールの特徴や機能、連携できるツールなどを比較検討したうえで採用するツールを決めていくことが大事です。

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