リモートワーク環境での情報共有の重要性とは

仕事において情報共有は大切です。

適切なタイミングで適切な情報共有をおこなわなければチームワークを発揮することができません。

しかし、リモートワーク環境では情報共有がおこないにくいと感じている方も多いのではないでしょうか。

リモートワーク環境では今までと異なる点を意識する必要があります。

当記事ではリモートワーク環境での情報共有のコツについて解説します。

情報共有とは

情報共有とはどのようにおこなうべきなのでしょうか。
情報共有についてご紹介します。

成功事例の共有

チームで成果をあげるためには成功事例を共有することも大切です。

チームで働いている場合、個人の成功事例を共有することで成功体験を組織の成功体験にすることができます。

仕事を進めるうえで経験値は非常に重要です。個人の経験を情報共有することで組織全体の経験値とすることができます。

また、成功事例を還元する際はなぜ成功したのかを掘り下げて他のメンバーもマネができるように伝えることも重要です。

成功事例を共有することで、経験が少ないメンバーも経験豊富なメンバーの経験を疑似体験できるため、早くスキルアップすることができます。

失敗事例の共有

失敗事例を共有することで組織として同じ失敗を繰り返すことを防ぐことができます。

失敗事例を共有しておくことで他の人が同じ失敗を繰り返さないようにすることができます。

特に迅速に情報共有をおこなう必要があるのはまだ問題が解決していない失敗です。

組織内で問題が発生した場合は組織で対応する必要があります。

報告が遅れると問題が大きくなって収拾がつかなくなってしまうことがありますので、問題が発生した場合、速やかに情報共有をする必要があります。

成功事例に比べて失敗事例は共有されないことが多いので意識的に共有することが重要です。

会社方針の共有

企業で働く場合、会社の方針に逆らうことはできません。会社の大方針を理解し、業務に落とし込む必要があります。

特に管理職など部下をまとめる立場にある人は会社の方針を自ら理解し、率先して行動に移したり、部下に指示したりする必要があります。

また、会社の方針はさまざまな業務をおこなう人の共通での方針ですので、管理者は自身の所属する部署にあてはめて具体的に情報共有することが重要です。

リモートワーク環境での情報共有の重要性

新型コロナウイルスの感染拡大により、リモートワークが定着しました。

リモートワーク環境では情報共有が難しく、より重要になってきます。リモートワーク環境での情報共有について解説します。

意識的に行わないと情報共有することが難しい

リモートワーク環境では意識的に情報共有をおこなわないと情報共有が滞る可能性があります。

会社に出社している場合、気軽に声をかけたり、自然と情報が聞こえたりすることもあります。

しかし、リモートワーク環境では自然と情報共有することはありません。

そのため、情報共有の機会を設けるなど、意識的に情報共有する必要があるでしょう。

失敗が共有されない可能性がある

特に意識的に情報共有をしたいのは失敗に関する情報共有です。

自分が関わっている失敗は情報共有したがらない人が多いため、リモートワーク環境では共有されない可能性が高いと言えるでしょう。

リモートワーク環境で失敗を共有するためには失敗に対して、個人の責任ではなく、組織で対処するという意識を付けることが大切です。

個人の責任になると思ってしまうとどうしても失敗を共有しづらくなってしまいます。

失敗を共有することで組織の成長につながるということをしっかりと伝えましょう。

また、ミスを共有する場を設けることも重要です。定例の会議など失敗を共有しやすい機会を設けることも有効です。

リモートワーク環境での情報共有のコツ

リモートワーク環境での情報共有はどのようにおこなえばよいのでしょうか。リモートワーク環境での情報共有のコツをご紹介します。

情報共有の目的を共有する

まずは目的を共有し、情報共有の大切さを理解してもらうことが重要です。

情報共有は組織の円滑運営や成長に不可欠です。

組織が成長することでメンバーにも恩恵がありますので、情報共有は自分にも恩恵が返ってくるものであるということを共有すると良いでしょう。

オンライン会議などのツールを利用する

テレワーク環境での情報共有はオンライン会議などのツールを利用することも重要です。

通常のコミュニケーションでは相手の顔色やうなずきなどの反応を見ながら話します。

ツールを利用してテキストだけでなく、画面上で顔を合わせることでコミュニケーションが円滑となり情報共有がしやすい雰囲気を醸成することができます。

適切に情報共有をするためにはオンライン会議などのツールを利用することも有効です。

時間を決めて共有する

リモートワーク環境では時間もばらばらになりがちです。

そのため、意識的に情報共有をするためには時間を決めてコアタイムで共有することも検討してみると良いでしょう。

情報共有は直接話した方が伝わります。

伝言を繰り返すと本来の趣旨やニュアンスが変わってしまう可能性もあります。そのため、時間をとって一度におこなった方が効果的に情報共有できるでしょう。

見えないからといって管理しすぎは禁物

リモートワーク環境では上司が部下を直接管理することが難しくなります。しかし、上司から部下の管理を強化し、管理し過ぎることは避けた方がよいでしょう。

あまりにも細かく業務の報告を求めたり、逐一チェックしたりするようなことをしてしまうと、部下は上司から信頼されていないと感じ、モチベーションが下がってしまいます。

任せる部分はしっかり部下に任せて情報共有を求めることで適切な情報を適切なタイミングで共有することができます。

情報共有のルールを整備する

情報共有をするか否かをそれぞれの判断に任せると、こまめに報告する人とあまり報告しない人で差がでてしまいます。

組織の情報共有を統一するためにはルールを整備することが重要です。

ルールを整備する際はまずは、どのような情報を共有するべきかを整備する必要があります。

重要な情報をそもそも共有しないということが組織としては一番避けたい事態ですので、どのような情報を共有する必要があるのかを整備する必要があります。

次に決めるのは情報共有をするタイミングです。

即時で情報共有をするのか、定例のミーティングなどで情報共有をするのか、決めておくことで組織のメンバーも適切なタイミングで情報共有をすることができます。

組織運営において情報共有は重要

組織を運営する際に情報共有は非常に重要です。失敗事例や成功事例を共有することで、組織の成長につながります。

また、リモートワーク環境ではお互いに離れて仕事をしているため、意識的にコミュニケーションをおこなわないと情報共有ができません。

リモートワーク環境ではこれまで以上に情報共有が重要となるでしょう。

リモートワーク環境ではこれまでとは違った情報共有をおこなう必要があります。

オンライン会議や情報共有のルール整備など、意識的に情報共有を活性化する工夫をおこなうとよいでしょう。

環境を整え、しっかり情報共有することで、リモートワーク環境の特性を活かし、これまで以上に効率的に業務をおこなうことができます。