Outlookのメールボックス容量がいっぱい？空き容量の確認と増やし方【2026年版】

Outlookでメールを送ろうとしたときに、添付ファイルのサイズエラーが出る、メールを受信できない、ファイルを添付できないといったトラブルが起きることがあります。原因は添付ファイルのサイズだけではありません。Outlook.comではメールボックスとMicrosoftクラウドストレージ（OneDrive）の両方、法人向けOutlookではメールボックス容量、OneDriveやSharePointのストレージ、ライセンス、管理者ポリシー、認証方式、相手先のメールサーバーやセキュリティ設定などが関係します。

また、パスワード付きZIPをメール添付し、パスワードを別送するPPAP運用を廃止・制限する企業や組織が増えています。パスワード付きPDFやOfficeファイルも、送信先のセキュリティポリシーや電子申請サービスで拒否される場合があります。大容量ファイルや重要ファイルは、メールに直接添付するのではなく、OneDrive、SharePoint、組織で承認されたファイル送受信サービスなどで共有する方法が実務上の標準になりつつあります。本記事では、Outlookのメールボックス容量とOneDrive容量の確認方法、空き容量を増やす方法、大きいファイルを共有する方法、添付ファイル付きメールが送れないときの対処法を解説します。

Outlookでまず確認したい容量の種類

Outlookの容量不足を解決するには、どの容量が上限に達しているのかを切り分けることが大切です。主に確認すべき容量は次のとおりです。

• Outlookのメールボックス容量
• ユーザー個別のOneDriveクォータ
• 組織全体のSharePointストレージプール
• ライセンス・サブスクリプションの状態

個人向けOutlook.comでは、メールボックス容量とMicrosoftクラウドストレージの両方がメール利用に関係します。無料アカウントの基本枠は、メールボックス15GB、クラウドストレージ5GBです。クラウドストレージにはOneDriveのファイルだけでなく、Outlook.comの添付ファイルや本文内画像なども含まれます。

クラウドストレージの上限を超えると、OneDriveへのアップロードや同期だけでなく、Outlook.comでメールを送受信できなくなることがあります。メールボックスに空きがあってもクラウドストレージ超過が原因になるため、両方を確認してください。

※Microsoft 365 Business Basic／Standard／Premiumでは、2026年6月から9月にかけてプライマリメールボックスの上限が最大100GBへ順次拡張されています。この拡張は、基本のExchangeサービスに加え、追加50GBを提供するEXCHANGE_STORAGE_50GBサービスプランが有効になることで提供されます。契約名だけで100GBになるとは限らず、基本サービスと追加サービスの両方のプロビジョニング状態を確認する必要があります。

また、管理者がユーザーごとに設定したカスタムクォータは自動では上書きされません。複数のExchangeライセンスを付与しても容量は加算されず、適用可能な単一の最大権利が適用されます。今回の変更はプライマリメールボックスが対象であり、アーカイブメールボックス容量が増えるわけではありません。BusinessプランとExchange Online Plan 2を併用して150GBと表示される場合があっても、正式な上限とはみなさず、実効クォータを確認してください。

ライセンスなしの共有メールボックスは通常50GBが目安で、今回のBusinessユーザー向け追加50GBの対象ではありません。より大きな容量が必要な場合はライセンスの要件を確認してください。通常のファイル添付は送信済みアイテムに保存されるためメールボックス容量を使用します。一方、OneDriveまたはSharePointへアップロードした共有リンクを送る場合は、OneDriveまたはSharePointの容量を使用します。

容量不足と見分けにくい原因

• Microsoft 365側のサービス障害
• OneDrive／SharePointの外部共有認証エラー
• DLPや添付ファイルポリシー
• Outlookアドインの提供終了
• NAS・複合機・業務システムのOAuth 2.0未対応
• 受信側メールゲートウェイによる添付削除

Outlookメールボックス容量を確認する方法

クラシックOutlook for Windowsでは、［ファイル］からアカウント情報を開くと、メールボックスの使用量を確認できます。［メールボックスの設定］に、現在の使用量と利用可能な容量が表示されます。新しいOutlook for Windows、Outlook on the web、Outlook.comは画面構成が異なるため、設定画面のストレージ項目を確認してください。法人利用で組織全体の状況を確認する場合は、Microsoft 365管理センターのExchangeメールボックス使用状況レポートを利用します。

不要なメールを削除しても容量がなかなか減らない場合は、削除済みアイテムや迷惑メールフォルダーにメールが残っていないか確認しましょう。削除済みアイテムを空にすることで、実際の空き容量が増える場合があります。容量を大きく使っているメールを探すときは、添付ファイル付きメールやサイズの大きいメールを検索して整理すると効率的です。

OneDriveの容量も確認する

個人向けOutlook.comを利用している場合は、メールボックス容量だけでなくOneDriveを含むクラウドストレージ容量も確認してください。ブラウザでOneDriveにアクセスし、画面に表示されるストレージ使用状況を確認します。上限に近い、または上限に達している場合は、不要なファイルの削除、OneDriveのごみ箱を空にする、大容量の写真や動画を別の保存先へ移す、必要に応じてプランを変更するといった対応を行いましょう。個人向けMicrosoftストレージでは、削除後のクォータ反映に最大24時間かかる場合があります。

法人向けOneDriveでは、ユーザー画面に表示される空き容量だけで判断してはいけません。次の4つを切り分けて確認します。

SharePointの組織ストレージは中央プールとして管理されます。個人のOneDriveクォータに空きがあっても、組織全体のストレージ不足が原因で利用が制限されることがあります。法人向けでは、OneDrive、SharePoint管理センター、Exchangeレポートなど、確認画面ごとに更新間隔が異なります。削除後は各画面の最終更新日時も確認し、反映前に同じ操作を繰り返さないようにしましょう。

また、ライセンスを外したOneDriveアカウントは、原則として60日後に読み取り専用となり、93日後にアーカイブされます。退職者や異動者の個人OneDriveから外部共有している場合、リンクが継続して使えるとは限りません。継続利用する取引先向けファイルは、ライセンス削除前に所有者を変更するか、組織管理下のSharePointへ移管しましょう。

法人管理者が確認する項目

1. 対象ユーザーのライセンス
2. EXCHANGE_STORAGE_50GBのプロビジョニング状態
3. 実効クォータとカスタムクォータ
4. アーカイブメールボックスの有無
5. 共有メールボックスかユーザーメールボックスか
6. Microsoft 365サービス正常性

Microsoft Graph PowerShellを利用できる管理者は、次のコマンドで追加サービスプランを確認できます。

Get-MgUserLicenseDetail -UserId user@example.com |
  Select-Object -ExpandProperty ServicePlans |
  Where-Object ServicePlanName -eq "EXCHANGE_STORAGE_50GB"

実効クォータやカスタムクォータは、Exchange Online PowerShellで次のように確認します。

Get-Mailbox -Identity user@example.com |
  Format-List IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,UseDatabaseQuotaDefaults

Outlookメールで配送エラーを避けやすい添付サイズは10〜15MB程度

Outlookの添付上限は、Outlook.com、Exchange Online、自社運用のExchange Server、利用するメールアプリ、管理者ポリシーによって異なります。Outlook.comではメール全体で25MBが目安です。Exchange Onlineでは既定の送信メッセージ上限が35MB、受信上限が36MBで、管理者が最大150MBまで設定できる場合もあります。Outlook on the webにはクライアント側の制限もあります。

ただし、メールは自社の環境だけで完結しません。送信側で大きなサイズを許可していても、相手先のメールサーバーが受信できなければ配送エラーになります。さらに、添付ファイルは外部送信時のMIME変換によって約33％大きくなる場合があり、本文やヘッダーもメールサイズに含まれます。

相手の受信環境が不明な場合、10〜15MB以内を目安にするのは製品の絶対上限ではなく、配送失敗を避けるためです。それ以上のファイルは、最初からOneDriveやSharePointなどの共有リンクで送る方が確実です。

ファイルサイズを確認する方法

エクスプローラーでファイルが入っているフォルダーを開き、［表示］から［詳細］を選ぶとサイズを確認できます。表示を変更したくない場合は、ファイルを右クリックして［プロパティ］を開いてください。複数ファイルを送る場合は、Ctrlキーを押しながらファイルを選択し、合計サイズを確認します。フォルダーのサイズは、フォルダーを右クリックして［プロパティ］を開くと確認できます。

大きいサイズのファイルをメールで送るデメリット

添付ファイルは手軽ですが、ファイルサイズが大きすぎる場合や、暗号化されたファイルを利用する場合は、次のような問題が起こります。

• 添付ファイルを含めたメールサイズが制限を超え、送信できない
• 送受信に時間がかかる
• 相手のメールボックス容量を圧迫する
• 通常添付では送信済みアイテムがメールボックス容量を圧迫する
• 相手のメールゲートウェイやセキュリティフィルターでブロックされる
• パスワード付き・暗号化された添付ファイルが削除、拒否、隔離される
• メールは届いても、受信側のWebセキュリティ、CASB、SASE、SSLインスペクションなどでダウンロードが止められる

PPAP対策では、受信側の挙動が一律ではありません。メール全体を拒否する組織、本文だけ届けて暗号化添付を削除する組織、専用ダウンロードサイトや例外申請を設ける組織があります。送信済みフォルダーにメールがあるだけでは、相手がファイルを取得できた証拠になりません。

パスワード付きZIPの代わりに、パスワード付きPDFやOfficeファイルを添付しても解決になるとは限りません。e-Gov電子申請APIでは、ZIPだけでなくパスワード付きPDF、Excel、Word、PowerPoint、一太郎ファイルもエラー対象です。送信先が指定するアップロード方法や共有サービスを利用してください。重要なファイルは、メールを送信できたかだけでなく、相手が共有リンクへアクセスし、必要に応じてファイルを取得できたかまで確認しましょう。

メールで大きいファイルを送りたいときの対処法

ファイルサイズが大きい場合は、次の方法で共有します。

• ファイルを圧縮する
• OneDriveなどのクラウドストレージで共有する
• 画像やPDFのサイズを小さくする

業務で最も利用しやすいのは、クラウドストレージや専用ファイル送受信サービスによる共有です。メール添付の上限や相手先の受信制限に左右されにくく、アクセス権限、共有期限、編集可否、共有停止、閲覧・ダウンロードログを管理しやすいためです。自社から送るだけでなく、取引先から安全にファイルを受け取る経路も用意しておくと、PPAP廃止後の運用が円滑になります。

専用ファイル転送サービスを使う場合は、容量や暗号化だけでなく、OTP（ワンタイムパスコード）の有効時間、入力失敗時の挙動、ダウンロード期限、再発行方法、障害時のSLAも確認してください。OTPの有効期限が数分程度のサービスでは、受信者がメールを確認するタイミングによって認証をやり直す必要があります。送信メールには、期限切れ時の再発行方法と問い合わせ先を記載すると運用が安定します。

①ファイルを圧縮（zip形式）する

ファイルサイズを小さくする方法として、ZIP形式で圧縮する方法があります。複数ファイルやフォルダーをひとつにまとめたい場合にも便利です。Windowsでは、ファイルを右クリックして［ZIPファイルに圧縮する］を選択すると作成できます。

ただし、パスワード付きZIPファイルは原則避けましょう。PPAPは盗聴対策として十分とはいえず、ウイルスチェックをすり抜ける悪用例もあるため、多くの企業で廃止が進んでいます。相手先の受信システムによっては、パスワード付きZIPに限らず、パスワードや暗号化が設定されたPDF・Officeファイルも削除・拒否されることがあります。

ZIP圧縮は、複数ファイルをまとめる、サイズを少し小さくするといった目的で利用する手段です。画像、動画、PDFなどはすでに圧縮されている形式が多く、ZIPにしても大きく減らないことがあります。圧縮後も10〜15MBを超える場合や、機密情報を扱う場合は、アクセス権限を設定した共有サービスを優先しましょう。

②OneDriveなどクラウドストレージを使う方法

大きなファイルを送る場合は、OneDrive、SharePoint、Googleドライブ、Box、Dropboxなどのクラウドストレージにアップロードし、共有リンクをメール本文に貼り付ける方法がおすすめです。メールにファイル本体を添付しないため、メールボックス容量を圧迫しにくく、相手先の添付ファイル制限にも引っかかりにくくなります。

新しいOutlook for WindowsやWeb版Outlookでは、メール作成時にローカルファイルを追加した後、添付ファイルのメニューからOneDriveへアップロードし、リンク共有へ切り替えられる場合があります。一方、クラシックOutlook for Windowsではリボンや［ファイル］メニューなど、画面構成と操作手順が異なります。また、すべてのクラウドサービスでOutlookから同じ操作ができるわけではありません。たとえばDropboxの旧Outlookアドインは2025年10月1日以降にサービス終了扱いとなっており、Dropbox側で共有リンクをコピーしてOutlook本文へ貼り付ける操作が必要になる場合があります。

共有サービスを選ぶ際は、送信機能だけでなく、外部からのアップロード、有効期限、送信後の共有停止、閲覧・ダウンロードログ、受信者の認証方法、組織管理下のSharePointや専用サービスに保存できるかを確認しましょう。

業務共有ファイルは、異動・退職時の引き継ぎを考慮し、個人のOneDriveに集中させず、継続利用する資料はSharePointのチームサイトに保存する基準を決めることが重要です。外部共有では有効期限を設定し、可能な限り「リンクを知っている全員」ではなく受信者のメールアドレスを指定します。継続的な共同編集にはSharePoint、個人作業中の一時共有にはOneDrive、個別の一時送付には期限付きファイル転送サービスというように使い分けると管理しやすくなります。

手順1.OneDriveにファイルをアップロードする

ブラウザからOneDriveにアクセスし、Microsoftアカウントでログインします。送付したいファイルが保存されているフォルダーを開き、ファイルをOneDriveの画面へドラッグ＆ドロップします。アップロードが完了すると、［自分のファイル］に表示されます。

手順2.OneDriveのリンクを取得する

共有するファイルを選択し、［共有］をクリックします。共有設定でリンクの利用範囲を確認してください。社外秘資料や個人情報を含むファイルでは、［特定のユーザー］を選び、共有相手のメールアドレスを指定する方法が適しています。閲覧だけでよい場合は編集を許可せず、可能であれば共有期限も設定しましょう。

設定後に［適用］をクリックし、作成された共有リンクをコピーしてメール本文に貼り付けます。取引先に送る場合は、有効期限、閲覧権限、ダウンロード可否、期限切れ時の再発行方法、問い合わせ先を本文に記載すると親切です。

手順3.受信者がOneDriveのファイルを閲覧・ダウンロードする方法

受信者は、メール本文に記載されたリンクをクリックしてファイルを開きます。法人向けOneDrive／SharePointの外部共有では、受信者がMicrosoftアカウントを持っているかどうかだけで認証方法が決まるわけではありません。現在はMicrosoft Entra B2Bを基盤として外部ユーザーをゲストとして管理し、利用可能な職場または学校アカウント、Microsoftアカウントがない場合には、条件を満たせばメールで届くワンタイムパスコードを利用できることがあります。

外部共有の可否は、テナントの外部共有設定、ゲスト登録状態、条件付きアクセスなどにも左右されます。過去に発行した共有リンクは、認証方式の移行に伴ってアクセス拒否になる場合があります。取引先から「以前のリンクが開けない」と連絡を受けた場合は、アカウント作成だけを求めるのではなく、管理者がゲスト登録と共有設定を確認し、必要に応じて再共有してください。重要なファイルでは、送信後に別経路で受信者へ連絡する、または共有サービスのアクセスログを確認するなどして、相手が取得できたことを確認しましょう。

iPhoneやiPadで共有ファイルが見つからない場合は、容量不足ではなくApple FilesとOneDriveの連携仕様が原因のことがあります。2026年8月中旬から11月上旬にかけて順次展開されている変更により、読み取り専用権限しかないOneDrive共有場所やSharePointライブラリは、Apple Filesに表示されなくなる場合があります。その場合はApple Filesだけで判断せず、まずOneDriveアプリの［共有］からファイルを確認してください。［OneDriveに追加］を利用できる場合でも、元の共有権限が編集可能になるわけではありません。

受信者が開けないときの確認順

1. 正しいメールアドレス宛てに共有したか
2. 別のMicrosoftアカウントでログインしていないか
3. メールOTPの有効期限が切れていないか
4. Entra B2Bゲスト登録が作成・維持されているか
5. 古いリンクを再共有する必要がないか
6. OneDrive／SharePointで障害が発生していないか
7. iOSではApple FilesではなくOneDriveアプリから開けるか

③画像サイズを小さくして送る

画像ファイルが大きい場合は、Windowsの標準アプリでサイズを小さくできます。作業前に元ファイルをコピーしてバックアップを作っておきましょう。画像を右クリックして［プログラムから開く］、［フォト］の順に選択し、［画像のサイズ変更］からピクセル数、縮小率、品質を調整します。品質を下げるほどファイルサイズは小さくなりますが画質も低下するため、用途に合わせて確認してください。

Outlookで添付ファイルが送れないときの原因

添付ファイル付きメールが送れない原因は、ファイルサイズ以外にもあります。主な原因を確認しましょう。

1. ファイルサイズの制限
   メール全体のサイズが送信側または受信側の制限を超えている可能性があります。10〜15MBを超える場合はクラウド共有を検討しましょう。
2. 利用環境ごとの設定差
   Outlook on the webで添付できない場合は、Exchange Onlineか自社運用のExchange Serverかも確認してください。オンプレミスExchangeでは、組織全体、送受信コネクタ、OWA、EWS、IISの上限が一致していないと、管理者がメール上限を変更しても添付できないことがあります。
3. ファイル形式の制限
   ウイルス対策のため、実行ファイルやスクリプトファイルなどがブロックされることがあります。.app、.bat、.cmd、.exe、.lnk、.urlなどの拡張子は制限される場合があります。
4. パスワード付き・暗号化ファイルの制限
   PPAP廃止の流れにより、パスワード付きZIP、PDF、Officeファイルなどを受信側で削除・拒否する企業やサービスがあります。メール本文だけ届き、添付ファイルだけ消えるケースもあります。また、メールゲートウェイを通過しても、受信側ネットワークのWebセキュリティやSASEでダウンロードが止められる場合があります。
5. DLPや秘密度ラベルによる制限
   法人環境では、Microsoft PurviewのDLPポリシーや秘密度ラベルによって、機密情報を含むファイルの添付が警告・制限される場合があります。警告が表示されない場合でも、DLPが無効とは限りません。管理者はポリシー、Officeの更新状況、添付の追加・削除・再添付を含むテスト結果を確認してください。
6. メールボックス、OneDrive、SharePoint容量の不足
   個人向けOutlook.comではクラウドストレージ不足がメール全般の送受信に影響する場合があります。法人向けではメールボックス上限に加え、OneDriveが読み取り専用になっていないか、SharePointテナントのストレージプールに空きがあるかも確認します。
7. クライアント、アドイン、ネットワークの問題
   ファイル選択画面が開かない、アップロードに失敗する場合は、Outlookのビルド番号、更新チャネル、アドイン、外部アプリからのメール連携、通信状態を確認します。特定のクラウドストレージだけで操作できない場合は、アドインの提供終了や仕様変更も疑いましょう。
8. 機器・業務システムの認証方式
   NAS、複合機、監視装置、業務システムなどからOutlook／Exchange Online経由でメールを送信している場合は、メールボックス容量ではなく認証方式が原因になることがあります。古い基本認証に依存する機器では、OAuth 2.0対応ファームウェアへの更新や、送信設定の再登録が必要です。通常のOutlookでは送信できる一方、特定の機器だけ送信できない場合は、機器メーカーの対応情報を確認してください。
9. メールサービスの一時的な障害
   OneDriveやSharePointのリンクを開けない、アップロードが終わらない、共有リンクの作成に失敗するといった症状は、必ずしも容量不足とは限りません。Microsoft 365側の障害でも発生します。法人利用では、管理者がMicrosoft 365管理センターの［正常性］→［サービス正常性］で、Exchange Online、OneDrive、SharePoint Onlineの稼働状況を確認してください。

Outlookで添付ファイル付きメールが送れないときの対処法

原因が分からない場合は、次の順番で確認すると切り分けやすくなります。

• 送信元がOutlookアプリか、NAS・複合機・業務システムかを確認する
• ファイルサイズを確認し、10〜15MBを超える場合は共有リンクに切り替える
• パスワード付きZIP、PDF、Officeファイルを代替策にせず、OneDrive、SharePoint、または指定のファイル送受信サービスを利用する
• Outlookのメールボックス容量、OneDriveの空き容量、ごみ箱、法人ではSharePointテナントストレージも確認する
• Microsoft 365管理センターの［正常性］→［サービス正常性］で、Exchange Online、OneDrive、SharePoint Onlineの障害情報を確認する
• Web版Outlookから添付・送信できるか試す
• 添付なしの本文だけなら送れるか、社内宛てと社外宛てで挙動が異なるかを確認する
• 企業環境では、エラー文、Outlookのビルド番号、秘密度ラベル、宛先が社外かどうかを記録する
• 管理者に添付上限、DLP、ウイルススキャン、外部共有ポリシー、暗号化ファイルの受信ルールを確認する
• 特定の機器だけ送信できない場合は、SMTP AUTHやOAuth 2.0への対応状況、ファームウェア、送信設定を確認する

Microsoft 365側で既知の障害が掲載されている場合は、端末の再設定やファイルの再アップロードを繰り返さず、復旧情報を確認してください。障害中に同じファイルを何度もアップロードすると、重複ファイルや誤った共有リンクが作られるおそれがあります。

デスクトップアプリ版Outlookで送信できない場合でも、Web版のOutlookから送ると改善することがあります。同じ組織内の別端末で再現するか、Web版では添付できるかを試すと、メールボックス側の問題かクライアント側の問題かを切り分けやすくなります。

それでも送信できない場合は、添付ファイルを外して本文だけ送れるか、OneDrive共有リンクなら送れるかを試しましょう。相手先で添付ファイルが削除される可能性がある場合は、添付を再送するより共有リンクに切り替える方が確実です。

Outlookの容量不足を防ぐ運用のポイント

Outlookのメールボックス容量がいっぱいになるのを防ぐには、日頃の運用も重要です。

• 大容量の添付ファイル付きメールを定期的に整理する
• 削除済みアイテムと迷惑メールフォルダーを空にする
• 個人向けOutlook.comではOneDriveの不要ファイルとごみ箱も整理する
• 10〜15MBを超えるファイルはメール添付ではなくクラウド共有にする
• パスワード付きZIPだけでなく、暗号化添付ファイル全般の送受信ルールを定める
• 共有リンクには期限を設定し、可能な限り受信者のメールアドレスを指定する
• 重要ファイルは送信済みで終わらせず、閲覧・ダウンロードログや別経路の確認で取得状況を確認する
• 取引先が暗号化ZIPを拒否、削除、隔離するか、共有リンクを許可するかを初回取引時に確認する
• 外部から安全にファイルを受け取るためのアップロードURLや問い合わせ先も準備する
• 業務共有ファイルは個人OneDriveに集中させず、長期共有分はSharePointへ移す
• 退職・異動時は、ライセンスを外す前に共有リンクと外部共有ファイル、Entra B2Bゲストを棚卸しし、所有者変更またはSharePointへの移管を行う
• NAS・複合機・バックアップ装置・監視システムごとに、SMTP AUTHとOAuth 2.0への対応状況を管理する

法人でクラウド共有を本格的に利用する場合は、ストレージのライセンスと利用量を定期的に監査しましょう。特に、共有リンクを多用する営業、制作、採用部門は優先して確認します。容量削減時は通常ファイルだけでなく、ごみ箱、バージョン履歴、保持ポリシーも確認してください。OneDriveやSharePointが読み取り専用になった場合は、Outlookの障害として断定する前に、ユーザー個別のクォータ、組織全体のストレージ、ライセンス状態、Microsoft 365サービス正常性を確認することが重要です。

Outlookでファイルを送るときは容量と共有方法に注意しましょう

Outlookでメールが送れない、受信できない、添付ファイルが開けないときは、メールボックス容量だけでなく、Microsoftクラウドストレージの容量、SharePointテナントの空き容量、添付ファイルサイズ、Outlookの利用環境、DLPなどのセキュリティポリシー、認証方式、相手先の受信制限、Microsoft 365側の障害を確認しましょう。

特に個人向けOutlook.comでは、無料枠のメールボックス15GBとクラウドストレージ5GBの両方がメール利用に影響します。不要なメール、ファイル、ごみ箱を整理し、必要に応じてMicrosoft 365 BasicやPersonalなどへの変更を検討してください。

法人向けMicrosoft 365 Business Basic／Standard／Premiumでは、プライマリメールボックスが最大100GBへ拡張されています。ただし、基本サービスに加えてEXCHANGE_STORAGE_50GBサービスプランが有効であること、カスタムクォータが設定されていないことなどが必要です。管理者は契約プラン名だけで判断せず、実際のメールボックスクォータとサービスプランを確認してください。

また、パスワード付きZIPや大容量添付は、相手に届かない、添付だけ削除される、ダウンロード時にブロックされるリスクがあります。重要なファイルや大きなファイルは、OneDriveやSharePointなどで共有し、アクセス権限と有効期限を設定したうえで、相手が取得できたことまで確認する運用がおすすめです。

• メールボックス容量を圧迫しにくい
• 大容量ファイルを共有しやすい
• 相手と共同編集できる
• ダウンロードせずに閲覧できる
• アクセス権限、有効期限、共有停止、ログを管理できる
• PPAPや受信ブロックのリスクを減らせる

Outlookの容量不足対策としても、ファイル共有の安全性を高める方法としても、組織管理下のクラウドストレージを適切な権限設定とともに活用しましょう。