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いまさら聞けない!週報の意味や書き方について解説

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2021年3月30日(火)
目次
  • 週報とは(日報・月報との違い)
  • 週報の意味と目的
  • 週報に書くべき項目
  • 週報のポイント
  • まとめ

1週間のうちにおこなう業務の中で、「週報」という報告作業に苦痛を感じている方は少なくないのではないでしょうか

週報を受け取る側の上司も、それの目を通すのに時間をとられ、その割には意味や効果を見いだせていないと感じている方も同じぐらいいるはずです。

今回の記事では、週報を活用する意味や目的、より効果的な週報の活用方法を解説していきますので、先ほど書いたような悩みを抱えている方は特に参考になるはずですので、ぜひ最後までご覧ください。

週報とは(日報・月報との違い)

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まず、週報の定義について、日報や月報との違いをふまえて解説していきます

週報とは、週間の活動状況やトピックス、成果などを報告するツールです

報告する相手は、上司などのマネジメント層であり、報告する内容は活動内容と成果に関するものが主になります。

以下、一般的な週報の内容と、日報と月報との違いを表にしています。

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これはあくまで一般的なケースであり、業種業態、職種、組織の方針などで違いがあります。また、週報・日報・月報は同じようなものだと思われがちですが、「いつ」「誰が」「誰に」「何を」報告するのかという軸で比べてみると、それぞれの違いがあることがわかります。

週報の意味と目的

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続いて、なぜ週報を作成するのかという意味と目的について解説します。

情報共有

上司などのマネジメント層への情報共有というのが目的の1つ目です。

上司側から見ると、1週間の部下の活動状況を週報なしに把握することは不可能と言えます。

逆に週報によって部下の1週間の活動を把握できれば、組織やチームの大局的な動きを把握することができるため、正しい方向へ進んでいるのか、軌道修正が必要なのかなどの判断が可能になります。

また、お互いにタイミングが合わずコミュニケーションが取れていない場合でも、週報を活用して報連相をおこなうこともできるという、部下にとっても大きな意味があります。

情報整理

情報共有や、次に説明する振り返りとも関連してくるのが、この情報整理です

どういう意味かというと、1週間の出来事を1つの報告書にまとめるとなると、かなりエッセンスを絞り込むことができなければ、膨大な情報量の報告書になってしまいます。

それは、純粋に作成に時間がかかるという問題もありますが、その報告を受け取る側も、自分自身がその振り返りを活かす場合でも、そのような週報ではマネジメントに活用できないという問題もあります。

なぜなら、何がマネジメントにとって必要な情報かが抽出できないからです。

なので、上司にとって必要な情報は何か、自分自身の振り返りに必要な情報は何かを整理するのが週報の大きな意味の1つであると言えます。

振り返り(セルフフィードバック)

セルフフィードバックとは、文字通り自分で自分にフィードバックをするということですが、1週間の活動や成果を振り返り、それらを評価することで、来週以降の自身の活動に活かすことができます

振り返りと行動のサイクルを回すことで、目標達成の確率が高まり、効果的に自身の成長もうながすことができます。

目標管理

週報と日報の大きな違いの一つが、成果の管理もおこなう場合が多いという点です

目標に対する進捗率、達成率などを1週間の振り返りの中に取り入れることで、目標への意識を定期的に保つことができ、目標と現状のギャップがどのくらいあるのかという、自分自身の現在地も定期に把握することができます。

上司も同様に、目標に対する達成状況を把握し管理することができます。

週報に書くべき項目

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週報の意味と目的を解説しましたが、次に週報に書くべき基本的な項目について解説していきます。

活動報告

1週間の業務内容や活動の内容を報告します

1日ごとに主な活動内容をまとめるのが良いとされていますが、とにかく重要なのは報告すべき活動を整理してピックアップするということです。

多すぎても少なすぎでもよくありませんので、ヒントとしては成果につながる活動について報告するといいでしょう。

もしその活動量が少なく報告する内容が少なければ、上司も自分自身も活動内容自体を成果につながるものに見直していく必要があると気づくことができます。

成果指標(計画との対比)

目標や計画に対する成果がどうだったのか、数値などの客観的な事実を用いて報告します

客観的な事実を書くだけなので、その良し悪しや来週以降どうするかという考えなどは、後の所感や振り返り、計画で書くようにします。

所感・相談

活動内容や成果指標に対しての所感や相談を書いていきます

感想というよりは、どのように考えてこの1週間を取り組んだのか、課題に感じていることは何か、など自分自身の考えや課題を整理するという視点で書くといいでしょう。

計画に対する振り返りと次週の計画

PDCAのような形で、

  • Plan(計画)…週の活動や成果の計画
  • Do(行動)…実際の活動
  • Check(評価、検証)…計画とそれに対する活動や成果の検証
  • Act(改善)…Checkを元にし、改善を加えた次週の計画

このサイクルを回すようにします。

Checkが振り返り、Actが次週の計画という位置づけで、振り返りと次週の計画をセットにしておこなうようにしましょう。

週報のポイント

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次に、効果的な活動や成果をあげやすい週報の作成方法を、ポイントを交えて解説していきます。

日報を活用する

1週間の内容を自身の記憶だけで整理すると、抜け漏れが多くなってしまいます。

ドイツの心理学者ヘルマン・エビングハウスが提唱した「エビングハウスの忘却曲線」によると、人間は6日後には8割近くのことを忘れてしまうと言われています。

記憶に頼らず作成するために、日々書いている日報を振り返り、そこからより重要な要素を抽出して書くようにしましょう。

日報自体も、週報に反映するということを意識して書くことをおすすめします。

週末に書く

週末に書くことで、過去である今週、未来の次週という切り替えがおこないやすく、メリハリのある思考と行動がおこないやすくなります

次週に持ち越すこと、持ち越さなくていいことを整理して、次週を迎えるようにしましょう。

具体性を持たせる

抽象的な内容であれば、検証や改善の効果も期待できず、むしろ誤った方向性に向かうものにしてしまう可能性もでてきます。

具体性を持たせるためのポイントは、できるだけ定量化することと、事実を書くということです。

所感は抽象的になりがちなものですが、次週の具体的な計画につなげることを意識して書くようにしましょう

まとめ

良い週報を作成することで、毎週の活動内容が生産的なものになり、それはすなわち成果が出る可能性が高まるということを表しています

そのポイントと方法は、この記事の中に具体的に書かれていますので、良い週報になるようにこの記事を活用していただければと思います。

上司などのマネジメント側も、提出される週報の内容についてのアドバイスや、自身の週報の見方にも参考になると思いますので、ぜひこの記事を活用してみて下さい

他の報告書についての記事もありますので、ぜひご覧ください。

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