Googleカレンダー・Zoomと連携。ビジネスの日程調整を自動化するツール「Jicoo」
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すぐに活用できる!いまさら聞けないGoogleカレンダーの使い方

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年2月20日(土)
目次
  • 紙の手帳とデジタルカレンダーの違い
  • Googleカレンダーの基本的な使い方
  • Googleカレンダーの便利な使い方
  • その他あると便利な拡張機能
  • 日記としてGoogleカレンダーを使う
  • まとめ

皆さん予定管理に何を使っていますか?


大きく分けて紙とデジタルになりますが、紙の手帳で管理している方は結構いらっしゃると思います。


手帳をパッと開けてすぐに確認したり、その場で書き込んだりと紙の利便性もありますが、デジタルで管理するとスケジュールを共有したり、色々便利な使い方が出来ます。

この記事ではデジタルでの管理ツールである「Googleカレンダー」で予定を管理したり様々な便利機能を紹介します。

紙の手帳とデジタルカレンダーの違い

Googleカレンダー

手帳などの紙での管理のメリットはその場で確認、すぐ記入できる事です。カバンから手帳を出して開く。これだけで予定を確認することができます。

それに対し、デジタルで予定を確認するメリットは拡張機能にあると言えます。

チームで予定を共有することや、予定時間の前にアラームをセットすることなどは紙にはできません。

チームで仕事をすると予定変更や急なミーティングはつきものですが、デジタルであればそんな変更もスムーズにチームに知らせる事ができます

Googleカレンダーの基本的な使い方

それではGoogleカレンダーの基本的な使い方です。

画像にあるように予定を入れたい日時をクリックすると画面のようなポップアップが出ます。

終了時間を変えればスケジュール上の青の枠も伸びたり、短くなったりします。

タイトルと、内容を入れると完了です

予定を入れたことをメンバーに伝える場合には予定入力のウィンドウの右側の欄にメールアドレスを入力してください。

一括で知らせる事が出来るので便利です。

直感的に分かり易くなっているので、初めて触る方でもすぐに慣れると思います。

まずは触って覚えていきましょう。

日程変更の方法

日程変更の方法についてもお伝えします。

一回予定を決定した後に日時を変更したい場合は、日時を変更したい予定のタイトルをクリックしてください。するとポップアップウインドウが出ますので、そこの上部にあるペンの形をした編集アイコンをクリックします。

すると内容が変更できます。

日時や時間を変更すれば、予定の表示が変更されます。

あと、日時変更したことをメンバーに周知することを忘れがちでトラブルの元になります。

Googleカレンダーでは予定を作成するとき、予定を変更するときのウインドウ内に、連絡する機能がついています。

メンバーを登録しておけば、この画面から通知を一斉送信することができます。

プライベートカレンダーとの切り替え

Googleカレンダーでは仕事用とプライベート用のカレンダーを分けて作ることができます

作成の仕方は画面左側の「他のカレンダー」の右側にある+をクリックします。

そうするとウインドウが出て、新しいカレンダーを作成することができます。

新しく作ったカレンダーと今までのカレンダを同時に表示したいときは画面左側のカレンダータイトルの頭にあるチェックボックスをクリックしていただくと、複数のカレンダーが同時に開きます。

カレンダーを分けたり、同時に表示することが出来ると仕事の予定とプライベートの予定を分けて管理できますし見やすくなります。

Googleカレンダーの便利な使い方

今までご紹介した内容で基本的な使い方はOKです。あとはどんどん使って慣れて下さい。

ここからはあると便利な機能の紹介になります。

慣れてきたらこちらの機能を使って、仕事の効率化を図って下さい。
細かいことも積み重ねが重要です。

スケジュール共有方法

Googleカレンダーはグループ内で共有することができます

職場のチーム内スケジュールや家族内で共有することで、会議やイベントの予定が全員に分かり易くなります。

やり方は画面左側のそれぞれのカレンダー名の後ろにある縦の…をクリックすると小さなウインドウが開き、そこに設定と共有というメニューが表示されます。

そこをクリックすると別画面になり、そこの「特定のユーザーとの共有」の下にある「+ユーザーを追加」のところをクリックしてください。

そこにメールアドレスを入力するとカレンダーが共有されるようになります

いちいち予定を立てた後に一斉送信する手間も無くなりますし、変更した後に送り忘れる事も防げます。

チーム内で共有する予定が多い方はお試しください。

タスク管理

Googleカレンダー上でタスク管理もできます

画面右側のTODOリストをクリックするとタスク作成ウインドウが出ます。

そこでタスクの内容や日時を入力すれば、TODOリストをカレンダーに表させることができます

ちなみにそのままでスマホにも表示されるので出先でも確認することができます。

完了した予定はスマホでも消すことが出来ます。

習慣を助けるための活用方法

Googleカレンダー

これはユニークな機能ですが、ユーザーが身につけたい習慣をヘルプする機能があります。この設定はスマホ版からのみ設定でき、PCからは入力できません。

この機能はつかうほど学習して、各ユーザーの最適になるようになってくれるそうです。

使い方はスマホ版で大きな+のマークをタップして新しい予定入力モードにすると通常の「予定」「タスク」のほかに「ゴール」という項目が出てきます。

それをタップすると、運動やスキルアップ、自分の為の時間など達成したい分野ごとに選択することができます。

おこなう頻度や時間などを数回タップすれば設定できるようになっています。

出来なかった日はずらすこともできるので、気軽に使ってみてはいかがでしょうか?

その他あると便利な拡張機能

Googleカレンダー

ここまででも使いこなせれば、かなりあなたの仕事の助けになると思います。

ここからはPC版のみですが、あればより便利に使えるGoogle chromeの拡張機能について紹介します。

Google Calendar

Googleが出している公式のツールになります。

この拡張機能はGoogleカレンダーにアクセスしなくてもchromeのブラウザ上で予定の確認ができるものです。

予定のうっかり漏れを無くしてくれる拡張機能ですし、今後の予定の確認にもつかえます。

G-calize

このツールはGoogleカレンダーの曜日に色を付けてくれます

Googleカレンダーの基本は白いままなので、このツールを入れると格段に見やすくなります

土曜日や日曜日に色を付ければ、ミスもなくなりますし、入れておいたほうが良い拡張機能になります。

他にも拡張機能はありますが、まずはここから始めた方が良いと思います。

日記としてGoogleカレンダーを使う

変わった使い方としてGoogleカレンダーを日記として使うことができます

メインでGoogleカレンダーを使っていれば、一括して振り返りもできます。

一日やプロジェクトの終わりにコメントを入れておくことで、自分の振り返りや学びを次に生かすことができます

やり方は振り返り専用のカレンダーを作り、そこに日々書き込んでいく方法です。

これが便利なのは、ふとした空き時間にできる事です。

紙の日記帳は開く時間やスペースが限られていますが、Googleカレンダーに書き込むこの方法は電車の移動中でもスマホで書き込むことができます

写真も貼れますし、紙の日記帳とは別の記録媒体になります。

日記を書く習慣をつけたいという方は是非試してください。

まとめ

Googleカレンダー

リモートワークやテレワークの普及によって仕事の進め方が大きく変わってきました

オンライン会議システムやGoogleカレンダーなどのオンラインソフトを使って仕事を進める機会が増えてきました。

便利なツールは使わないと損です。

慣れるまでは大変ですが、こういった便利なツールは使っていって欲しいと思います。

なぜなら今までの仕事の進め方ではかえって仕事が進まない現実があるからです。

対面だと手帳を使って日程調整できますが、オンライン上ではメールのやり取りだけでも手間と時間がとられてしまいます。

今の時代は本当に変化が早くて、たった数年で仕事の進め方が大きく変わってきます。

YouTuberに代表されるような新しい仕事も増えていくでしょうし、無くなってく仕事も増えるでしょう。

これからもこうした大きな変化は続いていきます。自分も変化させていきましょう。

こうしたツールを使いこなせば仕事の効率がぐっと上がりますので、あなたの仕事に取り入れてみて下さい

こちらの記事でカレンダー連携可能なタスク管理ツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。

【2021年版】タスク管理が苦手な人のためのおすすめカレンダー連携可能なツール6選!

日程調整自動化サービス「Jicoo」とは?

Jicooはカレンダーベースのミーティングの日程調整、Web会議、議事録・ノート作成を自動化し効率化するコラボレーションプラットフォームです。Google Calendar、Microsoft Office、Zoom、Slack、Trelloなど広く使われているサービスと連携し、個人・チームともに生産性の向上に貢献します。
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