リモートワークの問題点とは？その解決方法と便利なツールを紹介

リモートワークのメリット

リモートワークにした場合のメリットとデメリットについてお伝えしていきます。

まずはメリットからです。

ここで言うメリットとは今までの「オフィスに毎朝行って皆で顔を合わせて仕事をする」ことと比べての事です。

今までの働き方と比べてどう違うのか、どんな良い事があるのかと言うことをまとめました。

固定費の削減     

今までの働き方では交通の便が良い所に大人数が働けるオフィスが必要でした。

つまり、地価の高い東京に、大きいオフィスを用意する必要がありました。しかし、リモートワークにすると、毎朝大勢が集まる必要性が無くなります。

定期的な業務連絡はオンライン会議システムやメールで問題ありません。

すると家賃の高い東京に広いオフィスを構える必要が無くなります。そのため、毎朝満員電車で通うこともなくなると交通費の必要もありません。

もちろんリモートワークにかかる費用はでてきますが、毎月定期的にかかる費用は圧縮できます。

離職率の低減     

リモートワークは離職率の低減に効果的です。

退職理由の上位である「人間関係」ですが、リモートワークなら物理的に離れられるので人間関係の摩擦の解消になります。

ま退職理由では拘束時間の長さや休日出勤なども挙がっています。オフィスでの拘束時間意外にも、息抜きの時間や他の人との付き合いで帰れない人もいると思います。

朝型の人、午後から集中できる人など、各人の集中できる時間の使い方で効率的に仕事を片付けてもらえれば、業務時間を削減することも可能です。

リモートワークに切り替える事をきっかけに業務の見直しを進めても良いと思います。

女性の退職理由である出産・育児に対しても、業務量や内容を考慮すればリモートワークで働くことは十分可能です。また、社会問題化している介護離職についても公的なサービスと組み合わせてリモートで働ければ、離職を止められる効果も期待されています。

人材確保     

リモートワークは離職の防止になると同時に、人材の確保にもつながります。

優秀な社員が一時的に地元に帰らなくてはいけなくなっても、リモートワークなら働き続ける事が出来ます。

リモートワークには距離が問題ではなくなります。日本国内、たとえ世界のどこでも一緒に働くことができます。

優秀な人材であれば、距離に関係なくプロジェクトに参加してもらうこともできます。

出社しなくても打ち合わせができますし、自由に行動してもらいながら成果を求める事が出来ます。

そのような働き方の多様性も実現することができます。

リモートワークのデメリット

リモートワークには生産性が高まるというメリットが多い反面、もちろんデメリットもあります。

メリットだけでなく、デメリットも考慮することで効果的なリモートワークのシステムができます。

デメリットもしっかり押さえて、生産性の高い業務体制を作りましょう。

情報漏洩

リモートワークのデメリットとして一番に情報漏洩のリスクが挙げられます。

今まで会社内として一括でセキュリティーを掛けられていたものが、バラバラになることによってリスクが格段に上がってしまいます。

情報漏洩は企業の将来性を左右しますので、今まで以上に管理強化する必要があります。

情報漏洩防止の教育ももちろんですが、セキュリティーに投資することも必要でしょう。

人事評価のしにくさ

人事評価も見直すことが必要です。

今までは顔を合わせていたのである程度相手の人間性までを組み込めていたのですが、リモートワークになると途中の過程が見えなくなるので成果で判断をする必要がでてきます。そのため、従来の評価とは違う物差しが必要になります。

働く過程が見えにくい中で従来通りの評価法を適用しようとすると、どうしても無理が生じてきます。

新しい人事評価にするために公平さ、目標管理、明文化などが必要で、社員が安心して働ける評価にしなければいけません。

リモートワークに取り組むためには人事評価も合わせて変える必要が出てきます。

テレワークうつ、運動不足

会社に通勤しなくなって、通勤が適度な運動になっていると気づいた人も多いと思います。テレワークになってから朝から夜まで家から外に出なくなったためです。

自分で意識して運動したり、外に出たりしないと、運動不足や仕事とプライベートの境目が分からなくなり、うつの症状を示す方もいます。

今まではある程度会社に行って仕事するスタイルだったので、意識しなくても運動や意識の切り替えができていたのですが、リモートワークになると自己管理して運動や外に出る必要があります。

リモートワークが一時的なのか、これからメインの仕事がリモートワークになるのかで変わってくるでしょうが、自分で意識を変えて自己管理していく必要があります。

コミュニケーション不足

先ほどのうつに繋がる話になりますが、リモートワークになると何日も人と会わないで一人で黙々と家で仕事をする人もいます

誰とも会わない生活というのは想像以上に心を病んでいきます。

仕事以外の人間関係をどこかオンライン上でもいいので作っておかないと、いざリモートワークになったとき、一日誰にも合わず、何にも話さない生活になってしまいます。

ご家族と積極的に会話するのはもちろんですが、出来れば会社以外でも何でも話せる親しい関係性を作っておきましょう。

リモートワーク問題の解決方法

リモートワークにはメリットもデメリットもありますが、デメリットと言うのは従来の基準をリモートワークに当てはめた場合という問題がほとんどです。

これからお伝えすることは先にお伝えしたデメリットの解決方法ですが、新しいリモートワークに対応した方針を作るときに、こうした方針を検討してみてはいかがでしょうか。

自己管理

今まではオフィスに行けば周囲や上司の目がありましたし、オフィスに毎日通うことである程度の運動になっていました。

しかし、在宅でのリモートワークだと就業時間中以外は自分のプライベート時間になりますので、だらけてしまいがちです。

早い時間から晩酌をたしなむのも良いですが、自分を自分で管理する必要があります。

勤務時間以外に散歩や軽い運動の習慣、オンラインでも良いのでコミュニケーションの時間など従来以上に意識して取り組むことが必要です。

運動をしないと気が付かないうちに体力が落ちていきますので、軽めで良いので運動をする習慣をつけましょう。

孤独にならないコミュニケーション方法

リモートワークはコミュニケーションが足りなくなるので、意識して仕事以外の分野でコミュニケーションをする必要があります。

いわゆる雑談ですが、するのとしないのでは差が出てしまいます。

雑談の効能は気分転換であったり、情報収集、新たなひらめきに繋がったりします。雑談をしている方が生産性が上がるという研究結果もあります。

また、言葉以外でも顔と顔を合わせると顔色であったり、雰囲気を感じたり伝えたりしています。

オフィスにいれば自然と顔を合わせるので、意識しなくても雑談ができますが、リモートワークは自分で行動しないとコミュニケーションをとる機会がありません。

普段は自然とコミュニケーションをしているので、コミュニケーションを意識することはなく、誰とも話さずに一週間たってしまうこともあります。

そうするとじわじわと心を病んでしまうこともあります。

コミュニケーションを甘く見ずに自分で気楽に話せる場を、出来れば複数持って頂きたいです。

教育を受ける機会の確保

組織には人の入れ替わりは不可欠であり、適度な人の入れ替えは組織の柔軟さを保つために必要な事です。

退職者が出たときの補充もありますし、部署異動や転勤もあります。

従来までの日本の会社の一般的な教育方法はOJT(On the Job Training)といわれる、仕事をしながら先輩から教わる方法でした。

しかし、リモートワークになると従来のOJTをすることができません。

オフィスで隣にいればちょっとの疑問もすぐ聞けますので、その場で解決できます。

リモートワークで隣にいないと、ちょっとの疑問もメールや電話で聞かなければならず、聞きたくても聞けないといった問題が出てきます。

従来のOJTに代わる教育方法を作り出す必要があります。

一つの方法は先輩から学ぶという経験と勘に頼った「暗黙知」から、仕事の工程を細分化して言語化して伝える「形式知」に変える事です。

お客様先のアポの取り方も電話がいいのか、メールが良いのか、タイミングはいつがいいのかなど、徹底的に細分化して言語化して伝えます。

対面では対面の、リモートワークならリモートワークの難しさがあります。

完璧な方法はありませんが、コミュニケーションの方法を一から作り直すぐらいの取り組みが必要になるでしょう。

それは大変ですが、そうして自分たちで作り上げたものなら納得して伝えられますし、後々自分たちを楽にしてくれるマニュアルになるでしょう。

決して楽な過程ではないですが、きっと見返りはあるので是非取り組んで頂きたいと思います。

日程調整に便利なツール紹介

リモートワークには日程調整が伴います。

日程調整を頻繁にメールでおこなっていたら他の仕事ができなくなってしまいます。

今は無料で使える便利なツールも揃ってきましたので、日程調整ツールをご紹介させて頂きます。

スケコン

スケコンはGoogleアカウントと連動し、自分のスケジュールの空き時間をソフト側で調べてくれます。簡単な条件を入力すればその条件に合った空き時間を自動で探し出し、メールで一斉送信してくれます。

チーム内での日程共有や取引先との商談スケジュールの設定に役立ちます。

いちいち自分の予定とにらめっこして打ち込まなくても済むので、かなり便利です。

LINEスケジュール

LINEスケジュールは、日本人のほとんどが使っているSNSのLINEでスケジュール調整ができます。

LINEなのでメインの使用方法は社内や同じグループ内での使い方になると思います。

使い方もシンプルで下記と通りです。

1. トークルームにある＋メニューをタップする
2. メニューで日程調整を選ぶ
3. 候補日を複数選択する
4. 招待したい友達を選ぶ

LINEを使用していればすぐに利用できますので、まずは使ってみて下さい。

調整さん

調整さんは会員登録しなくてもすぐに使えるツールです。

使い方は、イベントタイトル、コメント、候補日を手入力か、カレンダーをクリックして選択すると、アドレスが作成されるので、このアドレスをコピペしてメンバーに送るというシステムです。

説明が不要なほどシンプルな操作のため、すぐに利用できます。

Jicoo（ジクー）

無料の日程調整自動化ツールのJicoo（ジクー）は電話やメールでの予定調整を効率化することができます。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。

日程調整ページで確定した予定は自動登録することができますので、とても便利です。

まとめ

リモートワークは今後私たちの働き方の選択肢の一つとして定着していきます。これは時代の流れで、過去に戻ることはありません。

変化に対応する人になるためには、考え方を変える必要があります。仕事のやり方はテクノロジーでこれからもどんどん変わっていきます。

変わりたくないと嘆くよりも、積極的に時代の波を乗りこなして仕事を楽しくするためにはどうしたらよいかと考えを変えていきましょう。

そのためにもリモートワークのメリット・デメリットを理解した上で、必要なツールを導入して新しい働き方に対応していくことが大事になります。

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