予定表とは文字通り自分や他者の予定を記載して、今後の行動を管理するためのものです。
これはビジネスにおいては大切な「約束」を守るために必要で、昔は紙の手帳で、それから電子手帳、今ではスマホとアイテムは移り替わりましたが、一貫してビジネスパーソンの必需品です。
ここで紹介するOutlook予定表はWindowsOSやOffice製品で有名なMicrosoft社が開発、提供しているツールです。長年にわたり多くのビジネス関係者に利用され業界標準的な地位を獲得しています。
Outlook予定表を利用して効率的なビジネススタイルを確立するために、導入から最新のAI機能を踏まえた基本的な使い方、他のプラットフォームとの連携まで説明します。
Microsoft社のOutlookは1990年代から存在する個人情報管理PIM(Personal Information Manager)のソフトウェアです。
メール・予定表・連絡先・仕事・メモ・作業管理とビジネスに必要な情報を纏めて管理するための機能がそろっています。現在、Microsoftは従来の「クラシックOutlook」から「新Outlook for Windows」への移行を進めています。当初2026年4月に予定されていた企業ユーザー向けの強制移行期限は、準備期間や不足機能の拡充を考慮し、2027年3月まで1年間延期されました。しかし、今後の新機能は新アプリを中心に展開されるため、計画的な移行やパイロット試行が推奨されます。
初期はPCのWindows版だけでしたが、今ではMac版、モバイル版、Web版と様々なプラットフォームで利用でき、Microsoftのアカウントがあればどのアプリからでも同じ情報にアクセスすることができます。
Microsoft365(Office)アプリをインストールして利用します。1ヶ月の無償試用は可能ですが、基本は有償となります。なお、Windows 11標準の「メール」「カレンダー」アプリは2024年末をもってサポートを終了しているため、今後は「新Outlook」アプリへの移行が必須となっています。
Microsoftアカウントを取得、スマホにアプリをインストールすれば簡単に無償で始められます。最新のアップデートにより、iPhone向けのiOS版アプリでは新たに会議招待の「下書き(ドラフト)保存」が可能となりました。外出先の移動中に大枠だけを入力して一時保存し、帰社後に詳細を追記して正式に送信するなど、柔軟なスケジュール調整が可能です。なお、Android向けの軽量版アプリ「Outlook Lite」は2026年5月25日をもって提供を終了するため、利用中の方は早急に通常版のフル機能Outlookアプリへ切り替えてください。
EdgeやChromeなどWebブラウザで動作します。モバイルと同様にアカウントさえ取得すれば、無償で利用できます。
Outlook予定表の導入メリットは個々の立場によって異なります。
業務効率化のため、Outlook予定表を導入すればスケジュール管理とタスク管理を一元化できるメリットがあります。また、2026年1月にGoogle Gmailの他社メール取り込み機能(Gmailify等)が終了したことで受信漏れが課題となっていますが、OutlookであればGmailやYahoo!メールなどの外部アドレスも追加可能で、複数アカウントのメールと予定表をひとつの画面で統合管理できます。
Microsoft365を契約するとOutlook予定表は追加費用無しで利用できます。2026年3月にOutlookの予定表とTeamsの予定表のインターフェース(UI)統一が完了したため、どちらのアプリからでも一貫した操作感で日程調整が可能となりました。複数タイムゾーンの同時表示などの高度な機能も共通化され、海外拠点との会議時間の重複を避けるなど、グローバルな日程調整の混乱が大きく減少しています。
Microsoft365を導入することで、Outlook予定表でメールとスケジュールを管理、Teamsで会議や情報共有、OneDriveでファイル共有、Office製品で業務書類の作成と、企業のユーザー部門のITツールはほぼ網羅できかつ管理が容易になります。
近年ではAIによる業務支援が大きなトレンドです。「Microsoft 365 Copilot」を利用すれば、AIが個人予定の衝突を監視し、より優先度の高い会議が発生した際に既存の予定や1対1ミーティングを自動で別時間へリスケジュールしてくれます。なお、2026年4月15日以降、無料プレビューとして提供されていたCopilot Chat等のAI機能の大部分は原則有償化されましたが、Outlookにおける受信トレイの要約や予定表アシストの一部機能については、引き続き標準ユーザーでも利用可能となっています。
Outlook予定表を使い始めるためにはMicrosoftのアカウントが必要です。
ここではアカウントの作成方法とWeb版の利用方法について説明します。
まず最初にMicrosoftアカウントを取得します。このアカウントはMicrosoft社の製品やサービスを利用する上で必要となります。(※MicrosoftのUIアップデートにより、現在の登録画面のデザインやボタン名称は以下の画像と若干異なる場合がありますが、手順自体は同様です。)

Microsoftのサイトにアクセスし、右上のアイコンを押してサインイン画面へと進みます。

「サインイン」画面でアカウント作成のため「作成」を押して作成画面に進みます。

メールアドレスを入力します。

パスワード作成のため、8文字以上で英数大文字小文字を入力します。

「お名前の入力」で姓名を入力します。

国/地域と生年月日を入力します。

本人確認のため、先に入力したメールアドレスに届いたコードを入力します。これでアカウントの作成作業が終了します。
Outlook予定表をすぐに始められる、Web版の利用方法を説明します。

Microsoftのサイトに作成したアカウントでサインインした後、「Microsoft アカウント」のサイトに移動します。
「アプリ起動ツール」から「Outlook」を選択してアプリを立ち上げます。

ナビゲーションバーから予定表を選び、カレンダーを表示させます。
このカレンダーを操作するためのアイコンが画面上部に並んでいます。

予定を設定するには、左上の「新しいイベント」を押すか、該当するカレンダーの日時帯を選択して入力画面を立ち上げます。
入力が完了すれば「保存」を押して設定を終了します。

「その他のオプション」を押して詳細な入力画面を出すと、会議の招待や説明欄のカスタマイズ、ドキュメント追加等が可能です。
他のメンバーとの会議を設定する場合は、「出席者を招待します」にメンバーのアドレスを入力します。
「Teams会議」の設定を有効にするとWebや音声会議が可能です。なお、Microsoft 365 Copilotの有償ライセンスがある場合、参加者全員の空き状況や勤務時間・タイムゾーンを考慮して最適な時間帯をAIが自動提案してくれます。全員の空きがなければ代替案やその理由も提示されるなど、画期的な機能が利用できます。

カレンダーに設定した予定が表示されます。

自分の予定を他のメンバーと共有したい場合は、共有アイコンから「共有とアクセス許可」の画面を出して、相手のメールアドレスや「連絡先」に登録した名前を入力します。

プルダウンメニューから上記からどちらかを選択して「共有」を押します。
先程の画面に戻り「現在の共有相手」に登録したアドレスとステータスが表示されれば完了です。
デスクトップ版はWeb版と同様のカレンダーに「予定」を登録する機能と、他に仕事の作業「タスク」を登録して進み具合を確認する機能があります。
Outlook予定表のデスクトップ版を利用するため、Officeのデスクトップ版をインストールします。

Microsoftのサイトに作成したアカウントでサインインした後、「Microsoft 365」のサイトに移動します。
Microsoft365は家庭向けと一般法人向け、大企業向け、教育機関向けがあります。
「家庭向け」を押してプランの選択画面に移動します。

個人事業主や試用であればMicrosoft 365 Personalを選択します。購入を決めている場合は「今すぐ購入」を、試用するのであれば「1か月間無料で試す」を選択します。
選択するとファイルのダウンロードが始まります。ダウンロードしたファイルを実行してインストールしてください。

アプリを立ち上げるとアカウントへのサイン画面が表示されます。「アカウントにサインインまたはアカウントを作成」を押して次に進みます。

「Office ライセンス認証」でアカウントのメールアドレスを入力して「次へ」を押します。

続いて「パスワードの入力」でパスワードを入力、「次へ」を押します。

表示されたメールアドレスを確認して「接続」を押します。

アカウント確認画面で追加されたアカウントを確認、複数表示された場合は利用するアカウントを選択して「完了」を押します。
同じタイミングでスマホのAndroid版やiOS版もセットアップする場合は、「Outlook Mobile をスマートフォンにも設定する」にチェックを入れます。

「Office を利用できます」が表示されますので「はじめに」を押します、その後の同意や確認画面を経てOutlook予定表が利用できるようになります。

画面左のナビゲーションバーの「カレンダー」を選択して利用を始めます。
なお、Officeのインストールが完了すると、デスクトップ上にOutlookのアイコンが表示されます。次回からはアイコンを選択してアプリを立ち上げます。
Outlook予定表デスクトップ版を利用する上で必要となる、基本設定について説明します。

画面上のメニューバーの左端「ファイル」を押すと、「アカウント情報」画面が表示されます。
画面左下の「オプション」を押すと「Outlook のオプション」が表示されます。

「全般」の項目では「ユーザ―名」や画面背景やテーマなど基本的な項目の設定が可能です。


「予定表」の項目ではカレンダーに表示する稼働日時の設定、予定表の細かなオプション設定、タイムゾーン、スケジュールアシスタントの設定が可能です。

「タスク」の項目でタスクオプションの設定が可能です。アラームの時間やステータスを表現する色の設定が可能です。

予定を入れたい日の時間帯を押すと、入力画面が表示されます。
「保存して閉じる」を押せば予定の登録は完了です。

カレンダーに予定が表示されます。

他のメンバーを会議に招待する場合や、訪問先に同行するメンバーと予定を共有する場合は「会議出席依頼」を押します。

アドレスを入力する項目が表示されるので、「必須」または「任意」にメンバーのアドレスを入力して「変更内容を送信」を押します。相手のOutlook予定表に同じスケジュールが表示されます。
予定を共有することで調整の手間が省け、業務の効率化に繋がります。

毎週の訪問や会議などの定期的な予定は、まとめて登録が可能です。
予定を入力したい時間帯にカーソルをあわせて右クリックすると、メニューが表示されます。メニューの中から「新しい定期的な予定」を選択します。

予定の入力画面の前に「定期的な予定の設定」が表示されます。
「OK」を押して確定します。

「パターン」に繰り返しの内容が表示されます。
「タイトル」等の入力を実施、「保存して閉じる」で登録が完了です。

カレンダーに毎週木曜日の「週次ミーティング」が登録されました。
タスク(作業)の管理も説明します。なお、新OutlookやWeb版では、従来の「予定表タスク」機能が「Microsoft To Do」や「Planner」アプリに統合され、別画面で管理する形に変化しています。クラウド経由でスマホ等からも一元管理しやすくなっているため、To Doアプリとの併用を推奨します。以下は、従来のクラシック版Outlookを利用する場合の設定方法です。

画面左のナビゲーションバーの「タスク」を選択して画面を切り替えます。画面上部の一番左の「新しいタスク」を押します。

タスク情報の入力画面が表示されます。各項目を入力します。
左上のアイコン「保存」を押して登録します。

「To Do バーのタスクリスト」に設定したタスクが表示されます。

備考欄にはテキスト情報の他に、画像やオブジェクトの貼付けも可能です。
待ち合わせ場所の地図を張り付けたり、会議の概要を絵図にしてしらせることもできます。

タスクの一覧でタスクの期限が確認できます。完了したタスクはチェック欄を押してステータスを「完了」にします。
Outlook予定表は相手がMicrosoftのアカウントを利用している事が前提ですが、他の組織の人でも予定を共有する事ができます。
会議に参加メンバーに取引先がいる場合、共有したい相手のアドレスを「必須」か「任意」の欄に入力して送信するだけです。
自分の日々のスケジュールをメンバーと共有する場合は、「予定表の共有」機能を利用します。新しいOutlookでは連絡先検索(People機能)が刷新され、従来の組織階層ツリーを辿る手間なく、名前・部署・所在地などのキーワードから即座に人を横断検索できるようになりました。英語の綴りが曖昧な海外メンバーでも探しやすく、会議の招集漏れ防止に役立ちます。また、共有したスケジュールをもとに、Copilotが優先度の高い会議のダブルブッキング時に重要度の低い定例ミーティングなどを自動でリスケジュールしてくれる機能もグローバルでトレンドになっています。

画面上のリボンから「共有」を選び「予定表」を押して「予定表 プロパティ」を表示します。
空白の「現在の共有相手」の欄に共有したい相手を登録するため、「追加」を押します。

「ユーザの追加」画面で「アドレス帳」の連絡先を選択、一覧に表示された中から相手を選び「追加」で共有する相手アドレスを追加します。または「追加」の欄に直接相手のアドレスを入力します。
追加が完了すれば「OK」を押します。

「予定表 プロパティ」で「現在の共有相手」の欄に、相手の名前またはアドレスが追加されています。続けて「アクセス権」を選択します。
業務内容や共有相手によってアクセス権を変更します。

共有した相手にメールが届きます。「承諾して予定表を表示する」を押して共有を開始します。
相手からも同様の設定でスケジュールを共有すれば、互いの予定の把握や日程調整の簡便化が可能となり業務効率が増します。
Outlook予定表と同様の機能が使えるサービスは他にもあります。ここではWebで使えるメジャーなツール2製品を紹介します。
Googleカレンダーは、検索で有名なGoogle社のWebスケジュールツールです。
全てWeb上で動作するため、Googleアカウントを持っていれば、PCやスマホで同じスケジュールを閲覧や入力が可能です。
ブラウザで利用するWeb版とスマホ版があります。Outlook予定表とは違い、PCにインストールするデスクトップ版はありません。
特徴としてGoogleのメールサービスGmailやGoogleマップとの連携が容易な点にあり、近年ではタイムゾーン設定のUIが大幅に改善されました。希望するタイムゾーンを直接入力して切り替えできるようになり、長大なリストから探す手間が省けたことで、海外出張や国際会議の調整がよりスムーズになっています。導入のハードルが低く、直感的な操作感が強みです。
Yahoo!カレンダーはYahoo!JAPANが提供するWebスケジュールツールです。
ブラウザで見るWeb版とスマホ版があります。Outlook予定表と同様に様々な端末から同じカレンダーを見ることができます。
なお利用するには「Yahoo! JAPAN ID」が必要です。
日本向けのため日本の祝日やプロ野球の日程表示など、日頃見る生活情報との連動性が高いのが特徴です。
スケジュールの共有やタスク管理、日週月年の表示変更はOutlook予定表と同様ですが、近年は目立った機能アップデートが見られず、シンプルな共有機能にとどまっています。数十種類のアイコンを割り当てて予定を区別できる等、手軽さを重視する個人ユーザーには適していますが、他ツール連携やAI自動化などのビジネス用途ではOutlookやGoogleカレンダーに劣るのが現状です。
Outlook予定表を他のシステムと連携させることで利便性が高まり、業務の効率化にも繋がります。近年では「どのプラットフォームでも即接続できる」柔軟性が求められており、OutlookにZoomやWebexのアドインを導入して会議URLの発行をシームレスにする運用なども不可欠になっています。
Outlook予定表と同じメーカーのMicrosoftのTeamsは、Web会議やコミュニケーションのツールとしてビジネスに欠かせません。2026年3月にOutlook予定表とTeams予定表のUIが完全に統一されたため、どちらからアクセスしても一貫した操作感で利用できるようになりました。

Web版のTeamsを立ち上げます。ナビゲーションバーの「カレンダー」を選択するとOutlook予定表のカレンダーと同じ内容が表示されます。

Outlook予定表と同じく、カレンダー上で会議を設定したい時間帯を押すと、入力画面に切り替わります。
「タイトルを追加」で会議の名称を、「必須参加者を追加」に会議に招待する参加者のアドレスを入力します。
「繰り返しなし」のプルダウンメニューから定期的な会議の設定も可能です。
「場所を追加」と備考欄の「この新しい会議の詳細を入力します」に入力して、「保存」を押せば設定完了です。

カレンダーに会議予定が登録されます。選択するとメニューが現れ、「参加」を押すとTeams会議に参加できます。

アプリをOutlook予定表に切り替えます。Teamsで登録した会議予定が追加されています。

予定を開くと備考欄にTeams会議へのリンクが入っています。ここからもTeams会議への参加が可能です。また、Teams会議で自動取得した文字起こしやAI要約をOutlook予定表の会議メモ欄で共有するといった使い方もおすすめです。
コミュニケーションツールのSlackとOutlook予定表を連携させることでビジネス活動の効率化が可能です。
特にSlackを中心にチームと連携している場合は、Slack上でOutlook予定表の予定を設定できるため、日程調整が迅速に行えます。
利用するにはSlackに「Outlook Calendar」のアプリを追加します。

Slackを開き画面左のメニュー欄の「App」を選択します。
画面に「おすすめのアプリ」が表示されるので、「Outlook Calendar」の「追加」を押します。

アプリの紹介画面で説明や機能を確認して「Slackに追加」を押します。

Slackの権限について「許可する」を押して、Microsoftのサイトに移動します。



連携するOutlook予定表のMicrosoftアカウントとパスワードを入力、Microsoft側の権限設定で「はい」を押して設定を完了します。

画面左のメニュー欄に「Outlook Calendar」が追加されます。
活用するには画面上部の「ホーム」タグを押して、「Creat event」を選びます。

イベント作成画面が表示されます。Outlook予定表で予定を登録するのと同様に「タイトル」を入力して「日付」や「期間」を設定します。

作成した「予定」は、該当する日付を選ぶと一覧に表示されます。

同時にOutlook予定表にも予定が登録されています。連携後はOutlook予定表で登録された予定もSlackに反映されます。
ツールを相互に連携すると一方で登録した情報がもう一方にも反映されるため、作業中にツールの切替無しに予定の確認や設定が可能になります。
Outlook予定表の導入を検討する上で、よくある疑問について説明します。
Web版やモバイル版の利用ならアカウントの取得で無料利用できます。個人事業主や副業ならこれで十分でしょう。※なお、Windows 11標準の「メール」「カレンダー」アプリはサポートを終了しているため、無料利用の際も「新Outlook」へ移行して利用してください。
Microsoftの様々なサービスを利用するために取得するアカウントです。Outlook予定表も利用可能になります。
デスクトップ版を追加利用する場合や法人利用の場合は有償プランが用意されています。さらに、高度なAI機能(Microsoft 365 Copilot)の本格利用には専用のオプションライセンス契約が必要となる場合があります。
年間¥21,300(※2025年2月14日価格改定後)
1ユーザ用、同時に最大5台のデバイスで使用可能、1TBのクラウドストレージ、高度なAI機能(Copilotのフル機能利用には別途ライセンスが必要な場合があります)
少数のチームでの利用や法人で利用する場合は、下記のプランが最適です。(※価格改定により料金が変動しているため、最新の価格は必ず公式サイトでご確認ください)
1~6ユーザ用、同時に最大5台のデバイスで使用可能、最大6TB(1ユーザあたり1TB)のクラウドストレージ
Webとモバイル版のみ、法人メール、1TBのクラウドストレージ、最大300人でTeamsチャットや会議が可能
上記のBasicにデスクトップ版を追加して利用可能
以下にサービスとプランを表にしました。
Outlook予定表 プラン表
| プラン名 | 料金 | クラウドストレージ | Web版 | モバイル版 | デスクトップ版 | その他 |
| 無料 | 無料 | 5GB | 〇 | 〇 | ✕ | - |
| Personal | ¥21,300/年 (2025年2月改定後) | 1TB | 〇 | 〇 | 〇 | 最大5台のデバイスで利用可能 |
| Family | 有料 (最新価格は要確認) | 最大6TB | 〇 | 〇 | 〇 | 1~6ユーザ用、クラウドストレージは1ユーザあたり1TB |
| Business Basic | 有料 (最新価格は要確認) | 1TB | 〇 | 〇 | ✕ | 法人メール、最大300人でTeamsチャットや会議が可能 |
| Business Standard | 有料 (最新価格は要確認) | 同上 | 〇 | 〇 | 〇 | 法人メール、最大300人でTeamsチャットや会議が可能 |
1ユーザなら無料プランかPersonalプランが最適です。違いはデスクトップ版の有無とAI機能等の高度なサポートとなります。
チームで利用するなら6人までがFamilyプランで、それ以上や法人メールを利用するにはBusiness BasicかStandardが選択肢となります。
無料のWeb版と有償のデスクトップ版は下記の様な差異があります。
Web版でもデスクトップ版でも作成された予定は両方で閲覧や編集が可能です。
予定表として予定や会議の設定のみで利用する場合は、Web版のみの利用で十分です。他のアプリとの連携やより高度な管理を行うのであればデスクトップ版が必要となります。
業界標準といえるほどメジャーなスケジュールツールのOutlook予定表は、利用するプラットフォームを選ばず、そのため利用するシーンを選びません。
事務所でも外出先でも、予定とタスクを素早く確認できます。またTeamsとのUI統合や、Copilotによるスケジュール自動リスケ・最適化提案といったAIの活用により、業務の効率化が大きく見込めます。
繰り返しとなりますがスケジュール管理はビジネスの基本で、あらゆる業務・作業に関して必須です。今はIT化でメンバーや他者のスケジュールも簡単に把握・調整できる時代です。
まだスケジュールツールを導入していない、または今までのツールに不便を感じている方は、この機会に最新のOutlook予定表の高度な機能を活用して業務の効率化をはかり、売上拡大や利益増加を目指して下さい。
セールスや採用などのミーティングに関する業務を効率化し生産性を高める日程調整ツール。どの日程調整ツールが良いか選択にお困りの方は、まず無料で使い始めることができサービス連携や、必要に応じたデザインや通知のカスタマイズなどの機能が十分に備わっている日程調整ツールの導入がおすすめです。


