ミーティングの意味とは？会議との違いや効果的なの実践方法を紹介！

「会議」と「ミーティング」。

それぞれの定義を明確に答えられる方はどのくらいいるのでしょうか。

また、それぞれに意味や効果を実感できている方はどのくらいいるでしょうか。

おそらくどちらもイエスと答える方は少ないのではないかと思います。

今回の記事では、会議にフォーカスし、その定義をミーティングとの違いを交えながら明確にすることで、よりその目的と効果を発揮できるようにするための解説をしていきます。

ビジネスシーンなどで役立つ情報になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

会議とミーティングの定義

まずは、会議とミーティングについてそれぞれの定義を解説していきます。

会議の定義

以下の要素を満たしておこなわれるものが会議と定義されます。

目的（議題）がある

ある目的や話し合うべき議題があるものが会議であり、逆に目的や議題がなく、ただ集まるだけでは会議とはなりません。

話し合うべき理由があるから集まるというのが、会議を定義する要素の1つです。

意思決定がされる

その話し合うべき目的や議題は、何かしらの意思決定がされるものである必要があります。

何も決まらない、ただ話し合うだけの場は会議とはなりません。

関係者で集まる

会議は、その意思決定に関わるべき人で構成されている必要があります。

そもそも、その意思決定に関係のない、判断ができないメンバーが集まっても、何も決めることはできません。

その意思決定に対して意見したり協議できるメンバーが集まり、その決定に責任が持てるメンバーで会議が構成されている必要があります。

ミーティングの定義

会議は、目的があり、意思決定がおこなわれ、その関係者で集まるという明確な定義があることがわかりました。

一方、ミーティングは会議ほど明確な定義はなく、広い概念で定義されています。

ですので、少し抽象的ではありますが、どのような要素で定義されるのかを解説します。

比較的少人数でおこなう

明確に人数が定義されているわけではありませんが、プロジェクトやチーム単位でおこなわれるというイメージです。

次に解説しますが、ミーティングの目的は情報共有やコミュニケーションそのものであるため、人数が多すぎるとその目的から外れてしまう可能性があります。

全員とコミュニケーションや情報共有ができる範囲の人数でおこなうものだということです。

目的は情報共有やコミュニケーション

報告、連絡、相談などの情報を共有することが目的でおこなわれるものがミーティングの要素の1つです。

また、情報の共有を目的としていない場合でも、純粋にコミュニケーションをとる場として設定するミーティングもあります。

意思決定はしなくてもいい

情報共有やコミュニケーションなどが目的であれば、何かを決定するということもありません。

もちろん結果的に意思決定することになる場合もあるかもしれませんが、意思決定をするかしないかはミーティングの定義には関係がないということです。

ただ、意思決定を目的として集まって話し合う場ではない問うことは、会議との定義を区別するうえで重要な要素になります。

会議の目的と意義

会議とミーティングの区別がはっきりとしたところで、ここから会議にフォーカスをした解説をしていきます。

まずは、会議の目的と意義についてさらに詳しくみていきましょう。

複数人で意思決定するため

意思決定は1人でできることもあればできないこともありますが、会社などの組織であれば、複数の人が意思決定に関わる必要があるため、そのために会議は開催されます。

意思決定のスピードと質をあげる

厳密には、複数人が同時に顔を合わせて話し合わなくても意思決定をする方法はあります。

例えば、審議するべき議題を回覧し、同意を得て回るなどの方法です。

しかしそれでは、意見の食い違いが出た場合に改めて同じ行程を繰り返す必要がでてきたり、回覧のようなライトな方法では審議の重要性を認識できない可能性もあります。

一方、会議を開催すれば、意見交換はその場でできますし、それによって判断の微調整ができてよりよい決断に導くことができる可能性が高くなります。

そういった意味でも、会議ではより重要な意思決定をおこなう場にするべきです。

効果的な会議にするには

会議の重要性について認識して頂けたと思いますが、そうは言っても会議は無駄なイメージを持たれがちなものです。

そこで、より会議のエッセンスを抽出し、効率的で効果的なものにするためのポイントを解説していきます。

アジェンダを作成する

アジェンダとは、これからおこなわれる会議についての必要事項をリスト化、表題化したもののことです。

具体的には、以下のような項目が記載されています。

• 日時
• 場所
• 表題・タイトル
• 参加者・担当者
• 議題
• 議題ごとの時間配分
• 配布する資料

これらが記載された資料を事前に配布しておきます。

アジェンダを作成し事前に配布する効果は、大きく2つあります。

1つは「目的が明確になり、共有できる」ということです。

会議がはじまると同時に内容を確認していては、時間がかかりますし準備不足で質の高い議論ができない、つまり質の高い意思決定ができません。

事前に明確化された目的を共有することで、会議の重要な目的である意思決定が最適におこなわれる可能性が高くなります。

2つ目の効果は、「時間がフィックスされる」ということです。

アジェンダに時間配分も記載することで、意思決定までの時間を逆算して議論することができます。

会議は主に重要な意思決定をする場であるべきで、ということは責任のある立場の人たちが集まる場合が多いとも言えます。

そういった人たちの限られた時間を無駄にしないためにも、時間を設定することは重要です。

議事録を作成する

会議と議事録はセットだと言っても過言ではないため、議事録を作るというのは必須要素ではありますが、ポイントとしてはかなり重要度の高い要素ではあります。

議事録のメインの役割は「備忘録」であり、備忘録として何が最も必要な要素かというと、「決定事項」です。

「何を決定し、誰がそれをおこない、いつ（までに）実行するか」

これは必ず議事録に記録しましょう。

あとは、アジェンダの項目をそのまま引用して加工し、意思決定がされた経緯について記載するとより丁寧な議事録になります。

そして、それを関係者にできるだけ短いリードタイムで共有し、決定事項を実行しやすくすることが重要です。

ファシリテーターを置く

アジェンダを事前に共有したとしても、

• 議論すべき本筋から外れて話しが脱線してしまう
• 建設的な議論にならない

などのことが起こり、結果的に意思決定に至らなかったり、時間が長引いてしまったりということはよくあることです。

そのようなケースに重要な役割を担うのがファシリテーターで、ファシリテーターとは直訳すると「促進者」と言います。

ファシリテーターを置くことで、中立的な立場から議論を目的の方向へ進められる可能性が高まります。

プロのファシリテーターも世の中にはいますが、そのような方を手配しなくても、

• 時間を都度お知らせする
• 議論が脱線したら中断し、改めて目的を再認識させる
• 意見を出していない人がいたら意見を求める

など、特別なことをしなくても議論を促進させることは可能です。

なので、組織の人材でそういった役割を任命してもいいでしょう。

まとめ

会議とミーティングの違いや、会議の重要性やポイントなどを解説させていただきました。

会議とは、目的があり、意思決定がおこなわれ、その関係者で集まる定義があるということだけでも理解していただければ、会議の重要性やどのように運営すべきか見えてくるはずです。

ぜひ、この記事を参考にして、より効果的な会議を実践していただければと思います。

こちらの記事で会議やミーティングの日程調整を効率化できるツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。

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