ジムとパーソナルトレーニングジムの違いとは？予約システムの導入メリットやおすすめシステムを紹介

慢性的な人手不足や今般のコロナ禍における非接触ニーズの高まりにより、ジムやパーソナルトレーニングジムでは、顧客との重要なコンタクトポイントである予約管理に変化の流れが起きています。

これらに対応するため、ジムやパーソナルトレーニングジムにおいて近年需要が高まっている予約システムの機能や導入メリットをはじめ、おすすめのシステムをご紹介します。

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ジムとパーソナルトレーニングジムの違い

一般的にジムとは広い空間にさまざまなトレーニング用のマシンを備え、ヨガや体幹ストレッチなどのレッスン、プールなども利用できる施設です。一方パーソナルトレーニングジムは通常利用者がトレーナーにマンツーマンで指導をおこないます。

このようにジムとパーソナルトレーニングジムには利用形態の違いはありますが、トレーナーの指名やプログラムの複数受講など、予約管理が複雑でミスが起こりやすいといった点では共通の課題を抱えています。

ジム・パーソナルトレーニングジム向けの予約システムとは

これまでジムやパーソナルトレーニングジムの予約受付は、電話やメールといった手段を用いるか、あるいは自社のWebサイトにシステムを構築するという方法が一般的でした。

しかしながら、電話やメールといった方法では、人的な負担が大きく業務は煩雑になりがちで、自社でシステムを構築しようとした場合もWeb開発に関する専門知識が必要となり、外注する場合も費用がかさむことから導入のハードルが高くなるといった問題が発生します。

そこで、より簡単で手軽に導入できる手段が、ベンダーから提供される予約システムの活用です。

この予約システムは料金が比較的リーズナブルで、導入する業種向けに機能が強化されているものあります。

このためジムやパーソナルトレーニングジム向けに導入する場合でも、予約受付以外に費用決済や顧客管理などの周辺業務までカバーしたものが提供されることが大半です。

ジム・パーソナルトレーニングジムにおける予約システム導入の必要性

ジム・パーソナルトレーニングジムのスムーズな運営において適切な予約管理は欠かせないものですが、多くの場合本来業務を圧迫し、結果としてスタッフの業務負担を増大させています。

その点予約システムを導入すれば従来人の手を介していた予約管理やその周辺業務の省力化と自動化が実現します。

またインターネット経由で予約対応が可能な予約システムの導入は、業務の効率化にのみならず窓口での予約で発生する混雑を解消し、事前決済によって現金の受け渡しをなくすことで今般の新型コロナウイルスの感染防止にも有効です。

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ジム・パーソナルトレーニングジム向けの予約システムの機能

すでに触れているように、予約システムは予約受付をはじめとした予約管理とその周辺業務に対応します。このためこれを実現するためのさまざまな機能が備えられています。

予約管理機能

ジムやパーソナルトレーニングジムにおける予約管理では、各レッスンの定員に対する予約埋まり具合のほか、多店舗展開の場合には各店舗の空き状況、混雑状況を把握できなければなりません。

ジム・パーソナルトレーニングジム向けの予約システムではこれらを管理画面から予約スケジュールを日単位・週単位で俯瞰的に把握する機能が備えられています。

顧客管理機能

顧客管理機能では氏名、性別、生年月日、住所といった基本情報の管理をはじめ、レッスンの受講歴なども把握することができます。

また会員サイトへのログイン・ログアウト履歴を管理したり、顧客ごとの売上履歴管理も可能です。

メール配信機能

マーケティングやキャンペーンの際に必要となるクーポンコードなどを記載したメールを自動配信することができます。

また、予約日前には顧客に対しリマインドメールを送信することもでき、配信したメールは閲覧や開封率の履歴を確認することも可能です。

決済機能

ジム・パーソナルトレーニングジム向けの多くの予約システムにはクレジットカードや電子マネーなどを利用した事前決済機能も備えられています。

事前決済は決済業務の効率化はもちろん予約のキャンセル対策にも役立ちます。

セキュリティ機能

予約システムによる予約管理では、ネットワーク上で多くの個人情報を管理します。

このためジム・パーソナルトレーニングジム向けの予約システムにも、不正改ざんや情報漏洩を未然に防ぐ機能が備えられているのが一般的です。

また、ウイルス・スパイウェア対策や、ファイヤーウォールの導入などにより、不正アクセスもシャットアウトします。

ジム・パーソナルトレーニングジムにおける予約システムの導入メリット

予約システムはその機能を十分に活用することによって、ジム・パーソナルトレーニングジムにおける予約管理、ひいては業務全体にはさまざまなメリットがもたらされます。

業務を効率化できる

ジム・パーソナルトレーニングジム向け予約システムは24時間オンラインでいつでも自動的に予約を受付けることができます。

このため人の手を介する電話予約などとは異なり、本来業務に影響を及ぼしません。

機会損失を抑制できる

ジムやパーソナルトレーニングジムにおいて予約システムを導入すると、顧客は時間を選ばずに予約が可能になるため、集客の効率化にもつながります。

また、従来の電話予約のようにスタッフが対応できる営業時間内しか予約を受付けられないといったこともないため、予約の機会損失も防ぐことができます。

リピート率を向上できる

ジム・パーソナルトレーニングジム向けの予約システムは顧客のレッスンの状況や利用履歴を細かく記録することもできます。

これらの情報を活用すればそれぞれの顧客の利用状況にあわせたクーポン情報の配信をおこなうなど、マーケティングツールとして活用し、リピート率を向上させることも可能です。

キャンセル率を低下させることができる

ジムやパーソナルトレーニングジムの運営において大きな課題となるのが当日など予約直前のキャンセル、いわゆる「ドタキャン」です。

その点、予約システムには事前予約決済機能やリマインドメールの送信機能が備えられているためこうした直前のキャンセルを抑制できます。

外部システムとの連携も可能

予約システムにはZoomなど外部システムと連携も可能なものもあります。

こうした機能は新型コロナウィルスの影響により直接の指導が難しくなっている現在、オンラインレッスンなどの実施に役立ちます。

ジム・パーソナルトレーニングジムにおける予約システムにおける予約システム導入のポイント

では、ジムやパーソナルトレーニングジムにおいて実際に予約システムを導入する際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

必要な機能が揃っているか

必要な機能はジムやパーソナルトレーニングジムによってそれぞれ異なるため、導入前に洗い出しが必要です。

そこで現在の状況を踏まえると、Zoomなどオンラインレッスンが可能なビデオ会議システムなどと連携できる機能の重要度は高いといえます。

また、顧客がスタッフを指名できるシステムを取っている場合などは、指名機能があるかなども大切です。

いずれの場合もポイントになるのはいかにスタッフと時間的な負荷を減らせるかです。

導入・運用費用はどれくらいか

基本的に現在提供される多くの予約システムは複数のスタッフを抱える中規模以上のジムやパーソナルトレーニングジムを想定して開発されています。

一方で利用料金が安価なシステムやプランを選択すると受付可能な予約数に上限が設けられていたり必要な機能が制限され、利用できなかったりします。

このため一般的に不便なく予約システムを利用しようとするとおおよそ年間で数万円程度の料金がかかります。

また、複数の店舗を運営している場合、店舗ごとの契約となる場合もあり、料金はさらに高額となります。

しかし、予約システムは通常年間契約で、想定していた運用ができなくても解約は困難です。

そこで、無料の試用期間を利用するなどして、費用に見合った効果が期待できるのかを見極める必要があります。

スマートフォンで利用できるか

スマートフォンやタブレットの普及によって、予約システムも現在ではこうしたデバイスで利用できるものがほとんどです。

しかしながら、基本的にPCでの運用を想定しているシステムも一定数存在します。

こうした予約システムはさまざまな時間や場所からアクセスする可能性のある顧客の利便性を損ねる要因となりかねません。

こうした点を考慮し、スマートフォンなどで単に利用できるだけでなく、ストレスなく利用できる使い心地やデザインで設計されているかも重要なポイントです。

事前決済が可能か

利用日時をその都度指定して予約するシステムのジムやパーソナルトレーニングジムであれば、事前決済に対応していることも予約システムの選定基準です。

事前決済が可能であれば毎回の料金を徴収する手間や、支払い済みの顧客の管理の必要がなくなります。

一方、月謝制の場合には自動徴収が可能な予約システムを選択するとよいでしょう。

ジム・パーソナルトレーニングジム向けのおすすめ予約システム

予約システムは現在さまざまな分野で活用が進んでいますが、ジム・パーソナルトレーニングジムで導入されているのは次のようなものです。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予約や日程調整を自動化する無料サービスです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな予約体験が可能となっています。

また、予約ページのデザインカスタマイズ、セミナー型の予約、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できます。

日程調整ツールがベースとなっているため、シンプルで簡単な予約システムとしてすぐに利用することが可能となっています。

hacomono

hacomonoはジムをはじめとしたスクールのために開発された予約システムです。

機能がジム向けに特化しているので必要な機能が無駄なく搭載されています。

またジム運営者だけでなく顧客にもなじみやすい設計と、施設のサイトデザインにマッチするブランド価値を損なわない優れたデザインセンスも好評です。

ZohoBookings

ZohoBookingsはフィットネス業界向けに開発された予約システムです。

このため、グループクラスの設定や事前決済などジムやパーソナルトレーニングジムの予約管理で必要とする機能が豊富に取り揃えられています。

また、自社サイトへの予約ページの埋め込みや自社ロゴの掲載など独自性も演出できるのが特徴です。

EIPro

EIProはクラウド型でジムやパーソナルトレーニングジムにも適した予約方法に対応し、機能を充実させた予約システムです。

独自ドメインが設定可能なため、自社のブランドイメージも損ないません。また、100ヶ国語への翻訳に対応しているのも特徴です。

予約システムを導入してジム・パーソナルトレーニングジムの予約管理を円滑化しよう

予約システムは施設の運営を効率化できるのはもちろん、さまざまな機能によって顧客へのアプローチの手段も獲得できます。

そこで挿入の際には機能はもちろん、利用料金を検討することによって、予約管理をはじめとした業務を効率化できれば、より有意義な運用が実現するでしょう。