定例会議を無駄に感じる？マンネリ化しないコツやポイントを徹底解説

リモートワークおける充実した定例会議の開催の仕方を解説します。

定例会議を意味のないものだと、感じていませんか？

リモートワークでは、ほとんどの情報の共有を各種クラウドサービスやプロジェクト管理ツールで成立させることも可能です。そのため、なおさら定例会議を無意味だと感じる人も多いことでしょう。

とはいえ、リモートワークで定例会議を開くメリットも多数あります。

この記事では、定例会議のメリットをお伝えしたうえで、充実した定例会議の実践方法を解説します。定例会議を有効活用して、業務の効率化を図れるようになります。どうぞ参考にしてください。

定例会議はなんのためにするのか目的を整理してみよう！

ここでは、定例会議を開くメリットや意義について解説します。

定例会議の意味を見直して、リモートワークにも定例会議をうまく取り入れていきましょう。

1.会社の現状を把握するため

定例会議は会社のトップや各部課長が、会社の状況を把握するためにおこないます。プロジェクトの進捗や、予算、経営状況など定例会議の種類によって目的もさまざまです。会社のトップやリーダーが、会社の現状を把握することで今後の運営方針を決定できます。

2.社員間の情報共有 

社員間の情報共有も、定例会議の目的のうちの一つです。

昨今は、クラウドシステムを使った情報やスケジュールの共有が積極的におこなわれる時代です。そのため、定例会議でわざわざ集まらなくても、情報伝達には事足りることも多いでしょう。

しかし、クラウドシステムには、いつでも確認できるというメリットがある反面、情報を見落としてしまったり、情報を間違って解釈してしまったりといったリスクもあります。

定期的におこなう定例会議は、情報の見落としや誤認を防ぐ意味合いもあるのではないでしょうか。

3.問題やトラブルに早めに気づいて対処する

プロジェクトが進行すると、さまざまな問題やトラブルが出てきます。

そのため、担当者が問題に気付かないことも起こり得ます。定例会議でプロジェクトの状況を報告することで、プロジェクトの穴や問題点をみんなで見つけ出し、早期に問題を解決が可能です。

早期解決は、問題の重症化を防ぎます。

4.属人化を防ぐ

定例会議で業務の状況やマニュアルの変更点、スケジュールなどを共有することで属人化を防ぐことができます。

属人化というのは、特定の社員しか業務の内容や処理の仕方が分からない状態です。

たとえば、業務が属人化した場合、顧客から電話で問い合わせがあった際に、担当社員が休業中だとまったく対応できなくなります。まったく分からないでは、顧客も不快な思いをすることもあるでしょう。

そこで定例会議を習慣にして、ほかの社員がある程度の業務内容を把握しておくと、顧客を不快にさせない程度の対応はできるのではないでしょうか。

なぜ定例会議が無駄だと感じてしまうのか？

定例会議が無駄だと感じてしまうのは、成果を実感できなかったり、必要以上に時間を取られてしまったりするのが主な理由。

ここでは、定例会議のデメリットを解説します。デメリットを分析して、充実した会議のために生かしましょう。

1.現状把握のみに時間がとられるから

定例会議をもっとも無駄に感じてしまうのは、単調な報告会の場面でしょう。

単調な報告の内容には、現在の状況、いままでの状況に関することが多いです。つまり、具体的な決定事項がないため、会議の内容をどのように業務に生かせばいいもわからない状態になります。結果的に、会議ではなんの収穫もなかった印象だけが残ります。

定例会議を意味のあるものにしたい場合、具体的な決定事項を共有することが大切です。

2.会議の目的がわからない

定例会議の中には「前からやってることだから」とか「一致団結のため」といったことが、開催の理由になっていることがあります。

つまり、体裁を保つための会議や精神的な充実感を満たすためのだけの会議では、目的があいまいなのです。結果的に、具体的な収穫が何もない無駄な会議になってしまいます。

有効な定例会議のためには、目的をはっきりさせる必要があります。

3.定例会議のための資料を準備するのに時間をとられるから

会議には提案や報告のための膨大な資料が準備されることがあります。資料の量が多いと、作る側はもちろんのこと、読む側にも労力を割かなければなりません。

資料をなくしてしまうか、思い切って減らすことで資料にかける時間を少なくできます。

では次に、効果的な定例会議のための具体案を解説します。

マンネリ化しない効果的な定例会議

ここでは、定例会議のマンネリ化させない対策を4つ紹介します。充実した定例会議を、日ごろの業務やプロジェクト遂行に役立てていきましょう。

1.会議時間をきっちり決める

会議の時間を曖昧にせず事前に取り決め、その時間通りに議題を終了させます。

会議が長すぎると、参加する社員の集中力が持たずに、重要な案件に決定をくだせなくなります。人間の集中力が続く90分以内には、会議を終えたいものです。

2.事前に資料を配布して会議の議題や目的を共有しておく

会議にとって事前の準備はとても重要なアクションアイテムです。

まずはアジェンダなど会議の目的や議題が明確に示された資料があると、定例会議の参加者も目的意識をもって会議に参加できます。

さらに、会議ですべてを話し合うのではなく、あらかじめ決定事項を作っておいて、それを共有するようなスタンスだと定例会議が退屈な報告会にならずに済みます。

3.準備する資料は少なくする

準備する資料は最低限にとどめましょう。

たとえば、普段からこまめに報告、相談、連絡をおこなったり、朝礼や朝会などで情報共有ができていれば、基本的な事項は資料として準備する必要がなくなります。

4.ホワイトボードや各種ツールで議事録をその場で共有

会議の議事録をその場で共有することで、会議の内容や決定事項に関する認識の違いや誤認を防ぐことができます。

特に決定事項の認識がズレることで、定例会議で話したことを、また別の会議で話し合うといった二度手間が生じる可能性があります。

定例会議中に、文章や表、イラストで参加者が分かりやすい状態で情報を共有すると、認識のズレも減り、会議の二度手間を防ぐことが可能です。

リモートワークの定例会議を効率的に運営するために

定例会議を効率化して、短時間で中身の濃い時間にするにはどうすればいいでしょうか。ここでは、リモートワークの定例会議を効率化するためのポイントを4つお伝えします。

1.会議の参加者がWeb会議の使い方を理解しておく

定例会議の参加者の中には、Web会議に慣れていない人もいるかもしれません。

Web会議ツールへのアクセスに時間を取られることがないように、Web会議ツールの使い方についてのマニュアルを、いつでも見られるように共有しておくといいでしょう。

2.会議の終了時間を決めておく

今までのようなオフィスで同じ環境でおこなっている会議と違い、自宅の場合は、通常の会議よりも緊張感に欠けるため、集中力も続かないものです。リモートワークのWeb会議の場合は、45分程度に収めるのが理想的でしょう。

3.資料の画面共有を事前に確認する

Web会議のときにありがちなのが、資料を画面に共有する際にうまく映らなかったり、資料の格納場所が分からなくなったりすることです。

事前に、定例会議用のフォルダーを作るなどして準備して、資料を一つずつ開いてチェックしておくといいでしょう。

4.服装はマナーと節度を守る

リモート会議は自宅うため、服装がルーズになりがちです。見た目の印象もありますが、自分自身の気持ちを切り替えるために、節度を持った服装にします。

必要最低限のマナーと節度を持った服装を心がけましょう。スウェットやジャージは避けて、襟付きのシャツなどが無難です。

次に定例会議をリモートワークでおこなう際に便利なツールを3つ紹介します。

リモートワークの定例会議に便利なツール

リモートワークでWeb会議の議事録を作る際に、便利なツールを3つ紹介します。議事録を作る手間が省けるので、参考にしてください。

ZOOMのホワイトボード機能

Zoomでは、ホワイトボード画面を共有できる機能があります。簡単な説明の際に使えますね。保存もできるため、議事録の資料の一部としても残せます。

Chat＆Messenger

Chat&Messengerには、WEB会議に便利な機能が盛りだくさんです。Web会議以外にも、文書管理やファイル共有。さらに、スケジュールの共有やビジネスチャットも可能です。議事録のデータをChat&Messenngerで一元管理するのも便利ですね。

Work Style Recoroder

WorkStyleRecorderは、会議の会話をそのまま文字で残せるツールです。議事録作成の負担が激減するのはもちろん、聞き取りにくいところは文字で確認したり、定例会議に遅れた社員も過去の内容にさかのぼって会議の内容を確認したりできます。

リモートワークの定例会議を効率化しよう

リモートワークでは、パソコン画面上で自由に情報を共有できるため、定例会議は軽視されがちです。

しかし、ネット上の情報共有で起こりうる伝達の漏れをカバーするには、定例会議を開くのも有効な手段です。定例会議が意味のないように思える場合は、なぜ意味がないのかを考えて、対策を施すといいでしょう。

Web会議ツールなども有効に活用して、リモートワークにも定例会議を取り入れていきたいものですね。今回、お伝えした内容を、ぜひ参考にしてください。

こちらの記事で定例会の日程調整を効率化できるツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。

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