Outlookのアカウント追加、削除方法がわかる！エラーの対処法も解説

複数のメールアカウントを一つのOutlookアプリで管理できると、仕事用・プライベート用のメールや予定表をまとめて確認できて便利です。

ただし、現在のOutlookは画面や仕様が一つではありません。Windowsでは、Web版に近い操作感の新しいOutlookと、従来から使われているインストール版の従来のOutlookが併存しています。アカウントの追加・削除手順や、エラー時に確認すべきポイントも少し異なるため、最初に自分が使っているOutlookの種類を確認しておきましょう。

はじめに：お使いのOutlookのバージョンを確認しましょう
画面左上にファイルタブがある場合は、基本的に従来のOutlookです。画面右上の設定（歯車アイコン）からアカウント管理を行う画面であれば、新しいOutlookを使っている可能性が高いです。

また、この記事で説明するアカウントの追加とは、基本的にすでに持っているメールアドレスやメールボックスをOutlookアプリに登録して使えるようにする操作です。新しいメールアドレスを作成する操作とは別なので、法人利用では特に既存メールボックスを追加する作業として考えるとわかりやすいでしょう。

エラーが表示された場合も、パスワードの入力ミスだけでなく、2段階認証、組織ポリシー、古い端末の同期方式、共有メールボックスの扱い、POP/PST運用などを順番に確認することで原因を切り分けられます。

さっそく操作を始めて、Outlookをさらに便利に活用していきましょう。

Outlookアカウントの追加方法

ここでは、Outlookアプリにメールアカウントを追加する方法を説明します。

Outlookには、Microsoftアカウント、Microsoft 365の職場または学校アカウント、Gmail、Yahoo、iCloud、国内プロバイダメールなどを追加できます。ただし、利用できる機能や設定方法はアカウントの種類によって異なります。特に新しいOutlookでは多くのアカウントに対応していますが、公開フォルダーなど一部の機能には制限があります。

なお、Outlook.comのWeb画面内でGmailやYahooなどの外部メールを新規接続して同期する機能は削除されています。Gmail、Yahoo、iCloudなどを使いたい場合は、Outlook.com内で接続するのではなく、新しいOutlookまたは従来のOutlookアプリにアカウントを追加する形で設定しましょう。

【新しいOutlook】アカウントの追加手順

1. 画面右上の設定（歯車アイコン）を選択します。
2. アカウント＞メールアカウントの順に選択します。
3. アカウントの追加を選択し、追加したいメールアドレスを入力して続行をクリックします。
4. パスワードを入力し、画面の指示に従ってサインインを完了させます。

従来のOutlookから移行する場合、初回起動時に設定のインポートを選択できることがあります。Gmail、Yahoo、iCloudなどのサードパーティアカウントも追加できますが、プロバイダ側でIMAPの有効化、アプリパスワードの発行、2段階認証の設定確認が必要になる場合があります。

また、新しいOutlookはWeb版Outlookと連携する設計になっているため、既定の送信アカウントや一部の設定変更がOutlook on the webにも反映されることがあります。会社で利用している場合は、ローカルアプリだけの設定なのか、Web側にも反映される設定なのかを意識しておくと安心です。

【従来のOutlook】1 ：アプリの起動からメールアドレスの入力まで

画面左上にファイルタブがある従来のOutlookアプリ（インストール版）を開き、画面左上のファイルタブを選択します。

情報を選択し、次にアカウントの追加を選択します。

すでに持っているメールアドレスを入力します。新しくMicrosoftアカウントを作成したい場合は、画面の案内に従って作成に進みます。

2 ：アカウントの作成

新しくMicrosoftのメールアドレスを作成してOutlookに追加する方は、この段階でアカウントを作成します。

すでにメールアドレスを持っている方、または会社から付与されたメールアドレスを追加する方は、3. 本人認証とパスワードの入力に進んでください。

上記の画面が出てきたら、青い文字の作成を選択します。

アカウントに紐づくパスワードを作成し入力してください。

続いて名前の入力を行います。

生年月日を入力します。

ロボットではないことを証明するクイズに答えます。

3.：本人認証とパスワードの入力

現在使っている端末の認証機能を使い、Outlookで利用できるように設定を行います。

指紋認証やPINコードの入力が求められるので、画面の指示に従って行ってください。

アカウントに紐づいているパスワードを入力してください。2段階認証を設定している場合は、通常のパスワードではなく、認証アプリでの承認やアプリパスワードが求められる場合があります。

上記の画面が出てきたら、完了を選択しOutlookを再起動します。

これでOutlookアカウント追加の完了です。

Outlookのアカウントの削除方法

不要なOutlookのアカウントがアプリに残っていると、メールや予定表を整理しにくくなります。

ここでは、現在使っているOutlookアプリからメールアカウントを削除する方法について説明します。ここでいう削除は、Outlookアプリ上の表示や接続を削除する操作です。Microsoftアカウントそのもの、会社のメールボックスそのもの、サーバー上のメールデータがすぐに削除されるわけではありません。

特に法人利用では、個人アカウントの削除と、共有メールボックスの権限解除は別の操作です。退職者や異動者の対応では、端末上のアプリから削除しただけで完了とせず、必要に応じて管理者側でExchangeやMicrosoft 365の権限を確認してください。

【新しいOutlook】アカウントの削除手順

1. 画面右上の設定（歯車アイコン）を選択します。
2. アカウント＞メールアカウントの順に選択します。
3. 削除したいアカウントの横にある管理を選択し、削除をクリックします。

削除後もサーバー上にメールが残っているアカウントであれば、再度サインインして追加することで利用を再開できます。

【従来のOutlook】アカウントの削除手順

画面左上にファイルタブがある従来のOutlookアプリを開き、画面左上のファイルタブを選択します。

情報を選択し、次にアカウントの設定を選択します。

削除したいアカウントを選んで、削除を選択します。

警告メッセージが表示されます。ExchangeやIMAP接続の場合、メールの履歴は基本的にサーバー上に残っています。一方、POPやPSTを使ってローカル保存している場合は、端末内のデータファイルにしか残っていないメールがある可能性があるため注意してください。

問題なければ、はいを選択します。これで、Outlookアプリからのメールアカウント削除は完了です。

法人アカウントでの共有メールボックスについての注意
代表アドレス、問い合わせ窓口、部署共通アドレスなどを共有メールボックスで運用している場合、通常の個人アカウントとは分けて考える必要があります。IT管理者が権限を付与して自動追加（automapping）された共有メールボックスは、ユーザーが個人アカウントと同じ感覚で削除できないことがあります。

新しいOutlookでは、自動追加された共有メールボックスの受信トレイが自動同期されない場合があります。共有メールボックスが見えない、通知が来ない、受信箱が更新されないといった場合は、まず通常の個人アカウントの削除・追加問題ではなく、共有メールボックスの表示方式や同期方式の問題として切り分けましょう。必要に応じて手動で同期する、または権限が付与されている共有メールボックスをアカウントとして追加する運用を検討します。共有メールボックスをアカウントとして正しく追加できると、通常のアカウントと同じようにアカウント一覧に表示され、通知やルール、自動返信などの設定を扱いやすくなる場合があります。

Outlookのアカウントの追加時のエラーと対処法

Outlookアカウントを追加する際、エラーになる原因はいくつかあります。パスワードの間違いはもちろん確認が必要ですが、実務では認証方式、端末の対応バージョン、組織ポリシー、プロバイダの手動設定、古いPOP/PST運用が原因になっていることも少なくありません。

追加に失敗した場合は、次の順番で確認すると原因を切り分けやすくなります。

• パスワードの入力ミスがないか
• 2段階認証やアプリパスワードが必要ではないか
• 会社の条件付きアクセス、端末制御、ライセンスなどの組織ポリシーに引っかかっていないか
• モバイル端末やメールアプリがActiveSync 16.1以降に対応しているか
• 国内プロバイダメールでIMAP/SMTPの手動設定が必要ではないか
• 従来のOutlookでPOPアカウントやPSTを使っていないか

パスワードや認証方式を確認する（アプリパスワード等）

追加に失敗したら、まずはパスワードだけでなく認証方式を確認してください。Microsoft 365やOutlook.com、Gmailなどでは、Outlookアプリ内でブラウザの認証画面が開くモダン認証（OAuth認証）が標準的に使われます。

一方で、2段階認証を設定している場合や、プロバイダ側のセキュリティ制約がある場合には、通常のパスワードではなく専用のアプリパスワードを事前に発行して入力する必要があります。毎回パスワードが違うと決めつけず、Outlookが求めている認証方式と、プロバイダ側で許可されている接続方式を確認しましょう。

なお、新しいOutlookでアカウントは追加できたのに送信元が意図したものと違う場合は、既定の送信アカウントを確認してください。新しいOutlookで変更した一部の設定は、Outlook on the webにも反映されることがあります。

Outlookアカウントのパスワード変更は、Microsoftにサインインする画面のパスワードを忘れた場合から行えます。

組織のポリシー確認と古い同期方式（ActiveSync）の終了

Microsoft 365 Businessなどの職場・学校アカウントを追加する際、個人用アカウントは追加できるのに法人アカウントだけエラーになる場合は、ライセンス不足だけでなく、IT管理者による組織ポリシーが影響している可能性があります。条件付きアクセス、端末管理、認証方式の制限、利用できるアプリの制限などが原因になるため、解決しない場合は社内システム管理者に確認してください。

また、主にOutlook.comやExchange ActiveSyncを使うモバイル端末・メールアプリでは、2026年3月1日以降、ActiveSync 16.1未満の端末やアプリから接続できません。古いスマホ、タブレット、旧式メールアプリで追加や同期に失敗する場合、パスワード誤りではなく、端末やアプリの対応バージョンが原因の可能性があります。ヘルプデスクや社内対応では、端末OSのバージョン、利用しているメールアプリ、ActiveSyncの対応状況を確認しましょう。

国内プロバイダメールは手動設定とエラーの切り分けを行う

国内のプロバイダメール、独自ドメインメール、一部のISPメールでは、Outlookの自動検出に失敗することがあります。その場合は、プロバイダの案内に従ってIMAP/SMTPのサーバー名、ポート番号、暗号化方式、認証方式を確認してください。

追加時エラーの切り分けとして、受信だけできる、送信だけ失敗する、初回認証で止まるの3パターンに分けると原因を特定しやすくなります。安定運用を重視する場合は、可能な限りIMAPまたはExchangeベースの接続を優先しましょう。

【従来のOutlookでの手動設定手順】

Outlook（インストール版）を起動し、ファイルタブ→情報→アカウントの追加と進みます。

追加するメールアドレスを入力したら、自分で自分のアカウントを手動で設定にチェックを入れて、接続を選択します。

次にプロバイダで推奨されている接続方式を選択します。可能であればIMAPを選び、POPは必要な場合のみ利用しましょう。

POP運用も可能な場合はありますが、従来のOutlookでPOPアカウントやPSTを使うプロファイルでは、2026年1月13日のWindows更新後にOutlookがハングする事象が案内されています。症状として、Outlookが応答なしになる、送信済みアイテムが表示されない、終了できず再起動しないと開けない、メールを再ダウンロードするなどが発生することがあります。安定運用を優先するなら、POP/PST中心の運用は避け、IMAPまたはExchangeベースの運用へ移行することをおすすめします。

上記の画面にサーバー情報やポート番号を入力して次へを選択します。

アカウントのパスワードを入力して接続を選択します。これで手動による追加は完了です。

Outlookアカウント削除時のエラーと対処法

アカウント削除時にうまくいかない場合は、まず何を削除したいのかを分けて考えることが重要です。

• Outlookアプリ上の表示を消したいのか
• 従来のOutlookのプロファイルを削除したいのか
• ローカルのPSTデータファイルを削除したいのか
• 共有メールボックスの権限を外したいのか
• Microsoftアカウントそのものを閉鎖したいのか

Outlookアプリからアカウントを削除しても、Microsoftアカウント自体が消えることはありません。メール以外の機能も含めて完全に削除したい場合は、別途Microsoftアカウントの削除手続きが必要です。

データファイルの削除（※従来のOutlook向け）

アカウントを削除したはずなのにメールが残っている場合、従来のOutlookのローカルデータファイルが残っている可能性があります。新しいOutlookではクラウド同期が基本のため、この手順は主に従来のOutlook向けです。

従来のOutlookを起動し、ファイルタブ→情報→アカウントの設定の順で選択します。

データファイルタブを選択します。そして、削除したいデータファイルをクリックして選択し、削除を選択します。

この後、確認のメッセージが表示されるのでOKを押します。これでデータファイルの削除は完了です。

データ削除前の注意事項
POPアカウントやPSTを使っている場合、メールがサーバーではなく端末内のデータファイルに保存されていることがあります。退職者端末や共有PCでデータを削除する前には、必要なメールをエクスポートする必要がないか確認してください。また、POP/PSTを使う従来のOutlookではWindows更新後のハング事象も案内されているため、今後も同じ運用を続けるのではなく、IMAPまたはExchangeへの移行も検討しましょう。

Microsoftアカウントの削除

Outlookメールアカウントをアプリから削除しても、サーバー上の履歴やMicrosoftアカウントそのものは残ります。

再度アカウントを追加すればメールの送受信を再開できます。完全に削除するためには、OutlookアプリではなくMicrosoftアカウント自体の削除手続きが必要です。この場合は、MicrosoftのWebサイトから手順を進めます。

会社や学校のアカウントの場合、ユーザー本人がMicrosoftアカウントのように自由に閉鎖できるものではありません。管理者がMicrosoft 365管理センターやExchange管理側でユーザー、メールボックス、ライセンス、共有メールボックスの権限を管理します。

Outlookアカウントを誤って削除した時

復元方法

Outlookアカウントをアプリから消してしまった場合でも、サーバー上にアカウントやメールデータが残っていれば、再度追加手順を行うことで利用を再開できます。

ただし、Microsoftアカウント自体を閉鎖した場合や、会社側でメールボックスを削除した場合は、復元できる期間や条件が限られます。完全に削除する前に、今後使う予定がないか、必要なメールや予定表データが残っていないかを必ず確認しましょう。

アプリを消しても、アカウントの権限は消えない

Outlookアプリをアンインストールしたり、アプリ内でアカウントを削除したりしても、端末上の表示や接続が消えるだけで、サーバー上のアカウントデータやアクセス権限は存在しています。

個人利用であれば、再度インストールしてアカウントを追加すれば復元できることが多いです。ただし、新しいOutlookはWeb版と連携する仕組みのため、アプリのリセットや再インストールを行うとキャッシュがクリアされ、再ログインや再認証が必要になる場合があります。パスワード、認証アプリ、回復用メールアドレスなどを確認しておきましょう。

法人利用の注意点
退職や異動の際、端末からアプリを削除しただけでは、共有メールボックスや業務データへのアクセス権限が残ったままになることがあります。個人アカウントの削除、共有メールボックスの権限解除、端末管理、ライセンスの停止はそれぞれ別の作業です。必ず社内システム管理者によるサーバー側の権限削除手続きを行ってください。

Outlookアカウント追加・削除　まとめ

Outlookのアカウントの追加、削除方法について説明しました。

アカウントの追加、削除は、新しいOutlookなら設定（歯車アイコン）から、従来のOutlookならファイルタブから操作できます。ただし、Outlookアプリからアカウントを削除しても、サーバー上のメールデータやMicrosoftアカウントそのものがすぐに消えるわけではありません。

追加時のエラーは、パスワードだけでなく、2段階認証、アプリパスワード、組織ポリシー、ActiveSync 16.1未満の古い端末、IMAP/SMTPの手動設定、POP/PST運用などを順番に確認しましょう。

法人利用では、個人アカウントと共有メールボックスを分けて扱うことも重要です。新しいOutlookでは、自動追加された共有メールボックスの受信トレイが自動同期されない場合があるため、手動同期やアカウントとしての追加を検討してください。

また、従来のOutlookでPOPアカウントやPSTを使い続ける運用は、ハングやデータ管理の面でリスクがあります。可能であればIMAPまたはExchangeベースの運用へ移行すると、複数端末での同期やトラブル対応がしやすくなります。

Outlookの種類、アカウントの種類、接続方式を正しく把握しておくことで、追加・削除だけでなく、同期エラーや退職者対応もスムーズに進められます。この機会に設定を見直し、仕事やプライベートのメール管理をより安全で使いやすい形に整えましょう。