Outlookのアカウント追加、削除方法がわかる！エラーの対処法も解説

複数のメールアカウントを1つのOutlookアプリで管理すると、仕事用・プライベート用のメールや予定表をまとめて確認できます。ただし、アカウントの種類や利用中のOutlookによって、追加・削除の画面、利用できる機能、エラー時の確認項目は異なります。

Windows版Outlookには、Webサービスとの連携を前提にした新しいOutlookと、従来から使われているデスクトップアプリの従来のOutlook（Classic Outlook）があります。新しいOutlookでは、Outlook.com、Microsoft 365の職場または学校アカウント、Exchange、Gmail、Yahoo、iCloudなどを追加できます。一方、従来のOutlookはPSTファイルを使ったローカルデータの運用や、一部の高度な設定が必要な場合にも使われます。操作前に、使用中のOutlookと追加したいアカウントの種類を確認しましょう。

はじめに：お使いのOutlookの種類を確認しましょう
画面左上にファイルタブがある場合は、基本的に従来のOutlookです。画面右上の設定（歯車アイコン）からアカウントを管理する場合は、新しいOutlookを使用している可能性が高いでしょう。組織の設定、アプリの更新状況、Microsoft 365の契約内容によって、表示される項目や操作手順が一部異なることがあります。

この記事でいうアカウントの追加とは、すでに持っているメールアドレスやメールボックスをOutlookアプリに登録する操作です。新しいメールアドレスを作成する操作とは異なります。法人利用では、個人に付与されたメールボックスを追加する場合と、部署用・代表窓口用などの共有メールボックスを利用する場合を分けて考えることが重要です。

特に共有メールボックスは、単に表示する方法と、アカウントとして追加する方法で、通知、同期、ルール、自動返信などの扱いが変わります。問い合わせ窓口や代表アドレスのように新着メールの見落としを避けたいメールボックスでは、追加後に通知と同期の動作まで確認しましょう。

追加時にエラーが出た場合は、パスワードだけでなく、2段階認証、OAuthなどの認証方式、組織の条件付きアクセス、端末ポリシー、メールサービス側のIMAP設定、OutlookやOSの互換性を順に確認します。同期エラーでは、設定を何度も変更したり削除・再追加したりする前に、Microsoftが公開している既知の問題も確認すると切り分けがしやすくなります。

さっそく操作を始めて、Outlookを便利に活用していきましょう。

Outlookアカウントの追加方法

ここでは、Outlookアプリにメールアカウントを追加する方法を説明します。

Outlookアプリには、Microsoftアカウント、Microsoft 365の職場または学校アカウント、Exchange、Gmail、Yahoo、iCloudなどを追加できます。国内プロバイダメールや独自ドメインメールも、サービス側が対応していればIMAPまたはPOPで追加できる場合があります。ただし、対応状況や利用できる機能は、アカウントの種類とOutlookのバージョンによって異なります。

新しいOutlookでは、GmailやiCloudなどのサードパーティアカウントを追加するときも、ブラウザの認証画面を使うWeb認証（OAuth）が基本です。従来のように最初からPOP/SMTPの情報を入力するのではなく、まずは画面に表示されるサインイン画面で認証を完了させましょう。自動設定で追加できない場合に、詳細設定や手動設定を検討します。

【新しいOutlook】アカウントの追加手順

1. 画面右上の設定（歯車アイコン）を選択します。
2. アカウント＞メールアカウントの順に選択します。
3. アカウントの追加を選択し、追加したいメールアドレスを入力して続行をクリックします。
4. 表示されるサインイン画面でパスワードを入力し、必要な認証やアクセス許可を完了します。

従来のOutlookから移行する場合、初回起動時に既存設定のインポートを選べることがあります。Gmail、Yahoo、iCloudなどを追加する際は、サービス側が表示するWeb認証画面でサインインする方法を優先してください。認証画面を途中で閉じたり、ブラウザ側で許可を完了しなかったりすると、アカウントの追加は完了しません。

GmailではGoogleのサインイン画面を使うOAuth認証、iCloudメールではApple Accountへのサインインとアクセス許可が必要になることがあります。iCloudで2ファクタ認証を有効にしている場合は、確認コードの入力も必要です。アプリパスワードは、通常のWeb認証では接続できない場合に利用する例外的な手段であり、まずはWeb認証で追加できるかを確認しましょう。

職場または学校アカウントを追加できない場合は、メールアドレスやパスワードの入力内容だけでなく、管理者が設定したライセンス、条件付きアクセス、端末管理、許可された認証方式を確認してください。個人用アカウントは追加できても組織アカウントだけ追加できないときは、組織のポリシーが原因である可能性があります。

共有メールボックスを追加する場合

共有メールボックスは、個人用アカウントと同じ手順で追加するものではありません。新しいOutlookでは、フォルダーペインにある自分のアカウント名を右クリックし、Add shared folder or mailbox（共有フォルダーまたはメールボックスの追加）を選択して追加する方法があります。組織の設定や権限状況によっては、管理者が自動追加する場合もあります。

新しいOutlookでは、共有メールボックスをアカウントとして追加すると、カテゴリ、通知、ルール、自動返信などを管理しやすくなります。反対に、管理者がautomapping（自動マッピング）で追加した共有メールボックスは、受信トレイが自動同期されず、手動同期が必要になる場合があります。新着通知が必要な代表アドレスや問い合わせ窓口は、表示できることだけで判断せず、受信・同期・通知が想定どおりに動くかを確認してください。

ただし、共有メールボックスをアカウントとして追加しても、すべての機能が個人用アカウントと同じように使えるとは限りません。カレンダー検索、連絡先の共有、タスク、メモ、アドイン、アーカイブフォルダーなどは、利用中のOutlookの仕様によって未対応または制約がある場合があります。業務で必要な機能を事前に確認し、必要に応じて従来のOutlookを利用する判断も必要です。

【従来のOutlook】1：アプリの起動からメールアドレスの入力まで

画面左上にファイルタブがある従来のOutlookを開き、ファイルタブを選択します。

情報を選択し、次にアカウントの追加を選択します。

追加したいメールアドレスを入力します。会社から付与されたアドレスや、すでに利用中のメールアドレスを入力する場合は、画面の案内に従って認証を進めます。

2：Microsoftアカウントを新規作成する場合

新しくMicrosoftのメールアドレスを作成してOutlookに追加する場合は、画面の案内に従ってMicrosoftアカウントを作成します。すでにメールアドレスを持っている場合や、職場・学校から付与されたメールアドレスを追加する場合は、この手順は不要です。

新規作成の画面が表示されたら、作成を選択します。パスワード、名前、生年月日などを入力し、画面に表示される本人確認を完了してください。作成するパスワードは、Outlookアプリ専用ではなくMicrosoftアカウントにサインインするためのパスワードです。

3：本人認証とパスワードの入力

メールアドレスの入力後は、アカウントの種類に応じたサインイン画面が表示されます。Windows HelloのPINや指紋認証、認証アプリによる承認、確認コードの入力を求められることがあります。

パスワードを入力し、画面の指示に従います。2段階認証を有効にしている場合は、通常のパスワードに加えて認証アプリやSMSなどでの確認が必要です。古い接続方式しか利用できないメールサービスではアプリパスワードが必要になることもありますが、利用できる場合はOAuthを使ったWeb認証を優先してください。

設定完了の画面が出たら、完了を選択します。必要に応じてOutlookを再起動し、メールの同期が始まることを確認してください。

Outlookのアカウントの削除方法

不要なアカウントがOutlookに残っていると、メールや予定表を整理しにくくなります。ここで説明する削除は、基本的にOutlookアプリからアカウントの表示・接続を外す操作です。Microsoftアカウントそのもの、会社のメールボックスそのもの、サーバー上のメールが直ちに削除されるわけではありません。

法人利用では、個人アカウントを端末から削除することと、共有メールボックスのアクセス権を外すことは別の作業です。退職・異動時には、端末のOutlookから削除するだけでなく、必要に応じて管理者側でFull Access、Send As、Send on Behalf、automappingなどの権限も見直してください。

【新しいOutlook】アカウントの削除手順

1. 画面右上の設定（歯車アイコン）を選択します。
2. アカウント＞メールアカウントの順に選択します。
3. 削除したいアカウントの横にある管理を選択し、削除をクリックします。

Exchange、Microsoft 365、Outlook.com、IMAPなど、サーバーにメールが保存されているアカウントは、再度サインインして追加すれば利用を再開できます。

【従来のOutlook】アカウントの削除手順

従来のOutlookを開き、ファイルタブを選択します。

情報＞アカウント設定＞アカウント設定の順に進みます。

削除したいアカウントを選択し、削除を選択します。確認メッセージの内容を確認してから操作を完了してください。

ExchangeまたはIMAP接続の場合、メールの履歴は基本的にサーバー上に残ります。一方、POPアカウントやPSTファイルを使っている場合、端末内にしか保存されていないメールがある可能性があります。削除する前に、必要なメールがサーバー上で確認できるか、エクスポートやバックアップが必要ではないかを必ず確認しましょう。

共有メールボックスの注意点
代表アドレス、問い合わせ窓口、部署共通アドレスなどの共有メールボックスは、個人アカウントとは扱いが異なります。Outlookで共有メールボックスを非表示にしたり削除したりしても、Exchange側の権限まで削除されるわけではありません。

また、Full Access権限を付与するとautomappingによって共有メールボックスが自動追加されることがあります。automappingを無効にしたい場合は、Outlook上の操作だけでは対応できず、Exchange側で権限を付け直す必要がある場合があります。Outlookの表示、Exchangeのアクセス権、automappingの設定は別のレイヤーとして管理しましょう。

新しいOutlookでは、automappingされた共有メールボックスの受信トレイが自動同期されず、通知が期待どおりに届かない場合があります。「共有メールボックスが表示される」ことと、「新着メールが自動同期されて通知を受け取れる」ことは別です。継続的な監視が必要な場合は、権限と対応状況を確認したうえで、共有メールボックスをアカウントとして追加する運用を検討してください。

共有メールボックスを利用する組織では、メールだけでなく共有・委任カレンダーの表示も確認しましょう。共有カレンダーは、新しいOutlookと従来のOutlook、更新チャネル、共有カレンダー改善機能の有無によって挙動が異なることがあります。メールの送受信が正常でも、会議招待の承諾や繰り返し予定の更新など、予定表だけで問題が起こる場合があります。

Outlookのアカウントの追加時のエラーと対処法

アカウントの追加に失敗する原因は、パスワードの誤りだけではありません。認証方式、組織ポリシー、メールサービス側の設定、端末やアプリの互換性のほか、Outlook側で発生している既知の不具合が影響することもあります。

エラーが出た場合は、次の順番で確認すると切り分けやすくなります。

• 新しいOutlookか従来のOutlookかを確認する
• 追加する対象が個人アカウントか、共有メールボックスかを確認する
• メールアドレスとパスワードの入力に誤りがないか確認する
• 2段階認証、認証アプリによる承認、確認コードの入力が必要ではないか確認する
• OAuthなど、メールサービスが求めるWeb認証を完了しているか確認する
• 会社のライセンス、条件付きアクセス、端末管理、組織ポリシーに制限されていないか確認する
• 国内プロバイダメールや独自ドメインメールでIMAP/SMTPの手動設定が必要ではないか確認する
• エラーコード、発生時刻、Outlookの種類を記録し、Microsoftの既知の問題に該当していないか確認する

パスワードや認証方式を確認する

追加に失敗したら、まずパスワードだけでなく認証方式を確認してください。Microsoft 365、Outlook.com、Gmail、iCloudなどでは、ブラウザのサインイン画面を利用するモダン認証（OAuth）が一般的です。認証画面が表示される場合は、途中で閉じず、求められる手順を最後まで完了させる必要があります。

2段階認証を有効にしている場合は、認証アプリでの承認や確認コードの入力が必要です。GmailやiCloudでは、まずサービス提供者のWeb認証・認可画面を利用してください。iCloudの追加では、Apple Accountへのサインインと許可が必要になるため、既定ブラウザで認証画面が正しく開くかも確認しましょう。

アプリパスワードは、通常のWeb認証では接続できない場合に限って利用するものです。パスワードを繰り返し変更する前に、OAuth認証が完了しているか、ブラウザで対象サービスにサインインできるかを確認する方が有効です。

Microsoftアカウントのパスワードを忘れた場合は、Microsoftのサインイン画面にあるパスワードを忘れた場合から再設定します。これはOutlookアプリの設定変更ではなく、Microsoftアカウント自体の認証情報を変更する操作です。

組織のポリシー、端末要件、既知の問題を確認する

Microsoft 365 Businessなどの職場・学校アカウントを追加する際、個人アカウントは追加できるのに会社アカウントだけエラーになる場合は、組織のポリシーが影響している可能性があります。条件付きアクセス、端末の準拠状態、許可されたアプリ、認証方法、ライセンスの割り当てなどを社内のシステム管理者に確認してください。

古いスマートフォン、タブレット、メールアプリでは、現在の認証方式や同期要件に対応できず、追加や同期に失敗することがあります。端末OS、Outlookまたはメールアプリのバージョン、組織ポリシー、利用している認証方式をまとめて確認し、必要に応じて更新しましょう。

メールボックスのフォルダーが同期しない、エラーコードが表示されるといった症状では、資格情報や設定だけが原因とは限りません。新しいOutlookでは、同期や添付ファイルなどに関する不具合が既知の問題として公開・修正されることがあります。再インストールやアカウントの削除を先に行うのではなく、Microsoftの既知の問題と回避策を確認してから対応すると、不要な再設定を避けやすくなります。

また、共有カレンダーを頻繁に使う場合は、メールの送受信に問題がなくても予定表だけで不具合が起きることがあります。共有カレンダー招待の承諾、予定の更新、繰り返し予定の変更などで問題が起きたときは、メール障害とは分けて確認し、Outlookの種類、バージョン、更新チャネルもあわせて記録してください。

国内プロバイダメールは手動設定で切り分ける

国内プロバイダメール、独自ドメインメール、一部のISPメールでは、Outlookの自動検出に失敗することがあります。その場合は、メール事業者の案内に従い、IMAP/SMTPのサーバー名、ポート番号、暗号化方式、認証方式、IMAP利用の可否を確認してください。

エラーは、受信だけできない、送信だけ失敗する、初回認証で止まるという3つに分けると確認しやすくなります。複数端末でメールを管理するなら、可能な限りIMAPまたはExchangeベースの接続を選ぶことをおすすめします。

【従来のOutlookでの手動設定手順】

従来のOutlookでファイル＞情報＞アカウントの追加と進み、メールアドレスを入力します。自動設定が失敗する場合は、自分で自分のアカウントを手動で設定を選択して接続します。

プロバイダが推奨する接続方式を選びます。特別な事情がなければIMAPを選択し、POPは必要な場合に限って利用しましょう。

POPではメールが端末にダウンロードされ、PSTファイルなどローカルデータに依存する運用になりやすいため、端末交換、削除、障害時にメールを失うリスクがあります。Outlookが応答しない、終了できない、メールが再ダウンロードされるなどの症状が出た場合は、アカウントを再設定する前に、OS更新やOutlookの既知の問題・修正プログラムの影響を確認してください。長期的には、IMAPまたはExchangeベースの運用への移行を検討すると安全です。

サーバー情報、ポート番号、暗号化方式を入力して次へを選択し、パスワードまたは必要な認証情報を入力します。接続が完了すれば、手動設定による追加は完了です。

Outlookアカウント削除時のエラーと対処法

削除時にうまくいかない場合は、まず何を削除したいのかを分けて考えることが重要です。

• Outlookアプリ上のアカウント表示・接続を削除したいのか
• 従来のOutlookのプロファイルを削除したいのか
• ローカルのPSTデータファイルを削除したいのか
• 共有メールボックスのアクセス権やautomappingを外したいのか
• Microsoftアカウントそのものを閉鎖したいのか

Outlookアプリからアカウントを削除しても、Microsoftアカウント、会社のメールボックス、共有メールボックスへの権限は自動では削除されません。目的に合う操作を選んでください。

データファイルの削除（従来のOutlook向け）

アカウントを削除した後もメールが残っている場合、従来のOutlookのローカルデータファイルが残っている可能性があります。新しいOutlookはクラウド同期を基本とするため、以下の手順は主に従来のOutlook向けです。

従来のOutlookでファイル＞情報＞アカウント設定＞アカウント設定の順に選択します。

データファイルタブを選択し、対象のデータファイルを確認してから削除します。

データ削除前の注意事項
POPアカウントやPSTを使っている場合、メールがサーバーではなく端末内のデータファイルにだけ保存されていることがあります。退職者端末、共有PC、古いPCのデータを削除する前には、保存が必要なメール、連絡先、予定表がないか確認してください。必要であればエクスポートまたはバックアップを行ってから削除します。

Microsoftアカウントの削除

Outlookアプリからメールアカウントを削除しても、サーバー上のメール履歴やMicrosoftアカウントそのものは残ります。再度アカウントを追加すれば、サーバーに保存されているメールの送受信を再開できます。

Microsoftアカウントを完全に閉鎖したい場合は、OutlookアプリではなくMicrosoftのWebサイトでアカウント閉鎖の手続きを行います。OneDrive、Microsoft 365、Xboxなど、同じMicrosoftアカウントで利用しているサービスへの影響も確認してから手続きを進めてください。

会社や学校のアカウントは、利用者が個人用Microsoftアカウントのように自由に閉鎖できるものではありません。管理者がMicrosoft 365管理センターやExchange管理側で、ユーザー、メールボックス、ライセンス、共有メールボックスの権限を管理します。

Outlookアカウントを誤って削除した時

復元方法

Outlookアプリからアカウントを削除してしまっても、サーバー上にメールボックスとメールデータが残っていれば、同じアカウントを再追加することで利用を再開できます。Exchange、Microsoft 365、Outlook.com、IMAPで利用しているメールは、同期完了後にメールや予定表が再表示されることが一般的です。

ただし、Microsoftアカウント自体を閉鎖した場合、会社側でユーザーやメールボックスを削除した場合、またはPOP/PSTにしか保存されていなかったデータを削除した場合は、復元できる期間や条件が限られます。完全に削除する前に、必要なメール、予定表、連絡先、データファイルが残っていないか確認しましょう。

アプリを消しても、アカウントの権限は消えない

Outlookアプリをアンインストールしたり、アプリ内でアカウントを削除したりしても、端末上の表示や接続が外れるだけで、サーバー上のアカウントデータやアクセス権限は残ります。個人利用では、再インストール後にサインインすれば利用を再開できることが多いでしょう。

新しいOutlookでは、再インストールやアプリのリセット後に再ログイン・再認証が必要になることがあります。事前にパスワード、認証アプリ、回復用メールアドレスや電話番号を確認しておくと安心です。

法人利用の注意点
退職や異動の際に端末からOutlookを削除しただけでは、共有メールボックスや業務データへのアクセス権が残っている可能性があります。個人アカウントの削除、共有メールボックスのFull AccessやSend Asの解除、automappingの設定変更、端末管理、ライセンス停止はそれぞれ別の作業です。必ず社内システム管理者によるサーバー側の権限確認・削除手続きを行ってください。

Outlookアカウント追加・削除のまとめ

Outlookのアカウント追加・削除は、新しいOutlookでは設定（歯車アイコン）から、従来のOutlookではファイルタブから操作します。ただし、アプリからアカウントを削除しても、サーバー上のメール、Microsoftアカウント、共有メールボックスの権限まで削除されるわけではありません。

新しいOutlookでは、Outlook.com、Microsoft 365の職場または学校アカウント、Exchange、Gmail、Yahoo、iCloudなどを追加できます。GmailやiCloudなどの外部メールは、まずWeb認証（OAuth）で追加するのが基本です。手動のIMAP/SMTP設定は、自動設定やWeb認証で追加できない場合に検討しましょう。

追加時のエラーは、Outlookの種類、個人アカウントか共有メールボックスか、パスワード、2段階認証、OAuthなどの認証方式、組織ポリシー、端末・メールアプリの互換性、IMAP/SMTPの設定を順番に確認することが大切です。同期の問題やエラーコードが表示される場合は、削除・再追加を急がず、Microsoftの既知の問題も確認しましょう。

法人利用では、個人アカウントと共有メールボックスを分けて管理する必要があります。新しいOutlookでは、automappingされた共有メールボックスの受信トレイが自動同期されない場合があります。通知や継続的な監視が必要なメールボックスは、必要な権限と機能対応を確認したうえで、アカウントとして追加する運用を検討してください。共有・委任カレンダーもメールとは別に、表示、同期、予定更新の動作を確認することが重要です。

また、従来のOutlookでPOPアカウントやPSTを使い続ける運用は、端末ローカルのデータ管理や障害対応の面で注意が必要です。削除前には必ずデータの保存先を確認し、可能であればIMAPまたはExchangeベースの運用へ移行すると、複数端末での同期やトラブル対応を行いやすくなります。