人材紹介における日程調整を自動化！案件の割振りを最適化する方法とは？

住宅業界に特化した人材紹介について教えて頂けますでしょうか

弊社は創業をして7年ぐらいは外国人材紹介事業を中心に事業展開をしていました。

3年前に住宅メーカー様からご相談を頂いたことをきっかけにして、以降は住宅業界に特化した人材紹介事業を中心にビジネスを展開しています。

人材紹介の市場規模はとても大きいのですが、弊社のように住宅業界に特化した人材紹介は少ないです。おかげさまで現在は業績が右肩上がりとなっている状況です。

御社の体制について教えて頂けますでしょうか

全部で30名ぐらいになりますが、そのうち12名がキャリアアドバイザーとなります。

成果報酬型紹介の形ですので、引き合いを頂いた企業様の大体9割とはご契約を頂けています。

クライアント企業のご要望に応じて求職者とのマッチングをするのがキャリアアドバイザーの仕事です。

住宅業界に特化した頃のキャリアアドバイザー体制は4名でしたが、現在はその3倍の12名の体制となっています。

順調に組織を拡大されていますね

転職市場が右肩上がりとなっていますが、当社もおかげさまで順調に波に乗ることができています。

案件が増えていく中で、キャリアアドバイザーが企業と候補者の間に入る際に発生する日程調整にかかる手間に課題を感じていました。

そのため、日程調整を効率化できるツールを探していましたが、ちょうどJicooに巡り合いました。

Jicooの導入をご決定頂いた理由を教えて頂けますでしょうか

予約を調整する画面がスタイリッシュだと思いました。

また、14日間トライアルができるので、必要な機能を確認できたことも決め手となりました。

他のツールでも日程調整だけであれば実現できましたが、一番大きな違いとしては、Jicooが担当者自動割当を打ち出していたところです。

もう少し詳しく教えて頂けますでしょうか

それまで日程調整は手動となっていまして、チャットワークに日程候補を投げていました。その後、キャリアアドバイザーの中で対応できる人が手をあげる形でした。

当然、早い人が優先をされます。

早い者勝ちとなると、どうしても偏りがでてしまって、うまく案件を配分できていませんでした。

そこで、Jicooの担当者自動割当の優先度指定を使うことにより、例えば、週3勤務と週5勤務のメンバーのリソース配分を最適化することができるようになりました。

キャリアドバイザーの稼働率を適正に配分できるようになったのですね

それまでは、感覚的な判断になっていたと思います。Googleカレンダーをみたり、声をかけたりして様子をみて調整をしていました。

Jicooを導入してからはCSVや、スプレッドシートで予約状況を見ながら優先度を変更して調整をするようにしています。

全体像を可視化できるようになったのと、システムで対応をしているので、以前に比べるとキャリアドバイザーの稼働は最適化できていると思います。

また、当社は、フレキシブルワーカーでフルタイム以外の人が多く在籍している組織ですので、時間的制約のあるメンバーへの割り振りも適正にできるようになっていると思います。

月に何件ぐらい調整をされているのでしょうか

Jicooを利用開始した当初は30〜40件でしたが、現在は月に150件ぐらいの数となっています。

おかげさまで業界の動向にあわせて成長をできています笑

それまではメールや人材関連システムのメッセージ機能でやりとりをして調整をしていました。何回も往復していたやりとりは、大幅に削減できたと思います。

需要を見越してツールの導入を致しましたが、もし手作業となっていた場合は調整の負荷が高まっていたと思います。

Jicoo導入した当初のキャリアアドバイザーの反響はいかがだったでしょうか

手間が減って便利という声が多かったです。

不動産・住宅業界では50代以上の方とのやりとりも多いため、デジタルツールに不慣れという懸念がありました。

そのため、リンクを送付する際に、日時の記載も同時にする形で配慮を致しましたが、メールでの返信があったのは数％程度でした。

御社はデジタルツールの導入に積極的ですね

私がIT企業のバックグランドもあるため、工数の削減につながるものは積極的に取り入れています。

Chatwork、HRMOS、SmartHR、Googleフォームなども利用しています。

最近はChatGPTの活用ができないか検討をしています。キャリアアドバイザーはマルチタスクとなっていますので。AIを活用することにより全体的な負荷を下げられればいいなと思っています。

調整業務を削減した時間はどのように活用されていますでしょうか

Jicooを導入した効果としては事業が成長してもシステムで日程調整が対応できる点が一番大きいと思います。

効率化した時間は、全体的な業務効率化や体制について検討するために使っています。

キャリアアドバイザーや事務のメンバーにも中長期的なミッションを与えることができますので、より将来を見据えた形で時間を使うことができるようになりました。

Jicooのおすすめ機能、要望などはございますでしょうか

予約時の項目で簡単なアンケートを入力してもらうようにしています。

また、完了ページを自社ページにリダイレクトして、求人案件を閲覧できるようにしています。

予約ページのカレンダーを何パターンも選べるのも良いですね。

要望としては、キャリアアドバイザーへの案件の割り振りについてより平等性を担保できるようなロジックがあるといいと思います。

こんな人におすすめというのを教えてください

同業にはなりますが人材紹介の会社にはおすすめできるツールです笑。

キャリアドバイザーとのマッチングに活用できますので、成長している会社はJicooを活用できますね。

それ以外にも、1対複数の教室や、コーチング、など幅広い業種で活用できると思います。

私自身、Jicooにはお世話になっているし、欠かせないアイテムの1つです。