年間6,000名以上のエントリーにおいて採用面接の日程調整の工数をJicooでゼロに

株式会社TheNewGateについて教えてください

弊社は自社で開発した学習プラットフォーム「CyTech」を活用して、未経験からエンジニアを育成することにより質の高い人材を提供するアウトソーシング事業を展開しています。

560名を超える従業員と全国に10拠点を展開。クライアントのニーズにマッチすることにより、様々なお取り引きを頂いています。

CyTechとはどのようなものでしょうか

CyTechは、日本から世界で活躍できる人材を輩出するために開発されたIT教育プラットフォームです。

未経験でもIT業界へ挑戦することができ、プログラミングの基礎学習から実務レベルを習得することができます。

また、CyTech Englishを活用すれば語学力も習得可能。国内のみならず世界に通用するスキルを身につけることができます。

髙橋様の業務内容を教えて頂けますでしょうか

私はCM（Corporate＆Marketing）事業部に所属をしていまして、主に採用における人事面接を担当しています。

また、最近では越境ECにおけるマーケティングも兼務しています。

具体的にはどのようなことをされているのでしょうか

求人媒体から応募があった後には書類選考、2次面接、最終面接というステップになっているのですが、私は最終面接にあたるオファー面談の責任者となっています。

採用ステップごとに責任者を決めていまして、メインとサブがいます。2次面接についてはサブ担当として対応をしています。

面接の件数については最終で80件、2次で60件となり月間で140件程度の面接を実施しています。

数多くの面接を実施されているのですね。その調整にJicooをご導入頂いたのでしょうか

おかげさまで業績が好調なこともあり会社の規模も大きくなっています。

当然ですが、採用のペースもあがっていますので、採用面接における日程調整を効率化したいと考えていました。

いくつかのツールを比較検討した中で、Jicooが自社の求めている条件にマッチをすると判断できたため、導入に至りました。

それまではどのように調整をしていたのでしょうか

それまでは日程調整の専任担当が1名で対応していました。

求職者との日程調整だけで1ヶ月待ちになっている状態でかなり負荷が高まっている状態が続いていました。

また、ヒューマンエラーによりその時間とは異なる方が来てしまうようなことも発生していました。

入室リンクについても、固定URLを利用していたため、面接の途中で次の方が待機中になったりすることがありました。

心理的な不安を抱えていましたが、セキュリティ面でも懸念点がある形となっていました。

ツールを比較検討をした際のポイントを教えてください

比較したのは4つのツールとなります。

それまで使っていたツールも含まれますが、設定が複雑だったり、求めている機能が不足している部分があったりする中で、Jicooは当社にマッチすると判断致しました。

具体的にはメインとサブの担当がありますので、担当者自動割当機能により、優先度を指定することにより、最初にメインを振ることができるとわかったためです。

導入後の効果はいかがでしたでしょうか

面接の日程調整が1ヶ月半も先になっていると申し上げましたが、大きく短縮ができて、1週間先ぐらいのスピード感で設定ができるようになりました。

それまでの長期的な時間軸では辞退するようなケースも発生をしていましたが、応募から面接までの調整を短縮することにより、温度感が高い状態で求職者をグリップできるようになったと思います。

また、リマインドメールに加えて、前日に電話でのフォローもできるようになったので、参加率も向上したと思います。

面接のステップごとにメインとサブの役割があることについて教えてください

面接のステップごとに目標値がございますので、その数字に対して責任を持つために責任者を決めています。

私は最終面接の責任者ですので、数字が届かない場合には原因を追求して、改善をする必要があります。

実際に面接の内容を見直したところ、承諾率が大きく改善したことがあります。

Jicooの機能で面接の質を高めるために貢献したものはございますでしょうか

アンケートフォーム機能です。

予約時にアンケート項目を入力するように設定できますので、必要な情報を事前に把握できるようになりました。

具体的には、「どのようなサイトやSNSがエントリー時の参考になったか」を測る流入経路です。以前は、口頭での確認となっていたため、確認にばらつきがありました。

Jicooのおすすめの機能を教えてください

担当者自動割当機能の優先度指定になります。

先ほどお話をしたメインとサブの割り振りを設定できるのが当社にマッチしています。

また、目標値に対して改善が必要な場合などに手を挙げた人に優先的に割り振りをすることもできます。

数字を見ながら柔軟に設定をできる部分がありがたいですね。

改善や機能のご要望などはございますでしょうか

アンケートフォームの結果を集計する機能でしょうか。

流入経路別にどれぐらいの割合になっているかなどがJicooの管理画面で確認できると便利だと思います。

現状でもCSV、スプレッドシート連携での集計が可能ですが、さらに便利にしてもらえると嬉しいです。

Jicooはどんな人にオススメできますでしょうか

常に社外のクライアント様とお打ち合わせのある営業の方や、面接をおこなう人事のご担当者です。

特に同業種であるIT人材の面接をおこなう人事には向いていると思います。

採用計画に対してPDCAが必要になってくると思いますが、調整の手間はJicooに任せることができますし、施策に対する調整も柔軟に設定ができますので。

会社の成長角度にあわせた目標に向かうために必須のツールだと思います。