担当者自動割当の優先度指定が決め手！アポイントを最大化しながらパフォーマンスを最適化する方法とは？

最初に入社の経緯を教えて頂けますでしょうか。

私は1人目のセールスとしてHelpfeelに入社を致しました。

当時は「Gyazo」、「Scrapbox」などのセルフサーブ型のサービスを主軸としていたところから、ToB向けの「Helpfeel」に舵を切っているタイミングでした。

外資系企業のフィールドセールスに従事をしていましたが、開発に強く、顧客の声をダイレクトに反映できる自社サービスを持っているNota（現Helpfeel）に興味をもったのが転職のきっかけです。

高山様の役割を教えて頂けますでしょうか

現在はセールスマネージャーとしてフィールドセールスチームのマネジメントをしながら、権限委譲や組織化を進めている最中です。

実際にはプレイングマネージャーですので、現場に出ながら複数の業務を同時にこなしているような状態です。

どのような組織体制になっているのでしょうか。

The Model型の営業プロセスを採用していますので、インサイドセールス、フィールドセールス、カスタマーサクセスが顧客の獲得から導入サポートまでを連携しながら進めています。

私が所属するフィールドセールスも役割に応じて3つのチームが顧客に向き合っています。

営業組織全体としても、去年は20名、今年は40名と倍々でメンバーが増えている状況ですので、仕組みや組織が変わり会社としてフェーズが変わっていく段階です。

Jicooを導入するまでの経緯を教えて頂けますでしょうか

日程調整ツールが広がり始めた2020年からさまざまなサービスを利用してきました。

既にサービスを終了しているものや海外製のものなど5〜6ツールぐらいでしょうか。

日程調整ツールに求められるコア機能は、どのサービスも共通している認識です。

その中で当時のIS責任者が推薦者となってJicooの導入を決定致しました。

どのような点がJicoo導入の決め手になったのでしょうか

最も大きな決め手は担当者のアサインで優先度が指定できる点です。

他のツールでも自動アサイン機能はあるのですが、Jicooは担当者の優先度を柔軟に変更することができます。

商談の割り振りにあたり、管理者にあたるマネージャーから要望があがっていた点をクリアできるのが導入の決め手になりました。

どのような部署の日程調整に利用しているのでしょうか

顧客とのアポイント調整が必要となるフィールドセールスがメインに利用しています。

Jicooを導入する前は担当者のアサインを決めてから、その担当者の空いている予定で日程調整を進めていたので、お客様に提示できる日程の候補が狭まってしまうことが課題となっていました。

Jicooを導入することにより、チームとして担当者の空き日程を最大限提示することができます。お客様との調整をスムーズに進めることができるようになりました。

月に何件ぐらいの日程調整をしているのでしょうか。

月間で400件近く顧客との日程調整に使用をしています。

チームで予定が空いているメンバーがいれば顧客との調整ができますので、チームとして時間を有効活用できている状態です。

また、問い合わせを頂いた瞬間の顧客が一番熱を持っている状態で、アポイントを頂けますのでリードタイムを短縮することにメリットを感じています。

Jicoo導入による効果はどのようなところにありますでしょうか。

マネージャーなどの管理者からの要望にもあったのですが、顧客とのアポイントを最大化しながらも、各担当者のパフォーマンスを最適化する必要があります。

例えば、月間のアポイント数を達成しているメンバーや、特定の期間にアポイントが集中しているメンバー、展示会などのイベントでその週は商談対応が難しい場合など、メンバーのパフォーマンスを確認しながら調整をする必要があります。

Jicooでは管理者がメンバーの状態を見ながら優先度を調整できます。また、特定の案件に集中したいなどメンバーからの申し出に応じてアサインを調整することもできます。

結果として、応対品質を維持しながら顧客とのアポイントを最大化していくことにつながっています。

具体的にはどのようなことをされているのでしょうか。

予約ページのメンバー設定で優先度を高〜低まで簡単に変更することができます。

状況に応じてメンバーの優先度を変更しています。頻度としては週に1度ぐらいでしょうか。

元々営業担当とアポイント数の適正な水準はわかっていました。Jicooにより実現できるようになったので、今ではなくてはならない標準の機能となっています。

改善してほしいポイントや必要な機能はございますでしょうか

優先度を変更できることには大変満足しているのですが、特定のメンバーへのアサインを一時停止できるとうれしいですね。

優先度を低にしていても、予定が空いていればアサインがされてしまうため、これ以上アポイントをいれさせたくないときなどに管理者側で設定できるとよいですね。

メンバー削除すればアサインはされないのは理解しているのですが、あくまで一時的に停止したいときにできると良いです。

最後にこんな人におすすめというのを教えて頂けますでしょうか

個人での営業スタイルからチームへの営業スタイルに変革したい企業にとても向いているサービスだと思います。

限られた個人の時間を統合することにより、チームとして顧客との時間を使うことができるのがJicooだと思っています。

また、SaaSのプロダクトを扱う企業や、スタートアップ企業などにおすすめですね。

特に弊社のように年々人員が増加するフェーズにある企業においては、仕組み化が急がれますので、Jicooのようなツールを導入する価値が大きいと考えています。