採用候補者との日程調整業務を90%削減!

株式会社スペースマーケットは、日本最大の時間貸しプラットフォーム「スペースマーケット」を運営しています。技術部のバックエンドチームマネージャーは、Jicooの導入により、採用業務の日程調整にかかる時間と労力を90%削減し、Slack連携での通知機能によりチーム内の共有もスムーズになったことで、採用活動の効率化を実現しました。

チームで使える無料の日程調整自動化ツールJicoo
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株式会社スペースマーケット
株式会社スペースマーケット 技術部 バックエンドチーム エンジニアリングマネージャー  西尾 綾祐様
株式会社スペースマーケット
スペースシェアリングプラットフォーム「スペースマーケット」の運営。掲載スペース数は現在1万4000件を超え、時間貸しプラットフォームサービスの中では掲載数において日本最大。スペースのジャンルは、イベントスペース、会議室、撮影スタジオ、映画館、住宅等、多岐にわたる。
業種
ITサービス
役割
採用
タイプ
スタートアップ

抱えていた課題
採用業務の日程調整に関する負担

株式会社スペースマーケットの技術部門バックエンドチームマネージャー、西尾さんは、採用業務の日程調整に関する課題を抱えていました。採用活動が活発化するにつれ、日程調整のためのやり取りが増加し、この作業にかかる時間と労力が負担となっていました。特に、メール通知のみでは日程確定の通知を見落とすことがあり、効率的な日程調整が難しい状況でした。これにより、採用プロセスのスピードと効率が低下し、チームの生産性にも影響を及ぼしていました。

解決策
Jicooの導入による日程調整の効率化

この課題に対応するために、西尾さんは日程調整ツールJicooの導入を決定しました。Jicooは、SlackやZoomとの連携機能、カバー画像のカスタマイズなど、豊富な機能を提供しており、これにより日程調整のプロセスを大幅に改善することが期待されました。特に、Slackとの連携により、日程確定の通知をチームのコミュニケーションツール内で直接受け取れるようになり、情報の見落としを防ぐことができるようになりました。これらの機能により、日程調整の効率化だけでなく、チーム内の情報共有のスムーズ化も見込まれました。

導入効果
採用業務の日程調整負担の90%削減

Jicooの導入により、西尾さんのチームは採用業務における日程調整の負担を90%削減することができました。Slackとの連携による通知機能は、チーム内での情報共有を容易にし、誰もが最新のスケジュール情報をリアルタイムで確認できるようになりました。また、月に30件近い日程調整を行う中で、Jicooはスカウトの文面にURLを貼るだけで簡単に日程調整が完了するなど、採用プロセスの大幅な効率化を実現しました。このようにJicooの導入は、採用業務のスピードと効率を大きく向上させ、チームの生産性向上に貢献しています。

カスタマーインタビュー

最初に西尾さんの業務について教えてください

技術部門のバックエンドチームのマネージャーとして、各種施策のタスクアサインや、チームメンバーのマネジメント、採用などの業務をおこなっています。

施策については、プロジェクトマネージャーや、フロントエンド、デザイン、アプリなどの別チームと施策を推進することが多いので、最適なバックエンドのメンバーアサインを考えることが多いです。

私自身も開発しながら、ピープルマネジメント業務を同時におこなっていますので、多忙ではありますが、毎日充実していますね笑

Jicooを知ったきっかけを教えて頂けますでしょうか

採用業務の比重が大きくなっていく中で、日程調整のやりとりが負担になってきていました。

最初は別のツールを人事の担当に紹介してもらったのが日程調整ツールを知ったきっかけになります。

日程調整自体に時間をとられることが煩わしく感じていたので、これは便利そうだなと思いましたね。

それでは途中でJicooに切り替えたということでしょうか

以前使っていたツールでは日程調整を効率化できることに満足をしていました。

ただ、業務で使用していく中で通知に対して少し不満がでてきました。日程が確定した際にメール通知だけだと、どうしても見落としてしまうことがありまして。

その中で、JicooはSlack連携ができると知りまして、とても魅力的に思えました。普段から使用しているコミュニケーションツールのSlackで確認できると、もっと便利になるのでは思ったので。

それ以外にもZoom連携や、カバー画像の変更など、Jicooは機能が豊富そうな印象もありましたね。

Jicooでさらに効率化をできたということなりますね

採用に日程調整ツールを使う前までは、仮の予定を組んで、応募者に提示をして、再度調整をしてなど、何度もやりとりの往復が発生していました。

日程調整ツールを導入することにより、日程調整にかける時間は大きく効率化をすることができたと思います。

Jicooでは普段利用しているツールのSlackと連携できましたので、さらに利便性を向上して、効率化を進めることができました。

Jicooを利用する前と比べて、日程調整業務の負担は90%削減できたと思います。

Slack内のチャネルに通知ができるので、採用に関するスケジュール共有もチーム内で簡単にできていますしね。

採用業務に主に使用しているとのことですが、詳しく教えて頂けますでしょうか

現在は採用媒体を複数利用していて、その特徴にあわせて面接やカジュアル面談を設定しています。

バックエンドチームは採用に力を入れていることもあり、以前よりスカウトなどのアプローチをする機会が増えてきています。

Jicooはそのスカウトの文面に載せて活用をしています。

月に何件ぐらいの日程調整をしているのでしょうか。

月に30件近くは日程調整をしていると思います。

スカウトなどの採用アプローチに強い媒体を利用している影響もあるのですが、以前よりも採用に時間をかける比重はあがってきていると思います。

Jicooであればスカウトの文面にURLを貼るだけで、日程調整が完了しますので、カジュアル面談などの設定もしやすいですね。

Jicooを使う前は日程調整が大変だったのではないでしょうか

そうですね。

以前のやり方であれば応募の連絡があってから、日程を3候補ほどあげてもらったり、こちらから候補をあげたりしていました。

また、日程が確定した後に、Google MeetのURLをお伝えする必要もありますね。

その頃はスカウト型のアプローチではなかったので、成立していましたが、今みたいに色々な人にご連絡することは難しかったと思います。

採用のアプローチを最大化することができているということでしょうか。

はい、Jicooが無かったら日程調整の負担がネックになっていたと思います。

採用以外の業務もあるので、常時応募者の連絡をチェックしているわけにはいきませんので。

日程調整をJIcooに任せることができるようになった分だけ、採用のアプローチができるようになったと思います。

応募者の方の反応はいかがでしょうか。

20代〜30代の層が多いのですが、みなさん違和感なく日程調整をしてくれています。

カジュアル面談という特徴からしても、日程がすぐに決められるのは応募者からしてもすぐに予定が組めるし、やりやすいのではないでしょうか。

以前のような日程調整のやりとりで双方気を使うようなことがないのは、大変やりやすいですね。

Jicooを使うときに、工夫していることはありますでしょうか

Googleカレンダーをちゃんとメンテナンスするように心がけています。

ミーティングの予定は当然ですが、予定を入れたくない時間などは先々まで入れるようにしています。

Jicooが自動で登録をしてくれるので、意図しない時間に予定が入らないようにカレンダーの予定を工夫していますね。

その他にも利用されている機能はありますか

空いている時間が採用の予定で全コマ埋まってしまうと困るので笑、間をあけるようにしています。

Jicooだと予定の前後で時間間隔が設定できるので、15分は間をあけるようにしています。

あとは、祝日をブロックしてくれる機能で土日以外の休日を除外したり、受付可能時間を設定する機能で、直前にいきなり予定が入らないようにするようにしたり、Jicooの機能を活用していますね。

これから改善したいところはありますか

採用などの面談は2名体制でおこなっています。

面談は2名で出席にするようにしていますが、実はJicooを使っているのは私だけなんですよね。

Jicooのチーム機能を使えば2名での予定をあわせて日程調整ができること(※)は知っているのですが、そこまで手が回らず笑。

チームとしてJicooを使っていくことが、次のステップになりそうですね。 ※複数人の日程調整はStartupプラン以上の機能

特にJicooで気に入っている機能はありますでしょうか。

先ほども申し上げましたが、Slackでの通知機能になります。

メールは見切れないほどの通数が来ているので、Slackで確認ができるのは本当にありがたいです。

特定のチャネルに通知することができるので、チームへの共有もスムーズですしね。

こんな人にJicooがおすすめというのを教えてください

採用業務に従事している方になります。

採用業務自体が多くの時間を割くことになりますので、みなさん日程調整に時間をとられることは避けたいのではないでしょうか。

Jicooを使えば日程調整を効率化することができますので、採用業務の負担を確実に軽減することにつながると思います。

欲を言えばJicooで人事などの他部署と日程調整の通知を連携する機能があると、私としてはもっと負担を減らすことができるんですけどね笑

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