リードエンジニアのための定例ミーティング自動化術 – Jicoo’s work vol.2

こんにちは、Jicooの小林です。Jicoo社内での活用方法を紹介していくJicoo’s workシリーズ第2回目！という事で、今回は私が実際に行っている定例ミーティング自動化について紹介します！

Jicooとは

カレンダーベースの日程調整・タスク共有・ビデオ会議などリモートワークに必要なツールを集約したチームコラボレーションプラットフォームです。無料でご利用いただけます。

ミーティング準備を自動化する

Jicooではプロジェクトマネージメントの中でコミュニケーション、コラボレーションを推進する施策を行っていますが、今回はミーティング準備の事例を紹介しようと思います。

定例ミーティングを行うために必要な準備は大きく分けて下記にあげた3つでしょうか。これらを毎回手動で行うのは手間なのでエンジニアとしては自動化したくなります。

• 議事録の作成
• 記入のリマインド
• 開始のリマインド

Slackのリマインダーなどの各種ツールを使う事で自動化はもちろんできるのですが、私の過去の経験ではリードエンジニアになると複数のミーティングの主催者となるため、それぞれ自動化しなければならないのが結構手間になります。

例:
テックリード定例
FE定例
モバイルチーム定例

Jicooを導入することで、これらの準備が最初からほぼ自動化できるのでストレスがほとんどありません。

Jicooのエンジニアチームは現在3名いて、週に1回エンジニア定例ミーティングを行っているのでその事例を紹介したいと思います。

会社のカレンダーをJicooに連携し議事録を生成する

Jicooには カレンダー設定 というGoogleとMicrosoftのカレンダーとJicoo内カレンダーを連携する機能があり、予定に紐づくノート(議事録)を簡単に作成できるようになります。

カレンダー画面で連携した予定 > ノート詳細をクリックします。

するとカンバン形式のボードが生成され、それぞれに議題やアクションアイテムを記載していくことができます。1枚で長い議事録よりも議題の構造が整理され把握しやすいのがメリットです。

またカスタムテンプレートを保存しておく事で毎週話す議題の作成もワンクリックで反映できます。

あとはそれぞれの議題をクリックして内容を記載していくだけです。

記入リマインドの自動化

リマインドは前回の記事でも紹介したルーティンを組み合わせて自動化しています。

参加者にルーティンワークとして書いてほしい事をワークフローに記載します。他メンバーへの称賛やペアプロ議題の募集などを設定しています。

参加者にはミーティング開始2時間前に、設定したSlackとメールでリマインドが飛ぶので議事録に議題を記載します。

参加リマインドの自動化

開始15分前にも再度リマインドが飛ぶので余裕を持って会議に参加する事ができます。

ルーティンと同じように画面の下ツールバーにある「ミーティングに参加」ボタンを押すだけでビデオミーティングに参加できるので、メンバーがMTGツールを探すという作業も必要ありません。

Jicooでミーティング準備を自動化した結果

ミーティングのホストはJicooの自動化機能によって議事録の準備やリマインド作業を行う必要がなくなり、以前よりも多くの作業時間を開発に使えるようになりました。

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Jicooはリモートファースト時代に必要な機能・サービスを１つのツールに集約して効率化できるプラットフォームです。Jicooを導入し、よく知られたリモートワークのベストプラクティスをチームで利用する事でリモートワークをしている他社よりも成果を出せるUXを構築していきたいと思っております。

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